Thoạt nhìn, các thuật ngữ “quản lý công việc”, “quản lý dự án” dường như không khác nhau và cả hai lĩnh vực đều được phục vụ bởi thứ gọi là các công cụ cộng tác. Để bạn có thể chọn công cụ phù hợp cho nhóm của mình, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn những điểm khác biệt đó trong bài viết này.

Giống như tất cả các công cụ cộng tác, quản lý công việc và quản lý dự án hỗ trợ các nhóm làm việc cùng nhau. Từ phần mềm trò chuyện đến quản lý email đến hội nghị truyền hình: Các nhóm sử dụng các công cụ cộng tác để giữ kết nối – đặc biệt là trong những thời điểm như thế này, khi công việc ngày càng gia tăng từ xa và phân tán.

Theo khảo sát của Anatomy of Work, rất nhiều đội ngũ đang sử dụng các công cụ chuyển đổi số hơn bao giờ hết. Với việc chuyển sang làm việc phân tán và không phụ thuộc vào vị trí do COVID-19, các công cụ được thiết kế để cộng tác đang ngày được trông cậy bởi các tổ chức, doanh nghiệp. Với 62% nhóm đã tăng cường sử dụng và 1/5 nhân viên (19%) đang sử dụng phần mềm chuyển đổi số lần đầu tiên.

Phần mềm chuyển đổi số giúp nhóm của bạn làm việc cùng nhau – nhưng giao tiếp chỉ là một phần của nó. Kết hợp cùng các tính năng quản lý dự án và quản lý công việc, phần mềm giúp bạn lập kế hoạch dự án, có khả năng điều phối công việc từ xa.

 

Quản lý dự án

Quản lý dự án là gì? Nói đúng nhất đó là một cách xử lý các dự án ở mọi quy mô. Bằng cách xác định rõ kỳ vọng và các mốc quan trọng trong khung thời gian đã định, phần mềm quản lý dự án có thể giúp bạn đạt được mục tiêu cụ thể – của một cá nhân hoặc một tập thể.

“Tinh thần trách nhiệm, tính minh bạch và khả năng truy xuất nguồn gốc là những lợi thế quan trọng nhất của việc quản lý dự án tốt và sử dụng các công cụ phù hợp.” – Joël St-Pierre, Trưởng phòng PMO

Phần mềm quản lý dự án ban đầu được phát triển cho một người – người quản lý dự án – người chịu trách nhiệm điều phối các dự án, phân công nhiệm vụ và cung cấp kết quả. Ngày nay phần mềm như vậy rất dễ sử dụng cho bất kỳ đội ngũ nào. Từ giám đốc tiếp thị tại Sony Music đến giám đốc điều hành tại Trung tâm thương mại, bất kỳ ai cũng có thể tổ chức công việc với phần mềm quản lý dự án hiện đại. 

Bởi khi có kế hoạch quản lý dự án cụ thể, bạn có thể:

  • Một tổ chức sự kiện ảo
  • Đặt mục tiêu kinh doanh của bạn
  • Xác định kế hoạch chiến lược sản phẩm của bạn
  • Xây dựng và theo dõi kế hoạch đội Sales của bạn
  • Và nhiều hơn thế nữa

Đọc thêm: 10 chiến lược quản lý đa dự án thành công

Nhưng quản lý dự án là một phần của hệ thống lập kế hoạch lớn hơn – quản lý công việc. Vì vậy, nếu bạn đang tự hỏi khi nào sử dụng quản lý dự án và khi nào sử dụng quản lý công việc, hãy nhớ lấy những điều sau: Các công cụ quản lý dự án giúp bạn điều phối các dự án riêng lẻ, trong khi quản lý công việc cung cấp cho bạn một hệ thống và quy trình cho tất cả công việc của bạn – từ công việc hàng ngày đến mục tiêu của công ty. Do đó, có thể nói quản lý dự án là một phần trong quản lý công việc.

Quản lý công việc

Quản lý công việc là gì? Quản lý công việc giúp các doanh nghiệp kiểm soát được “dòng chảy” công việc của họ, bất kể đó là dự án, quy trình đang diễn ra hay nhiệm vụ thông thường. Quản lý công việc đảm bảo sự rõ ràng và minh bạch giữa các thành viên trong nhóm và giúp họ đạt được mục tiêu nhanh chóng hơn. Với công cụ quản lý công việc, bạn có thể điều phối nhân sự và quy trình làm việc trong tổ chức của mình, đảm bảo rằng mọi người đều có thông tin cần thiết để hoàn thành công việc quan trọng nhất của họ.

