Mẫu tờ trình xin bổ sung nhân sự & hướng dẫn viết

Việc thiếu hụt nhân sự trong doanh nghiệp là điều không thể tránh khỏi, đặc biệt trong giai đoạn mở rộng quy mô hoặc thay đổi chiến lược hoạt động. Để được phê duyệt bổ sung nhân lực kịp thời, các phòng ban cần trình bày rõ ràng lý do, nhu cầu và đề xuất thông qua một tờ trình xin bổ sung nhân sự.

Trong bài viết này, bạn sẽ được cung cấp mẫu tờ trình chuẩn, đúng quy cách hành chính và dễ dàng chỉnh sửa theo tình huống cụ thể. Bên cạnh đó là hướng dẫn chi tiết cách viết, những nội dung cần có trong tờ trình, cùng các lưu ý giúp tăng khả năng được phê duyệt nhanh chóng.

I. Tờ trình xin bổ sung nhân sự là gì? Khi nào cần viết

Mẫu tờ trình xin bổ sung nhân sự là văn bản nội bộ dùng để đề xuất Ban Giám đốc phê duyệt nhu cầu tuyển thêm nhân sự cho phòng ban. Tờ trình cần thể hiện rõ lý do bổ sung, vị trí cần tuyển, thời gian đề xuất và yêu cầu về năng lực.

Tờ trình bổ sung nhân sự cần trình bày rõ ràng, chi tiết các nội dung: Vị trí tuyển dụng, số lượng nhân sự, kinh nghiệm làm việc, mức lương dự kiến, thời gian cần người, loại hình làm việc (Bán thời gian / Toàn thời gian), thời hạn hợp đồng (Thời vụ / Xác định thời hạn / Không xác định thời hạn),….

Việc bổ sung nhân sự phù hợp giúp cho kế hoạch nhân sự của doanh nghiệp được đảm bảo thực hiện tốt. Điều này giúp tổ chức luôn duy trì được nguồn lực để đáp ứng các mục tiêu phát triển.

II. Cần lưu ý những gì khi soạn tờ trình bổ sung nhân sự trong doanh nghiệp

Trước khi soạn tờ trình xin nhân sự, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau:

1. Khi nào không nêm làm tờ trình xin tuyển thêm nhân sự?

Việc bổ sung người sai thời điểm hoặc tuyển dụng vì một số lý do sai lầm có thể dẫn đến những hậu quả:

• Chọn sai người cho vị trí của doanh nghiệp.
• Lãng phí thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp để đào tạo nhân sự.
• Lãng phí thời gian và công sức của người lao động.

Bạn không nên xin bổ sung nhân sự khi:

• Khối lượng công việc tăng theo mùa. Hãy xem xét việc thuê nhân viên thời vụ, bổ sung tạm thời hoặc theo thời điểm.
• Dự án có dấu hiệu bất thường, có những khâu phát sinh so với các thường lệ.
• Thành viên trong nhóm bị bệnh, đi nghỉ mát,…
• Nhân viên phàn nàn về khối lượng công việc của họ. Bạn cần kiểm tra tình hình quản lý thời gian của nhân viên trước khi duyệt đề xuất tuyển dụng.

Xem thêm: Mẫu quy trình tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp

2. Khi nào nên làm tờ trình xin tuyển dụng nhân sự

Đối với những trường hợp sau, nhà quản lý nên xem xét duyệt đề xuất bổ sung nhân sự:

• Làm tờ trình xin bổ sung nhân sự khi công việc thường xuyên quá tải

Tình trạng overtime (OT) có thường xuyên xảy ra trong công ty bạn không? Nhân viên của bạn có cân bằng được giữa cuộc sống và công việc, năng suất và sức tập trung có giảm sút không? OT là một tình trạng phổ biến tại nhiều doanh nghiệp và là điều không thể tránh khỏi khi công ty có những dự án đột xuất, nhu cầu kinh doanh tăng đột biến trong một thời gian ngắn,… Tuy nhiên, việc OT với tần suất quá gần và quá dài thì rất có khả năng công việc bạn giao cho nhân viên có khối lượng quá nặng hoặc vượt quá năng lực xử lý của nhân viên.

• Công ty thường xuyên phải thuê nguồn lực bên ngoài

Bạn đã sử dụng nhiều lao động tạm thời, nhà thầu phụ, hoặc cộng tác viên tự do? Nếu bạn thường xuyên thuê nguồn lực bên ngoài cho công việc thường kỳ, thì có lẽ đã đến lúc bạn nên xem xét tìm kiếm một nhân viên toàn thời gian cho vị trí này.

Để tờ trình đề nghị tuyển dụng nhân sự được thông qua dễ dàng bạn cần làm rõ các lý do:

• Nếu thuê các nhà thầu phụ và công tác viên tự do, bạn có thể không phát sinh chi phí nào khi bạn không cần đến họ.
• Nguồn lực bên ngoài thường tốn chi phí hơn so với nhân viên dài hạn. Và họ thường không biết về tình hình của tổ chức.
• Phân tích các chi phí ẩn cũng như các chi phí nhìn thấy giúp bạn quyết định tốt nhất ở góc độ tài chính.
• Nhà quản lý không còn thời gian cho công việc chính. Tuyển dụng nhân viên đảm nhiệm các công việc trợ giúp để giải phóng một thời gian cho nhà quản lý, giúp họ tập trung vào nhiệm vụ mang lại lợi nhuận nhiều hơn và chiến lược.

Hãy xác định lý do tại sao bạn hoặc nhóm của bạn cần thêm trợ giúp cũng như những lợi ích mà nhân sự mới sẽ mang lại. Đối với người đề xuất, bạn phải hết sức rõ ràng về vấn đề này trong tờ trình khi trình duyệt.

