Các doanh nghiệp nếu muốn hoạt động hiệu quả thì cần phải tìm ra giải pháp tối ưu hóa hiệu suất và tiết kiệm thời gian cho cả nhân viên và lãnh đạo. Dưới sự phát triển của công nghệ hiện đại, các phần mềm quản lý công việc ra đời đem đến nhiều lợi ích và là trợ thủ đắc lực cho các nhà quản lý.

Bạn hãy cùng 1Office tìm hiểu 7 phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất cho người Việt hiện nay qua bài viết sau nhé!

I. Phần mềm quản lý công việc là gì?

Quản lý công việc là một trong những yêu cầu quan trọng nhất trong mà bất kỳ một doanh nghiệp, một nhà quản lý, hay đặc biệt một CEO nào cũng cần. Nó giúp cho một tổ chức hay đơn giản là một đội nhóm làm việc có kế hoạch, có cam kết và mỗi thành viên phải chịu trách nhiệm trước cam kết đó.

Tuy nhiên, theo một khảo sát của 1Office, có tới trên 90% doanh nghiệp sử dụng ít nhất một phần mềm chat (Zalo; Skype; Facebook; Viber;…) làm công cụ giao tiếp và quản lý công việc với nhân viên.

Điều này trông thì tiện nhưng thực ra lại chính là nguyên nhân gây nên những tình trạng như:

  • Nhân viên quên việc, chậm deadline
  • Các bộ phận đổ lỗi cho nhau khi không hoàn thành công việc
  • Người quản lý không nắm bắt được tiến độ công việc đến đâu và ai là người làm
  • Người quản lý không có số liệu cụ thể để đánh giá kết quả công việc

1Office quản lý tổng thể

Quản lý công việc trong doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn

Để chấm dứt tình trạng này và giúp nhà quản lý tối ưu năng suất và tiết kiệm thời gian, các phần mềm quản lý công việc ra đời.

Phần mềm quản lý công việc được hiểu là một ứng dụng giúp số hóa mọi quy trình quản lý và theo dõi công việc dành cho tất cả thành viên trong doanh nghiệp.

Đây là một công cụ được sử dụng để lập kế hoạch và triển khai công việc và dự án, phân bổ công việc, nguồn tài nguyên, chỉ định nhân sự tham gia, quản lý dự án. Từ đó giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian, nắm bắt tiến độ công việc và có cái nhìn tổng thể để đưa ra những giải pháp kịp thời.

Đọc thêm: Top 3 phần mềm quản lý công việc hiệu quả được tin dùng hiện nay

II. Những ưu điểm nổi trội của phần mềm quản lý công việc

1. Giao và quản lý công việc, dự án một cách dễ dàng

Với khối lượng công việc lớn, nhà quản lý thường xuyên gặp phải tình trạng quá tải và không thể quản lý chi tiết nhiều công việc, dự án cùng một thời gian.

Tuy nhiên với phần mềm quản lý, nhà quản lý có thể giao và quản lý công việc, dự án chỉ trên duy nhất một phần mềm giúp họ có thể theo dõi dễ dàng cụ thể quá trình công việc.

quản lý công việc

Giao và quản lý công việc, dự án một cách dễ dàng

Ngoài ra, với tính năng bảo mật dữ liệu, phần mềm quản lý công việc còn giúp ngăn chặn rủi ro bị thất lạc hoặc đánh cắp những thông tin qua trọng của doanh nghiệp.

Bằng việc sử dụng những phần mềm như thế này, bạn không những tiết kiệm được thời gian quản lý mà còn giảm tải việc sử dụng tài nguyên giấy, đồng thời lưu trữ và kết nối dữ liệu nhanh hơn.

Đọc thêm: Phần mềm quản lý công việc – Ưu tiên trong thời đại số

2. Lưu trữ, quản lý và truy cập dữ liệu nhanh chóng

Mọi dữ liệu của bạn sẽ được số hóa, lưu trữ tập trung ngay trên phần mềm. Với việc sử dụng phần mềm quản lý công việc, bạn có thể kết nối dễ dàng và nhanh chóng với tất cả những dữ liệu, nguồn thông tin quan trọng ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào miễn là có kết nối Internet.

3. Giúp nhà quản lý theo dõi, giám sát chặt chẽ tiến độ công việc, dự án

Với nhà quản lý, việc nắm được tình hình hoạt động của cả dự án là điều rất quan trọng. Tuy nhiên việc theo dõi quá trình này bằng phương pháp thủ công tốn nhiều thời gian và không hiệu quả.

quản trị công việc

Nhà quản lý dễ dàng theo dõi, giám sát chặt chẽ tiến độ công việc, dự án

Việc sử dụng phần mềm quản lý sẽ giúp nhà quản lý theo dõi tiến độ công việc, dự án, quá trình làm việc của từng nhân viên phụ trách công việc hay hiệu suất làm việc một cách dễ dàng và toàn diện nhất.

Từ đó nhà quản lý sẽ có cái nhìn toàn diện để đưa ra những quyết định hay giải pháp quan trọng kịp thời.

Đọc thêm: Phần mềm quản lý công việc – Liều thuốc giã “tính ì” của nhân sự

4. Nâng cao hiệu suất công việc của nhân viên

Phần mềm quản lý công việc không chỉ giúp nhân viên nắm được công việc cần làm của mình mà còn giúp họ lên lịch nhắc nhở bản thân khi đến kỳ hạn hoàn thành công việc.

quản lý công việc

Các ứng dụng quản lý công việc giúp nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên

Từ đó họ có thể chủ động sắp xếp và lên kế hoạch làm việc phù hợp giúp tăng năng suất trong công việc.

Điều đó sẽ giúp chấm dứt tình trạng nhân viên quên việc, chậm deadline thường xuyên xảy ra tại các doanh nghiệp.

III. Top 7 phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất cho người Việt

1. Phần mềm quản lý công việc ưu việt 1Office

1Office là một giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp trong đó gồm Workplace – Bộ công cụ quản lý công việc được các CEO, quản lý đánh giá cao và nhiều khách hàng tin dùng.

1Office đã dành nhiều thời gian để nghiên cứu, phân tích và đánh giá các loại phần mềm quản lý công việc nổi tiếng của Việt Nam và nước ngoài cũng như là các mô hình lý thuyết quản lý công việc hiệu quả theo kiểu truyền thống và hiện đại kết hợp với nhu cầu và thói quen sử dụng của các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam để điều chỉnh, sáng tạo điểm nổi bật với những tính năng đặc biệt.

1Office hỗ trợ người dùng lập kế hoạch công việc cụ thể và thực tế, để vận hành dễ dàng, đem lại hiệu quả cao. Nhà quản lý sẽ dễ dàng giao việc và phân bổ công việc cho người cụ thể hoặc nhóm người, theo vị trí công việc và phòng ban thực hiện.

quản lý công việc

Màn hình tạo, giao và phần quyền công việc

Khi giao việc xong, công việc sẽ tự động cập nhật vào lịch biểu cá nhân. Từng cá nhân có thể chủ động với công việc của mình.

Lịch biểu là phân hệ cho phép quản lý toàn bộ sự kiện, lịch của cá nhân và phòng ban trên hệ thống.

Ngoài tính năng tạo mới lịch một cách thông thường, thì tính năng lịch biểu này còn liên kết với với các tính năng, phân hệ khác trên hệ thống của phần mềm để tự động đồng bộ lịch.

quản lý công việc

Quản lý lịch biểu

Hai phương pháp quản lý công việc Waterfall Model và Scrum Model được áp dụng cho phần mềm 1Office, bạn có thể xem công việc theo dạng biểu đồ Gantt Chart hay trên các bảng Kanban một cách trực quan nhất. 

1Office là phần mềm duy nhất tại Việt Nam có thể cài đặt, cấu hình mọi quy trình tự động trong doanh nghiệp. 

quản lý công việc

Màn hình hiển thị trạng thái của công việc

Phân hệ công việc của 1Office giúp những chủ doanh nghiệp, nhà quản lý hay thậm chí là nhân viên quản lý công việc, quản lý dự án, quản lý quy trình công việc cùng với nhiều tính năng đáng chú ý khác như quản lý thời gian biểu và tiến độ công việc.

quản lý công việc 4.0

Màn hình hiển thị độ ưu tiên của công việc

1Office sáng tạo kết hợp vượt trội nền tảng của các phần mềm ghi chú công việc, phần mềm nhắc nhở công việc.

Tính năng quản lý dự án cho phép người quản trị có thể cập nhật trạng thái của dự án: Tạm dừng, Hoàn thành, Huỷ đồng thời có thể thêm nhanh người thực hiện mà không cần thiết phải sửa dự án.

Tất cả những ai tham gia dự án đều có thể thêm công việc, thêm tài liệu và bổ sung thảo luận vào dự án. Người quản trị dự án cũng có thể cập nhật thời gian, cập nhật ràng buộc thời gian thực hiện các công việc của dự án.

phần mềm quản lý công việc

Quản lý dự án cho phép người quản trị có thể cập nhật trạng thái của dự án

Bên cạnh đó, tính năng quản trị công việc giúp cho doanh nghiệp có thể lên kế hoạch, quản lý, giám sát, nhắc nhở, đôn đốc nhân viên thực hiện nhiệm vụ của mình một cách khoa học và tự nhiên.

Tính năng quản lý quy trình công việc là tính năng duy nhất chỉ có trên 1Office giúp cho doanh nghiệp định nghĩa và số hoá những quy trình công việc thực tế.

Khi bạn khởi tạo công việc, cài đặt người thực hiện và gán vào một quy trình nào đó thì công việc này sẽ tự động chạy theo quy trình đã cài đặt sẵn.

quản lý công việc

Quy trình công việc 

Ngoài ra, phần mềm cho phép người sử dụng tải các loại tệp word, excel, pdf…để lưu trữ phục vụ công việc cho người sử dụng cũng như chia sẻ tài liệu cho cá nhân hoặc phòng ban và điều chỉnh quyền quản lý, sửa, xem cho người nhận tài liệu. 

1Office

Tài liệu được chia sẻ 

Phần mềm 1Office đơn giản, dễ thao tác giúp bạn có thể linh hoạt theo dõi và quản trị công việc trên điện thoại bất kể ở đâu chỉ cần có kết nối Internet.

Đặc biệt, 1Office sẽ giúp bạn tối ưu chi phí, nâng cao hiệu suất công việc, quản lý thời gian và quản lý công việc hiệu quả.

Bên cạnh đó, 1Office đã được Bộ Thông tin và Truyền thông lựa chọn là nền tảng tiên phong trong chương trình chuyển đổi số quốc gia, là giải pháp mang lại hiệu quả bền vững cho các doanh nghiệp.

Với các tính năng trên, đây xứng đáng là một phần mềm quản trị công việc hiệu quả cho doanh nghiệp. 1Office sẽ giúp các doanh nghiệp giải quyết nhiều vấn đề, những bài toán rắc rối và phức tạp.

Đọc thêm: Phần mềm quản lý nhân sự được sử dụng phổ biến nhất 

2. Phần mềm quản lý công việc Trello

Trello là ứng dụng dành riêng cho hoạt động quản lý, giám sát công việc trong một dự án. Trello có bản dùng miễn phí vĩnh viễn cho người dùng nhưng bị giới hạn một số chức năng.

Bạn có thể sử dụng phần mềm hoàn toàn miễn phí cho đến khi cần những tính năng nâng cao.

Nền tảng mà ứng dụng này đặt làm móng chính là nguyên lý Kanban – phân chia những công việc của một dự án thành 3 nhóm: Việc cần làm, việc đang làm và việc đã hoàn thành.

quản lý công việc

Phần mềm quản lý công việc Trello

Ưu điểm của phần mềm này là giao diện làm việc của Trello giống với các tờ giấy note trên màn hình, nên việc sử dụng là hoàn toàn dễ dàng.

Chỉ cần nhìn vào giao diện, nhà quản lý đã có thể nắm bắt ngay được tiến độ dự án một cách trực quan nhất.

Tuy nhiên, Trello không được đánh giá cao bởi hệ thống báo cáo công việc, dự án, đặc biệt là với những dự án phức tạp và có quy mô lớn. Chính vì vậy, Trello chỉ thích hợp với những dự án hay nhóm làm việc có quy mô nhỏ.

Đọc thêm: Top 12 phần mềm nhân sự hiện nay tốt nhất cho người Việt siêu dễ dùng

3. Phần mềm quản lý dự án, công việc Asana

Asana là phần mềm quản lý dự án và công việc giúp người dùng có thể sắp xếp được công việc một cách tối ưu nhất.

Phần mềm này phù hợp nhất để người dùng quản lý công việc nhóm, quản lý công việc dự án trực tuyến, giúp người dùng sắp xếp thời khóa biểu một cách hiệu quả.

Giao diện của phần mềm Asana khá đẹp mắt, khoa học và đầy đủ thông tin, tính năng hữu ích cho việc quản trị công việc nhóm.

Phần mềm quản lý công việc, dự án Asana

Phần mềm quản lý dự án và công việc Asana

Ngoài ra Asana còn hỗ trợ các ứng dụng trên iPhone, iPad và Android giúp người dùng linh hoạt hơn khi sử dụng.

Asana hiện đang cho sử dụng miễn phí với giới hạn 15 người. Các bản tính phí được tính theo số lượng user và tính năng sử dụng bao gồm 3 gói là Premium, Business và Enterprise.

Đọc thêm: Sở hữu phần mềm quản trị doanh nghiệp tốt nhất chỉ với 20k/người/tháng

4. Phần mềm Due – giải pháp tối ưu giúp bạn hoàn thành deadline

Due được biết đến là phần mềm quản lý dành cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và freelancers.

Due là phần mềm nhắc nhở công việc cực kì hiệu quả. Ứng dụng sẽ liên tục nhắc nhở những nhiệm vụ tới hạn cho đến khi bạn hoàn thành chúng. Đến khi người dùng nhấn “đã thực hiện” vào công việc thì chế độ thông báo tự động mới ngưng.

phần mềm quản lý công việc due

Phần mềm quản lý công việc Due – giải pháp tối ưu giúp bạn hoàn thành deadline

Người dùng không cần tạo tài khoản, thậm chí ứng dụng có thể hoạt động trơn tru kể cả khi không có kết nối mạng. Đây chính là ưu điểm của Due. Đây cũng là phần mềm có giao diện tối giản, dễ sử dụng và đặc biệt nhất là không giới hạn người tham gia.

Đọc thêm: Quản lý công việc và tiến độ dự án chỉ bằng 1 Click trên phần mềm

5. Làm việc nhóm và lên kế hoạch công việc với Slack

Một trong những ứng dụng chat làm việc nhóm hiệu quả hiện nay đó chính Slack.

Ứng dụng này có rất nhiều ưu điểm nổi trội. Slack cho phép người dùng mở và gửi các file. Đồng thời sẽ có thông báo mỗi khi bạn nhận hay được gắn vào một dự án nào đó.

Người dùng có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu, hình ảnh và video hay thêm các sự kiện và công việc trên lịch trình cá nhân và công ty, cũng như chia sẻ chúng với nhân viên.

Ứng dụng cũng cho phép người dùng có thể chọn lọc thông tin và sắp xếp công việc mọi lúc mọi nơi.

phần mềm slack

Làm việc nhóm và lên kế hoạch công việc với Slack

Phần mềm Slack cũng hoàn toàn tương thích với Google Drive, Dropbox hoặc SalesForce nên rất tiện cho người sử dụng.

Slack bao gồm các gói miễn phí để người dùng có thể trải nghiệm. Với các gói tiêu chuẩn thì phải thanh toán hàng năm với mức giá là 6.67 USD/ người dùng/ tháng. Các gói nâng cao sẽ có giá 12,5 USD/ người dùng/ tháng với các tiện ích bổ sung.

Đọc thêm: Phần mềm quản trị công việc tổng thể giúp doanh nghiệp “bứt phá”

6. Microsoft Planner giúp quản lý công việc đơn giản

Microsoft Planner là một ứng dụng quản lý công việc nhóm, là một phần của Office 365.

Với mục đích hướng tới cả khách hàng doanh nghiệp và khách hàng bình dân, phần mềm Microsoft Planner dễ tiếp cận và sử dụng đơn giản nhưng vẫn cung cấp nhiều tính năng mạnh mẽ hỗ trợ doanh nghiệp.

Phần mềm đầy đủ những tính năng giúp dễ dàng quản lý, theo dõi các công việc của thành viên trong nhóm.

Microsoft Planner giúp quản lý công việc đơn giản

Microsoft Planner giúp quản lý công việc đơn giản

Ứng dụng này giúp bạn chủ động thêm thành viên và các thành viên có thể đọc, trả lời các bình luận ngay trên phần mềm.

Ưu điểm của Microsoft Planner là cho phép tích hợp với các dịch vụ khác của Microsoft như Office 365 Groups, Outlook 2016, ứng dụng ghi chú OneNote,… Người dùng có thể dễ dàng chia sẻ các tệp tin Word, Excel hoặc PowerPoint.

Đọc thêm: 5 phần mềm quản trị doanh nghiệp nổi bật nhất hiện nay

7. Phần mềm quản lý, nhắc nhở công việc Todoist

ToDoist là phần mềm quản lý được thiết kế dành riêng để lập danh sách các công việc cần phải làm trong ngày.

Ưu điểm của phần mềm này là bạn có thể dễ dàng quản lý các dự án, lên lịch làm việc hay gắn nhãn cho các công việc cũng như dự án.

phần mềm quản lý todoist

Phần mềm Todoist giúp bạn quản lý hiệu quả công việc

Phần mềm này cũng tích hợp với nhiều ứng dụng hữu ích khác như Google Drive, Cloud Magic, Sunrise Calendar, Toggl, IFTTT, và Zapier…

Todoist là phần mềm miễn phí mà bạn có thể dễ dàng cài đặt và sử dụng. Với các gói cao cấp thì chi phí cũng khá là rẻ chỉ tầm 36 USD/ năm và bạn có thể trải nghiệm những tính năng vượt trội.

Đối với các gói Todoist Business thì sẽ có giá 60 USD/ năm và đây cũng là một mức giá cạnh tranh dành cho bạn.

Đọc thêm: Review phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả nhất

Trên đây là thông tin về top 7 phần mềm quản lý công việc hiệu quả và tiện dụng giúp bạn quản lý tốt công việc của mình.

Mỗi phần mềm sẽ phù hợp với từng đối tượng khác nhau, với những mục đích công việc khác nhau và có ưu cũng như nhược điểm riêng của mình.

1Office hy vọng bài viết này đã giúp bạn có thêm thông tin để lựa chọn cho mình một phần mềm quản lý công việc phù hợp!

Ngoài ra, nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý công việc và dự án, hãy đăng ký dùng thử để nhận tư vấn tại 1office.vn, 1Office sẽ hỗ trợ bạn giải quyết khó khăn trong quản lý công việc một cách nhanh chóng!

Đọc thêm:

Phần mềm quản lý nhân sự chỉ từ 20.000 đồng

Review phần mềm ưu việt giúp quản lý chuỗi cửa hàng hiệu quả

7 cách tăng lợi nhuận nhờ phần mềm quản trị 

Tags

Bài viết liên quan

×

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN 1OFFICE

Trải nghiệm để khám phá những tính năng tuyệt vời 1Office mang lại

ĐĂNG KÝ TRỞ THÀNH PARTNER CỦA 1OFFICE

Tham gia cùng chúng tôi vào quá trình chuyển đổi số.


Hotline: 083 483 8888