Tổng hợp quy định nghỉ phép năm theo Luật Lao động mới nhất 2026

Nghỉ phép năm là quyền lợi quan trọng của người lao động được quy định rõ trong Bộ luật Lao động, nhưng không phải ai cũng hiểu đúng cách tính và sử dụng. Trong bài viết này, hãy cùng 1Office tìm hiểu đầy đủ quy định nghỉ phép năm mới nhất, kèm hướng dẫn chi tiết để người lao động và doanh nghiệp áp dụng đúng luật.

Số ngày nghỉ phép năm theo quy định mới nhất

Căn cứ vào Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, quy định nghỉ phép năm áp dụng cho người lao động làm việc đủ 12 tháng cho một người sử dụng lao động được chia thành 3 nhóm đối tượng chính. Cụ thể, số ngày nghỉ hằng năm được hưởng nguyên lương theo hợp đồng lao động như sau:

• Nhóm 12 ngày làm việc: Dành cho người lao động làm việc trong điều kiện bình thường.
• Nhóm 14 ngày làm việc: Dành cho lao động chưa thành niên, lao động là người khuyết tật, hoặc những người làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.
• Nhóm 16 ngày làm việc: Dành cho người làm các ngành nghề, công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.

Lưu ý rằng, theo quy định nghỉ phép năm, cứ đủ 5 năm làm việc cho một doanh nghiệp thì số ngày phép sẽ được tăng thêm tương ứng 1 ngày (thâm niên).

Các hình thức nghỉ phép năm phổ biến hiện nay 

Việc thực hiện quyền nghỉ hằng năm không chỉ đóng khung trong một mốc thời gian nhất định mà khá linh hoạt dựa trên thỏa thuận.

Nghỉ từng lần hoặc nghỉ gộp

Theo khoản 4 Điều 113, người lao động có thể thỏa thuận với doanh nghiệp để chia ngày nghỉ phép ra làm nhiều lần trong năm. Đối với các trường hợp ở xa hoặc có nhu cầu đặc biệt, luật cho phép nghỉ gộp tối đa 03 năm một lần. Tuy nhiên, việc này cần có sự đồng ý của người sử dụng lao động và tuân thủ nội quy đơn vị.

Tạm ứng tiền lương

Khi thực hiện quyền nghỉ hằng năm, theo quy định nghỉ phép năm, bạn có quyền tạm ứng trước một khoản tiền ít nhất bằng tiền lương của những ngày nghỉ đó. Điều này tạo điều kiện để người lao động chủ động hơn về tài chính trong các chuyến nghỉ ngơi hoặc giải quyết việc riêng.

Nghỉ phép chưa hết

Một vấn đề thường gặp là khi đến cuối năm mà nhân viên vẫn chưa nghỉ hết số ngày cho phép. Trong trường hợp người lao động do thôi việc hoặc mất việc làm mà chưa nghỉ hết phép, người sử dụng lao động có trách nhiệm thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ. 

Nếu vẫn tiếp tục làm việc, việc giải quyết số ngày phép dư sẽ phụ thuộc vào quy chế của từng doanh nghiệp (có cho phép chuyển sang năm sau hay không).

Tính theo tỷ lệ

Đối với những trường hợp chưa làm việc đủ 12 tháng, quy định nghỉ phép năm nêu rõ số ngày nghỉ hằng năm sẽ được tính theo tỷ lệ tương ứng với số tháng làm việc. 

Ví dụ: Nếu bạn làm được 6 tháng trong điều kiện bình thường, bạn sẽ có (12 ngày / 12 tháng) x 6 = 6 ngày nghỉ phép.

Xem thêm: Mẫu quy định nghỉ phép trong doanh nghiệp

Hướng dẫn tính ngày nghỉ phép năm trong các trường hợp cụ thể

Trường hợp làm việc đủ 12 tháng

Khi người lao động làm việc tròn 12 tháng, số ngày nghỉ hằng năm sẽ được xác định căn cứ theo 03 nhóm đối tượng (12 ngày, 14 ngày hoặc 16 ngày) đã nêu chi tiết tại mục đầu tiên của bài viết.

