Bật mí 6 phương pháp tăng năng suất trong doanh nghiệp – 95% doanh nghiệp đã áp dụng thành công

Bạn có biết rằng 30% nhân viên thừa nhận họ chỉ đang làm việc với 80% năng suất? Nhiều khi, con số này nói lên nhiều điều về nhà quản lý – những người sử dụng lao động hơn là về nhân viên. 1Office sẽ cho bạn biết những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của nhân viên và bật mí 6 phương pháp tăng năng suất trong doanh nghiệp trong bài viết ngày hôm nay.

1. Các yếu tố ảnh hưởng đến năng suất làm việc của nhân viên

Bạn luôn thấy nhân viên của mình cắm đầu vào công việc nhưng hiệu quả mang lại không cao, doanh thu vẫn bị chững, tốc độ tăng trưởng thấp. Vậy tình trạng này xuất phát từ đâu? Liệu nhân viên của bạn có thực sự làm việc năng suất hay đơn giản chỉ là đang quá bận rộn? Thực tế, năng suất làm việc bị chi phối bởi rất nhiều yếu tố, bao gồm cả yếu tố nội tại và ngoại cảnh.

1.1. Hạn chế về năng lực chuyên môn

Yếu tố trước tiên cần xem xét là bản thân năng lực chuyên môn của nhân viên. Một vài trường hợp nhân viên làm việc kém năng suất do họ thiếu những kiến thức, kỹ năng chuyên môn để phục vụ cho công việc. Một số nhân viên bị quản lý giao những công việc không phù hợp với kỹ năng cũng như kinh nghiệm của bản thân, dẫn đến việc không đủ khả năng để thực hiện công việc.

1.2. Môi trường làm việc

Môi trường làm việc ảnh hưởng rất lớn đến trạng thái, tinh thần và động lực làm việc của nhân viên. Môi trường làm việc bao gồm các yếu tố vật lý như ánh sáng, không văn phòng và yếu tố phi vật lý như không khí làm việc, sự hợp tác của những người xung quanh. Nếu như một trong những yếu tố này không tạo ra môi trường thuận lợi và tích cực cho nhân viên thì khả năng thực hiện công việc sẽ bị giảm sút.

1.3. Thiếu động lực làm việc

Động lực làm việc là yếu tố then chốt quyết định hiệu suất của nhân viên. Đó là nguồn năng lượng bên trong thôi thúc nhân viên nỗ lực, hết mình vì công việc. Nếu như động lực đủ lớn thì năng suất làm việc cũng được gia tăng. Một nhân viên dù tài năng đến mấy nhưng thiếu đi động lực thì cũng không thể thực hiện công việc một cách tốt nhất. Lí do là vì họ cảm thấy chán nản, mất phương hướng và nhiệt huyết để đạt được mục tiêu.

1.4. Quy trình chưa được chuẩn hóa

Muốn giải được bài toán năng suất thì phải bắt đầu ngay ở bước quy trình. Doanh nghiệp muốn vận hành trơn tru, hiệu quả, đem lại năng suất cao thì cần có một quy trình tự động, chuẩn hóa. Vì nhân viên làm việc và tương tác trực tiếp trong những công đoạn của quy trình để tạo ra sản phẩm. Cho nên nếu doanh nghiệp không đầu tư cho quy trình sẽ dẫn đến tốn thời gian, chi phí cho những công việc lặp đi lặp lại, nhân viên không biết được bước tiếp theo cần làm là gì, quản lý cũng không nắm bắt được tiến độ và hiệu suất làm việc của nhân viên.

Đọc thêm: PDCA là gì? 4 Bước ứng dụng quy trình PDCA hiệu quả trong doanh nghiệp

1.5. Thiếu nguồn lực, công cụ hỗ trợ

Có kỹ năng, có động lực làm việc là điều cần thiết, nhưng chưa đủ. Nhân viên chỉ có thể phát huy tối đa năng suất làm việc khi họ được trang bị những công cụ cần thiết để thực hiện công việc. Việc được cung cấp đầy đủ nguồn lực giúp nhân viên không chỉ làm việc tốt hơn mà còn nhanh hơn.

Ngoài ra, yếu tố công nghệ rất quan trọng với hiệu suất và năng suất – 75% các tổ chức toàn cầu được dự báo sẽ tăng cường sử dụng các công cụ công nghệ để cải thiện năng suất vì chúng tiết kiệm được nhiều thời gian và tiền bạc.

2. Cách đo lường năng suất của nhân viên

Bây giờ bạn đã biết các yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến khả năng thực hiện công việc, tiếp theo bạn cần biết cách đo lường hiệu suất của nhân viên để có cơ sở đưa ra các biện pháp nâng cao năng suất phù hợp cho doanh nghiệp.

2.1. Sử dụng chỉ tiêu năng suất lao động

Chỉ tiêu năng suất lao động được định nghĩa là số sản phẩm (GDP) được tạo ra trên một đơn vị người lao động làm việc (hoặc trên mỗi giờ lao động).

Công thức

Năng suất = Giá trị hàng hóa, dịch vụ được sản xuất / Giờ nhân lực đầu vào

Trong đó:

• Giá trị hàng hóa, dịch vụ được sản xuất là chi phí đầu ra của sản phẩm lao động đó = (Số lượng tổng sản phẩm làm được trong thời gian đó x Đơn giá thành phẩm)

• Giờ nhân lực đầu vào: tổng số thời gian để sản xuất ra giá trị hàng hóa dịch vụ tương đương.

Ví dụ: 1 công nhân sản xuất 80 sản phẩm trong 8 tiếng, giá thành của mỗi sản phẩm đầu ra là 10$. Vậy năng suất lao động của công nhân đó sẽ được tính như sau:

Năng suất = (80 sản phẩm x 10$) / 8 = 100$

2.2. Đánh giá qua KPI

KPI là một trong những chỉ số phổ nhất nhất được hầu hết các doanh nghiệp sử dụng để đánh giá thành tích cũng như năng suất làm việc của nhân viên. KPI được thể hiện bằng những con số cụ thể mà nhân viên cần đạt được trong một kỳ sản xuất kinh doanh của công ty. Ví dụ như số lượng sản phẩm sản xuất ra, doanh thu tiêu thụ sản phẩm trong tháng…

Tham khảo phương pháp quản lý: Kanban là gì? Cách áp dụng Kanban trong quản lý công việc

3. Những phương pháp tăng năng suất trong doanh nghiệp

3.1. Đào tạo và phát triển nhân viên

Nhân viên chỉ làm việc hiệu quả và năng suất khi họ nắm rõ được mình cần làm gì và làm như thế nào. Vì vậy đừng bao giờ bỏ qua công đoạn đào tạo nếu như muốn cải thiện năng suất doanh nghiệp. Đào tạo không chỉ giúp nâng cao trình độ, kỹ năng chuyên môn của người lao động để thực hiện nhiệm vụ hiệu quả mà còn giúp họ gắn kết với tầm nhìn và sứ mệnh của tổ chức, từ đó nỗ lực phấn đấu để tạo ra nhiều giá trị hơn.

Để đào tạo và phát triển nhân viên hiệu quả cần có một quy trình đào tạo chuyên nghiệp với kế hoạch cụ thể. Nhà quản trị có thể tham khảo tại đây: 5 bước xây dựng quy trình đào tạo nội bộ hiệu quả cho doanh nghiệp

3.2. Dùng đúng người đúng việc

Để tăng năng suất làm việc thì nhà quản lý phải phân công công việc một cách hợp lý, phù hợp với khả năng thực hiện công việc của nhân viên. Giao cho 1 nhân viên mới vào những công việc vượt quá khả năng hay phân công cho 1 nhân sự làm quá nhiều việc cùng 1 lúc đều là những cách sử dụng nguồn lực con người không hiệu quả. Để dùng đúng người đúng việc, bạn cần  đánh giá những khía cạnh sau:

• Khả năng thực hiện: Nhân viên có đủ kiến thức và kỹ năng để giải quyết công việc này không?
• Trách nhiệm: Nhân viên có trách nhiệm đối với công việc và tuân thủ thời hạn không?
• Động lực: Nhân viên có sẵn sàng học hỏi và nỗ lực để đạt kết quả tốt nhất không?

Xem thêm: Cách phân loại công việc giúp x5 năng suất làm việc

3.3. Chuẩn hóa quy trình

Chuẩn hóa quy trình sẽ giúp thúc đẩy tới 35% năng suất làm việc và giảm tới 40% chi phí vận hành cho doanh nghiệp. Để chuẩn hóa quy trình doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Bước 1. Thiết kế trình tự thực hiện công việc tiêu chuẩn

Đây là những thao tác, công đoạn bắt buộc mà nhân viên phải thực hiện theo trình tự được định sẵn để hoàn thành công việc. Việc mô tả rõ ràng trình tự thực hiện giúp đảm bảo rằng mọi nhân viên đều thực hiện công việc theo cách thức giống nhau.

Bước 2. Tính thời gian thực hiện công việc tiêu chuẩn

Đây là thời gian thực hiện cần thiết để làm ra sản phẩm. Đây sẽ là khung tham chiếu để nhà quản lý điều phối và giám sát các công đoạn, giúp quy trình diễn ra đúng tiến độ.

Bước 3. Xác định mức tồn kho tiêu chuẩn

Đây là số lượng những nguyên liệu tối thiểu cần có để đảm bảo cho quy trình được diễn ra liền mạch, không gây ra sự trì trệ cho quy trình do thiếu nguồn đầu vào.

Sau khi đã thiết kế được một quy trình chuẩn, nhà quản lý cần truyền đạt lại cho nhân viên, đảm bảo họ nắm rõ các yếu tố cần thiết để tối ưu năng suất quy trình. Bên cạnh đó, việc cải tiến liên tục quy trình cũng cần được triển khai song song với việc vận hành các hoạt động. Điều này giúp hạn chế những rủi ro cũng như nâng cao hiệu quả vận hành của doanh nghiệp.

Tham khảo thuyết cải tiến liên tục: Kaizen là gì? Ví dụ và 6 Bước ứng dụng Kaizen hiệu quả trong doanh nghiệp

3.4. Tạo môi trường làm việc

Trong tất cả các cách tăng năng suất làm việc cho nhân viên thì cải thiện môi trường là hoạt động không thể bỏ qua. Một công cụ mà doanh nghiệp có thể sử dụng để nâng cao trải nghiệm làm việc của nhân viên là phương pháp 5S. 5S là phương pháp quản lý của người Nhật, đơn giản, dễ áp dụng, không tốn kém. Quy tắc 5S bao gồm:

• Sàng lọc: Sàng lọc, loại bỏ những vật dụng không cần thiết.
• Sắp xếp: Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp, trật tự, có đánh số, ký hiệu rõ ràng.
• Sạch sẽ: Giữ gìn vệ sinh nơi làm việc sạch sẽ.
• Săn sóc: Luôn luôn duy trì thực hiện 3 hoạt động trên.
• Sẵn sàng: Biến những công việc trên thành thói quen.

Bằng cách tổ chức, sắp xếp không gian làm việc một cách khoa học, 5S cung cấp môi trường làm việc thuận lợi nhất cho nhân viên để họ phát huy hết hiệu suất lao động.

3.5. Ghi nhận & khen thưởng

Muốn cải thiện năng suất làm việc thì phải tác động vào động lực làm việc của nhân bằng cách ghi nhận và khen thưởng cho những nỗ lực của nhân viên. Khi được đánh giá xứng đáng với những đóng góp của mình, nhân viên sẽ càng nỗ lực và đầu tư hơn vào công việc.

Xem thêm: Mẫu đánh giá nhân viên chuẩn, chính xác cho doanh nghiệp

3.6. Sử dụng công cụ, phần mềm hỗ trợ

Sử dụng công cụ và phần mềm hỗ trợ là một trong những cách tăng năng suất làm việc hiệu quả nhất cho doanh nghiệp. Những phần mềm quản lý công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho cả nhà quản lý và nhân viên từ việc phân công nhân sự, theo dõi tiến độ công việc, đánh giá nhân viên đến quản lý những giấy tờ, tài liệu cần thiết trong quá trình làm việc.

4. Phương pháp tăng năng suất trong doanh nghiệp với phân hệ WORKPLACE 1Office

Với mong muốn giúp các doanh nghiệp giải quyết bài toán năng suất, 1Office cho ra đời WORKPLACE – Bộ tính năng cung cấp công cụ cơ bản để nhân viên làm việc & giao tiếp nội bộ.

• Hỗ trợ lên kế hoạch: lập kế hoạch công việc cụ thể, thực tế, phân bổ công việc đúng người, đúng nhóm, tự động cập nhật và lịch biểu cá nhân.
• Theo dõi sát sao tiến độ công việc, tự động cảnh báo và nhắc việc thông minh giúp cá nhân chỉ động thực hiện công việc theo đúng deadline.
• Hỗ trợ thảo luận trực tiếp, thay vì trao đổi trong nhóm khiến tin nhắn trôi mất, nhân viên có thể thảo luận ngay dưới kế hoạch và quy trình môi công việc.
• Báo cáo, đánh giá hiệu quả công việc. Báo cáo trực quan dưới dạng Dashboard, báo cáo động, từ đó đánh giá hiệu quả làm việc.
• Tạo động lực làm việc với các quyết định khen thưởng trên PM

Năng suất của nhân viên là yếu tố then chốt tạo nên thành công của mọi công ty. Không doanh nghiệp nào có thể tiến xa nếu không có một lực lượng lao động hiệu quả và vững chắc. Đó là lý do tại sao bạn nên dành thời gian để đầu tư cho năng suất lao động bằng cách ứng dụng những phương pháp tăng năng suất trong doanh nghiệp và giải pháp quản trị doanh nghiệp 1Office WORKPLACE mà chúng tôi đã giới thiệu trên đây.