Quy Trình Quản Lý Hợp Đồng Theo ISO Cho Doanh Nghiệp
Việc phải quản lý hàng trăm hợp đồng không còn xa lạ đối với các nhà lãnh đạo. Tuy nhiên, làm thế nào để loại bỏ việc quản lý bằng giấy tờ chất đống, lộn xộn? Làm thế nào để có một quy trình quản lý toàn bộ hợp đồng thông minh và hiệu quả? Sau đây, chúng tôi sẽ mách bạn cách tối ưu nghiệp vụ liên quan đến quản lý hợp đồng.
Mục lục
1. Tìm hiểu cơ bản về nghiệp vụ quản lý hợp đồng
Trong một doanh nghiệp có rất nhiều loại hợp đồng khác nhau. Về mặt đối nội thì ta có hợp đồng lao động, mặt, bằng, quản lý tài sản,… Về mặt đối ngoại ta có các loại hợp đồng giao dịch thương mại.
Chính vì thế, việc quản lý tất cả những loại hợp đồng là vấn đề vô cùng quan trọng. Nó đòi hỏi tính trách nhiệm cao của người quản lý.
1.1. Quản lý hợp đồng là gì và tại sao nó quan trọng?
Quản lý hợp đồng là quá trình quản lý từ việc tạo, thực hiện và phân tích hợp đồng nhằm tối đa hóa hiệu quả hoạt động và tài chính tại một tổ chức, đồng thời giảm thiểu rủi ro tài chính và quy trình hoạt động thương mại.
Các tổ chức phải đối mặt với áp lực ngày càng tăng trong việc giảm chi phí và cải thiện hiệu quả hoạt động của công ty. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho sự cần thiết của một hệ thống quản lý toàn bộ hợp đồng được tự động và hiệu quả.
1.2. Các nguyên tắc cơ bản khi quản lý toàn bộ hợp đồng cho doanh nghiệp
Khi một hợp đồng được quản lý kém, doanh nghiệp có thể mất đi rất nhiều cơ hội. Khi hợp đồng được quản lý hiệu quả bạn lại có thể tạo ra một mối quan hệ kinh doanh mạnh mẽ, mở đường cho lợi nhuận lớn dài hạn. Tuy nhiên, điều đó chỉ xảy ra khi chúng được quản lý đúng cách.
Thứ nhất là hãy đảm bảo rằng các loại hợp đồng của bạn được sắp xếp theo phân loại. Nó có thể được phân loại theo phòng ban, theo tình trạng, theo quy mô.
Thứ 2, phải chắc chắn quy trình thực hiện hợp đồng luôn được theo dõi chặt chẽ. Bởi vì, các lợi ích về kinh doanh và tài chính luôn được đặt lên ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp.
Thứ 3 là phải tránh tình trạng thất lạc hợp đồng, mất hoặc không thể tìm kiếm dễ dàng. Đây là việc gây tốn kém cả về thời gian quản lý và chi phí nếu công ty bạn vẫn còn quản lý bằng giấy tờ.
Cuối cùng là tính bảo mật. Doanh nghiệp thường hay quản lý toàn bộ thông tin về hợp đồng lao động, hợp đồng kinh doanh trên máy tính, các file rời rạc. Điều này không đảm bảo được tính bảo mật khi dữ liệu bị rò rỉ ra ngoài. Bạn cũng có thể mất hoàn toàn dữ liệu nếu thiết bị của bạn gặp vấn đề.
Hãy luôn đảm bảo rằng, các nguyên tắc trên luôn được ưu tiên trong quá trình quản lý của bạn. Vậy một quy trình quản lý hợp đồng khoa học là gồm những giai đoạn nào?
2. Quy trình quản lý hợp đồng gồm những giai đoạn nào?
Khi quy trình quản lý các hợp đồng trong doanh nghiệp của bạn được thực hiện trôi chảy thì các lợi ích kinh doanh cũng sẽ được đáp ứng. Tổ chức của bạn không phải lo lắng về vấn đề tranh chấp và bất ngờ.
2.1. Xây dựng hợp đồng
Trong quá trình xây dựng hợp đồng, có 4 điều bạn cần lưu ý. Thứ nhất, hợp đồng bắt buộc phải được 2 bên cùng nhau xây dựng. Thứ 2, các thông tin về sản phẩm, dịch vụ, tính pháp lý phải chính xác. Thứ 3, người phụ trách hợp đồng có trách nhiệm theo dõi xuyên suốt quá trình thực hiện. Thứ 4 là các giá trị liên quan đến tài chính và thuế.
2.2. Ký kết hợp đồng
Quá trình ký kết hợp đồng là giai đoạn vô cùng quan trọng đối với người phụ trách chính. Bạn cần phải đảm bảo quy trình ký kết diễn ra đúng thời gian, đúng tiến độ.
Nếu gặp phải các tác động bởi ngoại cảnh hay nội bộ sẽ dẫn đến tình trạng delay (trì hoãn) không đáng có. Có thể nói đến như gián đoạn hợp đồng bởi tình hình dịch bệnh. Vì vậy, bạn nên sử dụng chữ ký số vào quy trình ký kết. Nó có thể giúp bạn dễ dàng hơn trong mọi giao dịch được diễn ra suôn sẻ.
2.3. Lưu trữ hợp đồng
Đề phòng các trường hợp xấu xảy ra khi quản lý bằng giấy tờ, thiết bị cá nhân, nhiều doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng. Các phần mềm này có khả năng lưu trữ toàn bộ thông tin liên quan đến hợp đồng. Đồng thời có thể giúp bạn sắp xếp và theo dõi một cách dễ dàng hơn.
2.4. Kiểm toán và báo cáo
Quản lý toàn bộ hợp đồng của doanh nghiệp không có nghĩa là soạn thảo hợp đồng rồi đẩy vào tủ hồ sơ là xong. Đánh giá hợp đồng rất quan trọng trong việc xác định tuân thủ các điều khoản, và vấn đề phát sinh. Hãy chắc chắn mọi quy trình liên quan đến kiểm toán, báo cáo thuế… được diễn ra đúng trình tự.
3. Quản lý hợp đồng hiệu quả với 1Office
Trên thị trường hiện nay có thể có nhiều phần mềm hỗ trợ bạn quản trị hợp đồng hiệu quả. Tuy nhiên, để tối ưu được quy trình quản lý thông minh và khoa học thì cần phải tìm kiểu kỹ xem có phù hợp với doanh nghiệp của bạn hay không.
Phần mềm 1Office hiện nay có thể giải quyết bài toán này dễ dàng hơn. Đây là giải pháp có thể giúp bạn số hóa được 100% giấy tờ được lưu trữ trên một nền tảng duy nhất. Đồng thời, 1Office tích hợp tính năng ký số trên quy trình công việc nội bộ, quy trình giao dịch thương mại.
Theo đó, khi doanh nghiệp đã có chữ ký số BKAV sẽ được 1Office tích hợp ngay vào phần mềm. 1Office cho phép cấp lãnh đạo tầm trung trở lên có thể ký hợp đồng điện tử cho giao dịch thương mại, ký duyệt hợp đồng lao động, ký duyệt các quy trình nội bộ khác.
Sử dụng tính năng chữ ký số trên 1Office giúp doanh nghiệp không bị gián đoạn quy trình bởi các tác động bên ngoài. Đồng thời, bạn có thể tiết kiệm hàng giờ làm việc mỗi ngày, hàng triệu đồng cho chi phí in ấn và lưu trữ.
Như vậy, bài viết trên đã chia sẻ tới người dùng về quy trình quản lý hợp đồng cũng như đưa ra giải pháp khoa học, chuyên nghiệp với 1Office. Để được tư vấn và hỗ trợ, bạn vui lòng liên hệ qua hotline 083 484 8888 để được tư vấn miễn phí về phần mềm 1Office.
Bạn cũng có thể theo dõi phần mềm 1Office tại đây:
Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp
