Nhân sự là gì? 5+ kỹ năng và yếu tố cần có của người làm nhân sự

Bộ phận nhân sự giữ vai trò then chốt trong việc đảm bảo công ty có đủ nhân lực phù hợp với từng vị trí cụ thể, đồng thời tạo dựng một môi trường làm việc công bằng và tôn trọng lẫn nhau. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu sâu hơn về nhân sự là gì, vai trò của nó trong doanh nghiệp, cũng như những kỹ năng và yếu tố cần có của những người làm nhân sự.

1. Nhân sự là gì?

Nhân sự (Human Resources – HR) là một bộ phận quan trọng trong mọi tổ chức, đóng vai trò then chốt trong việc tuyển dụng, đào tạo, và quản lý nhân viên. Nhân sự không chỉ là việc xử lý các thủ tục hành chính, mà còn là quá trình chiến lược nhằm tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của tổ chức thông qua việc quản lý và phát triển nhân lực.

Nói một cách dễ hiểu, nghề nhân sự chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ vòng đời của nhân viên, từ việc thu hút, tuyển dụng, đào tạo, đến khi nghỉ hưu hoặc sa thải. Ngoài ra, họ còn quản lý các phúc lợi, đảm bảo tạo dựng một môi trường làm việc lành mạnh, giữ chân nhân tài, thúc đẩy năng suất và sự trung thành, tận tâm của nhân viên đối với tổ chức.

2. Vai trò của nhân sự trong doanh nghiệp

2.1 Tuân thủ Luật Lao động Hiện hành

Bộ phận nhân sự phải đảm bảo rằng mọi hoạt động trong tổ chức đều tuân thủ đầy đủ các quy định của Luật Lao động hiện hành. Họ cần nắm vững và áp dụng chính xác các quy định liên quan đến tuyển dụng, điều kiện làm việc, lương, phúc lợi, an toàn lao động, và bảo hiểm lao động.

Nếu doanh nghiệp vi phạm các quy định về lao động, có thể sẽ phải đối mặt với các hình thức xử lý hành chính hoặc pháp lý, bao gồm phạt tiền hoặc thậm chí là kiện tụng. Do đó, việc đảm bảo tuân thủ Luật Lao động hiện hành là rất quan trọng để đảm bảo sự phát triển bền vững và thành công của tổ chức.

2.2 Tuyển dụng và phát triển nhân tài

Nhân sự chịu trách nhiệm tìm kiếm, tuyển dụng và đào tạo nhân viên có năng lực, phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Họ xây dựng và triển khai các chương trình tuyển dụng, phỏng vấn, đánh giá ứng viên, nhằm tuyển được những người phù hợp nhất.

Ngoài ra, họ cũng thiết kế và thực hiện các chương trình đào tạo, phát triển kỹ năng cho nhân viên, giúp họ nâng cao năng lực và thích ứng tốt hơn với công việc.

2.3 Quản lý và duy trì nhân sự

Nhân sự chịu trách nhiệm quản lý các chính sách liên quan đến nhân viên, như lương, thưởng, phúc lợi, chế độ nghỉ phép, khen thưởng, kỷ luật, v.v. Họ xây dựng và triển khai các chính sách này một cách công bằng và hiệu quả, nhằm tạo động lực và gắn kết nhân viên với tổ chức.

Bên cạnh đó, nhân sự cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp, thúc đẩy các hoạt động team building, gắn kết nhân viên, và duy trì môi trường làm việc tích cực, năng động.

3. Các nhóm công việc cụ thể của nghề nhân sự

3.1 Mảng tuyển dụng

Tuyển dụng là vai trò chủ chốt của phòng Nhân sự. HR cần hiểu rõ nhu cầu của doanh nghiệp và đảm bảo rằng những nhu cầu đó được đáp ứng khi tuyển dụng cho các vị trí mới.

Ngành tuyển dụng nhân sự không đơn giản như chỉ đăng quảng cáo trên các trang tìm việc làm. Bạn sẽ cần phải phân tích thị trường, tham khảo ý kiến từ các bên liên quan và quản lý ngân sách một cách hiệu quả.

Công việc chính của mảng tuyển dụng bao gồm:

• Lập kế hoạch và chiến lược tuyển dụng
• Tìm kiếm và thu hút ứng viên phù hợp
• Tổ chức các quy trình phỏng vấn, đánh giá ứng viên
• Kiểm tra và xác minh thông tin ứng viên
• Đàm phán và ký kết hợp đồng lao động

3.2 Mảng đào tạo và phát triển

Phòng Nhân sự cũng đảm nhận công tác đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viên. Công việc này bao gồm thiết kế các chương trình đào tạo phù hợp, tìm kiếm giảng viên và nhà cung cấp đào tạo, cũng như giám sát quá trình đào tạo. Sau khi hoàn thành chương trình đào tạo, bộ phận Nhân sự cần đánh giá hiệu suất của mỗi nhân viên để có những điều chỉnh phù hợp.

3.3 Mảng công việc hành chính

Mảng công việc hành chính bao gồm việc quản lý đội ngũ nhân viên, triển khai các chính sách của cấp trên, điều tra nội bộ và một số nhiệm vụ cụ thể như sau:

• Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ nhân sự.
• Cập nhật thông tin nội bộ.
• Theo dõi thanh toán chi phí cố định tại văn phòng, bao gồm chi phí thuê văn phòng, hóa đơn điện nước, văn phòng phẩm, v.v.
• Chuẩn bị các tài liệu liên quan đến nhân sự như hợp đồng lao động và hướng dẫn tuyển dụng cho các vị trí mới.
• Soạn thảo hợp đồng với các đối tác cung ứng, bao gồm hợp đồng thuê văn phòng, nhà cung cấp, đối tác thu mua, v.v.
• Cập nhật và bổ sung các chính sách, quy định mới của công ty.
• Giải đáp các thắc mắc của nhân viên liên quan đến vấn đề nhân sự.

3.4 Mảng công việc C&B (lương thưởng và phúc lợi)

Bên cạnh việc trả lương hàng tháng sao cho xứng đáng với công sức lao động của nhân viên, mảng phúc lợi – bao gồm những lợi ích không quy ra bằng tiền mặt mà doanh nghiệp dành cho nhân viên – cũng đóng vai trò rất quan trọng trong việc tạo động lực và giữ chân nhân viên.

>>>Xem thêm: C&B là gì? Công việc cụ thể của C&B trong doanh nghiệp

Các công việc trong mảng C&B bao gồm:

• Tính lương, thuế thu nhập cá nhân (TNCN), phụ cấp và thưởng cho nhân viên hàng tháng.
• Lập các báo cáo chi phí, bảng lương cho nhân viên nội bộ hàng tháng, báo cáo thuế TNCN và các báo cáo khác theo quy định cho cơ quan chức năng.
• Xử lý các hoạt động nhân sự và quản lý quyền lợi, bao gồm bảo hiểm tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm y tế, cũng như quyền lợi của người nước ngoài, đối tác và giám đốc.
• Hỗ trợ Giám đốc Nhân sự trong việc phát triển và thực hiện chương trình khen thưởng, ghi nhận thành tích và chăm sóc sức khỏe.
• Chuẩn bị dữ liệu và thu thập khảo sát lương.
• Quản lý dữ liệu và hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, cơ sở dữ liệu về tăng ca và làm thêm giờ.
• Hỗ trợ các Giám đốc Nhân sự trong việc xem xét lương hàng năm, đánh giá hiệu quả công việc, các chương trình thăng tiến, v.v.
• Hỗ trợ chuẩn bị ngân sách hàng năm.
• Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Quản lý phòng Nhân sự.
• Tham gia hỗ trợ HRM trong việc thực hiện các dự án và sáng kiến của nhóm.

3.5 Mảng quản lý, đánh giá hiệu suất

Mảng công việc này yêu cầu bộ phận nhân sự xác định mục tiêu và kỳ vọng cụ thể, đồng thời thường xuyên kiểm tra kết quả. Mỗi mục tiêu cần được cá nhân hóa cho từng nhân viên và điều chỉnh khi cần thiết.

Điều này nhằm cung cấp cho nhân viên phản hồi về hiệu quả làm việc trong thời gian thực, từ đó giúp họ thực hiện các điều chỉnh cần thiết và tạo động lực để hoàn thành công việc một cách tốt nhất.

Công việc chính của mảng quản lý và đánh giá hiệu suất bao gồm:

• Xây dựng và triển khai hệ thống quản lý hiệu suất làm việc
• Thiết lập các mục tiêu, chỉ số đánh giá hiệu suất cho nhân viên
• Hướng dẫn, đào tạo các cấp quản lý trong việc đánh giá hiệu suất
• Thực hiện đánh giá hiệu suất định kỳ, trao đổi phản hồi với nhân viên
• Đề xuất các biện pháp khen thưởng, kỷ luật dựa trên kết quả đánh giá

3.6 Mảng phân tích và báo cáo dữ liệu nhân sự

Trong những năm gần đây, công tác quản lý nhân sự đã được nâng lên tầm cao mới nhờ khả năng sử dụng dữ liệu nhân sự để đưa ra các quyết định chính xác hơn.

Báo cáo dữ liệu nhân sự là các tài liệu được tổng hợp từ các tập dữ liệu và thước đo nhân sự khác nhau, được trình bày theo cách dễ hiểu. Phân tích Nhân sự là quá trình kiểm tra và rút ra những hiểu biết sâu sắc từ dữ liệu trong các báo cáo, đồng thời khám phá các mối liên hệ giữa các tập dữ liệu.

Công việc chính của mảng phân tích và báo cáo dữ liệu nhân sự bao gồm:

• Thu thập, tổng hợp và phân tích dữ liệu nhân sự
• Thiết kế và xây dựng các báo cáo, dashboard về tình hình nhân sự
• Dự báo và đề xuất các chiến lược, chính sách nhân sự phù hợp
• Hỗ trợ các bộ phận trong việc ra quyết định dựa trên dữ liệu nhân sự

4. Những kỹ năng và yêu cầu cần có của những người làm nhân sự

Việc làm trong lĩnh vực nhân sự đòi hỏi những kỹ năng và phẩm chất nhất định để có thể thực hiện công việc một cách hiệu quả. Dưới đây là một số kỹ năng và yêu cầu cần có của những người làm trong ngành nhân sự:

4.1 Chịu được áp lực công việc

Nhân sự thường phải đối mặt với áp lực công việc cao, đặc biệt trong các giai đoạn tuyển dụng lớn, hoặc khi phải xử lý các vấn đề nhân sự phức tạp. Việc biết cách quản lý áp lực và duy trì sự bình tĩnh trong môi trường làm việc sẽ giúp họ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

4.2 Sự quan tâm đến con người

Nhân sự là người trung gian giữa doanh nghiệp và nhân viên, vì vậy việc có sự quan tâm, lắng nghe và hiểu biết về con người là rất quan trọng. Kỹ năng giao tiếp, empati và khả năng xử lý mâu thuẫn giúp họ tạo ra môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ nhân viên phát triển.

4.3 Kỹ năng giải quyết vấn đề

Nhân sự thường phải đối diện với các vấn đề phức tạp liên quan đến nhân sự và lao động. Việc có kỹ năng phân tích, đánh giá tình huống và đưa ra giải pháp hiệu quả sẽ giúp họ xử lý tốt các tình huống khó khăn.

4.4 Tinh thần tổ chức và trách nhiệm

Việc quản lý thông tin, dữ liệu nhân sự đòi hỏi sự tổ chức và trách nhiệm cao. Nhân sự cần phải đảm bảo rằng mọi thông tin được lưu trữ và xử lý một cách chính xác, đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin.

4.5 Kỹ năng phân tích và đánh giá

Việc phân tích dữ liệu nhân sự, đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên đòi hỏi nhân sự có kỹ năng phân tích số liệu, đánh giá thông tin một cách chính xác. Việc này giúp họ đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu và thông tin đáng tin cậy.

4.6 Tinh thần cầu tiến

Ngành nhân sự luôn thay đổi và phát triển, vì vậy việc có tinh thần học hỏi, cập nhật kiến thức mới là rất quan trọng. Nhân sự cần không ngừng nâng cao kỹ năng, kiến thức để có thể đáp ứng được yêu cầu của môi trường làm việc ngày càng phức tạp.

5. Kết

Trên đây là nội dung chi tiết, cụ thể về lĩnh vực nhân sự, người làm nhân sự trong một daonh nghiệp .Hy vọng các thông tin trong bài sẽ giúp bạn hiểu rõ ban nhân sự là gì, vai trò, những nhóm công việc chính mà phòng nhân sự phụ trách trong doanh nghiệp cũng như các kỹ năng, yêu cầu cần có của người làm nhân sự.