Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả và dễ áp dụng cho mọi doanh nghiệp

Một quy trình quản lý hồ sơ nhân sự chuẩn sẽ giúp HR tiết kiệm thời gian, tăng năng suất và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý cho doanh nghiệp. Việc sắp xếp và quản lý hồ sơ nhân sự một cách có hệ thống sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động nhân sự quan trọng như tuyển dụng, đào tạo và đánh giá nhân viên. Vậy đâu là một quy trình quản lý hồ sơ nhân sự chính xác và hiểu quả cho doanh nghiệp? Tất cả sẽ được 1Office giải đáp qua bài viết dưới đây.

1. Hồ sơ nhân sự gồm những gì? Một số quy định về việc quản lý hồ sơ

Hồ sơ nhân sự có vai trò quan trọng trong việc lưu trữ, truy xuất và quản lý thông tin liên quan đến nhân viên trong tổ chức. Nó cung cấp cơ sở dữ liệu quan trọng cho các hoạt động nhân sự như tuyển dụng, đánh giá hiệu suất, phát triển nhân viên, quản lý lương bổng và các vấn đề liên quan đến nhân sự. Việc quản lý hồ sơ nhân sự một cách chính xác và có tổ chức đảm bảo sự hiệu quả và tuân thủ quy định pháp lý liên quan đến quản lý nhân sự.

1.1 Hồ sơ nhân sự bao gồm những nội dung gì?

Hồ sơ nhân sự là tập hợp các tài liệu và thông tin liên quan đến nhân viên trong một tổ chức. Các thành phần chính của hồ sơ nhân sự thường bao gồm:

1. Thông tin cá nhân: Bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, ngày sinh, quốc tịch và các thông tin cá nhân khác về nhân viên.
2. Hồ sơ tuyển dụng: Bao gồm thông tin về quá trình tuyển dụng của nhân viên, như đơn xin việc, bản sao hồ sơ, bằng cấp, giấy tờ nhận dạng, thư giới thiệu và kết quả phỏng vấn.
3. Hợp đồng lao động: Bao gồm các bản hợp đồng, thỏa thuận và điều khoản về việc làm và quyền lợi của nhân viên.
4. Lịch sử công việc: Bao gồm thông tin về quá trình làm việc, vị trí công việc, bộ phận, ngày vào làm, thăng tiến và thăng chức.
5. Lương và các khoản phụ cấp: Bao gồm thông tin về mức lương, các khoản phụ cấp, tiền thưởng, khấu trừ thuế và các hồ sơ liên quan đến thanh toán lương.
6. Đào tạo và phát triển: Bao gồm thông tin về các khóa đào tạo, chứng chỉ, chương trình phát triển cá nhân và kỹ năng của nhân viên.
7. Kỷ luật và phản hồi: Bao gồm các tài liệu liên quan đến kỷ luật, cảnh cáo, đánh giá hiệu suất và phản hồi từ cấp quản lý.

>> TẢI MIỄN PHÍ 6 FILE quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel chuyên nghiệp

1.2 Một số quy định về việc quản lý hồ sơ nhân sự

Theo quy định của Khoản 4 Điều 9 Thông tư 11/2012/TT-BNV và Điều 31 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc lưu trữ và bảo quản hồ sơ nhân sự được thực hiện như sau:

1. Hồ sơ gốc của công chức, nằm trong phạm vi tài liệu lưu trữ lịch sử, phải được bảo quản vĩnh viễn.
2. Các đơn vị và cá nhân trong tổ chức hoặc cơ quan có trách nhiệm chuyển gửi những hồ sơ và tài liệu có thời hạn bảo quản từ 5 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan.

Điều này nhằm đảm bảo rằng hồ sơ nhân sự được lưu giữ một cách đúng quy định và duy trì tính toàn vẹn của thông tin trong suốt quá trình quản lý.

2. Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp

Việc lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự một cách hiệu quả giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng tìm kiếm thông tin, bảo vệ dữ liệu cá nhân và tuân thủ các quy định pháp lý liên quan. Dưới đây là 4 bước quản lý hồ sơ nhân viên đúng chuẩn nhất:

Bước 1: Phân loại hồ sơ nhân sự trước khi lưu trữ

Trước khi tiến hành lưu trữ hồ sơ nhân sự, cần phân loại hồ sơ theo các tiêu chí như loại hồ sơ, loại công việc, vị trí chức danh hoặc bất kỳ tiêu chí nào phù hợp với doanh nghiệp. Điều này giúp tạo ra sự tổ chức và dễ dàng trong việc tìm kiếm và truy cập thông tin cần thiết khi cần. Dưới đây là một số cách phân loại hồ sơ:

• Theo loại hồ sơ: Hồ sơ nhân sự có thể được phân loại theo các loại thông tin chính như hồ sơ ứng tuyển, hồ sơ tuyển dụng, hồ sơ công việc, hồ sơ kỷ luật, hồ sơ đào tạo, hồ sơ thăng tiến, hồ sơ nghỉ việc.
• Theo chức danh hoặc vị trí công việc: Hồ sơ nhân sự có thể được nhóm theo các chức danh hoặc vị trí công việc như quản lý, nhân viên hành chính, nhân viên kỹ thuật.
• Theo bộ phận hoặc đơn vị: Hồ sơ nhân sự có thể được phân loại theo các bộ phận hoặc đơn vị trong doanh nghiệp như phòng nhân sự, phòng kế toán, phòng kỹ thuật.
• Theo thời gian: Hồ sơ nhân sự có thể được nhóm lại theo thời gian, ví dụ như hồ sơ nhân viên hiện tại, hồ sơ nhân viên đã nghỉ việc trong năm hiện tại, hồ sơ nhân viên đã nghỉ việc trong các năm trước đây.
• Theo tên: Hồ sơ nhân sự có thể được phân loại theo tên của nhân viên, theo thứ tự chữ cái hoặc theo các nhóm tên khác nhau.

Bước 2: Chọn nơi để lưu trữ hồ sơ

Sau khi phân loại, cần chọn nơi lưu trữ hồ sơ nhân sự phù hợp. Điều này có thể là một kho lưu trữ vật lý trong văn phòng, nơi có điều kiện bảo quản tốt và đảm bảo an toàn cho hồ sơ. Nếu doanh nghiệp sử dụng hồ sơ điện tử cần chọn một hệ thống lưu trữ điện tử phù hợp và đảm bảo bảo mật thông tin.

Khi chọn nơi lưu trữ hồ sơ, cần xem xét các yếu tố như an toàn, tiện lợi, dễ dàng truy cập và bảo mật. Tùy thuộc vào quy mô và yêu cầu của doanh nghiệp, có thể áp dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp lưu trữ để đảm bảo quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả.

Bước 3: Tiến hành lưu trữ hồ sơ nhân sự

Sau khi đã phân loại và chọn nơi lưu trữ, tiến hành lưu trữ hồ sơ nhân sự theo các tiêu chuẩn quy định.

• Đối với hồ sơ giấy, cần đảm bảo rằng chúng được sắp xếp theo thứ tự, gắn nhãn rõ ràng và được bảo quản để tránh hư hỏng và thời tiết.
• Đối với hồ sơ điện tử, cần lưu trữ chúng trên hệ thống máy chủ hoặc các nền tảng lưu trữ điện tử an toàn và có sao lưu định kỳ.

Ngoài ra, doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng phần mềm lưu trữ toàn bộ thông tin sơ yếu lý lịch, thông tin công việc, thông tin hợp đồng, thông tin bảo hiểm, thông tin lương thưởng, lịch sử công tác, lịch sử đóng bảo hiểm, thông tin và lịch sử phép…của một nhân sự.

Với Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả 1Office HRM, các thông tin này được nhập trực tiếp hoặc tự động cập nhật từ các phân hệ khác để phục vụ cho công việc tính toán bảng lương của nhân viên trong doanh nghiệp.

Bước 4: Kiểm tra và cập nhật hồ sơ nhân sự thường xuyên

Để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của hồ sơ nhân sự, cần thực hiện kiểm tra và cập nhật hồ sơ thường xuyên.

• Kiểm tra hồ sơ để đảm bảo rằng thông tin được cập nhật và chính xác, xóa bỏ những thông tin không còn cần thiết hoặc không còn hiệu lực.
• Cập nhật hồ sơ khi có sự thay đổi về thông tin cá nhân, nâng cấp vị trí công việc, hoặc các sự kiện quan trọng khác liên quan đến nhân sự.

Qua việc thực hiện các bước trong quy trình quản lý hồ sơ nhân sự này, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng hồ sơ nhân sự được lưu trữ một cách tổ chức, dễ dàng truy cập và bảo mật. Điều này giúp tăng hiệu quả quản lý nhân sự và đáp ứng các yêu cầu pháp lý liên quan đến bảo quản và lưu trữ hồ sơ nhân sự.

3. 3 Cách lưu trữ và bảo quản hồ sơ nhân sự phổ biến

• Lưu trữ hồ sơ truyền thống:

Theo cách này thì doanh nghiệp có thể lưu trữ bằng tủ chuyên dụng để đựng hồ sơ, thùng hồ sơ có nắp đậy hoặc bìa đựng thích hợp. Đây là một phương pháp truyền thống và phổ biến giúp phân loại và lưu trữ hồ sơ nhân sự theo nhiều tiêu chí như theo tên, mã nhân viên hoặc các tiêu chí khác trong từng ngăn/thùng/bìa riêng biệt.

• Lưu trữ trên Excel:

Là phương pháp sử dụng bảng tính để lưu trữ và quản lý thông tin hồ sơ. Đối với mỗi nhân viên các thông tin như mã nhân viên, họ tên, ngày sinh, vị trí công việc, hợp đồng lao động, nghỉ phép và các thông tin khác được nhập vào các ô trong bảng tính. Tuy nhiên, việc lưu trữ hồ sơ trên Excel có thể hạn chế trong việc quản lý lớn và phức tạp đặc biệt khi số lượng nhân viên và thông tin tăng lên.

• Lưu trữ bằng phần mềm:

Với sự phát triển của công nghệ, nhiều doanh nghiệp chuyển sang lưu trữ hồ sơ nhân sự dưới dạng điện tử bằng phần mềm quản lý nhân sự. Phần mềm này giúp tổ chức, phân loại, tìm kiếm và bảo mật hồ sơ nhân sự một cách hiệu quả. Các thông tin nhân sự được lưu trữ và quản lý trên máy tính, giúp tiết kiệm không gian vật lý và dễ dàng truy cập, sửa đổi và chia sẻ thông tin.

4. Có nên quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel?

Vì vậy, việc quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel có thể phù hợp cho các tổ chức nhỏ và yêu cầu đơn giản. Tuy nhiên, với các doanh nghiệp lớn và có nhu cầu quản lý phức tạp hơn, nên xem xét sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp để đảm bảo hiệu quả và tin cậy cao hơn.

5. 1Office giải pháp quản lý hồ sơ chuyên nghiệp cho mọi doanh nghiệp

Phần mềm HRM của 1Office là một giải pháp quản lý hồ sơ nhân sự đa chức năng và toàn diện được nhiều doanh nghiệp tin dùng. Công cụ giúp doanh nghiệp số hóa và lưu trữ toàn bộ dữ liệu liên quan đến hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, thông tin bảo hiểm, quản lý phép, bù công để phục vụ cho việc tra cứu dễ dàng.

1. Quản lý thông tin nhân sự: Hồ sơ nhân sự được lưu trữ và bảo mật tập trung ngay trên phần mềm. Ngoài ra tính năng tự động cảnh báo giúp cho người lao động biết về tình trạng hồ sơ, thủ tục đang còn thiếu để bổ sung lên hệ thống.
2. Quản lý thông tin hợp đồng: Phần mềm giúp số hóa và phân loại hợp đồng như hợp đồng chính thức, hợp đồng học việc, hợp đồng thử việc, thực tập, thời vụ.
3. Quản lý thông tin bảo hiểm: Cho phép doanh nghiệp cấu hình các thông số bảo hiểm theo tỷ lệ đóng, mức đóng cơ sở và ngày chốt tăng, giảm bảo hiểm.
4. Quản lý nghỉ phép, nghỉ bù: Giúp quản lý tổng phép tồn, phép đã sử dụng, phép hết hạn, phép đã ứng, phép lũy kế… Hệ thống sẽ tự động tính ngày phép, bù và cộng vào quỹ thời gian của nhân viên để sử dụng cho khoảng thời gian lũy kế cho phép.

Ngoài ra, phần mềm 1Office HRM cung cấp các công cụ để tạo báo cáo, thống kê và đánh giá năng lực nhân sự, giúp các nhà quản lý có cái nhìn toàn diện về tình hình nhân sự và đưa ra quyết định chiến lược.

Với 1Office HRM, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tăng cường hiệu suất và đơn giản hóa quá trình quản lý hồ sơ nhân sự. Từ đó giúp tiết kiệm thời gian, tăng cường độ chính xác, đáng tin cậy của dữ liệu nhân sự và nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức. Hãy liên hệ ngay với 1Office để được tư vấn ngay về quy trình quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả nhất cho doanh nghiệp của mình.

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 083 483 8888
• Facebook: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/@1office-chuyendoisodn