Cách soạn tờ trình xin bổ sung nhân sự đúng quy chuẩn + Mẫu tham khảo

Mẫu tờ trình xin bổ sung nhân sự rất cần thiết cho các phòng ban có nhu cầu tìm kiếm ứng viên tiềm năng. Vậy làm thế nào để lập được một mẫu đề xuất tuyển dụng nhân sự có khả năng được xét duyệt cao nhất? Cùng 1Office tìm hiểu cách soạn tờ trình tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp chuẩn nhất.

1. Tờ trình xin bổ sung nhân sự là gì?

Tờ trình xin bổ sung nhân sự là văn bản hành chính được sử dụng trong doanh nghiệp khi một phòng ban hoặc bộ phận phát sinh nhu cầu nhân sự cho các vị trí đã có hoặc các vị trí mới trong doanh nghiệp. Lý do bổ sung nhân sự có thể đến từ nhu cầu mở rộng quy mô kinh doanh, cần thêm vị trí công việc mới hoặc khỏa lấp khoảng trống do nhân sự cũ để lại.

Tờ trình bổ sung nhân sự cần trình bày rõ ràng, chi tiết các nội dung: Vị trí tuyển dụng, số lượng nhân sự, kinh nghiệm làm việc, mức lương dự kiến, thời gian cần người, loại hình làm việc (Bán thời gian / Toàn thời gian), thời hạn hợp đồng (Thời vụ / Xác định thời hạn / Không xác định thời hạn),….

Việc bổ sung nhân sự phù hợp giúp cho kế hoạch nhân sự của doanh nghiệp được đảm bảo thực hiện tốt. Điều này giúp tổ chức luôn duy trì được nguồn lực để đáp ứng các mục tiêu phát triển.

2. Cần lưu ý những gì khi soạn tờ trình bổ sung nhân sự trong doanh nghiệp

Trước khi soạn tờ trình xin nhân sự, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau:

2.1. Khi nào không nêm làm tờ trình xin tuyển thêm nhân sự?

Việc bổ sung người sai thời điểm hoặc tuyển dụng vì một số lý do sai lầm có thể dẫn đến những hậu quả:

• Chọn sai người cho vị trí của doanh nghiệp.
• Lãng phí thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp để đào tạo nhân sự.
• Lãng phí thời gian và công sức của người lao động.

Bạn không nên xin bổ sung nhân sự khi:

• Khối lượng công việc tăng theo mùa. Hãy xem xét việc thuê nhân viên thời vụ, bổ sung tạm thời hoặc theo thời điểm.
• Dự án có dấu hiệu bất thường, có những khâu phát sinh so với các thường lệ.
• Thành viên trong nhóm bị bệnh, đi nghỉ mát,…
• Nhân viên phàn nàn về khối lượng công việc của họ. Bạn cần kiểm tra tình hình quản lý thời gian của nhân viên trước khi duyệt đề xuất tuyển dụng.

Xem thêm: Mẫu quy trình tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp

2.2. Khi nào nên làm tờ trình xin tuyển dụng nhân sự

Đối với những trường hợp sau, nhà quản lý nên xem xét duyệt đề xuất bổ sung nhân sự:

• Làm tờ trình xin bổ sung nhân sự khi công việc thường xuyên quá tải

Tình trạng overtime (OT) có thường xuyên xảy ra trong công ty bạn không? Nhân viên của bạn có cân bằng được giữa cuộc sống và công việc, năng suất và sức tập trung có giảm sút không? OT là một tình trạng phổ biến tại nhiều doanh nghiệp và là điều không thể tránh khỏi khi công ty có những dự án đột xuất, nhu cầu kinh doanh tăng đột biến trong một thời gian ngắn,… Tuy nhiên, việc OT với tần suất quá gần và quá dài thì rất có khả năng công việc bạn giao cho nhân viên có khối lượng quá nặng hoặc vượt quá năng lực xử lý của nhân viên.

• Công ty thường xuyên phải thuê nguồn lực bên ngoài

Bạn đã sử dụng nhiều lao động tạm thời, nhà thầu phụ, hoặc cộng tác viên tự do? Nếu bạn thường xuyên thuê nguồn lực bên ngoài cho công việc thường kỳ, thì có lẽ đã đến lúc bạn nên xem xét tìm kiếm một nhân viên toàn thời gian cho vị trí này.

Để tờ trình đề nghị tuyển dụng nhân sự được thông qua dễ dàng bạn cần làm rõ các lý do:

• Nếu thuê các nhà thầu phụ và công tác viên tự do, bạn có thể không phát sinh chi phí nào khi bạn không cần đến họ.
• Nguồn lực bên ngoài thường tốn chi phí hơn so với nhân viên dài hạn. Và họ thường không biết về tình hình của tổ chức.
• Phân tích các chi phí ẩn cũng như các chi phí nhìn thấy giúp bạn quyết định tốt nhất ở góc độ tài chính.
• Nhà quản lý không còn thời gian cho công việc chính. Tuyển dụng nhân viên đảm nhiệm các công việc trợ giúp để giải phóng một thời gian cho nhà quản lý, giúp họ tập trung vào nhiệm vụ mang lại lợi nhuận nhiều hơn và chiến lược.

Hãy xác định lý do tại sao bạn hoặc nhóm của bạn cần thêm trợ giúp cũng như những lợi ích mà nhân sự mới sẽ mang lại. Đối với người đề xuất, bạn phải hết sức rõ ràng về vấn đề này trong tờ trình khi trình duyệt.

3. Hướng dẫn soạn tờ trình bổ sung nhân sự trong doanh nghiệp theo đúng quy chuẩn

Mẫu tờ trình xin bổ sung nhân sự doanh nghiệp được quy định trong điều lệ công ty. Do đó thể thức của mẫu tờ trình này khá đơn giản bao gồm:

1. Phần thể thức:

Phần Quốc Ngữ, Quốc Hiệu đặt trên cùng bên phải của mẫu tờ trình

Phần tên: Đặt tên theo chữ in hoa  “TỜ TRÌNH”, tiếp theo đó là nội dung(v.v xin bổ sung nhân sự, tuyển dụng nhân sự,…)

2. Phần nội dung tờ trình:

Phần nội dung tờ trình bổ sung nhân sự không thể thiếu các phần sau:

Phần kín gửi: Các bộ phận và người chịu trách nhiệm xét duyệt tờ trình. Ví dụ: Ban giám đốc, trưởng phòng,…

Lý do: Nêu lý do cần phải xin bổ sung nhân sự. Lý do cần phải chi tiết, rõ ràng và phải căn cứ vào tình hình thực tế.

Lập bảng đề xuất tuyển dụng gồm: Số lượng, vị trí, tóm tắt công việc, mô tả yêu cầu về kỹ năng nhân sự

3. Phần kết đơn

Ở phần này có chữ ký xác nhận của các trưởng bộ phận có liên quan đến việc xét duyệt. Sau đó bạn gửi tờ trình đến các bộ phận để xin đầy đủ chữ ký và đóng dấu để tờ trình có hiệu lực.

2. TẢI Mẫu tờ trình xin bổ sung nhân sự trong doanh nghiệp mới nhất 2022

[TÊN CÔNG TY]                                          CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
                                                                              Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số:                                                                  Hà Nội, ngày ….. tháng ….. năm …..

Kính gửi: – Giám đốc [Tên Công ty]
                – Phòng Nhân sự & Quản lý thay đổi [Tên Công ty]

– Căn cứ theo nhu cầu phát sinh của công việc
– Căn cứ theo quy trình tuyển dụng của Công ty.
Phòng / Ban / Đơn vị [Tên Phòng / Ban / Đơn vị] đề nghị được bổ sung thêm nhân sự vào các vị trí sau:

Mong Giám đốc và phòng Nhân sự & Quản lý thay đổi xét duyệt trong thời gian sớm nhất.

Giám đốc           Phòng Nhân sự                Phụ trách                  Người đề xuất
  (Duyệt)         (Xác nhận nhu cầu)            (Người đề xuất)                 (Ký rõ họ tên)

>> Tải miễn phí mẫu tờ trình xin bổ sung nhân sự file world TẠI ĐÂY

4. Lưu ý khi soạn tờ trình tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp

Trước khi soạn thảo tờ trình về việc bổ sung nhân sự mới mang lại hiệu quả cao, người lập đơn phải lưu ý những vấn đề sau.

• Thứ nhất: cần cân nhắc đến việc tuyển người vào thời điểm thích hợp. Vì nếu như tuyển dụng sai thời điểm không những gây lãng phí mà còn tốn nguồn lực của doanh nghiệp.
• Thứ 2: Cần cân nhắc khối lượng công việc của từng bộ phận để trình yêu cầu tuyển dụng nhân sự thời vụ hoặc chính thức. Thông thường, khi khối lượng công việc quá tải, nhu cầu của thị trường gia tăng, năng suất nhân sự giảm sút thì các bộ phận sẽ lập tờ trình đề suất tuyển dụng nhân sự.
• Thứ 3: Khi soạn thảo tờ trình tuyển thêm nhân sự, người lập đơn cần phải chú trọng đến ngôn ngữ văn phong. Cụ thể, tờ trình cần phải tuân theo mẫu tờ trình xin bổ sung thêm nhân sự: có phần thể thức – phần nội dung – phần kết đơn, ngoài ra ngôn ngữ phải lịch sự, cụ thể có tính khả thi.

Nếu chúng ta muốn rút ngắn thời gian tạo lập tờ trình xin bổ sung nhân sự, giúp nhà quản lý dễ dàng duyệt tờ trình Online thì đừng bỏ qua tính năng quản lý tuyển dụng của 1Office. Phần mềm này cho phép bộ phận HR tạo mới đề xuất tuyển nhân sự theo Form có sẵn trên hệ thống. Mặt khác, nhân viên của bạn ngay lập tức nhận được thông báo duyệt đơn – không duyệt đơn của mình. Hơn 5000 doanh nghiệp đã ứng dụng thành công phần mềm 1Office trong quản lý nhân sự, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Hãy liên hệ với chúng tôi để được các chuyên gia tư vấn tận tình.

Liên hệ với chúng tôi:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube:  https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA