Phần mềm quản lý công việc 1Office là một phần mềm giúp quản lý công việc trở nên dễ dàng hơn với đầy đủ các tính năng nổi bật như: tạo, giao việc cho nhân viên dễ dàng, phân quyền vai trò của từng thành viên trong công việc, danh sách công việc rõ ràng, hiển thị trực quan hiệu quả đa dạng, hệ thống quy trình tự động hóa mọi công việc trong công ty.

1. Những khó khăn mà các doanh nghiệp, quản lý đang gặp phải?

Hầu hết các nhà quản lý cũng như các nhân viên giống bạn đã và đang rơi vào tình cảnh khốn đốn khi mắc kẹt trong một núi công việc không thể giải quyết được:

  • Không thể cân bằng giữa việc cá nhân và công việc của mình
  • Trễ deadline, sếp khiển trách
  • Bỏ sót công việc, quên việc mặc dù ở bàn làm việc đã dán chi chít note nhắc nhở
  • Sắp xếp công việc không hợp lý do ôm đồm quá nhiều việc
  • Luôn trong tình trạng căng thẳng, áp lực

Bạn đã thử thêm nhiều các khác nhau như lập thời gian biểu, lên list danh sách công việc cần phải làm ở một quyển sổ cá nhân vô cùng đơn giản và chi tiết, nhưng đôi khi vẫn bị “lọt hố” trong việc sắp xếp, lên thời gian biểu hợp lý và cân bằng giữa các công việc theo mức độ quan trọng và ưu tiên. Và để duy trì thói quen hằng ngày như thế chắc chắn là một điều rất khó dù bạn có định hướng, quản lý công việc, sắp xếp thời gian biểu và thực hiện theo nó.
Kéo bạn ra khỏi chiếc hố áp lực, căng thẳng, để mỗi ngày đi làm đều vui vẻ và nhiệt huyết cống hiến, vị cứu tinh của cuộc đời bạn – tuyệt hơn cả một phần mềm quản lý công việc. 1Office giúp bạn tạo thành thói quen, tạo động lực cho bản thân và chính là cách tay phải đắc lực, cô nàng trợ lý công nghệ dành cho bạn.

2. 1Office vượt trội hơn cả một phần mềm quản lý công việc

1Office là một giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp được các CEO, quản lý đánh giá cao và được các khách hàng tin dùng. 1Office đã dành nhiều thời gian để nghiên cứu, phân tích và đánh giá các loại phần mềm quản lý công việc nổi tiếng của Việt Nam và nước ngoài cũng như là các mô hình lý thuyết quản lý công việc hiệu quả theo kiểu truyền thống và hiện đại kết hợp với nhu cầu và thói quen sử dụng của các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam để điều chỉnh, sáng tạo điểm nổi bật với những tính năng đặc biệt.
Quản lý công việc là một trong những kỹ năng quan trọng mà một doanh nghiệp, một CEO hay một nhà quản lý nào cũng cần. Hiểu được điều đó, phân hệ quản lý công việc của 1Office hỗ trợ bạn tối đa nhất có thể giúp hiệu suất làm việc đạt ở mức cao. 
Hai phương pháp quản lý công việc Waterfall Model và Scrum Model được áp dụng cho phần mềm 1Office, bạn có thể xem công việc theo dạng biểu đồ Gantt Chart hay trên các bảng Kanban một cách trực quan nhất. 1Office là phần mềm duy nhất tại Việt Nam có thể cài đặt, cấu hình mọi quy trình tự động trong doanh nghiệp. Ngoài ra 1Office cũng cho phép bạn có thể tạo các công việc gắn với những đối tượng khác như: Khách hàng, Ứng viên, Hồ sơ nhân sự, Hợp đồng, Đơn Hàng, Chiến dịch Marketing. 

Màn hình hiển thị trạng thái của công việc 

Màn hình hiển thị độ ưu tiên của công việc

1Office cho phép thiết kế và xây dựng mọi mẫu báo cáo công việc hoàn toàn tự đông, đa chiều. Người dùng có thể cài đặt mọi kịch bản cảnh báo, nhắc việc khác nhau. Giúp cho người thực hiện cũng người quản lý không bao giờ bị quên việc, hoặc khó chịu với những cảnh báo khô khan như các phần mềm khác.

3. Các tính năng nổi bật

Phân hệ công việc của 1Office giúp bạn – những chủ doanh nghiệp, nhà quản lý hay thậm chí là nhân viên quản lý công việc, quản lý dự án, quản lý quy trình công việc cùng với nhiều tính năng đáng chú ý khác như quản lý thời gian biểu và tiến độ công việc. Quản lý công việc 1Office là sáng tạo kết hợp vượt trội nền tảng của các phần mềm ghi chú công việc, phần mềm nhắc nhở công việc. Các tính năng trong quản lý công việc giúp cho doanh nghiệp, nhà quản lý và các nhân viên lên danh sách kế hoạch công việc, quản lý, giám sát và và cài đặt thông báo nhắc nhở công việc khác nhau. Nó giúp cho người thực hiện cũng người quản lý không bao giờ bị quên việc, hoặc khó chịu với những cảnh báo khô khan như các phần mềm khác.

Màn hình dashboard báo cáo các công việc

Quản lý dự án 

Theo một cách hiểu đơn giản nhất, dự án như là một folder chứa các công việc con. Nó được sử dụng khi có một công việc nào đấy phải chia nhỏ thành những công việc con, và người quản lý cần phải thống kê những thông số trên toàn bộ các công việc con đấy. 
Quản lý dự án cho phép người quản trị có thể cập nhật trạng thái của dự án: Tạm dừng, Hoàn thành, Huỷ đồng thời có thể thêm nhanh người thực hiện mà không cần thiết phải sửa dự án. Tất cả những ai tham gia dự án đều có thể thêm công việc, thêm tài liệu và bổ sung thảo luận vào dự án. Bên cạnh đó người quản trị dự án có thể cập nhật thời gian, cập nhật ràng buộc thời gian thực hiện các công việc của dự án. 
 

Quản lý công việc 

Công việc được hiểu là một đơn vị nhỏ nhất bất kỳ một nhân viên nào, hàng ngày, hàng tuần đều được giao. Công việc đó có thể thuộc dự án mà công ty đang làm với khách hàng, hoặc là những công việc hàng này không thuộc dự án nào cả và cũng có thể thuộc một quy trình nào đó mà công ty đang thực hiện. Tính năng quản lý công việc giúp cho doanh nghệp có thể lên kế hoạch, quản lý, giám sát, nhắc nhở, đôn đốc nhân viên thực hiện nhiệm vụ của mình một cách khoa học và tự nhiên

  • Tạo việc, giao việc cho nhân viên dễ dàng

Với các tính năng tạo việc, giao việc và theo dõi công việc, bình luận trong từng công việc với các tài liệu, hình ảnh đính kèm; ứng dụng quản lý công việc 1Office có thể vừa quản lý công việc cá nhân, công việc bạn giao cho người khác vừa theo dõi công việc hằng ngày của phòng ban dễ dàng và chi tiết.

  • Tính năng phân quyền vai trò quan trọng

1Office cho phép bạn phân quyền sử dụng, một tính năng quan trọng trong việc phân chia các vai trò khác nhau trong công việc, dự án: người theo dõi, người giao việc và người thực hiện đảm bảo việc phân cấp quản trị và tính liên kết, thống nhất cũng như bảo mật trong mọi doanh nghiệp. Từ nay bạn đã có thể từ bỏ việc quản lý công việc, giao/nhận việc từ cấp trên xuống cấp dưới qua email hay skype.

Màn hình tạo, giao và phần quyền công việc

Quản lý quy trình công việc 

Thực tế trong mỗi doanh nghiệp có rất nhiều quy trình đang chạy. Tuy nhiên, không có một công cụ nào để quản lý nó. Bản chất quy trình là tập hợp các công việc được lặp đi lặp lại, do các bộ phận khác nhau trong công ty cùng tham gia thực hiện. Chính vì chưa quản lý, nên hiện tại thường được giao tiếp qua email, group chat … gây ra nhiều hạn chế như bị quên việc, không có công cụ nhắc nhở, người mới vào không biết thực hiện công việc tại đâu, cuối cùng là không thể thống kê kết quả thực hiện công việc của mỗi người, mỗi phòng ban. 
Hiện nay, 1Office đã cho ra đời tính năng nổi bật, một công cụ hỗ trợ đắc lực cho các nhà quản lý, những người thực hiện công việc được giao. 1Office cho phép bạn tạo quy trình đối với các công việc nhiều bước, lặp đi lặp lại, với sự tham gia của các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp. Tính năng quản lý quy trình công việc là tính năng duy nhất chỉ có trên 1Office giúp cho doanh nghiệp định nghĩa và số hoá những quy trình công việc thực tế. Khi bạn khởi tạo công việc, cài đặt người thực hiện và gán vào một quy trình nào đó thì công việc này sẽ tự động chạy theo quy trình đã cài đặt sẵn.

Quy trình công việc 

Quản lý quy trình cho phép người quản trị trong doanh nghiệp có quyền định nghĩa lại các quy trình thực tế đang áp dụng. Ở mỗi quy trình đều có các bước thực hiện, người (nhóm) người thực hiện, các trạng thái thực hiện và thời gian deadline cho bước đó.
Khi một công việc được khởi tạo, nó sẽ chạy theo quy trình áp dụng. Đến mỗi bước người thực hiện có quyền cập nhật trạng thái thực hiện. Hệ thống sẽ căn cứ vào trạng thái để chuyển tiếp công việc. 
Người giao việc, hoặc người thực hiện có thể sử dụng tính năng chuyển người thực hiện để thay đổi cho phù hợp với thực tế. 

Quản lý tài liệu 

Tài liệu là một tài nguyên quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên hiện giờ tài nguyên đấy đang quản lý rải rác, không tập trung. Khi cần thì khó tìm kiếm, chia sẻ … Phân hệ tài liệu của 1Office sẽ giúp doanh nghiệp hệ thống hóa, quản lý tập trung toàn bộ tài nguyên này.
Phần mềm cho phép 
người sử dụng tải các loại tệp word, excel, pdf… để lưu trữ phục vụ công việc cho người sử dụng cũng như chia sẻ tài liệu cho cá nhân hoặc phòng ban và điều chỉnh quyền quản lý, sửa, xem cho người nhận tài liệu. 

Tài liệu được chia sẻ 

Quản lý lịch biểu 

Lịch biểu là phân hệ cho phép quản lý toàn bộ sự kiện, lịch của cá nhân và phòng ban trên hệ thống. Ngoài tính năng tạo mới lịch một cách thông thường, thì tính năng lịch biểu này còn liên kết với với các tính năng, phân hệ khác trên hệ thống của phần mềm để tự động đồng bộ lịch. 
Ví dụ, bộ phận Tuyển dụng tạo một lịch phỏng vấn trên hệ thống và mời bạn tham gia, thì hệ thống sẽ tự động thêm lịch phỏng vấn này vào lịch công việc ngày của bạn để thông báo và nhắc nhở. 

Quản lý lịch biểu

4. Kết luận

1Office đơn giản, dễ thao tác, bạn có thể linh hoạt theo dõi và quản lý công việc trên mobile. 1Office giúp tối ưu hiệu suất công việc, quản lý thời gian, quản lý công việc hiệu quả. Với các tính năng trên, 1Office xứng đáng là một phần mềm quản lý công việc hiệu quả cho doanh nghiệp. 1Office giúp các quản lý giải quyết nhiều vấn đề, những bài toán rắc rối và phức tạp. Có thể nói rằng, 1Office tự hào mở ra kỉ nguyên mới, một bước tiến vượt trội trong cách quản lý công việc.
Xem thêm bài viết tại: 

BÍ QUYẾT HIỆU QUẢ ĐỂ QUẢN LÝ CÔNG VIỆC TỐT HƠN
PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHỈ TỪ 20.000 ĐỒNG
Tags

Bài viết liên quan

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN 1OFFICE

Trải nghiệm để khám phá những tính năng tuyệt vời 1Office mang lại


Hotline: 083 483 8888