Middle manager là gì? Chiến lược phát triển năng lực đội ngũ quản lý cấp trung

Quản lý cấp trung là vị trí đóng vai trò quan trọng trong bộ máy tổ chức. Xây dựng đội ngũ quản lý cấp trung lớn mạnh chính là tiền đề để phát triển một doanh nghiệp bền vững. Vậy middle manager là gì? Một nhà quản lý cấp trung cần có những năng lực gì? Làm thế nào để nâng cao năng lực cho các nhà quản lý cấp trung? Cùng 1Office tìm hiểu trong bài viết sau.

I. Middle manager là gì?

Middle manager – Quản lý cấp trung là các nhà quản trị thuộc cấp bậc trung gian trong bộ máy cơ cấu tổ chức. Họ hoạt động dưới sự điều hành của ban lãnh đạo và các nhà quản lý cấp cao, đồng thời chịu trách nhiệm dẫn dắt các nhà quản lý cấp thấp và nhân viên thừa hành. Các nhà quản lý cấp trung thường phụ trách một văn phòng, chi nhánh hoặc một bộ phận phòng ban cụ thể.

Các vị trí được coi là Middle manager bao gồm:

• Giám đốc chi nhánh, Giám đốc khu vực
• Cửa hàng trưởng
• Quản lý bộ phận, Trưởng phòng, Tổ trưởng
• Giám đốc phân xưởng

II. Chân dung của nhà quản lý cấp trung trong doanh nghiệp

1. Vai trò của quản lý cấp trung

Hỗ trợ quản lý cấp cao

​​Quản lý cấp trung là cánh tay phải đắc lực của lãnh đạo cấp cao trong việc truyền đạt tầm nhìn, sứ mệnh và thực hiện chiến lược kinh doanh cũng như vận hành hệ thống quản lý. Bởi vậy, họ có trách nhiệm hỗ trợ cấp trên trong việc triển khai các chiến lược hoạt động và truyền đạt chỉ thị xuống cho nhân viên cấp dưới.

Bên cạnh đó, quản lý cấp trung có nhiệm vụ báo cáo với quản lý cấp cao về tình hình hoạt động và kết quả công việc ở bộ phận mà họ phụ trách.

Quản lý nhân viên cấp dưới

Quản lý cấp trung là người trực tiếp dẫn dắt và quản lý hoạt động của đội ngũ nhân sự cấp dưới, bao gồm các quản lý cấp cơ sở và nhân viên. Trách nhiệm của họ là phân bổ công việc và hướng dẫn cho các nhân viên cấp dưới để họ thực hiện đúng nhiệm vụ được phân công và đạt được mục tiêu đề ra. Họ đóng vai trò là người lãnh đạo, đồng thời cũng là nhà cố vấn để hỗ trợ nhân viên thực hiện công việc một cách hiệu quả nhất.

Đồng thời, các nhà quản lý cấp trung cũng là người chịu trách nhiệm về hiệu suất làm việc cũng như các vấn đề liên quan đến nhân sự trong bộ phận của họ.

Cầu nối giữa nhân viên và ban lãnh đạo

Như đã đề cập ở trên, quản lý cấp trung là vị trí trung gian giữa lãnh đạo cấp cao và quản lý cấp thấp, họ có nhiệm vụ tiếp nhận tầm nhìn chiến lược từ phía lãnh đạo cấp cao và cụ thể hoá bằng kế hoạch và vận hành hệ thống quản lý nhằm đạt được mục tiêu.

Nghĩa vụ của những nhà lãnh đạo trung gian chính là thực hiện chỉ thị của nhóm quản lý cấp cao nhất và truyền đạt lại cho các nhà quản lý cấp cơ sở (First line managers) để giúp cho đội ngũ nhân viên có hiệu suất làm việc cao, đồng thời cũng ghi nhận trở ngại đối với mục tiêu ban đầu được đề ra.

Nếu quản lý cấp trung có sự giao tiếp tốt, lãnh đạo cấp cao có thể đưa ra những quyết định phù hợp với thực tiễn và tối đa hóa nguồn lực mà doanh nghiệp đang có (Nhân sự; Vốn và Công cụ dụng cụ).

2. Mô tả công việc của nhà quản lý cấp trung

Sau khi đã biết được vai trò của các middle manager là gì, cần phải xây dựng bản mô tả công việc của thể cho vị trí này để xác định rõ các nhiệm vụ, chức năng chính mà nhà quản lý cấp trung đảm nhiệm trong tổ chức. Vị trí quản lý cấp trung sẽ thực hiện những công việc chính sau:

• Lên quy trình và xây dựng kế hoạch sau khi nhận được chiến lược phát triển công ty từ phía quản lý cấp cao
• Giám sát hiệu suất của nhân viên thông qua báo cáo của quản lý cấp dưới
• Phân công công việc, phân chia làm việc theo nhóm
• Đảm bảo quy trình và nguyên tắc chung của doanh nghiệp
• Truyền cảm hứng và động viên nhân viên làm việc
• Giải quyết các vấn đề nội bộ phát sinh trong bộ phận
• Tổng hợp và đưa ra các ý tưởng để cải thiện năng suất làm việc của nhân viên
• Giám sát quy trình tuyển dụng và đào tạo nhân viên
• Tổng hợp kết quả và báo quả vấn đề tới quản lý cấp cao

3. Khung năng lực cần có của nhà quản lý cấp trung

Quản lý cấp trung là một vị trí không hề đơn giản bởi họ phải làm việc và kết nối với rất nhiều người trong tổ chức. Vậy những tố chất năng lực cần có của các middle manager là gì? Trên thực tế, một quản lý cấp trung cần trang bị vững chắc các kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ và kỹ năng quản lý để có thể thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.

Kỹ năng giao tiếp

Các nhà quản lý cấp trung đóng vai trò là cầu nối giữa nhân viên với các nhà lãnh đạo cấp cao. Bởi vậy, kỹ năng giao tiếp cần phải được ưu tiên hàng đầu. Giao tiếp hiệu quả sẽ giúp các nhà quản lý cấp trung truyền đạt chỉ thị của ban lãnh đạo xuống nhân viên các cấp một cách chính xác, rõ ràng.

Đồng thời, một nhà quản lý cấp trung giao tiếp giỏi là người có tài “ứng nhân xử thế”, biết dung hòa giữa lợi ích, mong muốn của nhân viên và ý chí của người đứng đầu. Kỹ năng giao tiếp đòi hỏi các middle manager cần có khả năng ứng xử tinh tế, linh hoạt trong mọi tình huống cũng như kỹ năng lắng nghe, thấu hiểu và đọc vị người khác.

Kỹ năng ra quyết định

Khả năng đưa ra quyết định là kỹ năng quan trọng nhằm thúc đẩy hiệu suất làm việc của một tổ chức. Đây là kỹ năng được xây dựng từ kinh nghiệm của nhà quản lý sau quá trình tìm hiểu, phân tích tình huống và cuối cùng là đưa ra quyết định cuối cùng. Quyết định của một nhà lãnh đạo đưa ra phải chính xác trong thời gian ngắn.

Đối với quản lý cấp trung luôn phải xử lý tình huống bất ngờ với mức độ tình huống khác nhau, nhưng không thể báo cáo tất cả các vấn đề mà họ đang gặp phải ngay tại thời điểm đó, việc đưa ra quyết định đúng đắn của nhà lãnh đạo sẽ giúp đội ngũ của họ giải quyết được vấn đề và hạn chế tối đa những sai lầm trong công việc.  Cùng với đó, người quản lý cấp trung sẽ luôn nhận được sự tín nhiệm của nhân viên cấp dưới và sự nể trọng của lãnh đạo cấp cao.

Khả năng động viên nhân viên

Xây dựng động lực cho nhân viên luôn là mục tiêu của nhà lãnh đạo nhằm giúp nhân viên có thêm sự nhiệt huyết và trách nhiệm trong công việc. Ngoài kỹ năng giao việc cho quản lý cấp thấp, việc lắng nghe những khó khăn của nhân viên và thỏa mãn nhu cầu của người lao động chính là chìa khoá để khơi nguồn động cơ cũng như xây dựng hệ thống một cách hiệu quả. Kỹ năng truyền động lực đòi hỏi chiếc lược như: Đối xử công bằng, truyền cảm hứng và ghi nhận, trao thưởng theo kết quả công việc.

Kỹ năng tổ chức công việc

Các nhà quản lý cấp trung là người nhận nhiệm vụ từ lãnh đạo cấp cao và phân bổ, điều phối nhân sự để đạt được các mục tiêu đề ra. Bởi vậy, họ cần phải có kỹ năng tổ chức công việc để có thể giao đúng việc cho đúng người và đảm bảo tiến độ thực hiện. Kỹ năng tổ chức công việc bao gồm khả năng lên kế hoạch, hoạch định nguồn lực, lập lịch biểu và giám sát tiến độ công việc.

Xem thêm: 7 kỹ năng quản lý quan trọng của nhà quản trị

4. KPI cho vị trí quản lý cấp trung

Một nhà quản lý cấp trung không chỉ thực hiện các công việc cá nhân mà còn chịu trách nhiệm về hiệu suất làm việc của cả bộ phận. Vậy KPI đặt ra cho các Middle manager là gì? Trên thực tế, chỉ số đánh giá năng lực của các middle manager sẽ được chia thành 2 loại:

KPI chỉ tiêu hoạt động cá nhân

• Năng lực điều hành
• Số phương án đề xuất được thông qua
• Số dự án triển khai thành công
• Mức độ hài lòng của nhân viên

KPI liên quan đến bộ phận phụ trách

• Tiến độ thực hiện công việc của bộ phận
• Các công việc được hoàn thành trong tháng
• Tổng doanh số bán/sản lượng tiêu thụ/sản phẩm được sản xuất trong tháng
• Tỷ lệ hoàn thành mục tiêu
• Các loại KPI theo đặc thù của bộ phận

III. Các chiến lược nâng cao năng lực cho đội ngũ quản lý cấp trung

Quản lý cấp trung được ví như “trái tim” của tổ chức bởi họ đóng vai trò đảm bảo cho luồng vận hành được trơn tru và giữ cho các thành viên luôn được kết nối. Bởi vậy, chất lượng của quản lý trung gian luôn được yêu cầu phải nâng cao, rèn luyện. Dưới đây là các chiến lược được vạch ra để nâng cao chất lượng của quản lý cấp trung:

Cung cấp các khóa đào tạo chuyên môn

Các khóa đào tạo chuyên môn là giải pháp hữu hiệu nhất để nâng cao năng lực của đội ngũ quản lý cấp trung. Doanh nghiệp có thể tự triển khai các buổi đào tạo nội bộ hoặc cử các quản lý cấp trung đi học ở bên ngoài để bồi dưỡng chuyên môn. Các khóa học này sẽ giúp các nhà quản trị rèn luyện các kỹ năng cần thiết liên quan đến nghiệp vụ quản lý như: Kỹ năng lập kế hoạch, Kỹ năng tạo động lực cho nhân viên, Kỹ năng huấn luyện và đào tạo nhân viên hiệu quả, Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định.

Để đảm bảo cho các khóa đào tạo middle manager phát huy tác dụng, người điều hành cần phải đặt ra những cam kết đầu ra cho các nhà quản lý, bao gồm việc nâng cao doanh số, cải thiện hiệu suất làm việc,…

Huấn luyện

Phương pháp huấn luyện là hình thức các nhà quản lý, lãnh đạo cấp cao trực tiếp đứng ra hướng dẫn, cố vấn nhằm phát triển năng lực và điều chỉnh hành vi cho các quản lý cấp trung. Các nhà quản lý cấp cao sẽ quan sát quá trình làm việc của quản lý cấp trung để đưa ra những nhận xét, góp ý phù hợp.

Tuy nhiên trên thực tế, không phải nhà lãnh đạo nào cũng đủ thời gian và khả năng để huấn luyện nghiệp vụ cho các quản lý cấp trung. Bởi vậy hiện nay nhiều doanh nghiệp có xu hướng thuê các chuyên gia bên ngoài để huấn luyện 1-1 cho cấp dưới của mình. Ngoài ra, người cố vấn cũng có thể đưa ra lời khuyên để các nhà quản lý cấp trung tự định hình phong cách lãnh đạo cho bản thân và áp dụng hợp lý trong các tình huống cụ thể.

Cung cấp các đãi ngộ đặc biệt

Ngoài việc đào tạo và bồi dưỡng năng lực chuyên môn cho các nhà quản lý cấp trung thì vấn đề quyền lợi và đãi ngộ cũng cần được đặc biệt chú ý. Các chế độ đãi ngộ chính là nguồn lực hỗ trợ và động viên các nhà quản lý cấp trung thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Để thúc đẩy năng lực quản lý cấp trung thì những quyền lợi mà họ được hưởng cũng phải có sự khác biệt so với các quản lý và nhân viên cấp dưới. Chẳng hạn như:

• Quyền được mua cổ phiếu doanh nghiệp với mức giá ưu đãi
• Thưởng tỷ lệ % lợi nhuận vượt chỉ tiêu
• Cơ hội thăng tiến lên các vị trí cấp cao và các vị trí chiến lược
• Cơ hội được tiếp xúc và xây dựng mối quan hệ với các đối tác lớn

Rèn luyện khả năng thực chiến

Năng lực của một nhà quản lý cấp trung không chỉ đến từ việc đào tạo, huấn luyện mà còn phải dựa vào khả năng thực chiến. Một nhà quản lý cấp trung chỉ trở thành trợ thủ đắc lực cho nhà lãnh đạo và là hình mẫu lý tưởng cho các nhân viên noi theo khi họ áp dụng được những kiến thức, kinh nghiệm tích lũy được vào thực tiễn để tạo ra những chuyển biến tích cực cho tổ chức.

Hãy thử thách các nhà quản lý cấp trung để họ phát huy tối đa năng lực của mình bằng cách giao cho họ những nhiệm vụ “khó nhằn” đòi hỏi kỹ năng tư duy và xử lý tình huống.

IV. Phát triển đội ngũ middle manager hiệu quả với 1Office HRM

Hiện nay, việc phát triển năng lực cho đội ngũ nhân viên nói chung và các nhà quản lý nói riêng là yếu tố được ưu tiên hàng đầu trong công tác quản trị nguồn nhân lực tại doanh nghiệp. Để làm được điều này, nhiều doanh nghiệp lựa chọn vận dụng công nghệ để giải quyết tối ưu bài toán quản lý nhân sự ở mọi cấp độ.

Với mong muốn tạo ra trải nghiệm làm việc tốt nhất cho cả nhân viên và các cấp quản lý, 1Office đã phát triển phân hệ HRM – giải pháp giúp doanh nghiệp gỡ rối trong bài toán quản trị nhân sự.

Phần mềm 1Office sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược phát triển nhân sự bài bản với những tính năng ưu việt như:

• Đánh giá thành tích minh bạch, công bằng thông qua bộ tiêu chí KPIs, OKRs
• Thiết lập lộ trình công danh bài bản, giúp nhân sự theo dõi được lộ trình thăng tiến của bản thân
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp thông qua mạng nội bộ – cầu nối giữa nhân viên với nhà quản lý
• Xây dựng kế hoạch đào tạo nội bộ hiệu quả, theo dõi được toàn bộ tiến trình đào tạo và nghiệm thu kết quả sau khi khóa đào tạo kết thúc

Bài viết trên đây của 1Office đã cung cấp cho độc giả cái nhìn tổng quan về middle manager là gì cũng như phương pháp để nâng cao năng lực cho đội ngũ middle manager. Để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm dùng thử phần mềm quản lý nhân sự số 1 thị trường, hãy liên hệ với chúng tôi theo thông tin bên dưới.

Nhận tư vấn miễn phí

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA

Từ khóa liên quan: middle manager là gì, quản lý cấp trung