Việc chấm dứt hợp đồng lao động (HĐLĐ) là một trong những nghiệp vụ quan trọng nhất trong quản trị nhân sự. Một quyết định được ban hành không đúng quy định có thể dẫn đến tranh chấp lao động, khiếu nại hoặc doanh nghiệp phải bồi thường cho người lao động. Bài viết dưới đây cung cấp toàn bộ kiến thức cần biết về quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, bao gồm: định nghĩa, căn cứ pháp lý, các trường hợp chấm dứt theo Bộ luật Lao động 2019, quy trình chuẩn, quyền lợi người lao động, mẫu văn bản và giải đáp câu hỏi thường gặp.

1. Mẫu Quyết Định Chấm Dứt Hợp Đồng Lao Động Là Gì?

1.1. Định nghĩa

Mẫu quyết định chấm dứt hợp đồng lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành để xác nhận việc kết thúc quan hệ lao động với người lao động theo đúng căn cứ pháp lý. Đây là văn bản hành chính có giá trị pháp lý quan trọng, làm căn cứ để:

• Người lao động thực hiện thủ tục nhận trợ cấp thất nghiệp, lĩnh BHXH một lần, hoặc chốt sổ BHXH.
• Doanh nghiệp thực hiện trách nhiệm thanh toán các khoản liên quan, quyết toán lương và bàn giao công việc.

1.2. Vai trò và mục đích

• Khẳng định việc chấm dứt HĐLĐ là hợp pháp, đúng quy định.
• Giúp hạn chế tranh chấp giữa người lao động và doanh nghiệp.
• Là căn cứ để xác định quyền và nghĩa vụ còn lại của các bên, bao gồm tiền lương, trợ cấp thôi việc/mất việc, bảo hiểm, bàn giao tài sản.
• Là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ xin trợ cấp thất nghiệp.

1.3. Phân biệt với các văn bản khác

2. Các Trường Hợp Chấm Dứt Hợp Đồng Lao Động Theo Quy Định Pháp Luật Mới Nhất 2026

Theo Bộ luật Lao động 2019 (hiệu lực 01/01/2021) Bộ luật Lao động 2019 nêu rõ các trường hợp chấm dứt HĐLĐ, quyền đơn phương và điều kiện áp dụng. Doanh nghiệp cần nắm rõ để tránh các trường hợp “sa thải trái luật”.

2.1. Chấm dứt HĐLĐ theo thỏa thuận

• Hai bên thống nhất chấm dứt quan hệ lao động
• Cần lập văn bản thỏa thuận hoặc email xác nhận.
• Quyền lợi: người lao động được thanh toán đầy đủ lương, phép năm, trợ cấp thôi việc (nếu đủ điều kiện).
  

2.2. Chấm dứt HĐLĐ do hết hạn hợp đồng

• Khi hợp đồng xác định thời hạn hết hiệu lực, doanh nghiệp phải thông báo trước ít nhất 15 ngày.
• Nếu NLĐ tiếp tục làm việc thì chuyển sang hợp đồng không xác định thời hạn, trừ trường hợp đặc biệt.
  

2.3. Chấm dứt HĐLĐ theo quyết định của người sử dụng lao động

Các trường hợp bao gồm:

Người lao động không hoàn thành công việc

• Phải có quy chế đánh giá rõ ràng.
• Quy trình đánh giá phải minh bạch, có thông báo và biên bản họp.
  

Do thay đổi cơ cấu, công nghệ, lý do kinh tế

• Ví dụ: cắt giảm lao động do tự động hóa, chuyển mô hình kinh doanh, giảm đơn hàng.
• Phải có phương án sử dụng lao động và thanh toán trợ cấp mất việc.
  

Do sáp nhập, hợp nhất, chia, tách doanh nghiệp

• Người lao động có thể được bố trí công việc mới; nếu không phù hợp, doanh nghiệp được phép chấm dứt.
  

Khi người lao động bị xử lý kỷ luật sa thải

Áp dụng khi:

• Trộm cắp, tham ô, đánh bạc, sử dụng ma túy tại nơi làm việc
• Cố ý gây thiệt hại nghiêm trọng
• Tự ý bỏ việc 5 ngày/tháng hoặc 20 ngày/năm
  

Do ốm đau, tai nạn không thể hồi phục

• Người lao động điều trị 12 tháng (HĐ không thời hạn) hoặc 6 tháng (HĐ xác định thời hạn) mà chưa hồi phục → doanh nghiệp có quyền chấm dứt.
• Nhưng phải thông báo trước và thanh toán trợ cấp thôi việc.
  

Các trường hợp đặc biệt khác

• Hết giấy phép lao động đối với lao động nước ngoài
• NLĐ bị kết án tù mà không hưởng án treo
• NLĐ bị trục xuất theo quyết định của cơ quan nhà nước
  

2.4. Chấm dứt HĐLĐ theo yêu cầu của người lao động 

Trường hợp được nghỉ không cần báo trước

• Bị ngược đãi, quấy rối tình dục
• Không được trả lương đúng hạn
• Vị trí, điều kiện làm việc không đúng như thỏa thuận
• Bị ép buộc làm việc trái pháp luật
  

Trường hợp phải báo trước

2.5. Các lý do chấm dứt khác

• Người lao động chết, mất tích, mất năng lực hành vi dân sự
• Người sử dụng lao động (cá nhân) chết, mất tích
• Công ty giải thể, phá sản hoặc chấm dứt hoạt động

3. Mẫu Quyết Định Chấm Dứt Hợp Đồng Lao Động Phổ Biến Nhất (Kèm File Tải Về)

• Tải Mẫu chấm dứt HĐLĐ chung TẠI ĐÂY
• Tải Mẫu chấm dứt HĐLĐ do hết hạn TẠI ĐÂY
• Mẫu chấm dứt HĐLĐ theo thỏa thuận TẠI ĐÂY
• Mẫu đơn phương chấm dứt HĐLĐ từ phía doanh nghiệp TẠI ĐÂY
• Mẫu chấm dứt HĐLĐ do sa thải TẠI ĐÂY
• Mẫu chấm dứt HĐLĐ trong thời gian thử việc TẠI ĐÂY

4. Hướng Dẫn Soạn Thảo Mẫu Quyết Định Chấm Dứt Hợp Đồng Lao Động Chuẩn Pháp Lý

Việc soạn thảo Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động (HĐLĐ) đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định pháp luật và quy trình nội bộ nhằm hạn chế tối đa rủi ro tranh chấp. Một văn bản được soạn thảo chuẩn mực không chỉ giúp doanh nghiệp chứng minh tính hợp pháp của việc chấm dứt mà còn là cơ sở quan trọng giúp người lao động thực hiện quyền lợi sau nghỉ việc (như hưởng trợ cấp thất nghiệp, nhận lại sổ BHXH). Dưới đây là hướng dẫn đầy đủ để doanh nghiệp soạn thảo đúng quy định.

4.1. Các Căn Cứ Pháp Lý Cần Có Trong Quyết Định

Khi ban hành quyết định chấm dứt HĐLĐ, doanh nghiệp phải trích dẫn đầy đủ các căn cứ pháp lý liên quan. Điều này không chỉ thể hiện tính minh bạch mà còn là nền tảng giúp đảm bảo quyết định có hiệu lực.

Bộ luật Lao động 2019

Đây là “xương sống” điều chỉnh toàn bộ hoạt động lao động tại Việt Nam. Tất cả lý do chấm dứt, quyền đơn phương, thời hạn báo trước, và các chế độ liên quan đều dựa vào các điều khoản trong Bộ luật này.

Nội quy lao động & Thỏa ước lao động tập thể

Nội quy lao động quy định rõ trách nhiệm, nghĩa vụ của người lao động. Nếu chấm dứt liên quan đến kỷ luật, vi phạm nội quy, doanh nghiệp cần viện dẫn nội dung cụ thể trong văn bản này.
Thỏa ước lao động tập thể có thể bổ sung quyền lợi vượt mức luật định → cũng cần được xem xét khi ban hành quyết định.

Hợp đồng lao động và phụ lục hợp đồng

Hợp đồng giúp xác định loại hợp đồng (xác định thời hạn, không xác định thời hạn…), từ đó áp dụng chính xác quy định về thời hạn báo trước và quyền lợi khi chấm dứt.

Biên bản họp, biên bản vi phạm (nếu có kỷ luật)

Nếu NLĐ bị chấm dứt do sa thải hoặc không hoàn thành công việc, biên bản họp là chứng cứ bắt buộc chứng minh doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình.

Đơn xin nghỉ việc hoặc thỏa thuận chấm dứt

Khi NLĐ chủ động nghỉ việc hoặc hai bên đồng thuận chấm dứt, doanh nghiệp phải lưu lại văn bản này và trích dẫn trong quyết định.

4.2. Lưu Ý Quan Trọng Khi Soạn Thảo Quyết Định Chấm Dứt HĐLĐ

Một quyết định được soạn thảo chuẩn pháp lý không chỉ đầy đủ nội dung theo mẫu mà còn phải đảm bảo tính chính xác, rõ ràng và minh bạch.

Thông tin phải chính xác tuyệt đối

Họ tên, thông tin cá nhân, chức danh, thời gian công tác và số BHXH phải trùng khớp với hồ sơ. Một thông tin sai lệch có thể khiến quyết định bị vô hiệu hoặc ảnh hưởng đến việc hưởng chế độ của người lao động.

Lý do chấm dứt phải rõ ràng, cụ thể và đúng luật

Doanh nghiệp cần tránh các lý do mang tính cảm tính hoặc thiếu căn cứ. Ví dụ, “không phù hợp với công ty” không phải là lý do hợp lệ. Thay vào đó, phải viện dẫn đúng điều khoản của Bộ luật Lao động.

Xác định đúng ngày chấm dứt hợp đồng

Ngày chấm dứt ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi NLĐ (tiền lương, phép năm, đóng BHXH). Doanh nghiệp cần xác định đúng để tránh tranh chấp hoặc bị yêu cầu bồi thường.

Liệt kê rõ quyền lợi và nghĩa vụ còn lại

Quyết định cần nêu cụ thể:

• Các khoản sẽ thanh toán (lương, phép năm, trợ cấp)
• Trách nhiệm bàn giao công việc, tài sản
• Trách nhiệm chốt sổ và trả sổ BHXH
  

Việc thể hiện rõ giúp hai bên tránh hiểu nhầm và thực hiện đúng nghĩa vụ.

4.3. Thẩm Quyền Ký Và Hiệu Lực Của Quyết Định

Ai có quyền ký quyết định?

• Giám đốc/Tổng giám đốc
• Người đại diện pháp luật
• Người được ủy quyền hợp pháp theo văn bản ủy quyền
  

Doanh nghiệp cần đảm bảo người ký có thẩm quyền, nếu không quyết định có thể bị xem là không hợp lệ.

Điều kiện để quyết định có hiệu lực

• Phải có chữ ký của người có thẩm quyền
• Phải đóng dấu công ty (trừ trường hợp sử dụng chữ ký số theo quy định)
• Nội dung rõ ràng, đầy đủ và đúng thể thức văn bản hành chính
  

5. Quy Trình Chấm Dứt Hợp Đồng Lao Động Hợp Pháp & Tránh Tranh Chấp

Một quy trình chuẩn giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý, đảm bảo quyền lợi hai bên và tránh bị NLĐ khiếu kiện.

Giai đoạn 1: Trước Khi Ra Quyết Định

Ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng mọi tài liệu, bằng chứng và đảm bảo thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thông báo.

• Thu thập tài liệu và chứng cứ

Bao gồm: hợp đồng, biên bản vi phạm, email trao đổi, đơn xin nghỉ, kết luận y khoa,… nhằm chứng minh tính hợp pháp của việc chấm dứt.

• Thực hiện quy trình kỷ luật

Đối với sa thải hoặc vi phạm nghiêm trọng, doanh nghiệp phải tổ chức họp kỷ luật theo đúng quy định. Mọi sai sót đều có thể khiến quyết định bị tuyên vô hiệu.

• Thông báo trước cho người lao động

Tùy loại hợp đồng, thời hạn báo trước có thể là 45, 30 hoặc 03 ngày. Việc thông báo cần thực hiện bằng văn bản, có lưu bằng chứng (email/bưu điện).

Giai đoạn 2: Ra Quyết Định Chấm Dứt

• Soạn thảo và ký quyết định

Quyết định phải đúng mẫu, đúng thể thức và đầy đủ căn cứ pháp lý.
Sau khi ký, doanh nghiệp cần đóng dấu và ban hành chính thức.

• Gửi quyết định cho người lao động

1. Trực tiếp
2. Qua email
3. Qua Zalo/Viber
4. Qua bưu điện bảo đảm
   

Điều quan trọng là phải có bằng chứng đã gửi để tránh tranh chấp sau này.

Giai đoạn 3: Sau Khi Chấm Dứt

• Thanh toán đầy đủ các khoản cho NLĐ

Trong thời hạn 14 ngày (tối đa 30 ngày với các trường hợp đặc biệt), doanh nghiệp phải thanh toán:

1. Lương
   
2. Phép năm chưa nghỉ
   
3. Trợ cấp thôi việc/mất việc
   
4. Các khoản khấu trừ hoặc bồi thường
   

• Trả sổ BHXH và xác nhận quá trình đóng

Đây là nghĩa vụ bắt buộc. Việc trả sổ chậm có thể khiến doanh nghiệp bị phạt và gây thiệt hại cho NLĐ.

• Tiến hành bàn giao công việc và tài sản

Người lao động phải bàn giao hồ sơ, thiết bị, tài sản được giao (như laptop, điện thoại, thẻ ra vào…).
Doanh nghiệp cần yêu cầu biên bản bàn giao để xác nhận tình trạng tài sản.

6. Quyền Lợi & Nghĩa Vụ Của Người Lao Động Khi Chấm Dứt HĐLĐ

Việc hiểu rõ quyền và nghĩa vụ giúp NLĐ đảm bảo quyền lợi hợp pháp đồng thời tuân thủ nghĩa vụ với doanh nghiệp.

6.1. Quyền lợi người lao động được hưởng

Tiền lương và phụ cấp

Người lao động được trả đủ lương đến ngày làm việc cuối cùng, bao gồm các khoản phụ cấp và làm thêm giờ.

Tiền phép năm chưa nghỉ

Theo quy định, người lao động được thanh toán bằng tiền cho số ngày phép chưa sử dụng.

Trợ cấp thôi việc

• Áp dụng khi NLĐ làm việc từ 12 tháng trở lên
• Mỗi năm được 1/2 tháng tiền lương
  

Trợ cấp mất việc làm

Trường hợp doanh nghiệp thay đổi cơ cấu, lý do kinh tế,…

• Mỗi năm được 1 tháng lương
• Tối thiểu 2 tháng lương
  

Trợ cấp thất nghiệp & BHXH một lần

Người lao động có quyền nộp hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp trong vòng 3 tháng từ ngày nghỉ việc hoặc xin hưởng BHXH một lần theo quy định.

6.2. Nghĩa vụ của người lao động

• Bàn giao tài liệu, dữ liệu, tài sản công ty
  
• Hoàn trả các khoản tạm ứng hoặc công nợ còn lại
  
• Thực hiện đúng thời gian bàn giao theo yêu cầu của doanh nghiệp

7. Những Sai Lầm Thường Gặp Khi Chấm Dứt Hợp Đồng Lao Động

Chấm dứt hợp đồng lao động là một quy trình dễ phát sinh rủi ro pháp lý nếu doanh nghiệp không thực hiện đúng quy định. Dưới đây là những sai lầm phổ biến nhất mà nhiều doanh nghiệp gặp phải, cùng hậu quả đi kèm.

7.1. Không tuân thủ thời hạn báo trước theo luật

Doanh nghiệp hoặc người lao động không thực hiện báo trước theo đúng thời hạn (45 – 30 – 3 ngày tùy loại hợp đồng) là lỗi thường gặp nhất.

• Vi phạm khiến doanh nghiệp có thể bị xem là đơn phương chấm dứt trái pháp luật.
• Đối với NLĐ, họ có thể phải bồi thường nửa tháng tiền lương hoặc chi phí đào tạo.
  

7.2. Áp dụng lý do chấm dứt không đúng quy định

Nhiều doanh nghiệp dùng lý do “không phù hợp công việc”, “tự ý chấm dứt”, “mâu thuẫn nội bộ”… nhưng đây không phải là lý do hợp pháp theo BLLĐ 2019.

• Nếu lý do không dựa trên điều khoản luật định → quyết định có thể bị tuyên vô hiệu.
• Doanh nghiệp phải nhận NLĐ trở lại làm việc, trả lương, đóng BHXH cho thời gian không làm việc.
  

7.3. Không lập hồ sơ, biên bản đầy đủ trước khi chấm dứt

Trong các trường hợp sa thải, không hoàn thành công việc hoặc vi phạm kỷ luật, doanh nghiệp bắt buộc phải có:

• Biên bản họp kỷ luật
• Biên bản vi phạm
• Tài liệu đánh giá công việc
• Thông báo họp đúng quy trình
  

Thiếu bất kỳ bước nào → quyết định bị xem là không hợp lệ.

7.4. Không chi trả đầy đủ các khoản quyền lợi cho người lao động

Doanh nghiệp thường quên hoặc chi sai các khoản sau:

• Lương những ngày đã làm việc
• Tiền phép năm còn lại
• Trợ cấp thôi việc / trợ cấp mất việc
• Các khoản phụ cấp còn nợ
• Khoản bồi thường (nếu doanh nghiệp đơn phương trái luật)
  

Chi trả không đầy đủ → NLĐ có quyền kiện, yêu cầu thanh toán và bồi thường.

7.5. Không trả sổ BHXH và giấy tờ liên quan đúng thời hạn

Theo luật, doanh nghiệp phải trả sổ BHXH và xác nhận quá trình đóng cho NLĐ ngay sau khi chấm dứt hợp đồng.

• Nếu chậm trễ, NLĐ không thể hưởng trợ cấp thất nghiệp → doanh nghiệp phải bồi thường.
• Doanh nghiệp có thể bị xử phạt theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
  

7.6. Hậu quả pháp lý khi chấm dứt sai quy định

Nếu doanh nghiệp đơn phương chấm dứt trái pháp luật, hậu quả có thể rất nghiêm trọng:

• Bị buộc nhận NLĐ trở lại làm việc.
• Trả tiền lương và đóng BHXH cho thời gian NLĐ không làm việc.
• Bồi thường ít nhất 2 tháng tiền lương theo hợp đồng.
• Trả lại khoản NLĐ đã nộp (nếu có).
• Có thể bị xử phạt hành chính từ 20 – 75 triệu đồng tùy mức độ.
  

Sai sót trong quy trình chấm dứt HĐLĐ không chỉ gây thiệt hại tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp.

8. Hỏi & Đáp (FAQ)

Người lao động có cần ký vào quyết định chấm dứt không?

Không.
Pháp luật không yêu cầu người lao động phải ký vào quyết định.

Tuy nhiên, doanh nghiệp nên gửi cho người lao động và có bằng chứng đã gửi, để tránh tranh chấp về việc NLĐ không biết hoặc không nhận quyết định.

Nếu người lao động không nhận quyết định thì xử lý thế nào?

Doanh nghiệp vẫn ban hành quyết định bình thường. Sau đó thực hiện:

• Gửi qua email
• Gửi qua bưu điện bảo đảm
• Ghi nhận bằng biên bản giao – nhận
  

Miễn là có bằng chứng doanh nghiệp đã gửi → quyết định vẫn có hiệu lực.

Chấm dứt trong thời gian thử việc có cần quyết định không?

Pháp luật không bắt buộc phải ra quyết định chấm dứt HĐLĐ trong thời gian thử việc.
Tuy nhiên, nên có thông báo hoặc quyết định bằng văn bản để:

• Lưu vào hồ sơ nhân sự
• Tránh tranh chấp về thời gian thử việc
• Dễ dàng giải trình khi có kiểm tra lao động
  

Nếu người lao động không bàn giao công việc thì doanh nghiệp nên làm gì?

Trong trường hợp người lao động cố tình không bàn giao:

• Doanh nghiệp lập biên bản không bàn giao, có nhân chứng.
• Gửi văn bản yêu cầu người lao động bàn giao.
• Nếu người lao động vẫn không hợp tác → doanh nghiệp có quyền xử lý theo nội quy hoặc báo cáo cơ quan chức năng nếu gây thiệt hại.
  

Việc có đủ biên bản sẽ giúp doanh nghiệp bảo vệ mình khi xảy ra tranh chấp.

Người lao động không đến nhận tiền và sổ BHXH sau khi nghỉ việc thì sao?

Doanh nghiệp cần:

• Lập biên bản “Người lao động không đến nhận hồ sơ và tiền”
• Gửi thông báo nhắc nhở bằng email hoặc bưu điện
• Lưu giữ sổ BHXH và tiền lương cho đến khi NLĐ đến nhận
  

Doanh nghiệp không được phép giữ sổ BHXH quá thời hạn nếu không có lý do chính đáng và phải chứng minh đã thông báo cho người lao động.