Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng mới nhất theo luật định

Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính và tối ưu hóa dòng tiền của doanh nghiệp. Một quy trình chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa dòng tiền bằng cách cho phép nhận tiền mặt ngay lập tức từ chứng từ bán hàng, thay vì phải chờ đợi khách hàng thanh toán. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể duy trì dòng tiền liên tục, đảm bảo luôn có đủ vốn lưu động để vận hành và phát triển. Vậy thế nào là một quy trình chuẩn? Làm thế nào để xây dựng một quy trình luân chuyển chứng từ hoàn chỉnh? Hãy cùng 1Office tìm hiểu trong bài viết này.

1. Chứng từ kế toán là gì?

Theo Luật Kế toán, chứng từ kế toán là các tài liệu và bằng chứng liên quan đến các giao dịch tài chính và kinh tế của một doanh nghiệp. Những chứng từ này là cơ sở để ghi nhận, kiểm tra và đối chiếu các giao dịch trong hệ thống kế toán.

Chứng từ kế toán cần đảm bảo những nội dung gì?

Luật Kế toán quy định cụ thể rằng một chứng từ kế toán cần phải đảm bảo đầy đủ các nội dung sau:

• Tên và mã số của chứng từ kế toán.
• Ngày, tháng, năm lập chứng từ.
• Tên và địa chỉ của tổ chức hoặc cá nhân lập chứng từ.
• Tên và địa chỉ của tổ chức hoặc cá nhân nhận chứng từ.
• Nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
• Số lượng, đơn giá và tổng số tiền của nghiệp vụ ghi bằng số; số tiền tổng cộng của chứng từ sử dụng cho việc thu, chi tiền phải được ghi bằng cả số và chữ.
• Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và các cá nhân có liên quan.

Quy định về chứng từ của chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành

Khoản 3, Điều 9 của Thông tư số 200/2014/TT-BTC quy định rằng tất cả các chứng từ kế toán đều thuộc loại hướng dẫn, không bắt buộc. Doanh nghiệp có thể áp dụng mẫu biểu do phụ lục số 3 của Thông tư này ban hành hoặc tự thiết kế mẫu phù hợp với hoạt động và yêu cầu quản lý của mình, nhưng phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin theo quy định của Luật Kế toán và các văn bản liên quan.

Quy định về chứng từ điện tử

Với sự phát triển của công nghệ, nhiều chứng từ hiện nay đã được số hóa. Điều 17 của Luật Kế toán quy định rằng chứng từ điện tử sẽ được công nhận là chứng từ kế toán nếu chứa các nội dung theo Điều 16 và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, mã hóa, không thay đổi trong quá trình truyền tải. Chứng từ điện tử phải đảm bảo tính bảo mật, nguyên vẹn và phải được quản lý, kiểm tra để ngăn chặn mọi hành vi lợi dụng, xâm nhập hoặc sử dụng trái phép. Chứng từ điện tử phải được quản lý như tài liệu kế toán dạng nguyên bản và cần có thiết bị phù hợp để sử dụng.

2. Các chứng từ kế toán bán hàng

Chứng từ kế toán bán hàng là các tài liệu, bằng chứng ghi nhận các giao dịch bán hàng của doanh nghiệp. Đây là cơ sở để ghi sổ kế toán, kiểm tra và đối chiếu các giao dịch tài chính, đồng thời đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Các chứng từ này không chỉ giúp quản lý dòng tiền một cách hiệu quả mà còn hỗ trợ trong việc lập báo cáo tài chính và kiểm toán.

Các loại chứng từ kế toán bán hàng phổ biến gồm:

• Hóa đơn bán hàng: Là tài liệu chính ghi nhận doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp. Hóa đơn có thể là hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy.
• Phiếu xuất kho: Ghi nhận việc xuất hàng từ kho để bán cho khách hàng. Đây là chứng từ quan trọng trong quản lý tồn kho và xác định chi phí hàng bán.
• Hợp đồng bán hàng: Là văn bản thỏa thuận giữa bên bán và bên mua về các điều khoản của giao dịch mua bán, bao gồm giá cả, số lượng, chất lượng hàng hóa và điều kiện thanh toán.
• Phiếu thu tiền: Ghi nhận số tiền khách hàng thanh toán cho doanh nghiệp khi mua hàng. Đây là chứng từ quan trọng để quản lý dòng tiền và thu nợ.
• Biên bản giao nhận hàng hóa: Xác nhận việc giao nhận hàng hóa giữa doanh nghiệp và khách hàng. Chứng từ này giúp kiểm soát số lượng, chất lượng hàng hóa và tránh tranh chấp sau này.
• Phiếu bảo hành, biên bản bảo hành: Ghi nhận cam kết bảo hành sản phẩm từ doanh nghiệp, giúp quản lý và theo dõi các dịch vụ hậu mãi.
• Hóa đơn điều chỉnh: Được lập trong trường hợp cần điều chỉnh thông tin trên hóa đơn đã phát hành, như điều chỉnh giá bán, số lượng, hoặc các sai sót khác.