Lưu ý rằng theo quy định nghỉ phép năm, người lao động làm việc đủ 12 tháng được nghỉ phép hưởng nguyên lương theo hợp đồng. Đây là quyền lợi cơ bản nhằm đảm bảo người lao động có thời gian nghỉ ngơi, phục hồi sức khỏe mà mọi doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt.

Khám phá thêm: Lương cơ bản là gì? Công thức tính lương cơ bản mới nhất

Trường hợp làm việc không đủ 12 tháng

Nếu bạn mới vào làm (bao gồm cả thời gian thử việc nếu tiếp tục ký hợp đồng chính thức) hoặc chấm dứt hợp đồng trước khi đủ năm, số ngày phép sẽ được tính theo tỷ lệ tháng làm việc thực tế.

Công thức tính như sau:

Số ngày phép = (Số ngày nghỉ theo điều kiện / 12) x Số tháng làm việc thực tế

Ví dụ: Một nhân viên làm việc trong điều kiện bình thường (hưởng 12 ngày phép/năm) nhưng mới làm việc được 7 tháng.

Cách tính: (12 / 12) x 7 = 7 ngày phép.

Theo quy định nghỉ phép năm, nếu kết quả có số thập phân thì sẽ thực hiện làm tròn theo quy chế nội bộ doanh nghiệp hoặc quy định pháp luật liên quan (thông thường làm tròn lên nếu từ 0,5 ngày trở lên để có lợi nhất cho người lao động).

Có thể bạn quan tâm: Cách Tính Lương Thử Việc Theo Quy Định Mới Nhất 2026 Người Lao Động Cần Biết

Trường hợp tăng ngày phép theo thâm niên

Trường hợp theo thâm niên là chế độ ưu đãi đặc biệt dành cho những nhân sự gắn bó lâu dài. Tại Điều 114, Bộ luật Lao động đã nêu rõ nguyên tắc cộng thêm ngày nghỉ theo thời gian làm việc. 

Cứ mỗi đủ 05 năm làm việc liên tục cho một người sử dụng lao động, số ngày nghỉ hằng năm theo quy định nghỉ phép năm của bạn sẽ được tăng thêm 01 ngày.

• Làm việc đủ 5 năm: Tổng ngày phép là 12 + 1 = 13 ngày.
• Làm việc đủ 10 năm: Tổng ngày phép là 12 + 2 = 14 ngày.
• Làm việc đủ 15 năm: Tổng ngày phép là 12 + 3 = 15 ngày.

Quy định này áp dụng cho cả lao động làm việc trong điều kiện nặng nhọc, độc hại (nếu bạn có mức sàn là 14 ngày, thì sau 5 năm sẽ là 15 ngày).

Các quy định liên quan đến sử dụng và thanh toán phép năm

Ngoài việc quy định số ngày nghỉ, Bộ luật Lao động 2019 cũng nêu rõ các quyền lợi về tiền lương và hỗ trợ chi phí đi lại khi nghỉ phép năm, nhằm đảm bảo quyền lợi thực tế cho người lao động.

Tiền lương khi nghỉ phép

Theo khoản 1 Điều 113, khi người lao động nghỉ hằng năm, doanh nghiệp có trách nhiệm thanh toán đủ 100% tiền lương theo hợp đồng lao động cho những ngày nghỉ này. Điều đó đồng nghĩa với việc thực hiện quyền nghỉ phép năm không làm ảnh hưởng đến thu nhập ổn định hằng tháng của người lao động.

Xem thêm: Hướng dẫn cách viết mail xin nghỉ phép [+5 Mẫu Miễn Phí]

Tiền tàu xe và thời gian đi đường

Khoản 5 và khoản 6 Điều 113 cũng quy định rõ một số quyền lợi tài chính đi kèm khi người lao động nghỉ phép năm:

• Tạm ứng lương: Trước khi bắt đầu kỳ nghỉ hằng năm, bạn được quyền tạm ứng một khoản tiền ít nhất bằng tiền lương của những ngày nghỉ đó để có chi phí trang trải.
• Tiền tàu xe và thời gian đi đường: Nếu bạn di chuyển bằng các phương tiện đường bộ, đường sắt, đường thủy mà số ngày đi đường (cả đi và về) trên 02 ngày, thì từ ngày thứ 03 trở đi sẽ được tính thêm thời gian đi đường. Thời gian này không tính vào ngày nghỉ hằng năm và chỉ được áp dụng cho 01 lần nghỉ trong năm.
• Chi phí tàu xe: Doanh nghiệp và người lao động thỏa thuận về việc hỗ trợ tiền vé tàu xe và lương những ngày đi đường này.

Trong trường hợp cần tạm ứng tiền lương trước khi nghỉ phép, người lao động có thể sử dụng mẫu đơn phù hợp để gửi đề nghị đến doanh nghiệp. Bạn có thể tham khảo các mẫu đơn xin tạm ứng lương chuẩn để áp dụng thuận tiện trong thực tế.

Thanh toán tiền cho ngày phép chưa nghỉ hết

Đây là nội dung người lao động cần đặc biệt lưu ý để không bị mất quyền lợi. Tại khoản 3 Điều 113, quy định nghỉ phép năm hiện nay chỉ bắt buộc doanh nghiệp thanh toán tiền lương cho những ngày phép chưa nghỉ trong hai trường hợp:

• Người lao động thôi việc (xin nghỉ việc).
• Người lao động bị mất việc làm.

Đối với trường hợp bạn vẫn đang làm việc tại công ty nhưng chưa nghỉ hết phép, việc có được quy đổi thành tiền mặt hay không sẽ tùy thuộc vào thỏa thuận giữa đôi bên hoặc quy chế lương thưởng riêng của từng doanh nghiệp.

Những thời gian vẫn được tính để hưởng phép năm

Để tính đủ thâm niên và số tháng làm việc nhằm hưởng quyền lợi, theo quy định nghỉ phép năm, một số khoảng thời gian nhân viên không làm việc vẫn được tính là thời gian làm việc để hưởng phép, bao gồm:

• Thời gian học nghề, tập nghề để làm việc cho doanh nghiệp.
• Thời gian thử việc (nếu tiếp tục làm việc chính thức sau đó).
• Thời gian nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội (ốm đau, thai sản) trong thời hạn luật định.
• Thời gian bị tạm đình chỉ công việc nhưng sau đó được kết luận không có lỗi.
• Thời gian nghỉ vì tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (không quá 06 tháng).

Bên cạnh các quyền lợi cơ bản, quy định nghỉ phép năm trong năm 2026 có một điểm mới cực kỳ quan trọng liên quan đến tổng thời gian nghỉ ngơi có hưởng lương. Căn cứ theo Nghị quyết số 80-NQ/TW về phát triển văn hóa Việt Nam, kể từ năm 2026, nước ta chính thức chọn ngày 24/11 hằng năm là “Ngày Văn hóa Việt Nam”.

Đây được xác định là một ngày nghỉ lễ chính thức, trong đó: Người lao động được nghỉ việc và hưởng nguyên lương tương tự như các ngày Lễ, Tết hiện hành.

Tổng hợp 3 mẫu xin nghỉ phép năm 

Mẫu nghỉ phép năm số 1

TẢI MIỄN PHÍ TẠI ĐÂY

Mẫu nghỉ phép năm số 2

TẢI MIỄN PHÍ TẠI ĐÂY

Mẫu nghỉ phép năm số 3

TẢI MIỄN PHÍ TẠI ĐÂY

Chế độ xử phạt khi doanh nghiệp vi phạm (Cập nhật Nghị định mới)

Theo Điều 18 của Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hành vi vi phạm các quy định của pháp luật về nghỉ hằng năm sẽ bị xử phạt như sau:

Căn cứ vào quy mô vi phạm, mức phạt đối với người sử dụng lao động là cá nhân dao động từ 2.000.000 VNĐ đến 25.000.000 VNĐ. 

Ngoài ra, theo Điều 6 Nghị định này, mức phạt đối với doanh nghiệp gấp 2 lần mức phạt áp dụng cho cá nhân. Cụ thể, doanh nghiệp vi phạm quy định về nghỉ phép năm hoặc không thanh toán tiền phép chưa nghỉ sẽ bị xử phạt như sau:

Ngoài ra, căn cứ vào điểm b khoản 4 Điều 18, doanh nghiệp còn phải thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả là: Buộc trả đủ tiền lương cho người lao động những ngày chưa nghỉ phép năm hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm đối với trường hợp người lao động đã chấm dứt hợp đồng.

Vì vậy, doanh nghiệp cần chú ý cập nhật và thực hiện đúng quy định nghỉ phép năm để đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tránh các rủi ro pháp lý không đáng có trong năm 2026.

Khám phá thêm: Các vấn đề quản trị nhân sự thường gặp trong doanh nghiệp

1Office 1HRM: Giải pháp số hóa quy trình nghỉ phép toàn diện

Bạn đang gặp khó khăn khi phải theo dõi thủ công hàng trăm, thậm chí hàng ngàn ngày nghỉ phép của nhân sự qua file Excel, Google Sheet rời rạc?

Duyệt đơn từ qua giấy tờ hay email khiến quy trình trở nên chồng chéo, dễ sai sót và chậm trễ?

Đặc biệt, trong bối cảnh các quy định về lao động luôn được Chính phủ cập nhật liên tục, doanh nghiệp bạn cần một giải pháp quản lý nghỉ phép thông minh, chính xác và hiệu quả hơn.

Không còn tình trạng dữ liệu phân mảnh hay thiếu minh bạch, 1Office mang đến phân hệ 1HRM giúp hợp nhất mọi nghiệp vụ từ chấm công – tính lương, quản lý đơn từ đến nghỉ phép trên một nền tảng duy nhất. 1Office đảm bảo mỗi yêu cầu nghỉ phép trên 1HRM đều được xử lý nhanh chóng, chính xác và minh bạch.

Hệ thống quản lý đơn từ tập trung

Đây là nơi nhân viên dễ dàng tạo và quản lý tất cả các loại đơn xin nghỉ phép, xin đi muộn – về sớm hoặc các hình thức vắng mặt khác ngay trên hệ thống. Điểm đặc biệt là tính năng No-code cho phép doanh nghiệp tự thiết kế luồng phê duyệt đa cấp bằng thao tác kéo-thả đơn giản, giúp đơn từ được chuyển tự động đến đúng người có thẩm quyền.

Chấm công linh hoạt tích hợp với nghỉ phép

1Office xóa bỏ rào cản giữa “đơn từ” và “bảng công”. Khi một đơn xin nghỉ phép được duyệt, hệ thống sẽ tự động đối soát dữ liệu và đổ về bảng chấm công thực tế với các mã ký hiệu tương ứng. 

Người lao động không cần phải thực hiện chấm công và HR cũng không còn phải nhập liệu tay mệt mỏi vào những ngày này.

Bảng tổng hợp quỹ phép trực quan

Nếu doanh nghiệp bạn đang gặp khó khăn trong việc theo dõi quỹ phép của từng nhân viên, 1HRM cung cấp Bảng tổng hợp phép giúp cả quản lý và nhân viên dễ dàng tra cứu tổng số ngày phép năm, số ngày đã sử dụng và số ngày còn lại theo thời gian thực. 

Ngay khi đơn nghỉ phép được phê duyệt, hệ thống sẽ tự động cập nhật và khấu trừ số ngày phép tương ứng, đảm bảo dữ liệu luôn chính xác.

Quản lý lịch sử nghỉ phép

Tại 1HRM, doanh nghiệp có thể lưu trữ lịch sử nghỉ phép của từng nhân viên. Điều này giúp các nhà quản lý dễ dàng truy xuất dữ liệu khi cần đối soát thâm niên hoặc giải quyết các vấn đề liên quan đến bồi thường phép thừa vào cuối năm.

Đừng để việc quản lý đơn từ và nghỉ phép truyền thống trở thành rào cản với nhân sự của bạn. Hãy biến thách thức thành lợi thế với phân hệ 1HRM của 1Office

Những câu hỏi thường gặp về quy định nghỉ phép năm

Đang thử việc có được tính ngày phép năm không?

Có. Theo quy định nghỉ phép năm, nếu người lao động tiếp tục làm việc cho doanh nghiệp sau khi kết thúc thời gian thử việc, thì thời gian này sẽ được tính là thời gian làm việc thực tế để hưởng phép năm.

Công ty không cho nghỉ phép vào tháng 12 vì bận việc có đúng luật không? 

Đúng. Chủ doanh nghiệp có quyền ban hành lịch nghỉ phép hằng năm của đơn vị nhưng phải tham khảo ý kiến nhân viên và thông báo trước. Do đó, doanh nghiệp có quyền điều phối hoặc tạm hạn chế nghỉ phép trong giai đoạn kinh doanh cao điểm cuối năm.

Có được ứng trước ngày phép của năm sau để nghỉ không?

Được, nếu có sự thỏa thuận. Bộ luật Lao động không cấm điều này, nhưng quyền ứng phép năm kế tiếp sẽ tùy thuộc vào sự đồng ý của phía công ty dựa trên quy định nghỉ phép năm trong nội quy lao động của đơn vị.

Nghỉ phép năm trùng vào ngày lễ Tết thì tính thế nào?

Ngày nghỉ phép năm chỉ tính là những ngày làm việc bình thường của bạn. Do đó, các ngày nghỉ lễ, Tết đã được nghỉ hưởng nguyên lương theo luật và sẽ không trừ vào số lượng ngày phép hằng năm của bạn.

Để giải quyết bài toán này, phân hệ 1HRM của 1Office đã tự động hóa toàn bộ quy trình đối soát lịch. Hệ thống sẽ căn cứ vào cấu hình ngày lễ thực tế của doanh nghiệp để tự động loại trừ các ngày này khi nhân sự tạo đơn xin nghỉ, nhân viên luôn được tính đúng, tính đủ mà không cần thao tác thủ công.

Nghỉ phép năm có bị trừ tiền chuyên cần hay tiền thưởng không?

Nghỉ phép năm là quyền lợi hợp pháp và được hưởng 100% lương theo hợp đồng. Tuy nhiên, việc có trừ tiền chuyên cần hay không sẽ tùy thuộc hoàn toàn vào quy chế thưởng và nội quy riêng do doanh nghiệp ban hành.

Tham khảo thêm: Xây dựng mẫu quy chế lương thưởng 2026 chi tiết mới nhất

Công ty có quyền từ chối khi nhân viên xin nghỉ phép năm không?

Công ty có quyền sắp xếp và ban hành lịch nghỉ hằng năm cho toàn nhân sự để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh. Nếu thời gian bạn xin nghỉ ảnh hưởng đến vận hành, công ty có thể từ chối và đề nghị một thời điểm nghỉ khác phù hợp hơn.

Kết luận

Nhìn chung, hiểu đúng quy định nghỉ phép năm không chỉ giúp bạn yên tâm “tận hưởng” kỳ nghỉ mà còn bảo đảm quyền lợi tài chính tối đa sau một năm làm việc. Thay vì đợi đến khi thôi việc hoặc cuối năm mới kiểm tra, hãy chủ động rà soát lại số phép thực tế của mình ngay dựa trên các hướng dẫn phía trên.

Một quy trình nghỉ phép được vận hành bài bản không chỉ giảm tải cho HR mà còn nâng cao tính minh bạch trong quản trị nhân sự. Với 1HRM của 1Office, doanh nghiệp có thể số hóa toàn bộ quy trình trên một nền tảng thống nhất.