Mẫu quy định nghỉ phép trong doanh nghiệp

Mẫu quy định nghỉ phép trong doanh nghiệp là đơn từ cần thiết, được nhân viên sử dụng thường xuyên để cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

Quy định nghỉ phép không chỉ đơn thuần là những nội quy, chính sách đưa ra nhằm quản lý hoạt động nghỉ phép, mà còn giúp nhân viên giải quyết công việc cá nhân. Về cơ bản, một quy định nghỉ phép trong công ty sẽ gồm những nội dung sau:

1. Mục đích của mẫu quy định nghỉ phép

Quy định nghỉ phép được ban hành nhằm xác định và làm rõ các hình thức nghỉ phép áp dụng trong Công ty, đồng thời thiết lập các nguyên tắc thống nhất trong việc quản lý, đăng ký và phê duyệt nghỉ phép của cán bộ nhân viên.

Chính sách này giúp:

• Đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người lao động theo quy định pháp luật và nội quy Công ty

• Chuẩn hóa quy trình nghỉ phép, tránh hiểu nhầm và tranh chấp phát sinh

• Hỗ trợ các cấp quản lý chủ động sắp xếp nhân sự, đảm bảo hoạt động sản xuất – kinh doanh liên tục

• Làm căn cứ để theo dõi, ghi nhận ngày công, ngày phép và xử lý các trường hợp vi phạm (nếu có)

2. Phạm vi của quy định nghỉ phép

Quy định nghỉ phép này áp dụng đối với toàn bộ cán bộ nhân viên đang làm việc tại Công ty, bao gồm nhưng không giới hạn:

• Nhân viên chính thức

• Nhân viên thử việc

• Nhân viên làm việc theo hợp đồng xác định thời hạn hoặc không xác định thời hạn

• Các trường hợp khác theo thỏa thuận lao động (nếu có)

Tất cả cán bộ nhân viên có trách nhiệm:

• Đọc, hiểu và tuân thủ đầy đủ các quy định nêu trong văn bản này

• Xác nhận đã tiếp nhận và đồng ý thực hiện theo quy định của Công ty

• Thực hiện đúng quy trình đăng ký nghỉ phép theo hướng dẫn của bộ phận quản lý và phòng Nhân sự

Quy định này là một phần không tách rời của Nội quy lao động và được áp dụng thống nhất trong toàn Công ty

3. Các từ viết tắt (nếu có) trong mẫu quy định nghỉ phép

Nhằm đảm bảo tính ngắn gọn, rõ ràng và thuận tiện trong trình bày, trong quá trình ban hành và áp dụng quy định nghỉ phép, Công ty có thể sử dụng một số từ viết tắt.

Các từ viết tắt được sử dụng trong văn bản này (nếu có) sẽ được hiểu như sau:

• Công ty: Công ty áp dụng quy định nghỉ phép

• CBNV: Cán bộ nhân viên

• NLĐ: Người lao động

• NSDLĐ: Người sử dụng lao động

• HR: Bộ phận Nhân sự

• BHXH: Bảo hiểm xã hội

Trường hợp phát sinh từ viết tắt mới, bộ phận Nhân sự có trách nhiệm giải thích rõ ràng để đảm bảo việc hiểu và áp dụng thống nhất trong toàn Công ty.

4. Các hình thức nghỉ phép

Có nhiều hình thức nghỉ phép khác nhau như nghỉ hàng năm, nghỉ thai sản, nghỉ ốm…

4.1. Nghỉ phép hàng năm

4.1.1. Quyền lợi

Người lao động làm việc đủ 12 tháng liên tục tại Công ty được hưởng nghỉ phép năm hưởng nguyên lương theo quy định của pháp luật lao động và chính sách nội bộ của Công ty.

Số ngày nghỉ phép năm được xác định căn cứ vào:

• Thời gian làm việc (thâm niên) của người lao động tại Công ty

• Tính chất và điều kiện lao động của từng vị trí công việc

Cụ thể:

• 12 ngày/năm đối với công việc trong điều kiện bình thường

• 14 ngày/năm đối với công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm

• 16 ngày/năm đối với công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm
  (Theo danh mục do pháp luật lao động quy định)

Trường hợp người lao động chưa làm việc đủ 12 tháng trong năm, số ngày nghỉ phép năm được tính theo tỷ lệ tương ứng với số tháng làm việc thực tế.

Ngoài ra, cứ mỗi 05 (năm) năm làm việc liên tục tại Công ty, người lao động được cộng thêm 01 (một) ngày nghỉ phép năm vào tổng số ngày nghỉ phép theo quy định.

• Tham khảo Mẫu đơn xin nghỉ phép năm mới nhất trong doanh nghiệp.

4.1.2. Quyền lợi & Thủ tục

Trong thời gian nghỉ phép năm hợp lệ, người lao động được hưởng các quyền lợi sau:

• Hưởng nguyên lương theo hợp đồng lao động

• Được tính là thời gian làm việc để xét các quyền lợi khác (nếu có)

• Được cộng dồn ngày nghỉ phép chưa sử dụng theo quy định của Công ty

• Được thanh toán tiền lương cho những ngày phép chưa sử dụng trong trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động hoặc theo quy định nội bộ

Việc thanh toán tiền nghỉ phép chưa sử dụng được thực hiện theo mức lương ghi trong hợp đồng lao động tại thời điểm thanh toán, trừ trường hợp có quy định khác của pháp luật.

Thời gian báo trước tối thiểu:

• Ít nhất 01–03 ngày làm việc đối với nghỉ phép năm thông thường

• Trường hợp nghỉ phép đột xuất phải thông báo sớm nhất có thể và được sự chấp thuận của cấp quản lý có thẩm quyền

4.2. Nghỉ ốm

Người lao động không thể có mặt tại nơi làm việc do lý do sức khỏe phải thông báo và đăng ký nghỉ ốm với quản lý trực tiếp và Phòng Nhân sự.

Trong trường hợp ốm đau hoặc tai nạn phát sinh đột xuất, người lao động có trách nhiệm:

• Thông báo ngay lập tức hoặc nhờ người khác thông báo

• Cho quản lý trực tiếp hoặc Trưởng bộ phận

• Chậm nhất trước 09:00 sáng của ngày nghỉ

Người lao động nghỉ ốm hoặc nghỉ chăm sóc con ốm được hưởng chế độ trợ cấp từ Quỹ Bảo hiểm xã hội theo quy định hiện hành. Công ty không chi trả tiền lương cho thời gian nghỉ ốm và nghỉ chăm sóc con ốm, trừ trường hợp có quy định khác trong chính sách nội bộ.

Nghỉ chăm sóc con ốm

Người lao động được nghỉ chăm sóc con bị ốm theo quy định sau:

• Tối đa 20 ngày làm việc/năm đối với con dưới 03 tuổi

• Tối đa 15 ngày làm việc/năm đối với con từ đủ 03 tuổi đến dưới 07 tuổi

Hồ sơ và thủ tục xác nhận

Trong vòng 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày trở lại làm việc, người lao động phải nộp giấy chứng nhận y tế hợp pháp cho Phòng Nhân sự để làm thủ tục thanh toán chế độ bảo hiểm xã hội.

Giấy chứng nhận y tế hợp pháp là giấy do cơ sở y tế đủ điều kiện theo quy định pháp luật cấp và được cơ quan Bảo hiểm xã hội chấp nhận.

4.3. Nghỉ việc riêng

Người lao động được nghỉ việc riêng và vẫn hưởng nguyên lương trong các trường hợp sau:

• Người lao động kết hôn: 03 (ba) ngày làm việc

• Con của người lao động kết hôn: 01 (một) ngày làm việc

• Bố đẻ, mẹ đẻ, bố vợ, mẹ vợ, bố chồng, mẹ chồng, vợ/chồng hoặc con của người lao động qua đời: 03 (ba) ngày làm việc

• Anh, chị hoặc em ruột của người lao động qua đời: 01 (một) ngày làm việc

Người lao động có trách nhiệm thông báo và đăng ký nghỉ việc riêng theo đúng quy trình xin nghỉ phép của Công ty.

4.4. Nghỉ thai sản

4.4.1. Quyền lợi

Người lao động nữ được nghỉ thai sản 06 (sáu) tháng và hưởng chế độ thai sản do Quỹ Bảo hiểm xã hội chi trả theo quy định của pháp luật.

Người lao động nữ có thể bắt đầu nghỉ trước hoặc sau khi sinh căn cứ theo tình trạng sức khỏe, khuyến nghị của cơ sở y tế và quy định pháp luật hiện hành.

Lao động nữ đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi được:

• Giảm 01 (một) giờ làm việc mỗi ngày

• Vẫn hưởng nguyên lương

Người lao động nữ có thể thỏa thuận với Công ty về cách sử dụng 01 giờ nghỉ này, bao gồm:

• Đi làm muộn hơn

• Nghỉ trưa dài hơn

• Tan làm sớm hơn

Trong trường hợp được sự chấp thuận trước của Trưởng bộ phận, người lao động nữ có thể tích lũy 01 giờ nghỉ/ngày để quy đổi thành thời gian nghỉ bổ sung sau khi kết thúc 06 tháng thai sản tiêu chuẩn (“Thời gian nghỉ phép tương đương”).

Lưu ý:

• Nếu áp dụng phương án nghỉ phép tương đương, người lao động nữ sẽ không tiếp tục được hưởng chế độ giảm 01 giờ làm việc/ngày sau khi quay trở lại làm việc.

• Phòng Nhân sự chịu trách nhiệm tính toán và xác nhận thời gian nghỉ phép tương đương dựa trên lịch làm việc của Công ty.

4.4.2. Thủ tục

Người lao động nữ phải thông báo kế hoạch nghỉ thai sản cho:

• Quản lý trực tiếp

• Trưởng bộ phận

• Phòng Nhân sự

Thời điểm thông báo càng sớm càng tốt, nhưng không muộn hơn 02 (hai) tháng trước ngày dự kiến bắt đầu nghỉ thai sản.

Người lao động trong thời gian thai sản được nghỉ 06 tháng theo quy định.

Nhằm hỗ trợ người lao động, Công ty sẽ:

• Tạm ứng tiền chế độ thai sản cho người lao động nữ

• Sau đó thực hiện thủ tục hoàn trả từ Quỹ Bảo hiểm xã hội

Khoản tiền tạm ứng sẽ được chuyển vào tài khoản người lao động sau khi Phòng Nhân sự nhận được giấy chứng sinh.

Trong vòng 30 ngày kể từ ngày nộp giấy chứng sinh, người lao động phải nộp bản sao công chứng giấy khai sinh cho Phòng Nhân sự để hoàn tất thủ tục hoàn trả. Việc không thực hiện đúng thời hạn có thể dẫn đến khấu trừ khoản tạm ứng theo quy định.

4.5. Nghỉ không lương

Công ty không khuyến khích nghỉ không hưởng lương. Trong các trường hợp khẩn cấp, người lao động được yêu cầu ưu tiên sử dụng hết số ngày nghỉ phép năm còn lại trước khi đề nghị nghỉ không hưởng lương.

Nghỉ không hưởng lương chỉ được xem xét khi:

• Người lao động đã sử dụng hết ngày nghỉ phép năm

• Có lý do chính đáng

• Được phê duyệt trước bằng văn bản

Thẩm quyền phê duyệt:

• Trưởng bộ phận: đối với nghỉ không hưởng lương tối đa 03 ngày

• Trưởng bộ phận + Trưởng phòng Nhân sự + Giám đốc điều hành: đối với nghỉ không hưởng lương từ 04 ngày trở lên

5. Ghi chú nghỉ phép

• Mỗi nhân viên sẽ được cung cấp mẫu đơn ghi chú nghỉ phép để sử dụng trong năm. Đơn ghi chú nghỉ phép sẽ được sử dụng để ghi chép, đề xuất và mục đích phê duyệt đối với tất cả các hình thức nghỉ phép.
• Căn cứ trên ghi chú nghỉ phép, người lao động có thể kiểm tra số ngày nghỉ phép còn lại. Từ đó chủ động lên kế hoạch nghỉ phép. Trong khi đó, lãnh đạo có thể theo dõi và phê duyệt đơn xin nghỉ phép.
• Người lao động muốn xin nghỉ phép cần hoàn thành các thông tin yêu cầu trong ghi chú nghỉ phép. Khi nhận được sự đồng ý thì nộp lại bản sao ghi chú nghỉ phép cho bộ phận Nhân sự.

Xem thêm bài viết tại:
Mẫu nội quy lao động trong doanh nghiệp (tải miễn phí)
Mẫu chính sách thời giờ làm việc (tải miễn phí)