Phương pháp Agile là gì? 12 Nguyên tắc tối ưu quản lý dự án

Agile là phương pháp quản lý dự án linh hoạt, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình làm việc và tăng tốc độ ra mắt sản phẩm. Trong bài viết này, 1Office sẽ giải thích chi tiết về Agile, các nguyên tắc cốt lõi và gợi ý cách áp dụng Agile hiệu quả vào thực tiễn.

I. Phương pháp Agile là gì?

Phương pháp Agile là một cách tiếp cận quản lý dự án linh hoạt, tập trung vào việc chia nhỏ công việc thành các phần nhỏ, phản hồi liên tục và cải tiến liên tục. Agile giúp đội ngũ nhanh chóng thích ứng với thay đổi và tăng hiệu quả hoàn thành sản phẩm.

Trên thực tế, phương pháp Agile được xây dựng trên nguyên tắc phân đoạn vòng lặp (iterative) và tăng trưởng (incremental).  Nó là cách để quản lý một dự án bằng cách chia nó thành nhiều giai đoạn. Nó liên quan đến sự hợp tác liên tục với các bên liên quan và cải tiến liên tục ở mọi giai đoạn. Khi công việc bắt đầu, các nhóm luân chuyển qua một quá trình lập kế hoạch, thực hiện và đánh giá. Sự hợp tác liên tục là rất quan trọng, với cả các thành viên trong nhóm và các bên liên quan của dự án.

II. 4 Giá trị cốt lõi của Phương pháp Agile

1. Cá nhân và sự tương tác quan trọng hơn các quy trình và công cụ thực hiện: Khi xây dựng phương pháp Agile, con người luôn được đề cao hơn các quy trình hoặc công cụ.Điều đó được xác định bởi vì chính con người là yếu tố đáp ứng nhu cầu kinh doanh và thúc đẩy quá trình phát triển của doanh nghiệp. 
2. Sản phẩm dùng được tốt hơn tài liệu đầy đủ: Tập trung thời gian để làm ra phần mềm hoàn chỉnh đáp ứng hoàn hảo yêu cầu khách hàng.
3. Cộng tác với khách hàng quan trọng hơn đàm phán hợp đồng: Hiểu được khách hàng cần gì để tư vấn và điều chỉnh sản phẩm thay vì chỉ dựa vào các điều khoản trong hợp đồng.
4. Phản hồi thay đổi hơn là bám sát kế hoạch: Agile khuyến khích thích nghi với sự thay đổi, đó có thể là thay đổi về công nghệ, nhân sự, deadline,…

III. 12 nguyên tắc cốt lõi của Agile

Dưới đây là 12 nguyên tắc cơ bản của Phương pháp Agile.

Xem thêm: Phần mềm giao việc – Giải pháp quản lý công việc toàn diện cho doanh nghiệp

IV. 6 phương pháp Agile được ứng dụng phổ biến nhất hiện nay

Phương pháp Agile là phương pháp chính và rất nhiều các chuyên gia đã dựa vào Phương pháp luận Agile để có sáng tạo ra phương pháp con của riêng mình. Trong phần này, chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu 6 Phương pháp Agile “con” được sử dụng phổ biến nhất:

1. Kanban

Kanban là một phương tiện thực hiện đơn giản, mô tả tiến độ công việc một cách trực quan để quản lý các dự án và cho phép các nhóm nhìn thấy tiến độ thực hiện dự án và các nhiệm vụ phải hoàn thành trong tương lai. Các dự án khi quản lý theo phương pháp Kanban chủ yếu được quản lý thông qua bảng Kanban, bảng này phân chia các nhiệm vụ thành ba cột: “Việc cần làm”, “Việc làm” và “Hoàn thành”.

2. Scrum

Cũng giống như Kanban, mô hình Scrum cũng được thiết lập bảng Scrum riêng của mình (tương tự như bảng Kanban) và nhóm các nhiệm vụ thành các cột dựa trên tiến độ. Có thể nói điểm khác biệt giữa Kanban và Scrum chính là Scrum tập trung vào việc chia nhỏ dự án thành các sprint và chỉ lập kế hoạch và quản lý từng sprint tại một thời điểm.

3. Extreme Programming (XP)

Đây là phương pháp được thiết lập để phục vụ cho các dự án phát triển phần mềm Agile. Phương pháp Agile này tập trung vào việc tăng cường mối quan hệ giữa các cá nhân như một chìa khóa để đạt được thành công trong việc phát triển phần mềm. Bên cạnh đó, XP cũng tập trung vào việc thúc đẩy tinh thần đồng đội, quan tâm đến việc học hỏi của các nhà phát triển và thúc đẩy một môi trường làm việc tốt.

4. Feature-driven development (FDD)

FDD là một khung làm việc theo phương pháp Agile khác phục vụ cho việc phát triển phần mềm của tổ chức. Nó thường liên quan đến việc tạo các mô hình phần mềm hai tuần một lần và cũng cần phát triển và thiết kế cho các tính năng của mô hình. Về cơ bản, nó là một quá trình phát triển phần mềm lặp đi lặp lại và có tính phát triển với mục đích chính là cung cấp phần mềm ổn định và hoạt động đúng thời hạn.  

FDD chia các dự án thành năm hoạt động cơ bản:

• Phát triển một mô hình tổng thể cho doanh nghiệp
• Lập danh sách tính năng có trong phần mềm
• Lập kế hoạch theo tính năng
• Thiết kế phần mềm theo tính năng
• Xây dựng cấu trúc phần theo tính năng đã được liệt kê

5. Phương pháp phát triển hệ thống động (DSDM)

Tập trung vào toàn bộ vòng đời của dự án và mục đích chính là đảm bảo nền tảng cho việc quản lý dự án. Phương pháp này cung cấp một lộ trình đầy đủ để giao sản phẩm tới tay khách hàng đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách. Giống như Scrum, XP và FDD, DSDM sử dụng sprint. Khung này dựa trên tám nguyên tắc cơ bản:

• Tập trung vào nhu cầu kinh doanh
• Giao sản phẩm đúng thời hạn
• Hợp tác
• Không bao giờ làm giảm chất lượng
• Xây dựng sản phẩm từng bước từ nền tảng ban đầu
• Phát triển lặp đi lặp lại
• Giao tiếp liên tục và rõ ràng
• Thể hiện sự kiểm soát

6. Crystal

Crystal Method là đưa ra một quy trình phát triển phần mềm tốt nhất cho nên yếu tố Con người (People) là cốt lõi của phương pháp này. Bên cạnh đó, nó còn hướng tới một số yếu tố khác như: Sự tương tác ( Interaction), Cộng đồng ( Community), Skills ( Các kỹ năng), Talent ( Tài năng) và Communication ( Sự giao tiếp) để gia tăng sự tương hỗ giữa các cá nhân tham gia thực hiện dự án.

Tìm hiểu thêm: Cách lựa chọn mô hình quản lý dự án chính xác nhất

V. 6 Mẹo quản lý dự án dễ dàng hơn với mô hình Agile Scrum

1. Kỹ năng chắt lọc thông tin khi thực hiện dự án

• Sự dư thừa thông tin, có quá nhiều thuộc tính không cần thiết hoặc sự phức tạp quá mức sẽ khiến nguồn vốn thực hiện dự án bị đội lên, gây lãng phí cho tổ chức
• Chỉ cung cấp cho khách hàng những gì họ yêu cầu bởi việc thêm quá nhiều tính năng không cần thiết sẽ gây lãng phí nguồn lực, tiền bạc khiến lợi nhuận của doanh nghiệp suy giảm
• Chúng ta nên tránh sự phức tạp quá mức. Nếu không, các dự án của chúng ta sẽ có: nhiều chi phí hơn, nhiều lỗi hơn, nhiều hiểu lầm hơn và nhiều rủi ro hơn. Và đôi khi, những thứ đơn giản hơn lại mang lại nhiều giá trị hơn.

2. Phải tôn trọng sản phẩm của khách hàng

Việc tôn trọng các sản phẩm của khách hàng sẽ nâng cao tính cá nhân hóa sản phẩm, gia tăng sự thân thiết đối với người tiêu dùng dịch vụ/ sản phẩm của doanh nghiệp. Vòng đời nhân sự của doanh nghiệp luôn thay đổi, vì vậy, nhà quản trị phải liên kết các hoạt động tiền nhiệm và kế thừa sao cho khách hàng nội bộ tham gia sớm vào quá trình với nhóm đang làm việc trong hoạt động tiền nhiệm.

3. Đừng lãng phí thời gian trong các cuộc họp

Việc thường xuyên có các cuộc họp không chỉ gây lãng phí thời gian làm việc của người lao động mà nó còn là một phần của nền văn hóa không nhanh nhẹn.

Các cuộc họp điều phối chỉ nên được thực hiện để tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện dự án không bị gián đoạn. Trong các cuộc họp cộng tác, chỉ các vấn đề kỹ thuật nên được thảo luận.

4. Đo lường rủi ro trước khi thực hiện dự án

Thực hiện phân tích rủi ro trước khi bắt đầu thực hiện dự án là chủ động bằng cách giảm thiểu các vấn đề trong tương lai, điều này sẽ giúp bạn có được một dự án nhanh nhẹn và hiệu quả hơn.

Nên lập các dự án dự phòng trong trường hợp rủi ro xảy ra. Tuy nhiên, có thể tối thiểu hóa rủi ro thông qua việc sử dụng phần mềm quản lý rủi ro hay lập kế hoạch tốt, xác định, phân tích định tính, phân tích định lượng, lập kế hoạch phản ứng, giám sát và kiểm soát.

5. Tập trung vào báo cáo theo dạng số liệu thay vì văn bản dài dòng

Nên sử dụng các phương pháp đồ họa chắc chắn sẽ thu hút nhiều sự chú ý hơn: màu sắc, hình ảnh, biểu tượng, bảng biểu, nguyên mẫu, v.v.

Chú trọng vào việc thông báo những ngoại lệ, những vấn đề mới, thay vì những điểm tương đồng

6. Tối ưu hóa và chuẩn hóa mọi quy trình mà doanh nghiệp có

.Việc tối ưu hóa và chuẩn hóa quy trình sẽ giúp quá trình làm việc của doanh nghiệp được trơn tru hơn. Bên cạnh đó, việc tối ưu hóa quy trình còn giúp doanh nghiệp giảm thiểu lỗi sai trong hoạt động sản xuất mà nguồn lực con người mang lại. Một quy trình nếu được tối ưu hóa có thể tạo ra nhiều lợi ích với doanh nghiệp như. Những lợi ích mà doanh nghiệp đạt được khi tiến hành tối ưu hóa quy trình:

• Nâng cao hiệu suất và hiệu quả làm việc của nhân viên
• Giảm thiểu lỗi sai sót khi thực hiện công việc
• Tiết kiệm thời gian, chi phí nhờ việc tự động hóa những việc đơn giản, mang tính lặp đi lặp lại
• Nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trường

Xem thêm: Mô hình Smart là gì? Cách ứng dụng mục tiêu Smart trong doanh nghiệp

VI. Vai trò của lãnh đạo trong triển khai Agile

Để triển khai Agile thành công, vai trò của lãnh đạo đóng vai trò then chốt. Agile không chỉ là một bộ công cụ hay quy trình, mà là một tư duy mới, một sự thay đổi văn hóa trong toàn bộ doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi sự cam kết mạnh mẽ và dẫn dắt từ ban lãnh đạo, bởi họ chính là người truyền cảm hứng, định hướng và bảo đảm các nhóm có đủ điều kiện để vận hành hiệu quả.

1. Định hướng chiến lược và tầm nhìn

Lãnh đạo cần trả lời rõ ràng cho đội ngũ các câu hỏi: “Tại sao chúng ta áp dụng Agile?” và “Chúng ta kỳ vọng đạt được gì từ sự thay đổi này?”. Khi có tầm nhìn và mục tiêu rõ ràng, các nhóm sẽ có định hướng đúng đắn, tránh tình trạng áp dụng Agile một cách hình thức, “chạy theo phong trào”.

2. Truyền cảm hứng và tạo động lực

Agile chỉ phát huy hiệu quả khi đội ngũ có niềm tin và động lực để thay đổi. Vai trò của lãnh đạo là người truyền cảm hứng, giúp nhân viên hiểu được lợi ích mà Agile mang lại: nhanh hơn, linh hoạt hơn và tạo ra nhiều giá trị cho khách hàng hơn. Một môi trường tích cực sẽ giúp các nhóm sẵn sàng thử nghiệm và thích nghi.

3. Tạo môi trường minh bạch, cởi mở

Agile khuyến khích sự trao đổi thường xuyên, phản hồi liên tục và minh bạch trong mọi khâu công việc. Để làm được điều này, lãnh đạo cần xây dựng một văn hóa cởi mở, nơi nhân viên có thể chia sẻ ý kiến, báo cáo khó khăn, thậm chí chấp nhận sai lầm mà không sợ bị trách phạt. Điều này giúp doanh nghiệp phát hiện vấn đề sớm và cải thiện nhanh chóng.

4. Trao quyền và tin tưởng đội ngũ

Một trong những sai lầm phổ biến khi áp dụng Agile là lãnh đạo vẫn giữ cách quản lý vi mô (micromanagement). Trong Agile, lãnh đạo cần trao quyền tự chủ cho các nhóm, tin tưởng họ tự đưa ra quyết định và chịu trách nhiệm về kết quả. Khi được trao quyền, các nhóm sẽ chủ động hơn, sáng tạo hơn và có tinh thần trách nhiệm cao hơn.

5. Đồng hành và hỗ trợ trong quá trình thay đổi

Chuyển đổi sang Agile không phải lúc nào cũng suôn sẻ. Các nhóm có thể gặp khó khăn về kỹ năng, sự kháng cự nội bộ hoặc thiếu công cụ phù hợp. Vai trò của lãnh đạo là đồng hành, lắng nghe và hỗ trợ kịp thời, đảm bảo rằng nhân viên cảm thấy họ không bị bỏ rơi.

6. Đầu tư nguồn lực và cam kết lâu dài

Agile không thể chỉ dừng ở việc “hô khẩu hiệu”. Để triển khai thực chất, lãnh đạo cần cam kết về nguồn lực:

• Đầu tư vào công cụ quản lý Agile (như Jira, Trello, 1Office…).

• Tổ chức đào tạo để nâng cao hiểu biết cho nhân viên.

• Dành thời gian cho việc họp ngắn, đánh giá sprint, retrospective.

Sự đầu tư và cam kết này thể hiện quyết tâm lâu dài, giúp Agile không trở thành một dự án ngắn hạn mà là một phần trong chiến lược phát triển bền vững.

7. Đóng vai trò “người bảo trợ” (Agile Sponsor)

Trong nhiều mô hình Agile, lãnh đạo đóng vai trò Agile Sponsor – người chịu trách nhiệm cao nhất, tháo gỡ rào cản và bảo đảm các nhóm có đủ điều kiện hoạt động. Họ là cầu nối giữa chiến lược của doanh nghiệp và thực tiễn triển khai tại các nhóm nhỏ.

VII. Sai lầm phổ biến khi áp dụng Agile

Agile không phải chỉ là một “công cụ quản lý dự án”, mà là một tư duy (mindset) cần được cả tổ chức thấm nhuần. Tuy nhiên, khi triển khai thực tế, nhiều doanh nghiệp — đặc biệt là tại Việt Nam — thường gặp phải những sai lầm sau:

1. Hiểu Agile như một bộ quy tắc cố định thay vì tư duy linh hoạt

Nhiều đội ngũ áp dụng Agile như một checklist cứng nhắc (phải daily standup đúng giờ, phải có sprint backlog chuẩn 100%), dẫn đến áp lực và mất đi sự sáng tạo.

• Hậu quả: Dự án bị “quá tải” bởi quy trình, thay vì thực sự linh hoạt để phản ứng nhanh với thay đổi.

• Cách khắc phục: Nhìn Agile như một triết lý chứ không phải “cẩm nang luật lệ”. Doanh nghiệp nên tùy chỉnh phương pháp (Scrum, Kanban, hay hybrid) theo thực tế văn hóa và quy mô đội ngũ.

2. Không có sự cam kết từ lãnh đạo

 Agile thường được triển khai từ cấp quản lý dự án trở xuống, trong khi lãnh đạo cấp cao vẫn giữ tư duy quản trị cũ (top-down, cứng nhắc).

• Hậu quả: Nhân viên cảm thấy “Agile chỉ là khẩu hiệu”, không có sự hỗ trợ thực sự, dẫn đến mất niềm tin và quay lại cách làm truyền thống.

• Cách khắc phục: Ban lãnh đạo phải tham gia trực tiếp vào quá trình Agile (ví dụ: tham dự sprint review, lắng nghe phản hồi). Đồng thời, cần đào tạo Agile mindset cho cấp quản lý để lan tỏa từ trên xuống dưới.

3. Chỉ copy quy trình từ nơi khác mà không tùy chỉnh theo thực tế

Doanh nghiệp thường sao chép mô hình Agile của Google, Spotify hoặc các công ty công nghệ lớn mà không tính đến sự khác biệt về văn hóa, nguồn lực, ngành nghề.

• Hậu quả: Đội ngũ bị “ngợp” vì quy trình phức tạp, Agile biến thành gánh nặng thay vì hỗ trợ.

• Cách khắc phục: Bắt đầu nhỏ (pilot team), thử nghiệm và điều chỉnh dần theo tình hình nội bộ. Agile nên được “may đo” cho doanh nghiệp, không có công thức chung cho tất cả.

Phương pháp Agile không thất bại vì bản thân phương pháp, mà thường thất bại vì cách áp dụng. Muốn thành công, doanh nghiệp cần linh hoạt, cam kết từ lãnh đạo, và điều chỉnh phù hợp với văn hóa tổ chức.

VIII. Quản lý tiến độ công việc dự án hiệu quả với phần mềm 1Office

Với việc ứng dụng mô hình quản lý công việc chuyên nghiệp vào phần mềm, 1Office giúp bạn tăng khả năng bao quát công việc, thúc đẩy sự hợp tác trong nhóm. Nếu sử dụng 1Office, bạn sẽ dễ dàng cắt giảm hoạt động lãng phí nguồn lực, tự động hóa quy trình làm việc và tập trung vào công việc mang lại giá trị thực sự cho doanh nghiệp.

Khi sử dụng phần mềm quản lý công việc 1Office để tiến hành quản trị doanh nghiệp, bạn sẽ nhận được một số lợi ích sau: 

•  Quản lý công việc theo hình thức trực tuyến giúp nhà quản trị dễ dàng quản lý công việc trong suốt toàn bộ quá trình thực hiện dự án.
• Với cấu trúc được xây dựng theo mô hình Kanban, giúp nhà quản trị có thể dễ dàng giao nhiệm vụ, theo dõi và đánh giá kết quả thực hiện của người lao động. 
• Nhận xét, nhắc nhở về tiến độ làm việc của nhân viên trực tiếp trên các thẻ công việc mà không cần phải trực tiếp gặp mặt. 

Qua bài viết trên, chúng tôi mong rằng thông tin mà 1Office mang lại sẽ giúp người đọc có cái nhìn cụ thể, rõ ràng hơn về Phương pháp Agile scrum và những mẹo giúp doanh nghiệp thực hiện Agile để quán lý tiến độ công việc hiệu quả hơn.

Thông tin liên hệ và tham khảo tại:

Hotline: 083 483 8888

Fanpage 1Office: https://www.facebook.com/1officevn

Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp