Mẫu quy định nghỉ phép trong doanh nghiệp

Mẫu quy định nghỉ phép trong doanh nghiệp là đơn từ cần thiết, được nhân viên sử dụng thường xuyên để cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

Quy định nghỉ phép không chỉ đơn thuần là những nội quy, chính sách đưa ra nhằm quản lý hoạt động nghỉ phép, mà còn giúp nhân viên giải quyết công việc cá nhân. Về cơ bản, một quy định nghỉ phép trong công ty sẽ gồm những nội dung sau:

1. Mục đích của mẫu quy định nghỉ phép

Chính sách này phác thảo, làm rõ các hình thức nghỉ phép được áp dụng trong công ty và cung cấp nguyên tắc chỉ đạo cho hoạt động quản lý nghỉ phép của cán bộ nhân viên.

2. Phạm vi của quy định nghỉ phép

Chính sách này áp dụng với toàn bộ cán bộ nhân viên của Công ty. Tất cả nhân viên được yêu cầu xác nhận đã hiểu và đồng ý tuân theo các quy định mà công ty

3. Các từ viết tắt (nếu có) trong mẫu quy định nghỉ phép

Để giảm độ dài cho đơn từ thì nhiều mẫu quy định nghỉ phép được phép dùng các từ viết tắt.

4. Các hình thức nghỉ phép

Có nhiều hình thức nghỉ phép khác nhau như nghỉ hàng năm, nghỉ thai sản, nghỉ ốm…

4.1. Nghỉ phép hàng năm

4.1.1. Quyền lợi

• Chu kỳ nghỉ phép hàng năm bắt đầu từ tháng Một và kết thúc vào tháng Mười Hai theo dương lịch.
• Bắt đầu mỗi chu kỳ, người lao động được hưởng 16 ngày nghỉ phép (tương ứng với kỳ làm việc 12 tháng). Tỷ lệ được thể hiện trong bảng sau:

* Nhân viên mới có thể đề xuất viết mẫu quy định nghỉ phép sau khi hoàn thành kỳ tập sự, thử việc.

• Cứ 5 năm làm việc liên tục trong Công ty, người lao động được hưởng thêm 1 ngày nghỉ phép hàng năm.

• Tham khảo Mẫu đơn xin nghỉ phép năm mới nhất trong doanh nghiệp.

4.1.2. Thủ tục

Để đảm bảo thời gian nghỉ phép hàng năm được sử dụng hiệu quả, giúp nhân viên cân bằng giữa công việc và cuộc sống, người lao động phải lập kế hoạch và duyệt lại ít nhất 70% ngày nghỉ phép của mình với người quản lý trực tiếp trước ngày 15 tháng 1 mỗi chu kỳ.

Nhân viên mới được yêu cầu thực hiện công việc tương tự trong vòng 1 tuần kể từ khi kết thúc kỳ tập sự thành công. Nhân viên thời vụ phải lập kế hoạch và duyệt lại ít nhất 70% ngày nghỉ phép với người quản lý trực tiếp trong vòng 1 tuần sau khi hoành thành quy trình onboarding.

Tất cả người lao động cần thông báo trước cho người quản lý trực tiếp và bộ phận Nhân sự trước khi bắt đầu nghỉ phép:

• • Dưới 2 ngày: Thông báo trước tối thiểu 1 ngày làm việc
  • Từ 2 – 5 ngày: Thông báo trước tối thiểu 5 ngày làm việc
  • Trên 5 ngày: Thông báo trước tối thiểu 10 ngày làm việc

4.2. Nghỉ ốm

Người lao động không thể có mặt ở nơi làm việc do vấn đề sức khỏe sẽ phải nộp đơn xin nghỉ ốm cho người quản lý và phòng Nhân sự. Trong trường hợp bị ốm hoặc bị tai nạn không lường trước được, người lao động phải ngay lập tức thông báo hoặc nhờ người khác thông báo cho người quản lý trực tiếp hoặc trưởng phòng ban của người lao động về nghỉ của mình trước 9 giờ sáng cùng ngày.

Người lao động được nghỉ ốm và nghỉ chăm sóc con bị ốm được Quỹ Bảo hiểm Xã hội chi trả theo các quy định liên quan đến trợ cấp và yêu cầu chi trả của Quỹ Bảo hiểm Xã hội. Công ty không có nghĩa vụ thanh toán tiền lương cho thời gian nghỉ phép nêu trên theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Người lao động được nghỉ phép chăm sóc con bị ốm theo quy định sau:

• • Tổng số 20 ngày làm việc một năm nếu con nhỏ hơn 3 tuổi; hoặc
  • Tổng số 15 ngày làm việc mỗi năm nếu con từ 3 đến 7 tuổi.

Trong vòng 3 ngày kể từ khi người lao động trở lại làm việc, người lao động phải ngay lập tức trình giấy chứng nhận y tế hợp pháp cho phòng Nhân sự & Quản lý Thay đổi kiểm tra để thanh toán bảo hiểm xã hội. Giấy chứng nhận y tế hợp pháp là giấy chứng nhận y tế có xác nhận bởi các bệnh viện hoặc cơ sở y tế hợp pháp và được thừa nhận bởi tổ chức bảo hiểm xã hội.

4.3. Nghỉ việc riêng

Trong những trường hợp sau, người lao động được nghỉ việc riêng mà vẫn hưởng nguyên lương:

• Người lao động kết hôn: 3 ngày làm việc
• Con của người lao động kết hôn: 1 ngày làm việc
• Bố đẻ, mẹ đẻ, bố vợ, mẹ vợ, bố chồng, mẹ chồng, vợ/chồng hoặc con cái của người lao động chết: 3 ngày làm việc
• Anh, chị hoặc em của người lao động chết: 1 ngày làm việc

4.4. Nghỉ thai sản

4.4.1. Quyền lợi

• Người lao động nữ được nghỉ thai sản 6 tháng và nhận tiền nghỉ thai sản từ bảo hiểm xã hội theo quy định của Quỹ Bảo hiểm Xã hội. Người lao động nữ có thể bắt đầu nghỉ trước hoặc sau khi sinh theo khuyến cáo của bác sĩ và theo quy định của luật pháp.
• Lao động nữ đang nuôi con nhỏ dưới 12 tháng tuổi được giảm bớt 1 giờ làm việc hàng ngày mà vẫn hưởng nguyên lương. Trong trường hợp này, người lao động nữ có thể thỏa thuận với Công ty về 1 giờ nghỉ. Tức là bắt đầu làm việc muộn, thời gian nghỉ trưa hoặc nghỉ sớm. Ngoài ra, sau khi nhận được sự đồng ý trước của Trưởng phòng ban, lao động nữ có thể chọn phương án tích lũy 1 giờ nghỉ và thêm khoảng thời gian tương đương vào lúc kết thúc kỳ nghỉ thai sản 6 tháng tiêu chuẩn (“Thời gian nghỉ phép tương đương”). Phương án này cho phép người lao động có kỳ nghỉ thai sản lâu hơn. Tuy nhiên người lao động nữ sẽ không được hưởng chính sách giảm bớt 1 giờ làm việc hàng ngày sau khi quay trở lại làm việc. Bộ phận Nhân sự sẽ tính toán cụ thể “Thời gian nghỉ phép tương đương” cho mỗi nữ lao động, dựa trên lịch làm việc của Công ty.

4.4.2. Thủ tục

• Người lao động nữ phải thông báo nghỉ thai sản phải được gửi cho người quản lý trực tiếp, trưởng phòng ban và phòng Nhân sự & Quản lý Thay đổi càng sớm càng tốt song không được muộn hơn 2 tháng trước khi bắt đầu nghỉ thai sản.

• Nhằm mục đích hỗ trợ nhân viên trong thời gian vắng mặt, Công ty sẽ thanh toán trước tiền nghỉ thai sản cho người lao động và nhận hoàn trả từ quỹ bảo hiểm xã hội. Tiền thanh toán trước sẽ được gửi vào tài khoản người lao động nữ bởi phòng Nhân sự & Quản lý Thay đổi sau khi nhận được giấy chứng sinh. Trong vòng 30 ngày kể từ khi gửi giấy chứng sinh, bản công chứng giấy khai sinh phải được nộp lại cho bộ phận Nhân sự để hoàn thành quy trình hoàn trả. Việc không hoàn thành có thể dẫn đến vấn đề khấu trừ tiền lương người lao động trong tương lai.

4.5. Nghỉ không hưởng lương

Việc nghỉ không hưởng lương không được khuyến khích bởi công ty. Trong trường hợp khẩn cấp, người lao động được yêu cầu sử dụng các ngày nghỉ phép được hưởng hàng năm của mình trước. Nghỉ không hưởng lương cá nhân chỉ có thể được xem xét sau khi người lao động đã sử dụng hết các ngày nghỉ phép được hưởng hàng năm. Người lao động cần có giấy xác nhận từ trước của:

• Trưởng phòng ban đối với trường hợp nghỉ không hưởng lương 3 ngày.
• Trưởng phòng ban, Trưởng phòng Nhân sự và Giám đốc điều hành đối với trường hợp nghỉ không hưởng lương trên 4 ngày.

5. Ghi chú nghỉ phép

• Mỗi nhân viên sẽ được cung cấp mẫu đơn ghi chú nghỉ phép để sử dụng trong năm. Đơn ghi chú nghỉ phép sẽ được sử dụng để ghi chép, đề xuất và mục đích phê duyệt đối với tất cả các hình thức nghỉ phép.
• Căn cứ trên ghi chú nghỉ phép, người lao động có thể kiểm tra số ngày nghỉ phép còn lại. Từ đó chủ động lên kế hoạch nghỉ phép. Trong khi đó, lãnh đạo có thể theo dõi và phê duyệt đơn xin nghỉ phép.
• Người lao động muốn xin nghỉ phép cần hoàn thành các thông tin yêu cầu trong ghi chú nghỉ phép. Khi nhận được sự đồng ý thì nộp lại bản sao ghi chú nghỉ phép cho bộ phận Nhân sự.

Xem thêm bài viết tại:
Mẫu nội quy lao động trong doanh nghiệp (tải miễn phí)
Mẫu chính sách thời giờ làm việc (tải miễn phí)