Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng mới nhất theo luật định

Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng là một trong những quy trình cốt lõi của hầu hết các doanh nghiệp bởi quy trình này đòi hỏi nhiều bước công việc liên tục và tạo ra khối lượng lớn chứng từ kế toán. Trong bài viết này, 1Office sẽ tổng hợp các nội dung quan trọng xoay quanh quy trình bán hàng – thu tiền, bao gồm các quy định pháp luật liên quan, quy trình tiêu chuẩn mà nhiều doanh nghiệp áp dụng. Mục tiêu là giúp doanh nghiệp và đội ngũ kế toán nắm vững quy trình và thực hiện hiệu quả, chính xác.

1. Pháp luật quy định thế nào về chứng từ kế toán?

Theo Khoản 3, Điều 3 của Luật Kế toán số 88/2015/QH13 (thường gọi là “Luật Kế toán”), chứng từ kế toán là các loại giấy tờ và vật mang tin ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế và tài chính đã xảy ra, được sử dụng làm cơ sở cho việc ghi sổ kế toán.

Chứng từ kế toán cần đảm bảo những nội dung gì?

Điều 16 của Luật Kế toán quy định cụ thể rằng một chứng từ kế toán cần phải đảm bảo đầy đủ các nội dung sau:

• Tên và mã số của chứng từ kế toán.
• Ngày, tháng, năm lập chứng từ.
• Tên và địa chỉ của tổ chức hoặc cá nhân lập chứng từ.
• Tên và địa chỉ của tổ chức hoặc cá nhân nhận chứng từ.
• Nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
• Số lượng, đơn giá và tổng số tiền của nghiệp vụ ghi bằng số; số tiền tổng cộng của chứng từ sử dụng cho việc thu, chi tiền phải được ghi bằng cả số và chữ.
• Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và các cá nhân có liên quan.

Quy định về chứng từ của chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành

Khoản 3, Điều 9 của Thông tư số 200/2014/TT-BTC quy định rằng tất cả các chứng từ kế toán đều thuộc loại hướng dẫn, không bắt buộc. Doanh nghiệp có thể áp dụng mẫu biểu do phụ lục số 3 của Thông tư này ban hành hoặc tự thiết kế mẫu phù hợp với hoạt động và yêu cầu quản lý của mình, nhưng phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin theo quy định của Luật Kế toán và các văn bản liên quan.

Quy định về chứng từ điện tử

Với sự phát triển của công nghệ, nhiều chứng từ hiện nay đã được số hóa. Điều 17 của Luật Kế toán quy định rằng chứng từ điện tử sẽ được công nhận là chứng từ kế toán nếu chứa các nội dung theo Điều 16 và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, mã hóa, không thay đổi trong quá trình truyền tải. Chứng từ điện tử phải đảm bảo tính bảo mật, nguyên vẹn và phải được quản lý, kiểm tra để ngăn chặn mọi hành vi lợi dụng, xâm nhập hoặc sử dụng trái phép. Chứng từ điện tử phải được quản lý như tài liệu kế toán dạng nguyên bản và cần có thiết bị phù hợp để sử dụng.

2. Các chứng từ kế toán bán hàng

Tùy thuộc vào đặc thù của mỗi loại mặt hàng kinh doanh và các quy định nội bộ, mỗi doanh nghiệp có thể sử dụng một số loại chứng từ khác nhau trong quy trình bán hàng. Dưới đây là một số loại chứng từ thường gặp trong quy trình bán hàng của các doanh nghiệp:

• Hóa đơn: Bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc hóa đơn bán hàng.
• Báo giá, đơn đặt hàng: Bao gồm báo giá, đơn đặt hàng và các thông tin liên quan đến đơn hàng.
• Chứng từ kho: Bao gồm phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, và các chứng từ kho khác.
• Chứng từ tiền: Bao gồm phiếu thu tiền, giấy báo có, biên lai từ máy POS quẹt thẻ, và các chứng từ tiền khác.
• Báo cáo bán hàng: Bao gồm các báo cáo bán hàng theo mặt hàng, theo khách hàng, theo nhân viên bán hàng, và theo đơn hàng.
• Số kế toán: Bao gồm sổ nhật ký bán hàng và sổ chi tiết bán hàng.

3. Mối tương quan giữa chu trình bán hàng và thu tiền

Quy trình bán hàng và thu tiền là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm nhiều bước từ khi bắt đầu giao dịch với khách hàng đến lúc thu tiền từ các giao dịch đó. Quy trình này không chỉ bao gồm việc bán hàng, mà còn liên quan đến việc quản lý quan hệ khách hàng, xử lý đơn hàng, giao hàng, lập hóa đơn và thu tiền.

Đối với kế toán, quy trình bán hàng và thu tiền bao gồm việc ghi nhận các sự kiện phát sinh liên quan đến bán hàng và thu tiền từ khách hàng. Các công việc như ghi nhận và xử lý nghiệp vụ bán hàng diễn ra liên tục và lặp lại với từng giao dịch. Hoạt động này chỉ dừng lại khi doanh nghiệp ngừng bán hàng. Vì vậy, để các kế toán viên có thể thực hiện và kiểm soát tốt các nghiệp vụ bán hàng và thanh toán từ khách hàng, doanh nghiệp cần thiết kế quy trình bán hàng và thu tiền với sự hỗ trợ từ các công cụ quản lý thông minh như phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán.

Hai bộ phận chính tham gia vào quy trình bán hàng và thu tiền gồm: Bộ phận bán hàng/kinh doanh và Bộ phận kế toán. Để thực hiện hiệu quả, cần có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các cá nhân trong từng bộ phận cũng như giữa hai bộ phận này với nhau.

4. Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng chính xác nhất

Khi xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng, doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố sau:

• Cơ cấu tổ chức quản lý và bố trí bộ máy kế toán
• Cách thức quản lý và sắp xếp lưu kho
• Yêu cầu quản lý đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ chứng từ,…

Những yếu tố trên giúp đảm bảo rằng chứng từ bán hàng được luân chuyển giữa các bộ phận một cách khoa học và hợp lý, tránh tình trạng trùng lặp, bỏ sót hoặc luân chuyển vòng vèo gây nhầm lẫn, lãng phí nguồn lực.

Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình bán hàng và thu tiền được tóm gọn thông qua sơ đồ sau:

Giải thích:

(1) Tiếp cận khách hàng

(2) Kiểm tra chính sách bán hàng và báo giá 

(3) Đàm phán và chốt đơn hàng 

(4.1) Kiểm tra công nợ  

(4.2) Kiểm tra tồn kho 

(5) Xuất kho hàng 

(6) Vận chuyển và giao hàng 

(8) Xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu 

(9) Giấy báo nợ/Thông báo nợ tới khách hàng 

Để hiểu rõ hơn về từng quy trình bán hàng – thu tiền, sơ đồ trên cần được tách thành 2 phần theo 2 nghiệp vụ tương ứng.

4.1. Sơ đồ luân trình tự luân chuyển chứng từ kế toán nghiệp vụ bán hàng

Tại Công ty Dược phẩm A, Công ty áp dụng hệ thống chứng từ theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006 và Thông tư số 200 của Bộ Tài chính. Các chứng từ kế toán liên quan đến bán hàng và thu tiền phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành thực tế. Hệ thống chứng từ trong quy trình bán hàng mà công ty sử dụng bao gồm: Đơn đặt hàng, Hợp đồng kinh tế, Biên bản giao hàng, Hóa đơn GTGT, Biên bản hàng bán bị trả lại, Biên bản giảm giá hàng bán, Phiếu thu và Giấy báo Có.

Đối với quy trình bán hàng:

• Khách hàng gửi yêu cầu đặt hàng.
• Nhân viên bán hàng tiếp nhận đơn đặt hàng, kiểm tra tồn kho và đánh giá tín dụng của khách hàng.
• Trưởng phòng kinh doanh phê duyệt đơn đặt hàng.
  • a. Nếu đơn đặt hàng không được phê duyệt, nhân viên bán hàng thông báo lý do từ chối cho khách hàng.
  • b. Nếu đơn đặt hàng được phê duyệt, nhân viên bán hàng lập hóa đơn.
• Hóa đơn GTGT được nhân viên bán hàng chuyển xuống kho để thông báo việc xuất hàng cho khách hàng.
• Xuất hàng:
  • a. Khách hàng nhận hàng trực tiếp tại kho.
  • b. Nhân viên vận chuyển giao hàng tận nơi theo địa chỉ của khách hàng.

4.2. Sơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ kế toán nghiệp vụ thu tiền

Còn tại Công ty Dược phẩm B, đối với khâu thu tiền:

• Thủ kho giao liên 3 của Hóa đơn GTGT cho kế toán công nợ; khi nhận hóa đơn, kế toán công nợ phải ký nhận vào “Sổ giao nhận Hóa đơn GTGT” và lưu sổ này tại kho.
• Kế toán bán hàng dựa trên Hóa đơn GTGT do nhân viên bán hàng lập, đối chiếu số liệu trên hóa đơn với số liệu trên hệ thống kế toán.
• Nếu có sự chênh lệch, kế toán bán hàng phản hồi ngay cho nhân viên bán hàng để xử lý sai sót.
• Theo dõi công nợ khách hàng.
• Kế toán thanh toán chuyển Giấy báo Có và Phiếu thu cho kế toán công nợ để đối chiếu, kiểm tra tình hình thu hồi công nợ và cập nhật số liệu.
• Kế toán thanh toán ghi sổ các nghiệp vụ liên quan.

Khi xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ, cần dựa trên đặc điểm tổ chức quản lý, cơ cấu bộ máy kế toán, và các yêu cầu quản lý đối với nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ. Điều này giúp đảm bảo chứng từ được luân chuyển giữa các bộ phận một cách khoa học và hợp lý, tránh tình trạng trùng lặp, bỏ sót hoặc luân chuyển vòng vèo (trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng).

4.3. Kết hợp quy trình luân chuyển chứng từ kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền 

Khi kết hợp 2 quy trình bán hàng và thu tiền tại 2 công ty A và B ở trên, ta sẽ có một sơ đồ hoàn thiện của cả 2 khâu bán hàng và thu tiền như sau:

Bước 1: Phân tích nhu cầu của thị trường. Cần phân tích kế hoạch bán hàng năm, quý, tháng, Nhu cầu mở rộng thị trường, nhu cầu của khách hàng

Bước 2: Tham gia đấu thầu
Sau khi giới thiệu sản phẩm, nếu các cơ sở y tế có nhu cầu, công ty sẽ tham gia đấu thầu.

Bước 3: Ký kết hợp đồng giao thương
Khi trúng thầu, công ty sẽ ký kết hợp đồng với cơ sở y tế, bao gồm các thông tin như:

• Thông tin đơn vị bán và đơn vị mua (tên, địa chỉ, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, đại diện)
• Danh mục sản phẩm: tên thuốc, hàm lượng, nồng độ, xuất xứ, hạn dùng, quy cách, số lượng, đơn giá, thành tiền
• Chất lượng hàng hóa
• Phương thức thanh toán
• Cách thức giải quyết khiếu nại

Trưởng phòng kinh doanh kiểm tra hợp đồng, trình Phó Tổng Giám đốc phụ trách kinh doanh phê duyệt.

Bước 4: Nhận đơn đặt hàng

• Trực tiếp: Nhân viên nhận đơn hàng từ các khoa dược bệnh viện, phòng khám.
• Gián tiếp: Phòng kinh doanh nhận đơn qua điện thoại, fax.

Bước 5: Kiểm tra hạn mức tín dụng và lượng hàng tồn kho
Nhân viên bán hàng kiểm tra tồn kho và hạn mức tín dụng của khách hàng, sau đó chuyển đơn hàng cho trưởng phòng kinh doanh phê duyệt.

Bước 6: Cấp phát hàng hóa

• Chuẩn bị hàng: Kiểm tra vị trí lưu trữ, đối chiếu tên, hàm lượng, xuất xứ, số lô, hạn dùng, và lấy đúng hàng theo lệnh bán.
• Kiểm tra hàng: Nhân viên vận chuyển kiểm tra lại hàng trước khi xuất kho.

Bước 7: Xuất hóa đơn
Nhân viên kế toán in hóa đơn dựa trên lệnh bán hàng, phiếu giao hàng và đơn đặt hàng.

Bước 8: Giao nhận vận chuyển

• Người giao hàng chuẩn bị phương tiện phù hợp, đảm bảo an toàn số lượng và chất lượng.
• Sau khi giao hàng xong, người nhận hàng có trách nhiệm nộp lại hóa đơn, chứng từ về công ty và các bộ phận liên quan.

Bước 9: Ghi nhận công nợ
Kế toán kiểm tra tính nhất quán của chứng từ bán hàng, đối chiếu thông tin trên hóa đơn với hệ thống. Nếu có chênh lệch, thông báo cho nhân viên bán hàng để xử lý và ghi nhận công nợ.

Bước 10: Thu tiền
Khi nhận giấy báo ngân hàng hoặc phiếu chi từ khách hàng (đối với thu tiền mặt), kế toán công nợ đối chiếu số tiền đã thu với số phải thu, cập nhật vào Bảng kê thu tiền khách hàng để theo dõi chi hoa hồng.

————————————–

Trên đây là chi tiết  quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng và thu tiền phổ biến áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh tại Việt Nam. Hy vọng các thông tin trên phần nào giúp bạn trong quá trình  bán hàng và thu tiền. Chúc bạn thành công!