Vai trò, chức năng của phòng nhân sự trong doanh nghiệp

Phòng nhân sự là một bộ phận không thể thiếu ở trong mỗi một doanh nghiệp. Bất kể doanh nghiệp lớn hay nhỏ thì cũng cần có bộ phận nhân sự để tuyển dụng nhân viên, phụ trách và chăm lo cho nhân viên đời sống nới công sở cũng như đưa ra các quyết định liên quan đến quyền lợi của người lao động. Vậy chức năng của phòng nhân sự là gì và vai trò của nhân sự trong doanh nghiệp như thế nào? Hãy cùng chúng tôi tìm câu trả lời ở bài viết dưới đây nhé.

1. Phòng nhân sự đóng vai trò gì đối với doanh nghiệp?

Theo như nghiên cứu thì phòng Nhân sự là phòng ban nắm vai trò cực kỳ quan trọng trong doanh nghiệp. Bởi phòng nhân sự sẽ trực tiếp phụ trách những gì liên quan đến quản lý nguồn nhân lực. Mặc dù không phải là phòng trực tiếp thực hiện hoạt động kinh doanh, nhưng có vai trò quan trọng trong việc hoạch định, xây dựng chiến lược và chính sách phát triển nguồn nhân lực cho công ty

Trong doanh nghiệp thì mỗi bộ phận được ví như một bộ phận trên cơ thể con người. Khi một bộ phận có một vấn đề gì thì sẽ ảnh hưởng đến các thành viên khác và cả hệ thống của doanh nghiệp. Do đó, phòng Nhân sự có một vai trò quan trọng ảnh hướng đến sự phát triển của doanh nghiệp. 

Như vậy, chức năng nhân sự là những công việc, nhiệm vụ chính của bộ phận nhân sự trong một doanh nghiệp. Với mỗi một chức năng là một loạt các hoạt động được liên kết với nhau đê thực hiện các nhiệm vụ, vai trò khác nhau nhằm đáp ứng được mọi nhu cầu của doanh nghiệp. Các bộ phận nhân sự sẽ thực hiện các hoạt động này nhằm mang lại lợi ích chung cho cả nhân viên và mục tiêu kinh doanh chung cho cả doanh nghiệp

2. Các bộ phận trong phòng nhân sự của doanh nghiệp

Tùy theo lĩnh vực, quy mô doanh nghiệp mà sẽ phân chia phòng nhân sự thành nhiều bộ phận khác nhau. Thông thường, một phòng nhân sự sẽ bao gồm các bộ phận chính như: , bộ phận lương thưởng và phúc lợi (C&B – Compensation & Benefits), Bộ phận tuyển dụng (Recruitment),bộ phận hành chính (HR Admin) và bộ phận đào tạo và phát triển (T&D – Training & Development).

Dưới đây là các công việc cụ thể của mỗi bộ phận trong phòng nhân sự

2.1 Bộ phận tuyển dụng (Recruitment)

Là bộ phận trực tiếp đi tìm kiếm để tìm được nhân sự giỏi, phù hợp cho doanh nghiệp. Nhiệm vụ chính của bộ phận này sẽ lên kế hoạch, đăng tin tuyển dụng, triển khai các chiến dịch truyền thông thực hiện việc tuyển dụng. Để tìm kiếm được nhân tài phù hợp, bộ phận nhân sự cần phải phối hợp với các phòng ban khác để tìm hiểu nhu cầu tuyển dụng của từng phòng, đưa ra các tiêu chí để lựa chọn ứng viên phù hợp. Từ đó sẽ quyết định đăng nội dung tuyển dụng như thế nào, sử dụng các kênh nào để thu hút nguồn nhân lực một cách tốt nhất.

2.2 Bộ phận lương thưởng và phúc lợi (C&B)

C&B được xem là bộ phận quan trọng nắm trong tay mức thu nhập của toàn bộ nhân sự trong công ty, họ có khả năng xử lý bà phân tích các số liệu hiệu quả. Bộ phận lương thưởng và phúc lợi là những người nắm là bộ phận được nhân viên quan tâm đến nhiều nhất. Công việc chính của bộ phận này sẽ xây dựng và quản lý toàn bộ hệ thống tiền lương, thưởng, phúc lợi và các chính sách khác của công ty. Do đó, những người phụ trách công việc này cần hiểu rõ kiến thức về luật lao động, luật bảo hiểm cũng như các công văn, nghị định có liên quan. 

2.3 Bộ phận hành chính (HR Admin)

Ngoài các công việc liên quan đến nghiệp vụ nhân sự thì bộ phận hành chính còn chịu các công việc liên quan đến hành chính như: giấy tờ, thủ tục, hồ sơ nhân sự, tài sản của công ty. Bên cạnh đó, HR còn thực hiện các công việc liên quan đến hành chính nhân sự như (văn phòng phẩm, sắp xếp lịch họp, trực điện thoại, cuộc hẹn, sự kiện công ty,…) và cũng có thể kiêm một số nhiệm vụ của các bộ phận khác:

2.4 Bộ phận đào tạo và phát triển (T&D – Training & Development)

Một bộ phận đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp là bộ phận đào tạo và phát triển nhân sự. Bộ phận này có nhiệm vụ cải thiện hiệu suất làm việc của cá nhân, nhóm thông qua việc bồi dưỡng kiến thức, nâng cao kỹ năng mềm cho nhân viên. Có thể thấy, việc đào tạo để nâng cao năng lực, kỹ năng nhân sự là một hoạt động không thể thiếu trong quá trình phát triển nguồn nhân lực toàn diện.

 TÌM HIỂU PHẦN MỀM HRM HÀNG ĐẦU VIỆT NAM

3. Các chức năng chính của phòng nhân sự

3.1. Lập kế hoạch và thực hiện việc tuyển dụng nhân sự

Tuyển dụng và lựa chọn là một chức năng của phòng nhân sự cơ bản. Nó bao gồm việc xác định nhu cầu của một vai trò, viết mô tả công việc, xác định các yêu cầu của vai trò và bộ kỹ năng của ứng viên phù hợp, thiết lập ngân sách tiền lương, quảng cáo cho đúng người, sàng lọc, phỏng vấn và chọn người phù hợp nhất cho công việc. Nếu được thực hiện một cách chính xác, bằng cách xác định rõ ràng các đặc điểm công việc và cụ thể hóa hồ sơ nhân viên, việc đặt các ứng viên hoàn hảo vào đúng vị trí có thể ảnh hưởng sâu sắc đến việc giữ chân nhân viên và tạo ra một lực lượng lao động hạnh phúc hơn.

3.2. Quản lý thông tin, hồ sơ nhân sự 

Quản lý hợp đồng, thủ tục và hồ sơ nhân sự là một chức năng của phòng nhân sự, bộ phận hành chính đảm nhiệm. Theo đó, HR sẽ quản lý và chịu trách nhiệm về quy trình quản lý hồ sơ nhân sự bao gồm tất cả hợp đồng nhân viên, giấy tờ, công văn… Một số công việc cụ thể của việc quản lý hồ sơ nhân sự của doanh nghiệp như:

• Quản lý hợp đồng lao động, hồ sơ nhân sự và các giấy tờ liên quan
• Hướng dẫn nhân viên làm hợp đồng lao động, làm rõ mức lương, thưởng, chính sách phúc lợi ở công ty
• Thực hiện các chế độ phúc lợi, nghỉ việc hoặc hết hạn hợp đồng theo quy định
• Chuyển phát, giao nhận văn thư, hợp đồng và các hóa đơn cho công ty, các phòng ban
• Lưu trữ, quản lý các thủ tục, hợp đồng lao động, bằng khen, thủ tục nhận việc hay chấm dứt hợp đồng lao động…

3.3. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực 

Nhân sự đào tạo  có chức năng quản lý nhân sự và phát triển là yếu tố quan trọng để giải quyết vấn đề thiếu hụt kỹ năng hoặc đào tạo giữa các nhân viên và cung cấp cho họ những công cụ cần thiết để củng cố bộ kỹ năng, cải thiện sự tự tin và hoạt động hiệu quả hơn. Những người sử dụng lao động đầu tư vào lực lượng lao động của họ theo cách này sẽ thấy sự gia tăng rõ rệt về sự hài lòng và tinh thần của nhân viên. Họ được đánh giá cao và được hỗ trợ và có nhiều khả năng cảm thấy được thúc đẩy hơn trong vai trò của mình. 

Đào tạo nhân viên cũng mang lại lợi ích cho công ty. Đầu tư vào sự phát triển của nhân viên khuyến khích việc duy trì nhân viên và giữ chi phí tuyển dụng ở mức tối thiểu. Nó cũng làm cho công ty của bạn trở nên hấp dẫn hơn đối với những tân binh tiềm năng, những người đang tìm cách cải thiện kỹ năng và cung cấp cho họ nhiều cơ hội hơn. Đào tạo cũng rất quan trọng cho những thay đổi và đổi mới của ngành, giữ cho nhân viên luôn cập nhật những phát triển mới nhất để duy trì tổ chức như một nhà lãnh đạo và đối thủ cạnh tranh hàng đầu trong lĩnh vực của nó.

3.4. Duy trì và quản lý hoạt động của nguồn nhân lực 

Có hai chức năng chính khi nói đến Quan hệ nhân viên (ER). Thứ nhất, HR giúp ngăn ngừa và giải quyết các vấn đề hoặc tranh chấp giữa nhân viên và cấp quản lý. Thứ hai, họ hỗ trợ trong việc tạo ra và thực thi các chính sách công bằng và nhất quán cho toàn bộ lực lượng lao động. Mối quan hệ tốt sẽ giúp nhân viên tăng cường sức khỏe. Quan hệ nhân viên là một thuật ngữ đề cập đến những nỗ lực của tổ chức nhằm tạo ra và duy trì các mối quan hệ tích cực giữa nhân viên và người sử dụng lao động của họ. 

3.5. Quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên

Quản lý hiệu suất làm việc là một chức năng của phòng nhân sự, việc quản lý hiệu suất làm việc giúp bạn theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả công việc, thái độ làm việc của nhân viên. Một quá trình quản lý hiệu suất tốt bao gồm đánh giá hàng quý hoặc hàng năm hoặc đánh giá hiệu suất. Những điều này cho phép giao tiếp trực tiếp giữa nhân viên và người quản lý trực tiếp để thiết lập các mục tiêu cá nhân rõ ràng và mục tiêu nhóm phù hợp với các mục tiêu chiến lược của tổ chức. 

Với quá trình quản lý hiệu suất sẽ bao gồm nhiều hoạt động tổng hợp khác nhau để tạo thành một chu trình quản lý hiệu suất. Điều này bao gồm việc lập kế hoạch bằng cách đặt ra các mục tiêu SMART (cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, phù hợp và có thời hạn) và Kế hoạch phát triển cá nhân để đạt được các mục tiêu đã nêu, xem xét và đánh giá tiến độ của các kế hoạch này, đồng thời phát triển kiến ​​thức, kỹ năng và khả năng của mọi người để đạt được mục tiêu của họ.

3.6. Hoạch định nguồn nhân lực

Hoạch định nguồn nhân lực được thể hiện ở việc theo dõi và sắp xếp nhân sự, giới thiệu nhân sự cho các bộ phận còn thiếu hụt nhân sự. Việc đánh giá và thống kê các chỉ số liên quan giúp phòng nhân sự dự báo về các nhu cầu, nguồn nhân lực trong tương lai. Từ đó, nhà quản lý có các biện pháp giúp nâng cao chất lượng làm việc của nhân sự và đưa ra các giải pháp để khắc phục mọi ưu, nhược điểm của nhân sự trong quá trình làm việc. Bạn có thể sử dụng phần mềm đánh giá nhân viên 

3.7. Lương thưởng và phúc lợi

Một trong những chức năng của phòng nhân sự là quản lý lương thưởng và chế độ phúc lợi. Có thể thấy, chế độ đãi ngộ là một chìa khóa quan trọng trong việc tạo động lực, thu hút và giữ chân nhân sự hiệu quả. Để thu hút nhân tài, bộ phận nhân sự cần đưa ra đề nghị trả lương phù hợp để có được nhân sự tốt nhất. Ngoài ra, bộ phận nhân sự cũng cần đưa ra các tiêu chí, chính sách tăng lương cho nhân sự để tăng hiệu suất làm việc cho nhân sự nhanh chóng.

3.8. Duy trì văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp được xem là tài sản quý giá, góp phần tạo nên bản sắc riêng của doanh nghiệp. Hiểu một cách đơn giản, văn hóa doanh nghiệp là giá trị, niềm tin và nét đặc trưng riêng của từng doanh nghiệp. Ngoài việc thực hiện các nhiệm vụ nêu trên, nhà quản lý còn đóng vai trò là người xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp, gắn kết nhân sự với lãnh đạo và nhân sự với doanh nghiệp. 

Từ những chức năng của phòng nhân sự nêu trên, có thể thấy bộ phận nhân sự có vai trò đặc biệt quan trọng trong mỗi doanh nghiệp, góp phần thúc đẩy sự phát triển toàn diện về nhân sự từ con người đến định hướng, chiến lược của doanh nghiệp. Vậy nhà quản lý cần có những kỹ năng gì để đáp ứng được công việc của một nhà quản trị nhân sự trong thời đại mới, cùng tìm hiểu ngay ở nội dung dưới đây nhé.

Nhận tư vấn và demo phần mềm HRM miễn phí

4- Các kỹ năng cần có của bộ phận hành chính – nhân sự

Để trở thành một nhà quản trị nhân sự chuyên nghiệp, ngoài việc có một nền tảng kiến thức chuyên môn thì bạn cần sở hữu các kỹ năng mềm và kết hợp khéo léo để thành công trong công việc. Dưới đây là một số kỹ năng cần thiết mà bạn cần biết trong quá trình làm việc:

• Kỹ năng giao tiếp
• Tạo và thực hiện chiến lược nhân sự
• Kỹ năng nhân sự của nhà quản trị trong tổ chức
• Kỹ năng đưa ra quyết định
• Kỹ năng lắng nghe
• Kỹ năng lập ngân sách
• Kỹ năng đào tạo và phát triển kỹ năng
• Kỹ năng giải quyết vấn đề
• Kỹ năng đàm phán
• Đánh giá hiệu suất làm việc
• Kỹ năng sử dụng phần mềm
• Kỹ năng thuyết phục
• Kỹ năng xây dựng đội nhóm
• Khả năng chịu áp lực cao

5. 1Office – giải pháp quản lý nhân sự toàn diện cho doanh nghiệp số

Phần mềm quản lý nhân lực 1Office hiện là một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình quản lý nhân sự như: tuyển dụng, chấm công, quản lý hồ sơ, tính lương nhân sự… Với nhiều tính năng ưu việt, phần mềm HRM giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ hồ sơ, quy trình tuyển dụng nhân sự.. nhanh chóng chỉ với thao tác kéo thả. Dưới đây là một số tính năng nổi trội của phần mềm: