Mẫu danh sách nhân viên Excel chuẩn, dễ dùng – Tải miễn phí
Danh sách nhân viên là một trong những tài liệu quan trọng nhất phục vụ cho công tác quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Vậy danh sách nhân viên bao gồm những thông tin gì và được trình bày như thế nào? Sau đây 1Office sẽ cung cấp cho bạn mẫu danh sách nhân viên excel cho từng phòng ban chi tiết, đầy đủ nhất và giải pháp quản lý nhân sự 4.0 giúp quy trình quản lý danh sách hồ sơ nhân viên tối ưu và chuyên nghiệp hơn.
1. Mẫu danh sách nhân viên Excel là gì?
Mẫu danh sách nhân viên Excel là biểu mẫu Excel ghi lại tất cả các dữ liệu liên quan đến nhân sự trong công ty từ những thông tin cá nhân như Họ tên, Ngày sinh, Giới tính,… đến thông tin liên quan đến quy trình làm việc tại Công ty như Chức vụ, Loại hình làm việc, Hợp đồng,…
Danh sách nhân viên được lập và quản lý bởi bộ phận nhân sự, dùng cho cho việc tra cứu thông tin về hồ sơ của từng nhân viên, theo dõi cơ cấu, số lượng lao động và phục vụ các nghiệp vụ khác của doanh nghiệp như trả lương, đào tạo,…
Thông thường, doanh nghiệp sẽ có 2 loại danh sách nhân viên: danh sách nhân viên tổng hợp và danh sách nhân viên từng phòng ban.
2. Những thông tin cần có trong danh sách nhân viên
Để quản lý danh sách nhân viên bằng Excel, bạn cần tập hợp đầy đủ những loại thông tin cơ bản sau:
Thông tin cơ bản
- Họ và tên
- Mã nhân viên
- Số điện thoại
- Ngày sinh
- Giới tính
- Địa chỉ thường trú
- Trình độ học vấn
- Số CMND/CCCD
- Hồ sơ, giấy tờ cá nhân: Sơ yếu lý lịch, Giấy khám sức khỏe, Bản sao công chứng của Giấy khai sinh, Sổ hộ khẩu, Căn cước công dân, Bằng tốt nghiệp.
Thông tin liên quan đến công việc
- Phòng ban
- Vị trí
- Chức vụ: Thực tập sinh, Học việc, Nhân viên, Quản lý các cấp
- Ngày bắt đầu làm việc: Ngày nhân viên bắt đầu làm việc chính thức
- Loại hình làm việc: Full-time, Part-time, Thời vụ,…
- Trạng thái: Đang làm việc, Nghỉ thai sản, Nghỉ việc,…
Thông tin liên quan đến lương thưởng, phụ cấp
- Lương cơ bản: Lương cứng trả theo vị trí, chức vụ làm việc. Các khoản các trả cho nhân viên sẽ được thể hiện chi tiết ở bảng lương
- STK ngân hàng: Tài khoản ngân hàng nhân viên dùng để nhận lương
- Mã số thuế: Hàng tháng doanh nghiệp sẽ trích tiền lương đóng thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên
- Số thẻ BHYT/BHXH: Số thẻ bảo hiểm để doanh nghiệp đóng bảo hiểm hàng tháng cho nhân viên
Xem thêm: TẢI NGAY mẫu bảng chấm công theo ca chuẩn form mới nhất dành cho HR
3. Tải miễn phí mẫu danh sách nhân viên Excel
Mẫu danh sách nhân viên Excel tổng hợp
Mẫu danh sách nhân viên Excel cho các phòng ban
4. Vai trò của danh sách nhân viên trong vận hành và ra quyết định
Danh sách nhân viên tưởng chừng như chỉ là một bảng excel đơn giản để ghi chép thông tin cơ bản. Nhưng trên thực tế, đây lại là “bản đồ nguồn lực” giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả con người – tài sản quan trọng nhất trong bất kỳ tổ chức nào. Một danh sách nhân viên được cập nhật đầy đủ và khoa học mang lại nhiều giá trị hơn là chỉ theo dõi số lượng lao động.
4.1 Quản lý nhân sự tổng thể
Doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt số lượng nhân viên, cơ cấu phòng ban, tình trạng hợp đồng và biến động nhân sự. Điều này giúp việc hoạch định tuyển dụng, đào tạo hay điều chuyển nhân sự trở nên chính xác và kịp thời.
4.2 Cơ sở tính lương – phúc lợi minh bạch
Các thông tin về hợp đồng, thâm niên, hệ số lương, phụ cấp… khi được lưu trữ rõ ràng trong danh sách sẽ giúp phòng nhân sự và kế toán chi trả lương đúng, hạn chế sai sót, đồng thời tạo sự minh bạch cho người lao động.
4.3 Dữ liệu phân tích cho quyết định chiến lược
Lãnh đạo có thể khai thác dữ liệu theo nhiều tiêu chí như độ tuổi, trình độ, kỹ năng hay tỷ lệ nghỉ việc. Từ đó, doanh nghiệp đưa ra quyết định về đào tạo, giữ chân nhân tài hoặc phân bổ nguồn lực hợp lý.
4.4 Tối ưu hóa quy trình vận hành
Việc phân ca làm việc, điều phối nhân lực theo dự án hay theo mùa vụ sẽ thuận lợi hơn nhờ có dữ liệu nhân sự rõ ràng. Điều này đặc biệt hữu ích cho các ngành có tính biến động cao như bán lẻ, sản xuất hoặc dịch vụ.
4.5 Nền tảng cho chuyển đổi số nhân sự
Danh sách nhân viên là dữ liệu gốc để tích hợp vào các hệ thống HRM hoặc ERP. Nhờ đó, doanh nghiệp giảm thiểu nhập liệu thủ công, hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả quản trị.
4.6 Đảm bảo tuân thủ pháp lý
Một danh sách nhân viên đầy đủ và chính xác còn là bằng chứng để doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu kiểm tra từ cơ quan thuế, bảo hiểm hay thanh tra lao động, qua đó tránh rủi ro pháp lý.
5. Các mẫu bổ trợ nên dùng song song
Một danh sách nhân viên cơ bản giúp doanh nghiệp quản lý thông tin cá nhân và hợp đồng, nhưng để tối ưu hiệu quả vận hành, bạn nên kết hợp thêm các mẫu bổ trợ khác. Những mẫu này không chỉ làm dữ liệu nhân sự đầy đủ hơn, mà còn hỗ trợ phân tích và ra quyết định nhanh chóng:
5.1 Mẫu bảng chấm công
Giúp theo dõi số ngày làm việc, ca trực, nghỉ phép hoặc làm thêm giờ. Khi được liên kết với danh sách nhân viên, mẫu này sẽ trở thành cơ sở quan trọng để tính lương chính xác và minh bạch.
5.2 Mẫu tính lương và phụ cấp
Tích hợp các thông tin về hệ số lương, thưởng KPI, phụ cấp trách nhiệm hoặc phúc lợi. Sử dụng song song với danh sách nhân viên sẽ giảm thiểu sai sót, đồng thời giúp dễ dàng tổng hợp chi phí nhân sự theo tháng hoặc quý.
5.3 Mẫu quản lý hợp đồng lao động
Bao gồm thời hạn, loại hợp đồng (xác định thời hạn, không xác định thời hạn, thử việc…), ngày ký kết và ngày hết hạn. Việc kết hợp với danh sách nhân viên giúp doanh nghiệp không bỏ sót các mốc tái ký hoặc gia hạn.
5.4 Mẫu theo dõi đào tạo & phát triển
Lưu lại thông tin về các khóa học, chứng chỉ và kế hoạch phát triển năng lực của nhân viên. Đây là công cụ quan trọng để đánh giá nguồn nhân lực, xây dựng lộ trình thăng tiến hoặc tái đào tạo khi cần.
5.5 Mẫu đánh giá hiệu suất (Performance Review)
Ghi nhận kết quả công việc theo KPI, OKR hoặc chỉ số khác. Kết hợp với danh sách nhân viên sẽ giúp lãnh đạo có cái nhìn toàn diện về năng lực từng cá nhân, từ đó đưa ra quyết định về khen thưởng hoặc điều chỉnh nhân sự.
6. Hạn chế khi quản lý danh sách nhân viên bằng Excel
Doanh nghiệp phát triển đồng nghĩa với việc cơ cấu nhân sự ngày càng được mở rộng. Với những doanh nghiệp có quy mô nhân sự lên đến hàng trăm, hàng nghìn người thì quy trình quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel truyền thống ngày càng bộc lộ nhiều nhược điểm:
6.1 Tốn thời gian trong quá trình tổng hợp thông tin
Với số lượng nhân viên lớn đồng nghĩa với việc bạn sẽ phải quản lý một hệ thống dữ liệu khổng lồ. Điều này gây cản trở cho quá trình nhập liệu, rà soát và tập hợp thông tin, dẫn đến tốn rất nhiều thời gian và dễ xảy ra thiếu, sót dữ liệu.
6.2 Tính bảo mật thấp
Vì file Excel không có chế độ phân quyền nên bất kỳ ai có đường link cũng có thể truy cập được. Điều này rất nguy hiểm cho doanh nghiệp bởi những rủi ro về rò rỉ, đánh cắp thông tin cá nhân người lao động. Mặc dù chế độ chia sẻ của Excel cho phép giới hạn và chọn người có thể xem file nhưng vẫn không đảm bảo trong việc kiểm soát quyền truy cập từ người ngoài.
6.3 Dễ xảy ra sai sót
Vì mọi tác vụ trên Excel được thực hiện hoàn toàn thủ công nên rất dễ xảy ra sai sót trong quá trình thực hiện thao tác như xóa nhầm, sao chép sai thông tin, dán sai hàng/cột,… Hơn nữa, do quá nhiều người truy cập, chỉnh sửa trên 1 file nên cũng khó để truy soát thông tin sai từ bước nào.
6.4 Khả năng tích hợp kém
Do file Excel không liên kết tự động với các trường dữ liệu có liên quan nên rất bất tiện cho người sử dụng khi thực hiện các nghiệp vụ như chấm công, tính lương, đánh giá KPI. Mỗi lần muốn lấy thông tin nhân viên, bạn sẽ phải chuyển dữ liệu bằng cách copy paste hoàn toàn thủ công.
6.5 Không cập nhật tự động
Khi có những thay đổi về thông tin nhân viên như SĐT, lương, trạng thái làm việc thì quản lý sẽ phải cập nhật nhiều lần trên các loại file khác nhau do chúng không có tính liên kết. Điều này gây lãng phí thời gian và nguồn lực bởi có quá nhiều các thao tác dư thừa.
Xem thêm: Top 15 Phần mềm quản lý Nhân sự HRM tốt nhất hiện nay
7. Giải pháp quản lý danh sách nhân viên tự động, tối ưu với HRM 1Office
Hiện nay, với sự phát triển của xu hướng 4.0, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng công nghệ để tối ưu hóa quy trình vận hành và quản lý. Công tác quản lý nhân viên bằng Excel truyền thống đang dần được thay thế bởi các phần mềm quản lý nhân sự tinh gọn giúp quản lý danh sách hồ sơ nhân viên hiệu quả.
Với mong muốn giúp doanh nghiệp giải quyết toàn diện bài toán nhân sự, 1Office đã cho ra đời phân hệ HRM. HRM giúp nhà quản lý và doanh nghiệp tháo gỡ những nút thắt trong công tác quản lý nhân sự với những tính năng ưu việt như:
Quản lý thông tin nhân sự
- Thông tin hồ sơ nhân sự sẽ được tự động cập nhật vào hợp đồng lao động và được lưu trữ, bảo mật tập trung trên nền tảng 1Office
- Phần mềm sẽ tự động cảnh báo cho người lao động về tình trạng hồ sơ và những thủ tục chưa hoàn thiện. Đồng thời thông báo đến hạn tăng lương theo định kỳ.
- Khi nhân sự có sự thay đổi về vị trí, chức vụ, phòng ban, hệ thống sẽ tự động tính toán và gợi ý mức lương mới dựa vào lịch sử công việc và kinh nghiệm làm việc của họ.
- Tự động phân loại và quản lý hệ thống nhân sự theo từng trạng thái làm việc như đang làm việc, nghỉ thai sản, nghỉ việc…
Quản lý thông tin hợp đồng
- Lưu trữ chi tiết thông tin hợp đồng bao gồm: Mã hợp đồng, loại hợp đồng, tên nhân viên, mã chấm công, phòng ban, ngày khởi tạo, ngày ký, ngày hết hiệu lực,…
- Phân loại nhân sự theo hợp đồng như hợp đồng chính thức, học việc, thực tập, thời vụ… và phân loại hợp đồng theo thời gian tháng, năm hoặc vô thời hạn.
- Số hóa các thông tin trong hợp đồng, giúp quản lý dễ dàng nhập xuất dữ liệu từ File Excel cũng như xem lịch sử nhập dữ liệu hợp đồng.
- Các dữ liệu liên quan đến lương, phụ cấp, vị trí, chức vụ, phòng ban trong hợp đồng sẽ được tự động cập nhật vào hồ sơ nhân sự để làm cơ sở tính lương, thưởng.
Quản lý thông tin bảo hiểm
- Cho phép cấu hình các thông số bảo hiểm theo: tỷ lệ đóng, mức đóng cơ sở, ngày chốt tăng, giảm bảo hiểm.
- Tự động gợi ý danh sách tăng giảm bảo hiểm, hỗ trợ nhà quản lý trong việc quyết định chốt tăng hay giảm mức đóng bảo hiểm cho người lao động.
- Tự động tính toán chi phí bảo hiểm, truy thu, hoàn trả tiền bảo hiểm và kết xuất form mẫu thanh toán các thủ tục bảo hiểm theo quy định của nhà nước.
- Lưu trữ toàn bộ quá trình đóng bảo hiểm cho doanh nghiệp, dễ dàng theo dõi lịch sử chi trả bảo hiểm trên hệ thống.
Quản lý phép, bù
- Lưu trữ chi tiết thông tin về ngày phép bao gồm: Mã nhân viên, họ và tên, tổng phép tồn, số phép đã sử dụng, số phép hết hạn, số phép đã ứng, phép lũy kế…
- Tự động tính ngày phép, bù và cộng vào quỹ thời gian của nhân viên để sử dụng cho khoảng thời gian lũy kế cho phép.
- Tùy chọn xem báo cáo ngày nghỉ phép chi tiết theo tháng, quý hoặc theo năm.
Qua bài viết trên đây 1Office đã cung cấp cho bạn mẫu danh sách nhân viên excel chuẩn form mới nhất 2022 và đề xuất giải pháp quản lý nhân sự 4.0 giúp tinh gọn và tối ưu hóa quy trình quản lý danh sách hồ sơ nhân viên trong doanh nghiệp.
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:
Hotline: 083 483 8888
Fanpage 1Office: https://www.facebook.com/1officevn
Kênh Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp
