Minh Kha: Quản lý 500 nhân sự và toàn bộ công việc trên nền tảng 1Office 

Là một doanh nghiệp lớn trong ngành sản xuất pallet gỗ/đóng thùng vận chuyển công nghiệp, Công ty CP đầu tư và phát triển Minh Kha phải quản lý trên 500 nhân sự cùng hàng trăm công việc. Chính vì thế, Minh Kha quyết định lựa chọn nền tảng số 1Office để quản trị doanh nghiệp được toàn diện và khoa học hơn. 

Giải quyết bài toán quản lý 500 nhân sự 

Được biết, Công ty CP đầu tư và phát triển Minh Kha hiện nay có 5 nhà máy sản xuất phân bổ trên cả nước và có quy mô trên 500 nhân sự. Chính vì thế, trong công tác quản lý của bộ phận HR (nhân sự) luôn gặp nhiều khó khăn. Đó là bài toán tính công – chấm lương và cách kết nối nhân sự từ các cơ sở khác nhau.

Theo đại diện của Minh Kha cho biết, trước kia giám đốc nhân sự mất rất nhiều thời gian khi tính công cho toàn bộ nhân viên. Bộ phận kế toán cũng gặp nhiều sai sót khi tính lương thủ công qua các file excel. Các khâu làm việc từ HR đến Kế toán gặp nhiều trở ngại khi không đồng nhất thông tin. Do đó, mỗi khi trả bảng lương cho nhân viên, bộ phận phụ trách luôn gặp phải tình huống là nhân viên khiếu nại và yêu cầu sửa đổi dữ liệu. 

Chính vì thế, Minh Kha đã quyết định dùng phần mềm 1Office để giải quyết bài toán chấm công – tính lương. Theo đó, 1Office cho phép công ty tích hợp dữ liệu từ máy chấm công đồng bộ lên bảng công của từng nhân viên. Những dữ liệu này sẽ được tự động tính toán để ra bảng lương cho từng nhân sự/vị trí phòng ban theo công thức đã thiết lập sẵn. Nhờ đó mà bộ phận HR và Kế toán có thể giảm được 50% khối lượng công việc hàng tháng. Họ không còn phải mất nhiều thời gian để lập hàng trăm file chấm công cá nhân, dò dữ liệu và tạo hàng trăm bảng lương khác nhau. 

Bên cạnh đó, Minh Kha cũng gặp nhiều khó khăn trong vấn đề quản lý nội bộ, xây dựng không gian kết nối giữa các nhân viên, bộ phận, phòng ban tại 5 chi nhánh khác nhau. Bài toán đặt ra là làm thế nào để kết nối toàn bộ nhân sự từ xa một cách dễ dàng? Vì thế, Minh Kha đã tận dụng triệt để tính năng Social của 1Office để tập trung xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp.

Trên trang mạng xã hội, lưu trữ đầy đủ thông tin về vị trí phòng ban, chức danh, thông tin liên hệ, hình ảnh,… của tất cả nhân sự của công ty. Bất kỳ ai từ lãnh đạo đến nhân sự đều có thể dễ dàng tìm kiếm các thông tin cơ bản của nhau. 

Thêm vào đó, những người trong một bộ phận, phòng ban có thể tạo nhóm công khai hoặc riêng tư. Nhờ đó mà các nhân sự có thể thường xuyên thông báo công việc, hoạt động đánh giá, thi đua,… trên tường của nhóm. Tại đây, tất cả mọi người có thể theo dõi và tương tác trực tiếp. Nhờ đó mà toàn bộ nhân viên tại 5 chi nhánh khác nhau cũng có thể kết nối trên không gian gian số chung.

Quản lý toàn bộ công việc trên nền tảng số 

Theo đại diện công ty cho biết, Minh Kha thường xuyên nhận được các đơn đặt hàng trên toàn quốc cho việc tư vấn, thiết kế, lắp đặt gỗ pallet. Cho nên có 2 bài toán quan trọng mà công ty cần chú trọng là quản lý khối lượng công việc và quản lý hàng hóa. Trước đó, Minh Kha đã dùng các phần mềm nước ngoài để quản lý công việc, tuy nhiên vẫn gặp phải tình trạng dữ liệu bị phân tán rời rạc, không đồng bộ. Cấp quản lý thường xuyên bị trôi mất thông tin công việc, khó theo sát được tiến độ của công việc ra sao. 

1Office đã giúp Minh Kha quản lý đồng bộ tất cả công việc trên một nền tảng chung. Tại đây, cấp quản lý hoặc nhân viên có thể tự tạo task công việc, tự phân công việc, ra hạn deadline cụ thể. Đặc biệt, toàn bộ dữ liệu liên quan đến khối lượng, tiến độ thực hiện, tình trạng công việc đều được cập nhật real – time trên báo cáo. Báo cáo này có thể theo dõi bằng màn hình Kanban hay Gantt Chart. 

Mỗi phòng ban trong công ty đều phải phụ trách nhiều công việc khác nhau như: công việc kho quỹ, quy trình mua vật tư, quản lý sản xuất,… Trong mỗi công việc này lại chưa nhiều đầu công việc con khác nhau. Chúng cũng có thể cần phải thiết lập một quy trình làm việc thống nhất. Mỗi một quy trình lại bao gồm nhiều giai đoạn, nhiều người phụ trách khác nhau. Chính vì thế, Minh Kha đã sử dụng tính năng quản lý Quy trình công việc trên phân hệ Workplace. 

Cụ thể, đối với các quy trình đã được quy định sẵn, ví dụ như quy trình đề nghị mua vật tư, công ty tiến hành số hóa lên hệ thống. Tức là, quy trình này bao gồm các bước: người tạo đề xuất mua, quản lý xác nhận hoặc không, sau là đến lãnh đạo phê duyệt. Mỗi người, mỗi việc, mỗi bước phê duyệt đều được vẽ lại và gắn đối tượng vào cùng một quy trình. Để từ đó, khi đến bước của ai là người đó có thể tiếp nhận thông báo và thực hiện bước của mình.

Đối với những công việc chưa có quy trình cụ thể, Minh Kha đã tận dụng những quy trình mẫu trên 1Office. Tại đây, cấp quản lý chỉ cần gắn thêm người phụ trách và đặt thời gian hoàn thành công việc. 

Như vậy, Minh Kha đã áp dụng 1Office vào quản trị tổng thể doanh nghiệp từ nghiệp vụ quản lý nhân sự đến quản lý toàn bộ công việc. Đây được coi là một trong những bước đi giúp Minh Kha đi nhanh hơn trên hành trình chuyển đổi số. Từ đó công ty tạo được nền tảng nội bộ vững chắc để phát triển mạnh mẽ trên thị trường hơn. 

Chuyển đổi số không chỉ chuyển đổi về công nghệ mà còn chuyển đổi về tư duy và cách thức vận hành doanh nghiệp. Sở hữu nền tảng số để quản trị doanh nghiệp toàn diện, liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline 083 483 8888. 

Giới thiệu Công ty cổ phần đầu tư và phát triển Minh Kha 

Với gần 20 năm thành lập và phát triển, Minh Kha đã trở thành một doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực sản xuất tất cả các loại pallet, đóng gói, trống gỗ tại Việt Nam. 

Minh Kha có 5 nhà máy tại các tỉnh: Bắc Ninh, Bắc Giang, Hà Tĩnh, Hải Dương, Vĩnh Phúc, Vũng Tàu. Đặc biệt, có 2 nhà máy ngoài lãnh thổ: Thái Lan và Hàn Quốc. 

Các sản phẩm của Minh Kha được xuất khẩu sang các nước như Hàn Quốc, Đài Loan, Nhật Bản, Úc, Mỹ,…