Đọc thêm: 7 tips giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả trong công việc!

Một phần mềm quản lý công việc không chỉ hỗ trợ bạn trong việc quản lý các dự án riêng lẻ mà còn giúp nhóm của bạn quản lý các quy trình không có ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Ngoài ra, một công cụ quản lý công việc cung cấp cho nhóm của bạn cái nhìn tổng quan về sự liên quan giữa các dự án riêng lẻ với nhau.

Với một công cụ quản lý công việc, bạn có thể:

  • Quản lý danh sách kiểm tra thông tin của nhân viên mới
  • Theo dõi tất cả các quy trình đang diễn ra trong các chiến dịch tiếp thị của bạn
  • Duy trì biên tập lịch
  • Lên kế hoạch tăng tốc định kỳ

“Thực sự vô cùng hữu ích khi có một cái nhìn tổng quan về các mốc quan trọng của tất cả các dự án. Đó là cách mà chúng tôi hiểu mọi thứ. ” – Joe Moran, Giám đốc Hoạt động Nội dung tại quỹ Michael J. Fox

Tại sao nhóm của bạn cần một nền tảng quản lý công việc hơn là một công cụ quản lý dự án

Các công cụ quản lý dự án có thể rất hữu ích khi bạn đang thực hiện một nhiệm vụ duy nhất. Những công cụ này giúp bạn tập trung vào công việc và đạt được mục tiêu của mình. Nhưng là một đội hiệu quả trong một công ty, bạn không chỉ làm việc theo từng nhiệm vụ riêng lẻ.

Với một nền tảng quản lý công việc, ngoài việc triển khai một dự án riêng lẻ, bạn cũng có thể sử dụng nó để đảm bảo rằng không có công việc nào bị bỏ qua bằng cách tạo ra các quy trình lặp lại và hệ thống phụ thuộc cho nhóm của bạn. Không chỉ cho một dự án, mà cho tất cả mọi người.

Ngoài ra, các công cụ quản lý công việc kết hợp nhiệm vụ của từng nhân viên với mục tiêu của công ty bạn. Theo báo cáo trên Anatomy of Work Index, những nhân viên có sự rõ ràng về cách thức công việc của họ liên quan đến mục tiêu của công ty sẽ có động lực gấp đôi so với những người thiếu sự rõ ràng đó.

Đọc thêm: 1Office là Nền tảng quản trị tổng thể doanh nghiệp số xuất sắc nhất: Make in Việt Nam

Bạn đã sẵn sàng để quản lý công việc?

Các nền tảng quản lý công việc như 1Office cung cấp cho bạn thông tin chi tiết cần thiết về các kế hoạch làm việc của mình. Điều này có nghĩa là bạn và nhóm của bạn luôn biết ai đang làm gì và khi nào.

Tuy nhiên, trong công việc hàng ngày, chúng ta không chỉ cần sự rõ ràng. Để xây dựng sự gắn kết và thành công của nhóm, bạn cần hiểu rõ vai trò của nhóm trong sứ mệnh chung của công ty. Bất kể nhóm của bạn đang tạm thời làm việc từ xa hay phân tán, hoặc sắp trở lại ăn phòng , với một công cụ quản lý công việc như 1Office, bạn có thể làm việc cùng nhau tốt hơn và đạt được kết quả tuyệt vời từ mọi nơi.

Tìm hiểu thêm về 1Office cho công việc văn phòng từ xa và tại nhà

ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM NGAY

Xem thêm:

7 sai lầm CEO gặp phải trong quản trị doanh nghiệp và cách phòng tránh

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là gì? 12 bước ứng dụng chi tiết bắt buộc phải có

KPI là gì? Xây dựng thang đo KPI như thế nào mới hiệu quả?

Tags

Bài viết liên quan

×

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN 1OFFICE

Trải nghiệm để khám phá những tính năng tuyệt vời 1Office mang lại

ĐĂNG KÝ TRỞ THÀNH PARTNER CỦA 1OFFICE

Tham gia cùng chúng tôi vào quá trình chuyển đổi số.


Hotline: 083 483 8888