PDCA là gì? 4 Bước ứng dụng quy trình PDCA hiệu quả trong doanh nghiệp

Mô hình PDCA từ lâu đã được coi là công thức vàng giúp tối ưu vận hành và tinh gọn quy trình doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải nhà quản trị nào cũng thực sự hiểu rõ PDCA là gì? Điều gì khiến cho PDCA trở thành “bí quyết phát triển thần kỳ của các doanh nghiệp”, đưa các tổ chức lội ngược dòng từ con số âm? Câu trả lời nằm ở bí quyết ứng dụng quy trình PDCA trong quản lý chất lượng hiệu quả được 1Office.vn trình bày trong bài viết sau đây.

1. Tổng quan về PDCA là gì?

1.1. PDCA là gì? Nguồn gốc của chu trình PDCA

PDCA là một phương pháp quản lý và cải tiến chất lượng được phát triển bởi nhà kinh doanh người Mỹ Walter A. Shewhart vào những năm 1930 và được tiếp tục phát triển bởi W. Edwards Deming. Chu trình PDCA được thiết kế dưới dạng một vòng lặp liên tục không có điểm dừng, bao gồm 4 giai đoạn: Plan -Do – Check – Act (Kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Cải tiến), thể hiện quá trình không ngừng cải tiến trong hoạt động vận hành, với tinh thần “thay đổi để tốt hơn”. Bởi vậy PDCA còn được gọi là chu trình cải tiến liên tục.

PDCA là một phương pháp phổ biến đại diện cho triết lý sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing) – một mô hình sản xuất hiện đại hướng tới việc tinh gọn hóa quy trình vận hành, giảm thiểu các lãng phí và tăng cường hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Chu trình PDCA là công cụ quan trọng trong quản lý chất lượng, được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau như sản xuất, quản lý dự án, dịch vụ, giáo dục, chăm sóc sức khỏe,…

1.2. 4 giai đoạn chính của mô hình PDCA là gì?

Chu trình cải tiến liên tục PDCA bao gồm 4 bước cơ bản, tương đương với 4 chữ cái đại diện:

• Plan (Lập kế hoạch): Đặt mục tiêu, xác định các hoạt động cần thực hiện để đạt được mục tiêu, thiết lập lịch trình triển khai và các tiêu chí đánh giá.
• Do (Thực hiện): Thực hiện kế hoạch, thu thập dữ liệu và thông tin để đánh giá kết quả.
• Check (Đánh giá): Đánh giá kết quả so với mục tiêu, so sánh với các tiêu chuẩn và dữ liệu đã thu thập.
• Act (Hành động): Tổng kết kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm, đề xuất các cải tiến và lập kế hoạch cho chu trình PDCA tiếp theo.

Đọc thêm các bài viết hay về quản trị doanh nghiệp:

• 3 Mô hình quản trị hiện đại 4.0 và xu hướng quản trị nổi bật nhà lãnh đạo cần biết
• Tăng 200% hiệu suất làm việc với các ý tưởng cải tiến trong công việc

2. Lợi ích của việc ứng dụng mô hình PDCA

Mô hình PDCA một thời từng được coi là bí mật đằng sau sự phát triển thần tốc của các doanh nghiệp Nhật Bản. Vậy điều gì đã làm nên bước nhảy vọt trong vận hành nhờ ứng dụng PDCA? Lợi ích của việc triển khai mô hình PDCA là gì? Về cơ bản, quy trình PDCA tập trung giải quyết 3 khía cạnh sau:

• Tối ưu hoá quy trình sản xuất

PDCA giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình sản xuất bằng cách đưa ra các kế hoạch cụ thể, tiến hành triển khai, kiểm tra và đưa ra cải tiến liên tục. Từ đó qua mỗi chu kỳ, quy trình vận hành sẽ ngày hoàn thiện và tinh gọn hơn, nhờ vậy doanh nghiệp có thể đạt được hiệu suất cao hơn, giảm chi phí sản xuất và tăng cường hiệu quả hoạt động.

• Cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ

PDCA giúp doanh nghiệp cải thiện chất lượng sản phẩm dịch vụ bằng cách tìm ra các vấn đề, yếu điểm trong quy trình sản xuất và đưa ra giải pháp để khắc phục. Khi chất lượng sản phẩm dịch vụ được nâng cao, doanh nghiệp có thể tăng cường vị thế cạnh tranh của mình trên thị trường, thu hút khách hàng mới và giữ chân khách hàng hiện tại hiệu quả hơn.

• Giảm thiểu lãng phí và tiết kiệm chi phí sản xuất

PDCA giúp doanh nghiệp giảm thiểu lãng phí và tiết kiệm chi phí sản xuất nhờ sử dụng tài nguyên một cách hiệu quả và tinh gọn bộ máy sản xuất. Khi lãng phí và chi phí sản xuất giảm, doanh nghiệp có thể tăng cường lợi nhuận.

Xem thêm: Kaizen là gì? 6 Bước ứng dụng phương pháp cải tiến liên tục Kaizen trong doanh nghiệp

3. 4 bước ứng dụng quy trình PDCA trong doanh nghiệp

Bước 1: Lập kế hoạch (Plan)

Bước này tập trung vào việc xác định mục tiêu, lập kế hoạch và chuẩn bị cho quá trình cải tiến. Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu của mình, bao gồm các yếu tố như sản phẩm hoặc dịch vụ, thị trường, khách hàng,… Sau đó, doanh nghiệp cần lập kế hoạch chuẩn chỉ dựa trên những nguyên tắc lập kế hoạch để đạt được các mục tiêu đó bằng cách xác định các hoạt động cần thực hiện, nguồn tài nguyên sử dụng, thời gian, chi phí,…

Các hoạt động chính trong giai đoạn này bao gồm:

• Xác định vấn đề cần giải quyết hoặc mục tiêu cần đạt được.
• Thu thập thông tin và dữ liệu để đánh giá hiện trạng.
• Phân tích thông tin và dữ liệu để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề hoặc cách để đạt được mục tiêu.
• Thiết lập mục tiêu cụ thể, đo lường được và thời hạn để hoàn thành chúng.
• Lập kế hoạch cho các hoạt động cải tiến.

Bước 2: Thực hiện (Do)

Trong bước này, doanh nghiệp sẽ tiến hành triển khai quy trình làm việc theo bản kế hoạch đã được lập ở bước trước. Đây là bước thực tế để thử nghiệm kế hoạch và kiểm tra xem liệu nó có hoạt động như dự kiến hay không. Doanh nghiệp nên đảm bảo rằng tất cả các hoạt động đều được tuân thủ đúng trình tự và chính xác theo kế hoạch.

Các hoạt động chính bao gồm:

• Thực hiện các hoạt động cải tiến đã lên kế hoạch trong bước 1.
• Đảm bảo rằng các hoạt động được thực hiện đúng thời hạn và đáp ứng được các tiêu chuẩn chất lượng và hiệu quả kinh doanh.

Bước 3: Đánh giá (Check)

Bước này sẽ tập trung vào đánh giá kết quả của các hoạt động đã thực hiện. Doanh nghiệp cần thu thập, phân tích và đánh giá kết quả để xem liệu quy trình PDCA có đáp ứng được mục tiêu hay không. Các chỉ số kinh doanh cần được sẽ được so sánh với các mốc mục tiêu đã đặt ra ở bước lập kế hoạch. Nếu kết quả không đáp ứng kỳ vọng, doanh nghiệp cần tìm ra nguyên nhân và đưa ra giải pháp để cải thiện.

Các hoạt động chính bao gồm:

• Thu thập dữ liệu để đánh giá kết quả của các hoạt động đã thực hiện.
• So sánh kết quả đạt được với mục tiêu đã đặt ra trong bước 1.
• Đánh giá hiệu quả của các hoạt động đã thực hiện và xác định những vấn đề còn tồn tại.

Cùng tìm hiểu: Bật mí 6 phương pháp tăng năng suất trong doanh nghiệp và cách áp dụng

Bước 4: Hành động (Act)

Ở bước 4, doanh nghiệp sẽ tập trung vào việc điều chỉnh và cải tiến các hoạt động để đạt được kết quả tốt hơn. Sau khi kiểm tra kết quả và đưa ra những đánh giá phân tích, doanh nghiệp sẽ đề xuất các phương án cải tiến để cải thiện hoạt động của mình. Cải tiến có thể bao gồm việc thay đổi quy trình, công nghệ, hoặc cải thiện chất lượng sản phẩm dịch vụ.

Các hoạt động chính bao gồm:

• Phát triển các giải pháp để giải quyết các vấn đề còn tồn tại.
• Thiết lập kế hoạch thực hiện các giải pháp cải tiến.
• Thực hiện các giải pháp đã thiết lập trong bước trước để cải thiện chất lượng và hiệu quả kinh doanh.
• Đánh giá lại kết quả sau khi thực hiện các giải pháp cải tiến.
• Lặp lại quá trình PDCA để tiếp tục cải tiến và nâng cao chất lượng và hiệu quả kinh doanh.

Sau khi hoàn thành bước 4, quá trình PDCA sẽ được lặp lại để tiếp tục cải tiến và nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả kinh doanh. Việc triển khai PDCA đòi hỏi sự tham gia tích cực của các thành viên trong tổ chức. Các nhà quản lý cần đảm bảo rằng quy trình PDCA được triển khai một cách chặt chẽ và liên tục, đồng thời đưa ra các giải pháp phù hợp, thiết thực để giải quyết triệt để các vấn đề được đưa ra.

Trong khi thực hiện quy trình cải tiến chất lượng doanh nghiệp có thể kết hợp một số tiêu chuẩn để đo lường chất lượng và hiệu suất của quy trình cải tiến. Phương pháp Six Sigma được sử dụng để đo lường kết quả hiệu suất hoặc chất lượng quy trình cải tiến so với kết quả ban đầu được nhiều doanh nghiệp ứng dụng hiện nay. 

4. Quy trình PDCA khâu nào quan trọng nhất?

Chúng ta đều biết trong quy trình PDCA, các khâu Plan, Do, Check, và Act là 4 yếu tố trụ cột quan trọng của mô hình và tất cả đều phải được thực hiện một cách cẩn thận để đảm bảo sự thành công của quy trình.

Tuy nhiên, trong số các khâu này, khâu Plan (lập kế hoạch) được coi là quan trọng nhất vì nó đóng vai trò tạo nền móng cho toàn bộ quy trình PDCA. Trong khâu Plan, doanh nghiệp phải xác định mục tiêu và chỉ tiêu cụ thể để cải thiện hoạt động của mình. Nếu doanh nghiệp không thực hiện khâu này một cách cẩn thận, toàn bộ quy trình PDCA có thể không đạt được kết quả mong muốn.

Trong quá trình lập kế hoạch, doanh nghiệp cần đưa ra các mục tiêu cụ thể, đo lường được và khả thi. Điều này mang ý nghĩa định hướng cho toàn bộ quy trình, giúp cho quá trình triển khai PDCA tập trung vào các mục tiêu cần đạt được, từ đó góp phần đẩy nhanh tiến độ và đảm bảo bộ máy vận hành hoạt động hiệu quả.

Bên cạnh đó, trong khâu Plan, doanh nghiệp cũng cần thực hiện việc đánh giá các nguyên nhân của các vấn đề còn tồn đọng trong quy trình hoạt động và đưa ra các giải pháp phù hợp để giải quyết chúng. Việc đánh giá và xác định nguyên nhân của các vấn đề là cơ sở để phát triển các giải pháp cải tiến, từ đó đảm bảo sự thành công của quy trình PDCA.

Tóm lại, trong quy trình PDCA, khâu Plan là quan trọng nhất vì nó thiết lập cơ sở cho toàn bộ quy trình. Việc lập kế hoạch cẩn thận và đánh giá các nguyên nhân của các vấn đề là cơ sở để phát triển các giải pháp cải tiến, giúp đảm bảo sự thành công của quy trình PDCA.

🔑 Nâng cao hiệu quả quản lý quy trình vận hành doanh nghiệp 4.0 với 1Office

Nhận tư vấn & Demo phần mềm miễn phí

5. Ví dụ chu trình PDCA trong quản lý chất lượng của doanh nghiệp

Mô hình PDCA là mô hình cải tiến điển hình được sử dụng rộng rãi trong nhiều khía cạnh của hoạt động vận hành doanh nghiệp. Ví dụ chu trình PDCA ứng dụng trong quy trình chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp sẽ được triển khai như sau:

Plan	Tổ chức một chương trình CSKH và đánh giá hiệu quả của chương trình. Bản kế hoạch bao gồm các ý chính: Vấn đề cốt lõi cần giải quyết trong hoạt động CSKH là gì? Doanh nghiệp cần huy động những nguồn lực nào để thực hiện? Giải pháp tốt nhất để tiến hành triển khai với các nguồn lực hiện có có là gì? Kế hoạch sẽ thành công trong điều kiện nào?
Do	Tiến hành triển khai chương trình CSKH theo kế hoạch đã được thiết lập.
Check	Đánh giá hiệu quả CSKH. Trong đó cần quan tâm đến các chỉ số như lượng khách hàng đã chăm sóc, số lượng khiếu nại được ghi nhận và phản hồi của khách hàng sau khi kết thúc chương trình.
Act	Tổng kết chương trình. Ghi nhận những kết quả đã đạt được, chỉ ra những điểm còn thiếu sót để rút ra bài học kinh nghiệm và đề xuất phương án khắc phục để tiến hành cải tiến vào các chương trình lần sau sau.

6. 1Office – Giải pháp tinh gọn quy trình, tối ưu vận hành cho doanh nghiệp

Để đạt được hiệu quả quản trị cao nhất thì bên cạnh việc nắm rõ chu trình PDCA là gì? và biết cách ứng dụng quy trình PDCA trong doanh nghiệp thì công nghệ và các phần mềm hỗ trợ là nhân tố không thể thiếu. 1Office – Giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành, tăng trưởng bền vững. 1Office mang đến bộ công cụ quản lý quy trình ưu việt giúp doanh nghiệp tinh gọn quy trình, chuẩn hóa vận hành, nâng cao hiệu quả quản trị nội bộ:

• Chuẩn hóa, minh bạch hóa quy trình giao – nhận việc, rút ngắn thời gian phân bổ và rà soát đầu việc
• Hiện thực hóa các mục tiêu thành đầu việc cụ thể bằng cách thiết lập KPI chi tiết từng phòng ban, từng cá nhân và hỗ trợ theo dõi quá trình thực hiện KPI của các members
• Đo lường hiệu suất làm việc chính xác, cập nhật realtime. Leader dựa vào đó có thể khen thưởng nhân viên đúng lúc, tạo động lực X2 hiệu quả công việc
• Tự động đo lường hiệu quả và tối ưu “điểm nóng” trong quy trình

Nhận tư vấn miễn phí

Trong bài viết trên đây, 1Office đã giới thiệu tới bạn đọc về quy trình PDCA là gì? đồng thời mang đến giải pháp công nghệ giúp tinh gọn quy trình vận hành và quản lý doanh nghiệp tối ưu X3. Để được tư vấn và dùng thử phần mềm quản trị doanh nghiệp hàng đầu thị trường, vui lòng liên hệ theo thông tin bên dưới:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage 1Office: https://www.facebook.com/1officevn
• Kênh Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp

1Office tặng bạn bộ quy trình mẫu tối ưu vận hành doanh nghiệp

1Office tặng bạn bộ quy trình mẫu chuẩn hóa vận hành doanh nghiệp với các quy trình mẫu cho các bộ phận:

• Quy trình mẫu cho phòng nhân sự
• Quy trình mẫu phòng hành chính
• Quy trình mẫu phòng kinh doanh
• Biểu mẫu đính kèm cho từng quy trình của các phòng ban
• Tài liệu tặng kèm