III. Nội dung cơ bản của một tờ trình xin bổ sung nhân sự

1. Tiêu đề: Tờ trình xin bổ sung nhân sự cho [phòng ban]
2. Người lập: Thường là trưởng bộ phận, có thể là quản lý trực tiếp hoặc team leader
3. Người phên duyệt: Thường là Ban Giám Đốc hoặc Giám Đốc Nhân sự
4. Lý do đề xuất: Ghi rõ ngôn ngữ hành chính, có số liệu nếu có (VD: “Khối Kinh doanh A hiện chỉ có 5 nhân viên, trong khi trung bình ngành yêu cầu tối thiểu 8”)
5. Số lượng đề xuất: Rõ ràng theo chức danh, vị trí
6. Yêu cầu chênh môn: Bằng cấp, kinh nghiệm, kỹ năng cần thiết
7. Thời gian cần tuyển: Ghi rõ tháng, quy hoạch dự kiến onboarding
8. Đề xuất phối hợp: Giao nhiệm vụ cho phòng HCNS hoặc tuyển dụng

IV. Cách viết tờ trình xin bổ sung nhân sự đúng chuẩn?

Mẫu tờ trình xin bổ sung nhân sự doanh nghiệp được quy định trong điều lệ công ty. Do đó thể thức của mẫu tờ trình này khá đơn giản bao gồm:

1. Phần thể thức:

Phần Quốc Ngữ, Quốc Hiệu đặt trên cùng bên phải của mẫu tờ trình

Phần tên: Đặt tên theo chữ in hoa  “TỜ TRÌNH”, tiếp theo đó là nội dung(v.v xin bổ sung nhân sự, tuyển dụng nhân sự,…)

2. Phần nội dung tờ trình:

Phần nội dung tờ trình bổ sung nhân sự không thể thiếu các phần sau:

• Phần kín gửi: Các bộ phận và người chịu trách nhiệm xét duyệt tờ trình. Ví dụ: Ban giám đốc, trưởng phòng,…
• Lý do: Nêu lý do cần phải xin bổ sung nhân sự. Lý do cần phải chi tiết, rõ ràng và phải căn cứ vào tình hình thực tế.
• Lập bảng đề xuất tuyển dụng gồm: Số lượng, vị trí, tóm tắt công việc, mô tả yêu cầu về kỹ năng nhân sự

3. Phần kết đơn

Ở phần này có chữ ký xác nhận của các trưởng bộ phận có liên quan đến việc xét duyệt. Sau đó bạn gửi tờ trình đến các bộ phận để xin đầy đủ chữ ký và đóng dấu để tờ trình có hiệu lực.

V. Mẫu tờ trình xin bổ sung nhân sự đang được dùng phổ biến

[TÊN CÔNG TY]                                          CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số:                                                                  Hà Nội, ngày ….. tháng ….. năm …..

Kính gửi: – Giám đốc [Tên Công ty]
– Phòng Nhân sự & Quản lý thay đổi [Tên Công ty]

– Căn cứ theo nhu cầu phát sinh của công việc
– Căn cứ theo quy trình tuyển dụng của Công ty.
Phòng / Ban / Đơn vị [Tên Phòng / Ban / Đơn vị] đề nghị được bổ sung thêm nhân sự vào các vị trí sau:

Mong Giám đốc và phòng Nhân sự & Quản lý thay đổi xét duyệt trong thời gian sớm nhất.

Giám đốc           Phòng Nhân sự                Phụ trách                  Người đề xuất
(Duyệt)         (Xác nhận nhu cầu)            (Người đề xuất)                 (Ký rõ họ tên)

> Tải miễn phí mẫu tờ trình xin bổ sung nhân sự file world TẠI ĐÂY

VI. Quy trình xử lý sau khi gửi tờ trình

1. Trình duyệt → Ban lãnh đạo phản hồi
2. Phòng HCNS xác nhận nhu cầu, ngân sách
3. Lên kế hoạch tuyển dụng chi tiết
4. Phối hợp với trưởng bộ phận về JD, kênh tuyển
5. Triển khai tuyển dụng, onboarding

VII. Số hoá tự động hóa quy trình tuyển dụng nhân sự với phần mềm 1Office

Phần mềm quản trị nhân sự 1Office cho phép:

• Tạo tờ trình online, có quy trình duyệt tự động
• Kết nối trực tiếp với module tuyển dụng và đánh giá nhân sự
• Quản lý tiến trình onboarding sau khi tuyển

Viết tờ trình xin bổ sung nhân sự không chỉ đơn thuần là một thủ tục, mà còn là bước đầu trong chuỗi quy trình tuyển dụng chặt chẽ. Khi được tự động hóa với công cụ như 1Office, toàn bộ quy trình trở nên minh bạch, nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn.

Nếu chúng ta muốn rút ngắn thời gian tạo lập tờ trình xin bổ sung nhân sự, giúp nhà quản lý dễ dàng duyệt tờ trình Online thì đừng bỏ qua tính năng quản lý tuyển dụng của 1Office. Phần mềm này cho phép bộ phận HR tạo mới đề xuất tuyển nhân sự theo Form có sẵn trên hệ thống. Mặt khác, nhân viên của bạn ngay lập tức nhận được thông báo duyệt đơn – không duyệt đơn của mình. Hơn 5000 doanh nghiệp đã ứng dụng thành công phần mềm 1Office trong quản lý nhân sự, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Hãy liên hệ với chúng tôi để được các chuyên gia tư vấn tận tình.

Liên hệ với chúng tôi:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube:  https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA