Phần Mềm Quản Lý Hợp Đồng Hiệu Quả | Miễn Phí Dùng Thử

Doanh nghiệp của bạn có đang gặp khó khăn trong việc quản lý hợp đồng? Việc phải quản lý quá nhiều hợp đồng khiến bạn luôn đình trệ công việc, dẫn đến tình trạng trạng làm sai hợp đồng, file hợp đồng dễ bị mất khi lưu trữ bằng giấy hoặc trên các công cụ quản lý thủ công. Đừng lo lắng, phần mềm quản lý hợp đồng sẽ giúp bạn giải quyết triệt để vấn đề này một cách nhanh chóng, dễ dàng.

I. Phần mềm quản lý hợp đồng là gì?

Trước khi tìm hiểu về phần mềm quản lý hợp đồng, bạn cần tìm hiểu khái niệm về hợp động. Hiểu một cách đơn giản, hợp đồng chính là cam kết giữa hai hoặc nhiều bên có giá trị pháp nhân để thống nhất làm một việc nào đó, trong khuôn khổ của pháp luật. Thông thường hợp đồng sẽ gắn liền với một dự án cụ thể, trong đó có những thỏa thuận giữa các bên để thực hiện một dự án, hoặc một phần của dự án đó. Và hợp đồng có thể sẽ là thỏa ước về dân sự kinh tế, hoặc xã hội.

Phần mềm quản lý hợp đồng là một công cụ được ứng dụng mang tới khả năng hỗ trợ đắc lực cho các bộ phận quản lý, tới kinh doanh hay nhân sự. Từ đó giúp tiến trình công việc của mọi khách hàng lúc này được thực hiện tốt với mức độ chính xác cao, tiến độ nhanh chóng được rút ngắn tới mức tối đa theo yêu cầu.

II. Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng

Sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng hiện nay là giải pháp hiệu quả, chuyên nghiệp được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Trước sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thì việc ứng dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể giúp bạn chủ động, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc nhanh chóng. Phần mềm mang đến nhiều lợi ích to lớn như:

1. Lợi ích đối với từng doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp thì việc sử dụng công cụ quản lý hợp đồng mang lại nhiều giá trị to lớn, cụ thể phải kể đến như:

• Thiết lập một hệ thống duy nhất giúp quy trình trở nên đơn giản, tiện lợi
• Quản lý toàn bộ quá trình của hợp đồng được thực hiện tốt từ khi tạo lập, xét duyệt tới thực hiện, hay tái gia hạn, kiểm toán, hoặc kết thúc, thanh lý hợp đồng đều diễn ra thuận lợi, chuẩn xác.
• Chuẩn hóa quá trình tạo, kiểm duyệt từng hợp đồng để có thể giúp công việc diễn ra nhanh chóng.
• Không làm gián đoạn bất cứ giai đoạn nào trong quá trình triển khai
• Dễ dàng quản lý, tương tác trực tiếp trên phần mềm giữa nhân viên và nhà quản lý về các vấn đề liên quan đến hợp đồng.

2. Lợi ích cho nhân viên quản lý hợp đồng

Thay vì sử dụng giải pháp quản lý hợp đồng theo các phương pháp truyền thống mất nhiều thời gian, công sức thì việc ứng dụng công cụ quản lý hợp đồng mang đến nhiều lợi ích to lớn nhứ:

• Đảm bảo việc tự động tạo nhiệm vụ, hay nhắc việc dựa trên cột mốc thời gian quan trọng của mỗi hợp đồng được thực hiện như ngày tái ký, gia hạn, ngày kết thúc hợp đồng, ngày hết hiệu lực,… để nhân viên quản lý hợp đồng chủ động hơn trong công việc.
• Quá trình thực hiện công việc, theo dõi tiến độ công việc trình để xử lý hợp đồng được thực hiện nhanh chóng, kịp thời theo lịch.
• Tìm kiếm và xử lý nhanh chóng các hợp đồng cần thiết mà không mất nhiều công sức, thời gian.

3. Đối với người tạo và xét duyệt hợp đồng

Không chỉ mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhân viên quản lý mà phần mềm quản lý hợp đồng còn giúp người dùng tạo và xét duyệt hợp đồng nhanh chóng, dễ dàng.

• Giúp tạo hợp đồng theo mẫu, chuẩn hóa hợp đồng giúp thao tác tiện lợi, nhanh chóng.
• Hỗ trợ nhận email nhắc việc giúp người dùng chủ động xác định các nhiệm vụ cần tiến hành. Từ đó việc quản lý và thực thi hợp đồng được tiến hành nhanh chóng, tiện lợi và đem lại hiệu quả cao

Có thể thấy, phần mềm quản lý, theo dõi hợp đồng mang lại nhiều lợi ích to lớn đối với mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, làm thế nào để lựa chọn được công cụ quản lý hợp đồng phù hợp với nhu cầu, ngân sách của doanh nghiệp lại không phải là điều đơn giản. Vậy phần mềm quản lý hợp đồng nào hiệu quả, được nhiều người ưa chuộng nhất? Hãy cùng chúng tôi khám phá ở nội dung dưới đây nhé.

III. Top 7+ phần mềm quản lý hợp đồng tốt nhất hiện nay

Sau khi phân tích hàng chục giải pháp trên thị trường, chúng tôi đã chọn ra 7 phần mềm quản lý hợp đồng điện tử hàng đầu với những ưu điểm nổi bật riêng, phù hợp với nhiều nhu cầu và quy mô doanh nghiệp khác nhau.

1. 1Office – Nền tảng quản lý hợp đồng điện tử và ký số toàn diện cho doanh nghiệp

1Office hiện là một trong những phần mềm ký số và quản lý hợp đồng điện tử được hơn 6.000 doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn. Sở hữu bộ tính năng đầy đủ từ cơ bản đến nâng cao, 1Office đáp ứng linh hoạt cho mọi quy mô và loại hình doanh nghiệp trong việc ký kết, quản lý hợp đồng trực tuyến.

Giải pháp số hóa và tự động hóa quy trình ký kết hợp đồng

Việc số hóa tài liệu và tự động hóa toàn bộ quy trình ký kết trên 1Office mang lại bước tiến vượt bậc cho nhà quản trị: dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm, phân loại và theo dõi hợp đồng theo cách khoa học, hiệu quả. Phần mềm cũng hỗ trợ tích hợp mọi loại chữ ký số, giúp giảm tới 90% thời gian xử lý, trình ký và chứng thực giấy tờ tại các bộ phận trong doanh nghiệp.

Các tính năng nổi bật của phần mềm hợp đồng điện tử 1Office:

• Quản lý hợp đồng hiệu quả: Lưu trữ tập trung, phân loại rõ ràng, theo dõi tiến độ thực hiện và nhắc nhở thanh toán, góp phần nâng cao năng suất làm việc.
• Ký kết linh hoạt: Hỗ trợ ký điện tử từ xa mọi lúc mọi nơi, tiết kiệm hoàn toàn chi phí in ấn, vận chuyển và lưu kho hợp đồng.
• Tự động hóa quy trình: Tích hợp các mẫu hợp đồng có sẵn, tự động hóa toàn bộ nghiệp vụ trình ký, phê duyệt và chuyển phát nội bộ.
• Phân quyền chi tiết: Thiết lập quyền xem, chỉnh sửa, ký, điều phối hoặc tải hợp đồng theo từng phòng ban, giảm thiểu rủi ro rò rỉ thông tin.
• Theo dõi và báo cáo: Công cụ trực quan giúp doanh nghiệp nắm bắt nhanh chóng tình trạng ký kết và quản lý vòng đời hợp đồng.
• Kết nối liên hệ: Dễ dàng tích hợp với các hệ thống HRM, CRM,… nhằm kế thừa và khai thác dữ liệu hiệu quả, không gián đoạn luồng công việc.

Ưu thế vượt trội khi tích hợp ký số vào quy trình doanh nghiệp:

• Hỗ trợ toàn diện các loại chữ ký số (Token, HSM, SmartCA) và mọi nhà cung cấp chứng thư số.
• Cài đặt linh hoạt các hình thức ký: ký song song, ký nối tiếp, ký liên tiếp hoặc đan xen theo công việc.
• Thao tác ký trực tiếp trên quy trình, giúp tối ưu trải nghiệm người dùng.
• Hỗ trợ trình ký đồng thời nhiều tệp tin, tiết kiệm thời gian cho cả bộ phận hành chính và người phê duyệt.
• Tự động liên kết file đã ký vào quy trình hoặc đối tượng liên quan, thuận tiện cho việc tra cứu, kiểm tra về sau.

2. MISA AMIS WeSign – Phần mềm hợp đồng điện tử tốt nhất

MISA AMIS WeSign là giải pháp quản lý hợp đồng điện tử đến từ MISA – đơn vị có hơn 25 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phần mềm doanh nghiệp tại Việt Nam.

Ưu điểm nổi bật:

• Tích hợp hoàn hảo với hệ sinh thái phần mềm kế toán, nhân sự MISA
• Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về pháp lý của Bộ Thông tin và Truyền thông
• Hỗ trợ nhiều mẫu hợp đồng có sẵn, dễ dàng tùy chỉnh
• Khả năng lưu trữ và bảo mật cao
• Hỗ trợ nhiều phương thức xác thực người dùng

Hạn chế:

• Chi phí cao hơn so với một số đối thủ cạnh tranh
• Quá trình thiết lập ban đầu có thể phức tạp với doanh nghiệp nhỏ

Đánh giá từ người dùng: “Mặc dù mất khoảng 2 tuần để làm quen và thiết lập hệ thống, nhưng sau đó mọi thứ hoạt động rất trơn tru. Việc tích hợp với phần mềm kế toán MISA giúp chúng tôi tiết kiệm rất nhiều công sức.” – Giám đốc tài chính một công ty thương mại.

3. Phần mềm hợp đồng điện tử VNPT eContract

VNPT eContract là giải pháp toàn diện từ Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp lớn và cơ quan nhà nước.

Ưu điểm nổi bật:

• Độ tin cậy cao với hạ tầng công nghệ từ VNPT
• Tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật Việt Nam
• Hỗ trợ đa dạng loại hợp đồng, từ đơn giản đến phức tạp
• Khả năng xử lý khối lượng lớn hợp đồng cùng lúc
• Tích hợp sẵn chữ ký số công cộng CA của VNPT

Hạn chế:

• Giao diện có phần cứng nhắc, ít tính thẩm mỹ
• Thiếu một số tính năng tùy biến nâng cao

Đánh giá từ người dùng: “Làm việc với nhiều đối tác lớn, chúng tôi cần một giải pháp có độ tin cậy cao. VNPT eContract đáp ứng tốt yêu cầu này, đặc biệt là khả năng xử lý hàng trăm hợp đồng mỗi ngày mà không gặp trục trặc.” – Trưởng phòng pháp chế một tập đoàn bất động sản.

4. Phần mềm hợp đồng online FPT.econtract

FPT.econtract nổi bật với sự linh hoạt và khả năng tích hợp mạnh mẽ với các hệ thống quản trị doanh nghiệp.

Ưu điểm nổi bật:

• Tích hợp API mở, dễ dàng kết nối với nhiều phần mềm khác
• Giao diện hiện đại, trải nghiệm người dùng tốt
• Hỗ trợ nhiều loại chữ ký khác nhau, kể cả chữ ký sinh trắc học
• Báo cáo phân tích chi tiết về tình trạng hợp đồng
• Khả năng tùy biến quy trình phê duyệt theo nhu cầu cụ thể

Hạn chế:

• Chi phí khá cao, phù hợp với doanh nghiệp trung bình và lớn
• Cần thời gian để khai thác hết các tính năng

Đánh giá từ người dùng: “Phần mềm có nhiều tính năng hữu ích mà tôi chưa từng thấy ở các giải pháp khác, như khả năng tạo quy trình phê duyệt nhiều cấp với điều kiện tùy chỉnh. Rất phù hợp với doanh nghiệp có cấu trúc phức tạp như chúng tôi.” – CIO một công ty sản xuất.

5. MobiFone eContract

MobiFone eContract là giải pháp với chi phí tối ưu, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Ưu điểm nổi bật:

• Giá cả cạnh tranh với nhiều gói dịch vụ linh hoạt
• Đơn giản trong thiết lập và sử dụng
• Hỗ trợ nhiều định dạng file (PDF, Word, Excel…)
• Tính năng nhắc nhở tự động khi hợp đồng sắp hết hạn
• Ứng dụng di động đầy đủ tính năng

Hạn chế:

• Chưa có nhiều tính năng nâng cao cho quy trình phức tạp
• Hệ thống báo cáo chưa thực sự mạnh mẽ

Đánh giá từ người dùng: “Đây là giải pháp lý tưởng cho doanh nghiệp mới thành lập như chúng tôi. Chi phí hợp lý mà vẫn đáp ứng đầy đủ nhu cầu cơ bản. Đặc biệt ứng dụng di động rất tiện lợi khi tôi thường xuyên di chuyển.” – Chủ một startup thương mại điện tử.

6. Fast e-Contract

Fast e-Contract nổi bật với khả năng xử lý nhanh và hiệu quả các hợp đồng phức tạp.

Ưu điểm nổi bật:

• Tốc độ xử lý nhanh, phù hợp với khối lượng hợp đồng lớn
• Công cụ tạo mẫu hợp đồng thông minh với nhiều template có sẵn
• Hỗ trợ đa ngôn ngữ, thuận tiện cho doanh nghiệp làm việc quốc tế
• Tính năng phân quyền chi tiết theo vai trò
• Khả năng quản lý phiên bản hợp đồng tốt

Hạn chế:

• Giao diện không thực sự trực quan với người mới
• Chi phí cao hơn so với một số đối thủ

Đánh giá từ người dùng: “Chúng tôi xử lý hàng trăm hợp đồng quốc tế mỗi tháng, và Fast e-Contract giúp quản lý mọi thứ trong một hệ thống thống nhất. Tính năng đa ngôn ngữ và quản lý phiên bản là điểm cộng lớn.” – Giám đốc vận hành một công ty xuất nhập khẩu.

7. Phần mềm hợp đồng điện tử MegaDoc

MegaDoc là giải pháp toàn diện với nhiều tính năng nâng cao phục vụ doanh nghiệp lớn.

Ưu điểm nổi bật:

• Hệ thống quản lý quy trình làm việc (workflow) mạnh mẽ
• Khả năng tích hợp cao với các hệ thống ERP, CRM phổ biến
• Công cụ phân tích dữ liệu hợp đồng nâng cao
• Bảo mật đa lớp với công nghệ blockchain
• Hỗ trợ nhiều loại thiết bị, bao gồm cả máy tính bảng và điện thoại

Hạn chế:

• Đòi hỏi đào tạo nhân viên để khai thác hết tính năng
• Chi phí cao, phù hợp với doanh nghiệp quy mô lớn

Đánh giá từ người dùng: “Sau khi đánh giá nhiều giải pháp, chúng tôi chọn MegaDoc vì khả năng phân tích dữ liệu hợp đồng. Chức năng này giúp chúng tôi hiểu rõ hơn về hiệu quả hợp tác với đối tác, từ đó đưa ra quyết định kinh doanh chính xác hơn.” – Giám đốc công nghệ thông tin một tập đoàn bán lẻ.

IV. Tiêu chí lựa chọn dịch vụ hợp đồng điện tử tốt nhất

Với nhiều lựa chọn trên thị trường, việc tìm ra phần mềm quản lý hợp đồng phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn có thể gây khó khăn. Dưới đây là những tiêu chí quan trọng bạn nên cân nhắc:

1. Tính pháp lý

Đây là yếu tố quan trọng hàng đầu. Phần mềm phải tuân thủ các quy định về giao dịch điện tử, chữ ký số theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP và các văn bản pháp luật liên quan. Hãy chọn nhà cung cấp có giấy phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số/điện tử do Bộ Thông tin và Truyền thông cấp.

2.Tính bảo mật

Phần mềm cần có các cơ chế bảo mật mạnh mẽ như mã hóa dữ liệu, xác thực đa yếu tố, kiểm soát truy cập, và lưu vết hoạt động. Bạn nên ưu tiên các nhà cung cấp đạt chứng chỉ bảo mật quốc tế như ISO 27001.

3. Khả năng tích hợp

Một phần mềm tốt phải dễ dàng tích hợp với các hệ thống đang sử dụng trong doanh nghiệp như ERP, CRM, hoặc phần mềm kế toán. Điều này giúp tạo ra một hệ sinh thái làm việc liền mạch, tránh việc phải nhập dữ liệu nhiều lần.

4. Tính linh hoạt và khả năng mở rộng

Doanh nghiệp phát triển theo thời gian, nên phần mềm cần có khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng. Hãy chọn giải pháp có thể điều chỉnh theo quy mô doanh nghiệp, từ vài chục đến hàng nghìn hợp đồng mỗi tháng.

5. Chi phí và giá trị

Đánh giá tổng chi phí sở hữu, bao gồm cả phí thiết lập ban đầu, phí sử dụng hàng tháng/năm, và chi phí hỗ trợ kỹ thuật. So sánh chi phí này với giá trị mà phần mềm mang lại để đảm bảo đầu tư hiệu quả.

6. Trải nghiệm người dùng

Giao diện trực quan, dễ sử dụng sẽ giúp nhân viên nhanh chóng làm quen và sử dụng hiệu quả. Hãy chọn phần mềm có thể triển khai nhanh chóng mà không cần đào tạo phức tạp.

7. Hỗ trợ kỹ thuật

Chất lượng dịch vụ khách hàng và hỗ trợ kỹ thuật là yếu tố quan trọng. Nhà cung cấp tốt phải có đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp, sẵn sàng giải đáp thắc mắc và xử lý sự cố nhanh chóng.

V. Quản lý hợp đồng nhanh chóng, chuyên nghiệp với 1Office

Quản lý hợp đồng là một tính năng thông minh, ưu việt trong phần mềm chăm sóc khách hàng của 1Office mang đến một giải pháp toàn diện giúp các doanh nghiệp dễ dàng quản lý toàn bộ hợp đồng trong doanh nghiệp của mình. Sở hữu nhiều tính năng thông minh, ưu việt, phần mềm giúp các doanh nghiệp quản lý danh sách hợp đồng chính xác, minh bạch.