Bí quyết quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel kèm FILE MẪU TẢI XUỐNG

Trong quá trình quản lý nhân sự, việc lưu trữ và tổ chức hồ sơ nhân viên là một nhiệm vụ không thể thiếu. Một hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả giúp đơn giản hóa quy trình, tăng cường tính chính xác và tiết kiệm tối đa thời gian. Bài viết này, 1Office sẽ chia sẻ với doanh nghiệp một số bí quyết để quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel hiệu quả đồng thời cung cấp các file mẫu tải xuống miễn phí để HR có thể tham khảo.

1. Doanh nghiệp nào nên quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel?

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần có quy trình quản lý hồ sơ nhân sự để từ đó nắm bắt đầy đủ thông tin nhân sự và giải quyết hiệu quả những vấn đề phát sinh trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hiện nay có rất nhiều cách để doanh nghiệp lưu trữ và quản lý hồ sơ như sử dụng Excel hỗ trợ quản lý hoặc dùng phần mềm quản trị nhân sự. Tuy nhiên, lựa chọn giữa việc sử dụng Excel hoặc phần mềm quản lý nhân sự phụ thuộc vào quy mô và nhu cầu của từng doanh nghiệp.

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, mới thành lập có quy mô nhân sự hạn chế, việc sử dụng Excel để quản lý hồ sơ nhân sự là lựa chọn hợp lý. Bởi Excel cung cấp một giao diện đơn giản và linh hoạt cho phép nhà quản lý tạo và tùy chỉnh bảng tính dễ dàng theo nhu cầu.

Ngược lại với các doanh nghiệp có quy mô lớn và số lượng nhân sự đông, việc sử dụng phần mềm quản lý nhân viên là sự lựa chọn tốt nhất. Hiện nay, các phần mềm quản lý nhân sự được thiết kế đặc biệt để đáp ứng nhu cầu từ đơn giản của các doanh nghiệp vừa và nhỏ đến phức tạp của các tổ chức lớn. Bao gồm việc quản lý thông tin cá nhân, tiền lương, chấm công, phúc lợi, đào tạo và nhiều tính năng khác. Đồng thời, phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên cung cấp tính tự động hóa, bảo mật cao và khả năng xử lý dữ liệu lớn giúp tăng hiệu suất và giảm thiểu sai sót cho phòng nhân sự.

Tuy nhiên, việc lựa chọn giữa Excel và phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự còn phụ thuộc vào yếu tố khác như nguồn lực tài chính, sự thành thạo với công nghệ và mức độ phức tạp của quy trình quản lý nhân sự trong doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc có quy mô nhân sự nhỏ việc sử dụng Excel có thể là lựa chọn tiết kiệm và hiệu quả. Trong khi đó, các doanh nghiệp vừa và lớn hơn sử dụng phần mềm quản lý nhân sự sẽ giúp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân sự.

2. Các thành phần của một file quản lý hồ sơ nhân viên bằng Excel

Một số thành phần cơ bản của một file quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel bao gồm:

• Mã nhân viên: Đây là một mã duy nhất được gán cho mỗi nhân viên để xác định và phân biệt giữa các hồ sơ nhân viên.
• Họ tên: Thông tin về tên đầy đủ của nhân viên.
• Ngày sinh: Ngày, tháng và năm sinh của nhân viên.
• Địa chỉ: Địa chỉ liên hệ của nhân viên.
• Số điện thoại: Số điện thoại liên lạc của nhân viên.
• Vị trí công việc: Chức vụ hoặc vị trí công việc mà nhân viên đang giữ trong công ty.
• Phòng ban: Phòng ban hoặc bộ phận mà nhân viên đang làm việc.
• Ngày vào làm: Ngày bắt đầu làm việc chính thức tại công ty.
• Lương: Mức lương hoặc bảo hiểm được trả cho nhân viên.
• Thông tin khác: Các thông tin bổ sung khác về nhân viên như trình độ học vấn, kỹ năng đặc biệt, kinh nghiệm làm việc, hoặc bất kỳ thông tin quan trọng nào khác liên quan đến hồ sơ của nhân viên.

>> Xem thêm: Vai trò, chức năng của phòng nhân sự trong doanh nghiệp

3. 6 File mẫu quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel chuẩn nhất cho HR

Trong doanh nghiệp, việc xây dựng và duy trì hồ sơ nhân viên là một phần quan trọng của Phòng nhân sự. Để giúp quản lý thông tin nhân sự một cách hiệu quả, các mẫu quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel đã trở thành công cụ hữu ích cho các HRM. Hãy cùng 1Office tham khảo các mẫu File Excel quản lý hồ sơ nhân sự dưới đây:

3.1 Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên hiện tại của doanh nghiệp

Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên giúp nhà quản lý theo dõi thông tin cơ bản của nhân viên như tên, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại và email. Từ đó giúp HR dễ dàng truy cập và tìm kiếm thông tin cần thiết về nhân viên hiện tại.

Tải miễn phí: [1OFFICE] File Mẫu quản lý hồ sơ nhân sự hiện tại.xlsx

3.2 Mẫu quản lý hợp đồng nhân sự

Mẫu này giúp quản lý hợp đồng lao động của nhân viên, bao gồm thông tin về thời gian bắt đầu và kết thúc hợp đồng, loại hợp đồng và các điều khoản liên quan nhằm kiểm soát và theo dõi các thông tin quan trọng về hợp đồng lao động của nhân viên.

Tải miễn phí: [1OFFICE] File Mẫu quản lý hợp đồng nhân sự.xlsx

3.3 Mẫu quản lý nhân sự mới

File mẫu Excel quản lý nhân sự mới hỗ trợ quản lý quá trình tuyển dụng và hồ sơ nhân sự của nhân viên mới, bao gồm thông tin về tên, vị trí công việc, ngày tham gia và hồ sơ công việc. Mẫu này giúp HR theo dõi quá trình tuyển dụng và đảm bảo rằng thông tin cần thiết về nhân viên mới được quản lý một cách chính xác.

Tải miễn phí: [1OFFICE] Mẫu quản lý nhân sự mới.xlsx

3.4 Mẫu quản lý nhân sự nghỉ việc

Đây là file quản lý quá trình nghỉ việc của nhân viên, bao gồm thông tin về ngày nghỉ việc, lý do và các tài liệu liên quan nhằm hỗ trợ bộ phận nhân sự duy trì một bản ghi chính xác về các nhân viên đã nghỉ việc và quản lý các thủ tục liên quan.

Tải miễn phí: [1OFFICE] Mẫu quản lý nhân sự nghỉ việc.xlsx

3.5 Mẫu theo dõi biến động lương thưởng

Mẫu theo dõi biến động lương thưởng giúp doanh nghiệp theo dõi các biến động về lương thưởng của nhân viên theo thời gian. Nó bao gồm thông tin về mức lương, phụ cấp và các khoản thưởng khác nhằm đánh giá nhân sự và theo dõi các thay đổi về lương thưởng của nhân viên một cách chính xác.

Tải miễn phí: [1OFFICE] Mẫu theo dõi biến động tiền lương.xlsx

3.6 Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên tổng hợp chi tiết

Đây là biểu mẫu tổng hợp tất cả các thông tin cần thiết về nhân viên từ thông tin cơ bản đến hồ sơ giáo dục, hồ sơ công việc và lịch sử công tác. Điều này giúp HR có cái nhìn tổng quan về hồ sơ nhân viên và dễ dàng tìm kiếm truy cập thông tin.

Tải miễn phí: [1OFFICE] File Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên đầy đủ.xlsx

4. Hạn chế khi sử dụng Excel quản lý hồ sơ nhân viên

Mặc dù Excel có thể được sử dụng để quản lý hồ sơ nhân viên nhưng nó cũng có một số hạn chế mà các doanh nghiệp cần lưu ý. Dưới đây là một số nhược điểm khi sử dụng Excel để quản lý hồ sơ nhân viên:

• Giới hạn kích thước dữ liệu: Excel có giới hạn về kích thước dữ liệu mà nó có thể xử lý nên khi doanh nghiệp cần quản lý một số lượng lớn hồ sơ nhân viên, Excel có thể trở nên chậm và gây ra hiện tượng treo và giật lag.
• Thiếu tính bảo mật dữ liệu: Excel không cung cấp các tính năng bảo mật mạnh mẽ như các phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp. Không hỗ trợ phân quyền người truy cập và dễ bị đánh cắp, sao chép dữ liệu.
• Không hỗ trợ đa người dùng: Excel không được thiết kế để hỗ trợ đồng thời nhiều người dùng cập nhật dữ liệu. Điều này có thể dẫn đến xung đột và mất dữ liệu nếu nhiều người cùng truy cập và chỉnh sửa cùng một file Excel.
• Khó khăn trong việc tạo báo cáo phức tạp: Excel có thể hạn chế trong việc tạo báo cáo phức tạp hoặc thống kê dữ liệu. Khi cần tạo các báo cáo phức tạp và phân tích dữ liệu, một công cụ quản lý nhân sự phù hợp có thể cung cấp các tính năng mạnh mẽ hơn.

Để khắc phục những điểm hạn chế này, doanh nghiệp có thể xem xét sử dụng các phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên chuyên dụng hoặc bộ công cụ quản lý nhân sự (HRM) để tối ưu quản lý hồ sơ nhân viên.

5. Hướng dẫn tối ưu quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel nếu doanh nghiệp vẫn phải dùng

Excel tuy không phải công cụ tối ưu nhất để quản lý hồ sơ nhân sự, nhưng nếu doanh nghiệp chưa sẵn sàng chuyển sang phần mềm chuyên dụng, bạn có thể áp dụng các mẹo sau để giảm sai sót và tăng hiệu quả:

5.1 Sử dụng Data Validation để hạn chế nhập sai dữ liệu
Data Validation giúp kiểm soát dữ liệu nhập vào theo đúng định dạng.
Cách thực hiện:

• Chọn cột hoặc ô muốn áp dụng (ví dụ: cột “Ngày sinh”).

• Vào menu Data → Data Validation.

• Trong Allow, chọn kiểu dữ liệu phù hợp (Date, Whole number, List…).

• Nếu muốn tạo danh sách chọn sẵn (dropdown), chọn List rồi nhập các giá trị (ví dụ: “Phòng Nhân sự, Kinh doanh, Marketing”).
  Khi ai đó nhập sai, Excel sẽ hiện thông báo cảnh báo ngay lập tức.

5.2 Đặt mật khẩu bảo vệ file và sheet dữ liệu
Thông tin nhân sự cần được bảo mật tuyệt đối.
Cách thực hiện:

• Bảo vệ file: vào File → Info → Protect Workbook → Encrypt with Password, nhập mật khẩu.

• Bảo vệ sheet: bấm chuột phải vào tên sheet → Protect Sheet → nhập mật khẩu.

• Muốn chỉ cho phép một số người xem, hãy lưu file trên OneDrive/SharePoint và phân quyền.

5.3 Tập trung dữ liệu vào một file và sao lưu định kỳ
Để tránh thất lạc và trùng lặp dữ liệu:
Cách thực hiện:

• Gom tất cả thông tin nhân sự vào một file duy nhất, chia thành nhiều sheet: “Thông tin cá nhân”, “Hợp đồng”, “Bảo hiểm”, “Lương thưởng”.

• Đặt tên file theo chuẩn, ví dụ: HR_Master_2025.xlsx.

• Sao lưu định kỳ: copy file vào Google Drive/OneDrive mỗi tuần, thêm ngày vào tên file (VD: HR_Master_2025_18Aug.xlsx).

• Với Excel 365, bật AutoSave để lưu thay đổi liên tục và tránh mất dữ liệu.

5.4 Tự động hóa bằng Macro và VBA
Nếu phải làm báo cáo nhân sự lặp đi lặp lại, Macro sẽ giúp tiết kiệm thời gian.
Cách thực hiện:

• Bật tab Developer: vào File → Options → Customize Ribbon → tích Developer.

• Chọn Developer → Record Macro → thực hiện thao tác (ví dụ: lọc dữ liệu, tính tổng) → bấm Stop Recording.

• Gán Macro vào một nút bấm để chạy tự động.

• Với các yêu cầu phức tạp hơn (ví dụ: gửi email tự động nhắc hợp đồng hết hạn), bạn có thể viết code VBA trong Developer → Visual Basic.

 Tóm lại, với việc thiết lập quy tắc nhập liệu (Data Validation), bảo mật file, gom dữ liệu tập trung, sao lưu định kỳ và ứng dụng Macro/VBA, Excel sẽ trở nên khoa học, an toàn và tiết kiệm công sức hơn nhiều, dù chưa thể thay thế phần mềm quản lý chuyên nghiệp.

6. 1Office HRM – Phần mềm quản lý thông tin nhân sự hiệu quả

Quản lý nhân sự luôn là một trong những thách thức lớn nhất của doanh nghiệp, đặc biệt khi quy mô ngày càng mở rộng và dữ liệu nhân viên ngày càng phức tạp. Việc lưu trữ thủ công bằng excel hay hồ sơ giấy tốn nhiều thời gian, dễ sai sót và khó đảm bảo tính bảo mật. 1Office HRM ra đời như một giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ thông tin nhân sự, quản lý tập trung trên một nền tảng duy nhất. Không chỉ hỗ trợ lưu trữ và tra cứu nhanh chóng, phần mềm còn giúp tối ưu quy trình nhân sự, tiết kiệm chi phí vận hành và nâng cao trải nghiệm làm việc cho cả nhân viên lẫn nhà quản lý.

6.1 Phần mềm quản lí hồ sơ nhân sự 1Office HRM là gì?

1Office HRM là một phần mềm quản lý nhân sự mạnh mẽ và hiệu quả cho doanh nghiệp. Đây là một giải pháp toàn diện thay thế việc quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel giúp tổ chức quản lý các hoạt động nhân sự một cách hiệu quả và tiết kiệm tối đa thời gian. Dưới đây là một số tính năng nổi bật của phần mềm này:

• Quản lý toàn diện quy trình tuyển dụng: 1Office HRM giúp quản lý và theo dõi quy trình tuyển dụng từ việc đăng tuyển, sàng lọc, chấp nhận ứng viên cho đến việc ký hợp đồng làm việc. Điều này giúp tăng tính chính xác và hiệu quả trong việc tuyển dụng nhân sự.
• Số hóa và lưu trữ hồ sơ nhân sự: Bao gồm thông tin cá nhân, quá trình công việc, hợp đồng lao động và các tài liệu liên quan khác. Từ đó giúp bộ phận nhân sự dễ dàng truy cập và quản lý thông tin nhân viên một cách nhanh chóng và tiện lợi.
• Đánh giá năng lực nhân sự trực quan: Phần mềm cung cấp bộ công cụ đánh giá năng lực nhân sự từ theo dõi tiến độ, đánh giá kỹ năng và hiệu suất làm việc của nhân viên. Đồng thời hỗ trợ tùy biến công thức tính điểm tiêu chí và công thức tính điểm trung bình năng lực để có hướng phát triển rõ ràng.
• Đồng bộ hóa dữ liệu chấm công ở mọi chi nhánh: Phần mềm cho phép đồng bộ hóa dữ liệu chấm công từ các chi nhánh khác nhau về một hệ thống tập trung. Giúp doanh nghiệp quản lý dễ dàng đồng thời đảm bảo tính chính xác và đồng bộ của dữ liệu.
• Linh hoạt tính toán lương tự động, trả lương 24/7: 1Office HRM hỗ trợ tính toán lương tự động dựa trên các quy tắc và thông số cấu hình mà doanh nghiệp tùy chỉnh. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tăng tính chính xác, minh bạch trong quá trình tính lương.
• Quản lý KPI trực quan & chi tiết: Công cụ cho phép quản lý theo dõi và đánh giá KPI của nhân viên. Các báo cáo trực quan và chi tiết giúp quản lý hiểu rõ hơn về hiệu suất và đóng góp của từng nhân viên trong tổ chức.
• Quản lý thông tin tài sản doanh nghiệp: Cung cấp tính năng quản lý thông tin tài sản của doanh nghiệp bao gồm quản lý thiết bị, phân quyền truy cập và theo dõi sử dụng tài sản. Điều này giúp đơn giản hóa quá trình quản lý và kiểm soát tài sản của doanh nghiệp.

 

Ví dụ doanh nghiệp thực tế: Khám phá câu chuyện thương hiệu YODY chuyển đổi số tại đây

Trước đây, Yody – thương hiệu thời trang với hơn 4.000 nhân sự và 160 cửa hàng – quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel, dẫn đến cập nhật chậm, dễ sai sót và khó đồng bộ giữa các chi nhánh. Sau khi áp dụng 1Office HRM, toàn bộ dữ liệu được số hóa và quản lý tập trung, từ chấm công, duyệt đơn, hợp đồng đến tính lương. Kết quả, Yody tiết kiệm đáng kể thời gian, giảm sai lệch lương, tra cứu thông tin tức thì và vận hành trơn tru trên toàn hệ thống.

Anh Đinh Trung Sơn, Giám đốc Nhân sự của Yody chia sẻ:

“Trước đây, khi chưa có 1Office, chúng tôi quản lý toàn bộ hồ sơ của 4.000 nhân sự trên file Excel. Sau khi ứng dụng 1Office HRM, chỉ cần nhập liệu một lần, hệ thống tự động lưu trữ, giúp tra cứu tình trạng làm việc, chấm công, đơn từ và tính lương trở nên thuận tiện và chính xác.”

6.2 So sánh quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel và phần mềm HRM quản lý nhân sự của 1Office

Tiêu chí	Excel	Phần mềm HRM
Chi phí ban đầu	Gần như miễn phí (chỉ cần Microsoft Office hoặc Google Sheets)	Cao hơn (trả phí theo tháng/năm hoặc theo số lượng nhân sự)
Độ triển khai	Dễ dàng, chỉ cần cài đặt và tạo bảng tính	Cần thời gian triển khai, cấu hình và đào tạo
Tùy chỉnh	Linh hoạt, người dùng tự thiết kế bảng	Có sẵn nhiều mẫu, nhưng tùy chỉnh nâng cao cần nhà cung cấp hỗ trợ
Quản lý dữ liệu	Lưu trữ thủ công, dễ rối khi dữ liệu lớn	Tự động hóa, dữ liệu tập trung và phân quyền rõ ràng
Khả năng mở rộng	Hạn chế khi số nhân sự tăng >50	Dễ dàng mở rộng cho hàng trăm/thậm chí hàng nghìn nhân sự
Tự động hóa	Hạn chế (cần thủ công hoặc công thức phức tạp)	Cao (tự động chấm công, tính lương, nhắc nhở hạn hợp đồng…)
Tính bảo mật	Phụ thuộc vào bảo mật máy tính cá nhân, dễ bị sao chép	Bảo mật đa lớp, mã hóa dữ liệu, phân quyền chi tiết
Tính năng tích hợp	Không tích hợp trực tiếp với hệ thống khác	Tích hợp với chấm công, tính lương, tuyển dụng, CRM…
Báo cáo & phân tích	Cần làm thủ công, tốn thời gian	Báo cáo tự động, biểu đồ trực quan, phân tích xu hướng

Khi doanh nghiệp có trên 30 nhân sự, việc quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel có thể trở nên cồng kềnh, tốn nhiều thời gian và dễ phát sinh sai sót. Tham khảo ngay giải pháp HRM tích hợp AI của 1Office tại đây để quản lý nhân sự hiệu quả, an toàn và tiết kiệm hơn.

👉 Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các tính năng của 1Office HRM và trải nghiệm giải pháp quản lý nhân sự thông minh cho doanh nghiệp bạn!

• Hotline: 083 483 8888
• Facebook: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/@1office-chuyendoisodn