Quy trình xây dựng phần mềm quản lý nhân sự cho doanh nghiệp hiệu quả
Song hành cùng với sự phát triển của công nghệ số, phần mềm quản lý nhân sự đã dần trở thành công cụ quan trọng, không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp. Ngày càng nhiều các doanh nghiệp đầu tư xây dựng phần mềm quản lý nhân sự nhằm tối ưu và nâng cao hiệu quả cho công tác quản trị nguồn nhân lực. Tuy nhiên trên thực tế không phải doanh nghiệp nào cũng thành công khi áp dụng phần mềm quản lý nhân sự do không nắm rõ quy trình xây dựng, không xác định được những yếu tố cốt lõi trong quá trình triển khai. Vậy một quy trình xây dựng phần mềm quản lý nhân viên hiệu quả bao gồm những bước gì? Cùng 1Office tìm hiểu trong bài viết sau.
Mục lục
1. Những tiêu chí cần có của một phần mềm quản lý nhân sự tốt
Phần mềm quản lý nhân sự là giải pháp công nghệ, cung cấp các công cụ giải quyết các nghiệp vụ về quản trị nguồn nhân lực. Bằng cách số hóa và lưu trữ các thông tin và nhiệm vụ liên quan đến nhân sự một cách có hệ thống, phần mềm giúp tối ưu hóa các quy trình quản lý nhân sự như quản lý thông tin nhân viên, quản lý phúc lợi, quản lý chấm công – tính lương,…
Phần mềm quản lý nhân sự hướng tới đáp ứng nhu cầu sử dụng của 3 nhóm đối tượng chính trong doanh nghiệp: quản lý cấp cao, quản lý cấp trung và nhân viên. Để làm tốt được điều này, một phần mềm quản lý nhân sự tốt cần đáp ứng những tiêu chí sau:
- Giao diện người dùng thân thiện, từ cấp quản lý cho đến nhân viên đều có thể dễ dàng làm quen và sử dụng.
- Phần mềm cần phản ánh đúng và đủ bản chất của nghiệp vụ quản trị nguồn nhân lực, các tính năng phải được phát triển bám sát với thực tiễn công tác quản lý nhân sự.
- Cập nhật thông tin xuyên suốt vòng đời nhân sự tập trung trên một nền tảng duy nhất, giúp quản lý nắm bắt được toàn bộ thông tin liên quan đến tình hình nhân sự.
- Có khả năng phân tích dữ liệu và lập báo cáo hỗ trợ nhà quản trị đưa ra các quyết định về nhân sự một cách chính xác.
- Phân quyền chặt chẽ, chính xác đến từng cá nhân, phòng ban, đảm bảo an toàn bảo mật cho dữ liệu nhân sự.
- Tự động hóa các thao tác, quy trình thủ công, đặc biệt trong công tác chấm công – tính lương nhân sự.
Xem thêm: 7 bước chuẩn hóa quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO
2. Quy trình xây dựng phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp
Bước 1: Xác định mục tiêu và nhu cầu công tác quản trị nhân sự
Trước khi bắt đầu xây dựng phần mềm quản lý nhân viên, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu và nhu cầu của công tác quản trị nhân sự. Việc này sẽ giúp xác định các chức năng cần có trong phần mềm.
Cần lưu ý rằng mục tiêu và nhu cầu của công tác quản trị nguồn nhân lực cần được phân tích kỹ càng dựa trên các bài toán thực tế mà doanh nghiệp nói chung và bộ phận HR nói riêng đang gặp phải. Ví dụ: Công ty đang có tỷ lệ nghỉ việc cao, vòng đời nhân viên ngắn thì việc xây dựng phần mềm quản lý nhân sự sẽ cần tập trung vào việc nâng cao chất lượng hiệu quả tuyển dụng và tối ưu quy trình onboarding.
Bên cạnh đó, mục tiêu của hệ thống quản lý nhân sự cần phải phù hợp với chiến lược phát triển của công ty trong từng giai đoạn cụ thể. Chẳng hạn, đối với những doanh nghiệp trẻ đang ở giai đoạn phát triển thì yêu cầu đối với phần mềm quản lý nhân sự sẽ ở mức cơ bản để phù hợp với nguồn lực và khả năng hiện có, nhu cầu chủ yếu tập trung vào công tác quản lý thông tin hồ sơ nhân sự và chấm công – tính lương.
Còn đối với những doanh nghiệp đang trên đà tăng trưởng và mở rộng thì việc xây dựng một nguồn lực chất lượng, vững mạnh sẽ là ưu tiên hàng đầu. Bởi vậy, phần mềm quản lý nhân sự sẽ tập trung phát triển các tính năng đào tạo, đánh giá.
TRẢI NGHIỆM CÁC TÍNH NĂNG CỦA PHẦN MỀM 1OFFICE HRM
Bước 2: Thiết kế sơ đồ cơ cấu tổ chức
Thiết kế sơ đồ cơ cấu tổ chức là một bước quan trọng trong quá trình xây dựng phần mềm quản lý nhân sự. Sơ cầu cơ cấu tổ chức sẽ giúp xác định được mối quan hệ giữa các bộ phận và các chức vụ trong công ty, đồng thời đây cũng là khung tham chiếu để phát triển hệ thống phân cấp trong phần mềm quản lý nhân sự.
Ngoài ra, cấu trúc tổ chức cũng tạo cơ sở để phân quyền trong phần mềm, xác định rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm của các bên liên quan trong các quy trình xin phép – phê duyệt nội bộ.
Bước 3: Chuẩn bị dữ liệu đầu vào cho phần mềm
Để số hóa dữ liệu nhân sự và đưa vào hệ thống, trước hết doanh nghiệp cần chuẩn hóa nguồn thông tin đầu vào bằng cách hoàn thiện bản mô tả chi tiết về các vị trí chức danh, thông tin công việc và mô tả cụ thể rõ ràng về cách thức hoạt động, vai trò của các chức năng quản lý nhân sự trong phần mềm.
Đây là một bước quan trọng ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả hoạt động của phần mềm HRM và công tác quản lý nhân sự về sau. Bởi vậy những thông tin dữ liệu đưa vào phải đảm bảo về độ chính xác và minh bạch.
Bước 4: Thiết kế phần mềm quản lý nhân sự
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ mọi tài nguyên cần thiết, doanh nghiệp sẽ tiến hành xây dựng phần mềm quản lý nhân sự dựa trên việc mà hóa và lập trình dữ liệu trên nền tảng công nghệ.
Ở bước này, doanh nghiệp có thể trực tiếp đứng ra triển khai phần mềm. Cần lưu ý rằng triển khai xây dựng phần mềm quản lý nhân sự là một dự án phức tạp, đòi hỏi phải có kế hoạch chi tiết, phân bổ nguồn lực hợp lý và sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận nhân sự và IT.
Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp – kể cả những tổ chức dẫn đầu về công nghệ, đều có xu hướng lựa chọn các dịch vụ cung cấp phần mềm nhân sự chuyên nghiệp. Những nhà cung cấp này không chỉ có sẵn nền tảng công nghệ được phát triển chuyên sâu cho công tác quản lý nhân sự mà còn cung cấp dịch vụ tư vấn giải pháp quản trị nhân sự phù hợp với từng đặc thù doanh nghiệp. Bởi vậy đây sẽ là sự lựa chọn tối ưu, giúp doanh nghiệp thiết kế và xây dựng phần mềm quản lý nhân viên tiết kiệm thời gian và chi phí.
Bước 5: Triển khai phần mềm quản lý nhân sự
Sau khi đã hoàn thiện công đoạn thiết kế, phần mềm quản lý nhân sự sẽ được đưa vào triển khai, ứng dụng thực tế vào công tác quản trị nguồn nhân lực. Trong quá trình này, doanh nghiệp cần thông báo rộng rãi đến toàn thể đội ngũ nhân sự và mở các buổi đào tạo để hướng dẫn sử dụng phần mềm.
Với nhân viên thì sẽ tiến hành training về các tính năng cơ bản trong phần mềm như tạo lập đơn từ, theo dõi ngày công, cập nhật hồ sơ,… Đối với cấp quản lý sẽ được đào tạo về quy trình quản lý hồ sơ nhân sự, đơn từ trên phần mềm và cách phân tích dữ liệu, lập báo cáo,…
Bước 6: Theo dõi, đánh giá và hiệu chỉnh phần mềm
Trong quá trình ứng dụng phần mềm, doanh nghiệp cần theo dõi sát sao và đo lường hiệu quả của công tác quản trị nhân sự để đánh giá tính khả thi triển khai của phần mềm.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp sẽ luôn thay đổi và phát triển không ngừng, kéo theo đó là những nhu cầu mới trong công tác quản trị vận hành. Bởi vậy phần mềm HRM phải luôn được cải tiến, hiệu chỉnh để đáp ứng kịp thời mục tiêu chiến lược của tổ chức.
3. Điều kiện để xây dựng và ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự thành công
Để thiết kế và xây dựng phần mềm quản lý nhân sự thành công cho doanh nghiệp thì bên cạnh một quy trình bài bản còn cần phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố. Rất nhiều doanh nghiệp mặc dù đã hoàn thiện hệ thống quản trị nguồn nhân lực nhưng đến khi đưa vào triển khai lại không đạt được kết quả như mong muốn. Bởi vậy muốn triển khai thành công phần mềm HRM, doanh nghiệp cần đảm bảo những điều kiện sau:
- Có sự định hướng và chỉ đạo sát sao từ ban lãnh đạo trong suốt quá trình ứng dụng hệ thống nhân sự trong doanh nghiệp
- Kỹ năng ứng dụng công nghệ của của đội ngũ quản lý cần được chú trọng phát triển và nâng cao để theo kịp với các tính năng hệ thống
- Phần mềm quản lý nhân sự cần được tích hợp với các phần mềm, phân hệ quản lý chức năng khác của doanh nghiệp để tạo nên bộ máy vận hành đồng bộ, xuyên suốt
- Chi phí đầu tư cho phần mềm quản lý nhân sự phải tương xứng với giá trị mang lại
4. 1Office HRM – Phần mềm quản lý nhân sự toàn diện hàng đầu Việt Nam
1OFFICE HRM mang tới bộ công cụ giúp tối ưu công tác quản lý nhân sự trong doanh nghiệp, nhằm đảm bảo cung cấp nguồn nhân lực chất lượng và đáp ứng đúng, đủ, kịp thời yêu cầu phát triển của công ty:
- Quản lý tuyển dụng, cho phép tích hợp đồng bộ CV từ các trang tuyển dụng
- Quản lý thông tin lịch phỏng vấn và kết quả đánh giá ứng viên
- Quản lý lưu trữ toàn bộ thông tin nhân sự, lịch sử làm việc, hợp đồng, lương, bảo hiểm v.v…
- Quản lý lưu trữ toàn bộ thông tin hợp đồng lao động, hỗ trợ tích hợp ký số hợp đồng điện tử eContract
- Phân ca làm việc linh hoạt đơn giản
- Tích hợp nhiều hình thức chấm công khác nhau: máy chấm công, GPS, FaceID ….
- Bảng chấm công tính toán tự động 100%
- Tính lương tự động 24/7,
- Hệ thống đơn từ xin nghỉ online, Quản lý các thông tin nghỉ phép, nghỉ bù tự động
- Tích hợp đi lương qua ngân hàng quân đội MB Bank
- Đánh giá hiệu quả công việc thông qua KPI, OKR
Trong bài viết trên đây, 1Office đã giới thiệu tới bạn đọc những thông tin tổng quan về quy trình xây dựng phần mềm quản lý nhân sự cho doanh nghiệp hiệu quả nhất, đồng thời giới thiệu phần mềm quản lý nhân sự toàn diện giúp tối ưu nguồn lực cho doanh nghiệp. Để được tư vấn và dùng thử phần mềm quản trị nhân sự hàng đầu thị trường, vui lòng liên hệ theo thông tin bên dưới:
- Hotline: 083 483 8888
- Fanpage 1Office: https://www.facebook.com/1officevn
- Kênh Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp
