Mẫu danh sách nhân viên Excel chi tiết [Tải Miễn Phí]
Danh sách nhân viên là một trong những tài liệu quan trọng nhất phục vụ cho công tác quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Vậy danh sách nhân viên bao gồm những thông tin gì và được trình bày như thế nào? Sau đây 1Office sẽ cung cấp cho bạn mẫu danh sách nhân viên excel cho từng phòng ban chi tiết, đầy đủ nhất và giải pháp quản lý nhân sự 4.0 giúp quy trình quản lý danh sách hồ sơ nhân viên tối ưu và chuyên nghiệp hơn.
1. Mẫu danh sách nhân viên Excel là gì?
Mẫu danh sách nhân viên Excel là biểu mẫu Excel ghi lại tất cả các dữ liệu liên quan đến nhân sự trong công ty từ những thông tin cá nhân như Họ tên, Ngày sinh, Giới tính,… đến thông tin liên quan đến quy trình làm việc tại Công ty như Chức vụ, Loại hình làm việc, Hợp đồng,…
Danh sách nhân viên được lập và quản lý bởi bộ phận nhân sự, dùng cho cho việc tra cứu thông tin về hồ sơ của từng nhân viên, theo dõi cơ cấu, số lượng lao động và phục vụ các nghiệp vụ khác của doanh nghiệp như trả lương, đào tạo,…
Thông thường, doanh nghiệp sẽ có 2 loại danh sách nhân viên: danh sách nhân viên tổng hợp và danh sách nhân viên từng phòng ban.
2. Những thông tin cần có trong danh sách nhân viên
Để quản lý danh sách nhân viên bằng Excel, bạn cần tập hợp đầy đủ những loại thông tin cơ bản sau:
Thông tin cơ bản
- Họ và tên
- Mã nhân viên
- Số điện thoại
- Ngày sinh
- Giới tính
- Địa chỉ thường trú
- Trình độ học vấn
- Số CMND/CCCD
- Hồ sơ, giấy tờ cá nhân: Sơ yếu lý lịch, Giấy khám sức khỏe, Bản sao công chứng của Giấy khai sinh, Sổ hộ khẩu, Căn cước công dân, Bằng tốt nghiệp.
Thông tin liên quan đến công việc
- Phòng ban
- Vị trí
- Chức vụ: Thực tập sinh, Học việc, Nhân viên, Quản lý các cấp
- Ngày bắt đầu làm việc: Ngày nhân viên bắt đầu làm việc chính thức
- Loại hình làm việc: Full-time, Part-time, Thời vụ,…
- Trạng thái: Đang làm việc, Nghỉ thai sản, Nghỉ việc,…
Thông tin liên quan đến lương thưởng, phụ cấp
- Lương cơ bản: Lương cứng trả theo vị trí, chức vụ làm việc. Các khoản các trả cho nhân viên sẽ được thể hiện chi tiết ở bảng lương
- STK ngân hàng: Tài khoản ngân hàng nhân viên dùng để nhận lương
- Mã số thuế: Hàng tháng doanh nghiệp sẽ trích tiền lương đóng thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên
- Số thẻ BHYT/BHXH: Số thẻ bảo hiểm để doanh nghiệp đóng bảo hiểm hàng tháng cho nhân viên
Xem thêm: TẢI NGAY mẫu bảng chấm công theo ca chuẩn form mới nhất dành cho HR
3. Tải miễn phí mẫu danh sách nhân viên Excel
Mẫu danh sách nhân viên Excel tổng hợp
Mẫu danh sách nhân viên Excel cho các phòng ban
4. Hạn chế khi quản lý danh sách nhân viên bằng Excel
Doanh nghiệp phát triển đồng nghĩa với việc cơ cấu nhân sự ngày càng được mở rộng. Với những doanh nghiệp có quy mô nhân sự lên đến hàng trăm, hàng nghìn người thì quy trình quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel truyền thống ngày càng bộc lộ nhiều nhược điểm:
Tốn thời gian trong quá trình tổng hợp thông tin
Với số lượng nhân viên lớn đồng nghĩa với việc bạn sẽ phải quản lý một hệ thống dữ liệu khổng lồ. Điều này gây cản trở cho quá trình nhập liệu, rà soát và tập hợp thông tin, dẫn đến tốn rất nhiều thời gian và dễ xảy ra thiếu, sót dữ liệu.
Tính bảo mật thấp
Vì file Excel không có chế độ phân quyền nên bất kỳ ai có đường link cũng có thể truy cập được. Điều này rất nguy hiểm cho doanh nghiệp bởi những rủi ro về rò rỉ, đánh cắp thông tin cá nhân người lao động. Mặc dù chế độ chia sẻ của Excel cho phép giới hạn và chọn người có thể xem file nhưng vẫn không đảm bảo trong việc kiểm soát quyền truy cập từ người ngoài.
Dễ xảy ra sai sót
Vì mọi tác vụ trên Excel được thực hiện hoàn toàn thủ công nên rất dễ xảy ra sai sót trong quá trình thực hiện thao tác như xóa nhầm, sao chép sai thông tin, dán sai hàng/cột,… Hơn nữa, do quá nhiều người truy cập, chỉnh sửa trên 1 file nên cũng khó để truy soát thông tin sai từ bước nào.
Khả năng tích hợp kém
Do file Excel không liên kết tự động với các trường dữ liệu có liên quan nên rất bất tiện cho người sử dụng khi thực hiện các nghiệp vụ như chấm công, tính lương, đánh giá KPI. Mỗi lần muốn lấy thông tin nhân viên, bạn sẽ phải chuyển dữ liệu bằng cách copy paste hoàn toàn thủ công.
Không cập nhật tự động
Khi có những thay đổi về thông tin nhân viên như SĐT, lương, trạng thái làm việc thì quản lý sẽ phải cập nhật nhiều lần trên các loại file khác nhau do chúng không có tính liên kết. Điều này gây lãng phí thời gian và nguồn lực bởi có quá nhiều các thao tác dư thừa.
Xem thêm: Top 15 Phần mềm quản lý Nhân sự HRM tốt nhất hiện nay
5. Giải pháp quản lý danh sách nhân viên tự động, tối ưu với HRM 1Office
Hiện nay, với sự phát triển của xu hướng 4.0, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng công nghệ để tối ưu hóa quy trình vận hành và quản lý. Công tác quản lý nhân viên bằng Excel truyền thống đang dần được thay thế bởi các phần mềm quản lý nhân sự tinh gọn giúp quản lý danh sách hồ sơ nhân viên hiệu quả.
Với mong muốn giúp doanh nghiệp giải quyết toàn diện bài toán nhân sự, 1Office đã cho ra đời phân hệ HRM. HRM giúp nhà quản lý và doanh nghiệp tháo gỡ những nút thắt trong công tác quản lý nhân sự với những tính năng ưu việt như:
Quản lý thông tin nhân sự
- Thông tin hồ sơ nhân sự sẽ được tự động cập nhật vào hợp đồng lao động và được lưu trữ, bảo mật tập trung trên nền tảng 1Office
- Phần mềm sẽ tự động cảnh báo cho người lao động về tình trạng hồ sơ và những thủ tục chưa hoàn thiện. Đồng thời thông báo đến hạn tăng lương theo định kỳ.
- Khi nhân sự có sự thay đổi về vị trí, chức vụ, phòng ban, hệ thống sẽ tự động tính toán và gợi ý mức lương mới dựa vào lịch sử công việc và kinh nghiệm làm việc của họ.
- Tự động phân loại và quản lý hệ thống nhân sự theo từng trạng thái làm việc như đang làm việc, nghỉ thai sản, nghỉ việc…
Quản lý thông tin hợp đồng
- Lưu trữ chi tiết thông tin hợp đồng bao gồm: Mã hợp đồng, loại hợp đồng, tên nhân viên, mã chấm công, phòng ban, ngày khởi tạo, ngày ký, ngày hết hiệu lực,…
- Phân loại nhân sự theo hợp đồng như hợp đồng chính thức, học việc, thực tập, thời vụ… và phân loại hợp đồng theo thời gian tháng, năm hoặc vô thời hạn.
- Số hóa các thông tin trong hợp đồng, giúp quản lý dễ dàng nhập xuất dữ liệu từ File Excel cũng như xem lịch sử nhập dữ liệu hợp đồng.
- Các dữ liệu liên quan đến lương, phụ cấp, vị trí, chức vụ, phòng ban trong hợp đồng sẽ được tự động cập nhật vào hồ sơ nhân sự để làm cơ sở tính lương, thưởng.
Quản lý thông tin bảo hiểm
- Cho phép cấu hình các thông số bảo hiểm theo: tỷ lệ đóng, mức đóng cơ sở, ngày chốt tăng, giảm bảo hiểm.
- Tự động gợi ý danh sách tăng giảm bảo hiểm, hỗ trợ nhà quản lý trong việc quyết định chốt tăng hay giảm mức đóng bảo hiểm cho người lao động.
- Tự động tính toán chi phí bảo hiểm, truy thu, hoàn trả tiền bảo hiểm và kết xuất form mẫu thanh toán các thủ tục bảo hiểm theo quy định của nhà nước.
- Lưu trữ toàn bộ quá trình đóng bảo hiểm cho doanh nghiệp, dễ dàng theo dõi lịch sử chi trả bảo hiểm trên hệ thống.
Quản lý phép, bù
- Lưu trữ chi tiết thông tin về ngày phép bao gồm: Mã nhân viên, họ và tên, tổng phép tồn, số phép đã sử dụng, số phép hết hạn, số phép đã ứng, phép lũy kế…
- Tự động tính ngày phép, bù và cộng vào quỹ thời gian của nhân viên để sử dụng cho khoảng thời gian lũy kế cho phép.
- Tùy chọn xem báo cáo ngày nghỉ phép chi tiết theo tháng, quý hoặc theo năm.
Qua bài viết trên đây 1Office đã cung cấp cho bạn mẫu danh sách nhân viên excel chuẩn form mới nhất 2022 và đề xuất giải pháp quản lý nhân sự 4.0 giúp tinh gọn và tối ưu hóa quy trình quản lý danh sách hồ sơ nhân viên trong doanh nghiệp.
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:
Hotline: 083 483 8888
Fanpage 1Office: https://www.facebook.com/1officevn
Kênh Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp
Lưu danh sách nhân viên bằng Excel từng là lựa chọn quen thuộc của nhiều doanh nghiệp. Nhưng càng phát triển, file Excel càng trở thành rào cản: khó kiểm soát phiên bản, không phân quyền rõ ràng, và dễ xảy ra sai sót khi cập nhật dữ liệu. Giải pháp thay thế không chỉ là một phần mềm – mà là một hệ thống thông minh giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự một cách tập trung, minh bạch và linh hoạt hơn. Với AI trong 1Office, bạn có thể tìm kiếm nhanh hồ sơ nhân viên, cảnh báo thiếu sót dữ liệu, nhắc nhở cập nhật định kỳ, và thậm chí gợi ý điều chỉnh chế độ đãi ngộ theo hiệu suất làm việc – hoàn toàn tự động, không cần lọc từng dòng như trên bảng tính cũ.
Đó cũng chính là tinh thần mà 1Office mang đến tại sự kiện công nghệ lớn nhất năm – 1Office Next | Lowcode Heart – AI Brain – Automation Goal. Với tuyên ngôn “As you imagine – Như bạn tưởng tượng”, sự kiện giới thiệu một nền tảng mới, nơi mỗi CEO có thể tự kiến tạo cách doanh nghiệp mình vận hành – từ quản lý nhân sự đến tự động hóa vận hành toàn hệ thống. Không còn phụ thuộc vào bảng tính – mà là hệ thống biết phân tích, biết nhắc việc, biết đưa ra gợi ý hành động. Một bộ não doanh nghiệp đúng nghĩa, theo đúng cách bạn từng tưởng tượng.
👉 Khám phá sự kiện tại đây