3. Mối tương quan giữa chu trình bán hàng và thu tiền

Mối tương quan giữa chu trình bán hàng và thu tiền đóng vai trò quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp theo nhiều cách:

• Tạo doanh thu: Chu trình bán hàng là giai đoạn đầu tiên trong việc tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp. Doanh thu chỉ thực sự được xác nhận khi khách hàng thanh toán, do đó, chu trình thu tiền là giai đoạn tiếp theo để biến doanh thu tiềm năng thành tiền mặt thực tế.
• Quản lý dòng tiền: Quản lý hiệu quả cả hai chu trình này giúp doanh nghiệp duy trì dòng tiền ổn định. Dòng tiền mạnh giúp doanh nghiệp có thể tái đầu tư, mở rộng hoạt động và đảm bảo thanh toán các chi phí hoạt động.
• Giảm rủi ro tài chính: Bằng cách theo dõi sát sao chu trình thu tiền, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro liên quan đến nợ xấu và thanh toán chậm. Điều này giúp bảo vệ tình hình tài chính và tăng cường khả năng thanh khoản.
• Tối ưu hóa quy trình: Tích hợp chặt chẽ giữa hai chu trình này giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh, tăng cường hiệu suất và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Điều này cũng giúp giảm thiểu sai sót và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính.

Sự kết hợp chặt chẽ giữa bán hàng và thu tiền cho phép doanh nghiệp theo dõi và quản lý tài chính một cách hiệu quả hơn. Điều này giúp dễ dàng lập kế hoạch ngân sách, dự báo tài chính và đưa ra các quyết định đầu tư. Việc quản lý tài chính tốt không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định mà còn tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững trong dài hạn.

4. Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng chính xác nhất

Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình bán hàng và thu tiền được tóm gọn thông qua sơ đồ sau:

Giải thích:

(1) Tiếp cận khách hàng

(2) Kiểm tra chính sách bán hàng và báo giá 

(3) Đàm phán và chốt đơn hàng 

(4.1) Kiểm tra công nợ  

(4.2) Kiểm tra tồn kho 

(5) Xuất kho hàng 

(6) Vận chuyển và giao hàng 

(8) Xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu 

(9) Giấy báo nợ/Thông báo nợ tới khách hàng 

Để hiểu rõ hơn về từng quy trình bán hàng – thu tiền, sơ đồ trên cần được tách thành 2 phần theo 2 nghiệp vụ tương ứng.

4.1. Sơ đồ luân trình tự luân chuyển chứng từ kế toán nghiệp vụ bán hàng

Ví dụ tại Công ty Dược phẩm A, Công ty áp dụng hệ thống chứng từ theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006 và Thông tư số 200 của Bộ Tài chính. Các chứng từ kế toán liên quan đến bán hàng và thu tiền phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành thực tế. Hệ thống chứng từ trong quy trình bán hàng mà công ty sử dụng bao gồm: Đơn đặt hàng, Hợp đồng kinh tế, Biên bản giao hàng, Hóa đơn GTGT, Biên bản hàng bán bị trả lại, Biên bản giảm giá hàng bán, Phiếu thu và Giấy báo Có.

Đối với quy trình bán hàng:

• Khách hàng gửi yêu cầu đặt hàng.
• Nhân viên bán hàng tiếp nhận đơn đặt hàng, kiểm tra tồn kho và đánh giá tín dụng của khách hàng.
• Trưởng phòng kinh doanh phê duyệt đơn đặt hàng.
  • a. Nếu đơn đặt hàng không được phê duyệt, nhân viên bán hàng thông báo lý do từ chối cho khách hàng.
  • b. Nếu đơn đặt hàng được phê duyệt, nhân viên bán hàng lập hóa đơn.
• Hóa đơn GTGT được nhân viên bán hàng chuyển xuống kho để thông báo việc xuất hàng cho khách hàng.
• Xuất hàng:
  • a. Khách hàng nhận hàng trực tiếp tại kho.
  • b. Nhân viên vận chuyển giao hàng tận nơi theo địa chỉ của khách hàng.

4.2. Sơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ kế toán nghiệp vụ thu tiền

Còn tại Công ty Dược phẩm B, đối với khâu thu tiền:

• Thủ kho giao liên 3 của Hóa đơn GTGT cho kế toán công nợ; khi nhận hóa đơn, kế toán công nợ phải ký nhận vào “Sổ giao nhận Hóa đơn GTGT” và lưu sổ này tại kho.
• Kế toán bán hàng dựa trên Hóa đơn GTGT do nhân viên bán hàng lập, đối chiếu số liệu trên hóa đơn với số liệu trên hệ thống kế toán.
• Nếu có sự chênh lệch, kế toán bán hàng phản hồi ngay cho nhân viên bán hàng để xử lý sai sót.
• Theo dõi công nợ khách hàng.
• Kế toán thanh toán chuyển Giấy báo Có và Phiếu thu cho kế toán công nợ để đối chiếu, kiểm tra tình hình thu hồi công nợ và cập nhật số liệu.
• Kế toán thanh toán ghi sổ các nghiệp vụ liên quan.

Khi xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ, cần dựa trên đặc điểm tổ chức quản lý, cơ cấu bộ máy kế toán, và các yêu cầu quản lý đối với nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ. Điều này giúp đảm bảo chứng từ được luân chuyển giữa các bộ phận một cách khoa học và hợp lý, tránh tình trạng trùng lặp, bỏ sót hoặc luân chuyển vòng vèo (trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng).

4.3. Kết hợp quy trình luân chuyển chứng từ kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền 

Khi kết hợp 2 quy trình bán hàng và thu tiền tại 2 công ty A và B ở trên, ta sẽ có một sơ đồ hoàn thiện của cả 2 khâu bán hàng và thu tiền như sau:

Bước 1: Phân tích nhu cầu của thị trường. Cần phân tích kế hoạch bán hàng năm, quý, tháng, Nhu cầu mở rộng thị trường, nhu cầu của khách hàng

Bước 2: Tham gia đấu thầu
Sau khi giới thiệu sản phẩm, nếu các cơ sở y tế có nhu cầu, công ty sẽ tham gia đấu thầu.

Bước 3: Ký kết hợp đồng giao thương
Khi trúng thầu, công ty sẽ ký kết hợp đồng với cơ sở y tế, bao gồm các thông tin như:

• Thông tin đơn vị bán và đơn vị mua (tên, địa chỉ, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, đại diện)
• Danh mục sản phẩm: tên thuốc, hàm lượng, nồng độ, xuất xứ, hạn dùng, quy cách, số lượng, đơn giá, thành tiền
• Chất lượng hàng hóa
• Phương thức thanh toán
• Cách thức giải quyết khiếu nại

Trưởng phòng kinh doanh kiểm tra hợp đồng, trình Phó Tổng Giám đốc phụ trách kinh doanh phê duyệt.

Bước 4: Nhận đơn đặt hàng

• Trực tiếp: Nhân viên nhận đơn hàng từ các khoa dược bệnh viện, phòng khám.
• Gián tiếp: Phòng kinh doanh nhận đơn qua điện thoại, fax.

Bước 5: Kiểm tra hạn mức tín dụng và lượng hàng tồn kho
Nhân viên bán hàng kiểm tra tồn kho và hạn mức tín dụng của khách hàng, sau đó chuyển đơn hàng cho trưởng phòng kinh doanh phê duyệt.

Bước 6: Cấp phát hàng hóa

• Chuẩn bị hàng: Kiểm tra vị trí lưu trữ, đối chiếu tên, hàm lượng, xuất xứ, số lô, hạn dùng, và lấy đúng hàng theo lệnh bán.
• Kiểm tra hàng: Nhân viên vận chuyển kiểm tra lại hàng trước khi xuất kho.

Bước 7: Xuất hóa đơn
Nhân viên kế toán in hóa đơn dựa trên lệnh bán hàng, phiếu giao hàng và đơn đặt hàng.

Bước 8: Giao nhận vận chuyển

• Người giao hàng chuẩn bị phương tiện phù hợp, đảm bảo an toàn số lượng và chất lượng.
• Sau khi giao hàng xong, người nhận hàng có trách nhiệm nộp lại hóa đơn, chứng từ về công ty và các bộ phận liên quan.

Bước 9: Ghi nhận công nợ
Kế toán kiểm tra tính nhất quán của chứng từ bán hàng, đối chiếu thông tin trên hóa đơn với hệ thống. Nếu có chênh lệch, thông báo cho nhân viên bán hàng để xử lý và ghi nhận công nợ.

Bước 10: Thu tiền
Khi nhận giấy báo ngân hàng hoặc phiếu chi từ khách hàng (đối với thu tiền mặt), kế toán công nợ đối chiếu số tiền đã thu với số phải thu, cập nhật vào Bảng kê thu tiền khách hàng để theo dõi chi hoa hồng.

————————————–

Trên đây là chi tiết  quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng và thu tiền phổ biến áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh tại Việt Nam. Hy vọng các thông tin trên phần nào giúp bạn trong quá trình  bán hàng và thu tiền. Chúc bạn thành công!