Mô Tả Công Việc Admin Chi Tiết Mà HR Cần Biết

Nhân viên admin, còn được gọi là quản trị viên, chịu trách nhiệm điều phối và quản lý các hoạt động hành chính và văn phòng trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Công việc của nhân viên admin có thể thay đổi tùy theo vị trí và yêu cầu cụ thể của từng tổ chức.Trong bài viết này, hãy cùng 1Office tìm hiểu và khám phá chi tiết về mô tả công việc admin dưới đây nhé.

1. Mẫu mô tả công việc admin gồm những nội dung gì?

1.1 Khái quát nhân viên admin là gì?

Nhân viên Admin, viết đầy đủ là Administrator, là người quản trị và điều hành các hoạt động trong một tổ chức hoặc môi trường online như mạng xã hội, trang web, hoặc diễn đàn. Trong một số trường hợp, trong lĩnh vực kinh doanh, có bộ phận Sale Admin, chuyên làm trợ lý cho các hoạt động kinh doanh.

Công việc của một Admin bao gồm việc theo dõi, quản lý và tổ chức các công việc. Đôi khi, Admin cũng có trách nhiệm quản lý hoạt động của một bộ phận hoặc tổ chức để đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả.

1.2. Các công việc cụ thể trong mô tả công việc admin

Công việc chính của một quản trị viên là duy trì và quản lý các hoạt động hàng ngày trong công ty. Tính chất cụ thể của công việc này có thể thay đổi tùy theo ngành nghề mà họ hoạt động, nhưng thường liên quan đến việc sắp xếp lịch trình, quản lý sổ sách kế toán, xây dựng môi trường giao tiếp hiệu quả giữa các phòng ban, và đảm bảo các chức năng cơ bản của nơi làm việc được duy trì. Một số vai trò khác của quản trị viên có thể bao gồm:

• Theo dõi tiến độ các dự án đang diễn ra và tạo ra các chỉ số hiệu suất có thể đo lường được.
• Phân tích chi phí và dự đoán nhu cầu nhân sự cho từng dự án của công ty.
• Xây dựng và duy trì cơ sở dữ liệu thông tin của khách hàng.
• Đảm bảo môi trường làm việc tuân thủ theo chính sách và quy định nội bộ của công ty.
• Xây dựng và duy trì mối quan hệ làm việc tốt với khách hàng.

1.3 Yêu cầu tối thiểu mà nhân viên Admin cần phải có

Có thể nói Admin là một trong những vị trí quan trọng và không thể thiếu trong công ty. Vậy, để ứng tuyển vào vị trí này, bạn cần đáp ứng các yêu cầu tối thiểu sau đây:

• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Marketing, Truyền thông hoặc ngành liên quan.
• Có kinh nghiệm đảm nhận vị trí Quản trị viên, Nhân viên lễ tân, Trợ lý giám đốc hoặc vai trò có liên quan 
• Quen thuộc với thiết bị văn phòng, bao gồm máy in và máy fax 
• Hiểu biết về chính sách văn phòng và các thủ tục 
• Thành thạo các công cụ quản lý văn phòng (đặc biệt là phần mềm MS Office)
• Thành thạo kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian
• Thành thạo kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và bằng lời
• Có tư duy giải quyết vấn đề và chú ý đến chi tiết

1.4 Quyền lợi được hưởng trong mẫu mô tả công việc Admin

• Được hưởng đầy đủ các chế độ theo quy định của pháp luật (BHYT, BHXH, BHTN) và các chế độ phúc lợi theo nội quy, quy chế của Công ty (tham quan, nghỉ mát, lương thưởng, nghỉ Tết lễ,…).
• Được hưởng đầy đủ các chế độ thăm hỏi sức khỏe cho bản thân và gia đình theo chính sách đãi ngộ của Công ty.
• Được làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, thân thiện. Có nhiều cơ hội thăng tiến, phát triển nghề nghiệp.
• Thu nhập từ [mức lương doanh nghiệp đề nghị].

1.5 Quy chế công ty

• Thời gian làm việc.
• Địa điểm làm việc.

1.6 Thông tin liên hệ

Tham khảo thông tin về Công ty tại:

• Website;
• Fanpage;

Một số kênh truyền thông các của doanh nghiệp (nếu có).

• Chi tiết liên hệ để ứng tuyển;
• Email Công ty;
• Số điện thoại và tên liên hệ của nhà tuyển dụng

2. Những vị trí công việc Admin phổ biến hiện nay

2.1 Admin văn phòng

Các công việc của Admin văn phòng rất đa dạng và liên quan chặt chẽ đến quản lý tài liệu công ty, soạn thảo hợp đồng, và duy trì môi trường làm việc hiệu quả cho cơ sở văn phòng. Công việc của họ thường xoay quanh việc thực hiện và duy trì các chính sách và quy tắc nội bộ của công ty.

Vị trí Quản trị viên – Admin văn phòng có trách nhiệm quản lý và điều phối mọi hoạt động hành chính trong doanh nghiệp, đảm bảo rằng các công việc diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả nhất. Cụ thể, công việc của một Quản trị viên văn phòng bao gồm:

• Lên lịch và sắp xếp những cuộc họp mặt  thực hiện những sự kiện quan trọng trong công ty.
• Lên kế hoạch và thực hiện đặt hàng về văn phòng phẩm và vật tư cần thiết cho các phòng ban, và tìm kiếm các đại lý văn phòng phẩm có giá tốt.
• Quản lý và duy trì cơ sở dữ liệu nội bộ của công ty, đảm bảo rằng thông tin quan trọng luôn sẵn sàng và dễ truy cập.
• Thực hiện báo cáo chi tiêu hàng tháng và gửi chúng đến quản lý để theo dõi tài chính của công ty.
• Lưu trữ và bảo quản hồ sơ cá nhân của nhân viên thông qua các văn bản và dữ liệu trên máy tính.
• Tiếp nhận và phân loại thư được gửi đến công ty để đảm bảo rằng thông tin quan trọng không bị bỏ lỡ.
• Duy trì và sắp xếp các hồ sơ liên quan đến khách hàng và đối tác của công ty, giúp dễ dàng tra cứu thông tin khi cần thiết.
• Lưu trữ và in tài liệu quan trọng của công ty, đặc biệt là khi có sự kiện hoặc cuộc họp quan trọng.
• Tiếp nhận và chuyển hướng cuộc gọi đến công ty để đảm bảo rằng thông tin và yêu cầu được truyền đạt một cách chính xác.
• Tổ chức và điều phối các hoạt động du lịch cho nhân viên và đối tác.
• Luôn cập nhật và đảm bảo rằng mọi nhân viên tuân thủ các chính sách và nội quy công ty.

2.2 Sales admin

Vị trí Sale Admin, (Business admin hay nhân viên hỗ trợ kinh doanh) đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ hoạt động bán hàng và thúc đẩy sự tăng trưởng doanh số tại một công ty. Sale Admin là người chịu trách nhiệm phối hợp với các bộ phận khác để đảm bảo hiệu suất bán hàng cao hơn.

Trong vai trò này, Sale Admin đóng vai trò quan trọng trong việc tăng doanh thu cho công ty. Nhiệm vụ của họ bao gồm tham gia vào các cuộc thảo luận và báo cáo về tình hình doanh số và kết quả kinh doanh của công ty. Sale Admin thường nhận chỉ đạo trực tiếp từ các trưởng bộ phận và giám đốc kinh doanh.

Các nhiệm vụ cụ thể của Sale Admin bao gồm:

• Quản lý và soạn thảo các văn bản hành chính liên quan đến hoạt động kinh doanh, chẳng hạn như việc tạo hợp đồng, báo giá, và thư chào hàng.
• Xử lý các công việc liên quan đến nhập hàng và quản lý hồ sơ của khách hàng.
• Theo dõi và giải quyết các phản hồi từ khách hàng trên các nền tảng truyền thông, bao gồm diễn đàn, trang web, mạng xã hội, v.v.
• Hỗ trợ các hoạt động bán hàng, chẳng hạn như thuyết phục khách hàng mua sản phẩm hoặc dịch vụ, tư vấn khách hàng về các sản phẩm hoặc dịch vụ mà công ty cung cấp, hoàn tất các thủ tục đăng ký, ký kết hợp đồng và xử lý thanh toán.

2.3 Admin Facebook

Admin Facebook là người hoặc một nhóm người đảm nhận vai trò quản trị các fanpage hoặc nhóm cộng đồng trên nền tảng mạng xã hội Facebook. Thường thì vị trí này thuộc phạm vi hoạt động của đội ngũ Social Media và Content Creator trong bộ phận Marketing.

Các nhiệm vụ cụ thể của Admin Facebook bao gồm:

• Chịu trách nhiệm quản lý và duy trì trang Facebook của doanh nghiệp hoặc tổ chức. Điều này bao gồm cập nhật thông tin, ảnh đại diện và bìa, và đảm bảo rằng nội dung trên trang luôn thú vị và thúc đẩy tương tác từ người dùng.
• Tạo và quản lý nội dung: Họ phải tạo ra nội dung chất lượng, bài viết, hình ảnh và video phù hợp với mục tiêu và đối tượng của trang Facebook. Họ cũng cần lên kế hoạch đăng bài và quản lý lịch trình đăng nội dung.
• Tương tác với người dùng: Admin Facebook phải tương tác với người dùng thông qua bình luận, tin nhắn, và phản hồi các câu hỏi hoặc phản ánh từ cộng đồng trực tuyến.
• Phân tích dữ liệu: Theo dõi và phân tích dữ liệu về hoạt động trang Facebook để đánh giá hiệu suất, tăng cường tương tác và cải thiện chiến lược truyền thông trên mạng xã hội.
• Quảng cáo trên Facebook: Quản trị viên có thể tham gia vào việc tạo và quản lý quảng cáo trên nền tảng Facebook để tối ưu hóa sự hiện diện của doanh nghiệp và tăng cường tiếp cận đối tượng mục tiêu.
• Thực hiện chiến lược truyền thông: Admin thường phải làm việc với nhóm truyền thông hoặc quảng cáo để đảm bảo rằng chiến lược truyền thông trên Facebook phù hợp với mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp.
• Theo dõi xu hướng và cập nhật: Họ cần nắm bắt và áp dụng các xu hướng mới trong quảng cáo và truyền thông trên mạng xã hội để duy trì tính hiện đại và hiệu quả của trang Facebook.

Ngoài ra, Admin Facebook cùng với đội ngũ quản trị viên và kiểm duyệt viên phải đảm nhận việc phê duyệt thành viên và bài viết trong các nhóm, giải quyết các mâu thuẫn, tương tác với người thích và bình luận trên fanpage, và đảm bảo hoạt động tích cực và quy định trong cộng đồng. Điều này giúp tránh tình trạng spam, tranh luận thiếu văn minh và đóng góp vào sự phát triển bền vững của trang fanpage hoặc nhóm cộng đồng.

2.4 Admin Website

Công việc chính của một Nhân viên Quản trị Website là duy trì, sao lưu và cập nhật website hiện tại của công ty. Tại các tập đoàn lớn, họ cũng có trách nhiệm tham gia vào quy trình cải tiến và nâng cấp phần cứng, phần mềm liên quan, cùng việc phân tích phản hồi từ người dùng và đánh giá các chỉ số hoạt động của website.

Bên cạnh đó, các nhiệm vụ khác của Website Administrator bao gồm:

• Sao lưu và quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu
• Cài đặt hệ thống cập nhật nội dung lên website tự động hoặc thủ công.
• Phân tích nguyên nhân và đưa ra giải pháp khắc phục khi tốc độ tải web chậm và khi xảy ra các vấn đề liên quan khác.
• Đưa ra các tiêu chuẩn về hiệu suất và phương pháp tính toán hiệu quả hoạt động.
• Phát hiện, chuẩn hóa các cấp độ truy cập và bảo mật.
• Phát hiện nguyên nhân các vấn đề trên website hoặc máy chủ và đề xuất biện pháp khắc phục.
• Thực hiện việc cập nhật, nâng cấp và vá lỗi kịp thời.
• Hỗ trợ khách hàng giải đáp những thắc mắc trong quá trình sử dụng web.

Admin Website thường sử dụng một khu vực làm việc riêng, thường được gọi là bảng điều khiển quản trị (Admin Panel), để quản lý, theo dõi, và điều khiển hoạt động của trang web một cách toàn diện. Vị trí của Admin trong quản lý trang web rất quan trọng để đảm bảo trang web hoạt động đúng theo chiến lược và mục tiêu của doanh nghiệp.

2.5 Admin diễn đàn

Admin diễn đàn là người quản lý và có quyền hạn quyết định trên một blog hoặc diễn đàn trực tuyến. Vị trí này thường đảm nhận nhiệm vụ chính là kiểm duyệt nội dung được đăng và quản lý các thành viên trên diễn đàn.

Các nhiệm vụ cụ thể của Admin diễn đàn bao gồm:

• Quản lý thành viên: Admin phải theo dõi và quản lý cộng đồng thành viên trên diễn đàn. Họ có nhiệm vụ duyệt đăng ký mới, kiểm tra và đảm bảo rằng các thành viên tham gia tuân thủ các quy định và quy tắc của diễn đàn.
• Tạo và duyệt nội dung: Admin diễn đàn cần theo dõi nội dung được đăng trên diễn đàn để đảm bảo tính phù hợp và không vi phạm quy tắc. Họ có quyền duyệt các bài viết, chủ đề, và bất kỳ nội dung nào trước khi nó xuất hiện trên diễn đàn.
• Quản lý quy tắc và hướng dẫn: Họ phải tạo và duyệt các quy tắc và hướng dẫn cho cộng đồng diễn đàn. Điều này bao gồm xác định rõ các quy định về việc đăng bài, chấp nhận các chủ đề, và xử lý vi phạm.
• Phân tích và thống kê: Admin có thể thực hiện phân tích hoạt động của diễn đàn, bao gồm lượng truy cập, sự tương tác, và xu hướng thành viên. Điều này giúp đánh giá hiệu suất và cải thiện trải nghiệm của người dùng.
• Theo dõi xu hướng và cập nhật: Quản trị viên cần nắm bắt và áp dụng các xu hướng mới trong quản lý diễn đàn để duy trì và cải thiện tính năng và hiệu suất của nó.

Các diễn đàn, blog, hoặc forum thường có vị trí Admin diễn đàn dễ dàng nhận biết. Họ thường tương tác, trao đổi và hỗ trợ các thành viên của cộng đồng. Hơn nữa, Admin thường tổ chức các chủ đề và sự kiện giao lưu nhằm thúc đẩy tương tác, hoạt động, và tạo cơ hội cho thành viên hiểu thêm về nhau.

3.Một số lưu ý khi tuyển dụng công việc admin

Đàm phán mức lương và các câu hỏi phỏng vấn cũng là yếu tố quan trọng để nhà tuyển dụng chọn được ứng viên hoàn hảo.

3.1 Mức lương tham khảo trong mô tả công việc Admin

Mức lương cơ bản của nhân viên Admin trên thị trường hiện nay trung bình khoảng 10 triệu đồng. Khoảng lương phổ biến nhất là từ

8 -13 triệu đồng.

3.2 Bộ câu hỏi phỏng vấn công việc Admin

Chuẩn bị sẵn bộ câu hỏi phỏng vấn sẽ giúp nhà tuyển dụng tuyển chọn được nhân viên Admin phù hợp.

3.2.1 Bộ câu hỏi tình huống

• Bạn nhận được nhiều yêu cầu ưu tiên từ các bộ phận khác nhau cùng lúc. Làm thế nào bạn quản lý thời gian và ưu tiên công việc để đảm bảo tất cả được hoàn thành đúng hạn?
• Bạn phải tham gia vào việc sắp xếp một sự kiện quan trọng cho công ty, và bạn nhận được nhiều đề xuất từ các nhà cung cấp khác nhau. Làm thế nào bạn chọn lựa và quản lý các nhà cung cấp để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công?

3.2.2 Bộ câu hỏi đánh giá chuyên môn

• Bạn đã từng làm việc với phần mềm quản lý văn phòng (Office Suite) như Microsoft Office, Google Workspace chưa? Hãy cho biết về kinh nghiệm của bạn trong việc sử dụng các ứng dụng như Word, Excel, PowerPoint, hoặc Google Docs, Sheets, Slides.
• Làm thế nào bạn tổ chức và quản lý hệ thống tài liệu và giấy tờ trong công việc của bạn? Bạn có kỹ thuật lưu trữ và tìm kiếm tài liệu hiệu quả không?
• Bạn có kinh nghiệm trong việc lập lịch và tổ chức cuộc họp, sự kiện, hoặc chuyến đi công tác không? Hãy cung cấp ví dụ về lần bạn đã thực hiện điều này.
• Làm thế nào bạn xử lý việc quản lý email và tiếp nhận cuộc gọi từ khách hàng hoặc đồng nghiệp? Bạn có cách nào để ưu tiên và xử lý các yêu cầu khẩn cấp?
• Bạn đã từng tham gia vào việc quản lý hồ sơ nhân viên và thông tin nhân sự chưa? Làm thế nào bạn đảm bảo tính bảo mật và tuân thủ các quy định về quản lý thông tin nhân viên?
• Bạn có kinh nghiệm trong việc quản lý và tạo báo cáo chi tiêu hàng tháng hoặc báo cáo tài chính cơ bản không? Hãy mô tả quy trình làm việc của bạn trong việc này.
• Làm thế nào bạn đảm bảo rằng mọi hoạt động hành chính và văn phòng diễn ra suôn sẻ và tuân thủ các quy tắc và quy trình nội bộ của công ty?

3.2.3 Bộ câu hỏi hành vi

• Bạn đã từng tham gia vào việc làm nhóm hoặc cộng tác với nhiều người trong dự án nào đó chưa? Hãy cho biết về vai trò của bạn và cách bạn đóng góp vào thành công của dự án đó.
• Làm thế nào bạn xử lý tình huống khi bạn phải đối mặt với một công việc khẩn cấp hoặc một nhiệm vụ mới đột ngột? Bạn có ví dụ cụ thể nào không?
• Bạn đã từng phải làm việc trong một môi trường đòi hỏi tính chính xác và sự tỉ mỉ chưa? Làm thế nào bạn đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ chi tiết quan trọng trong công việc của mình?
• Làm thế nào bạn ứng phó với áp lực công việc và thời hạn gấp? Bạn có cách nào để tổ chức công việc một cách hiệu quả trong tình huống này?

Trên đây là toàn bộ nội dung mẫu mô tả công việc Admin theo tổng hợp của 1Office. Bạn có thể xem thêm bảng mô tả công việc nhân sự khác: Chuyên viên Nhân sự, Nhân viên truyền thông nội bộ. Mặt khác, để có thể triển khai các chiến dịch tuyển dụng thì bạn nên tham khảo các phần mềm quản lý đến từ 1Office.

Nhận bản dùng thử tính năng miễn phí