Quy trình mua hàng là gì? 8 bước xây dựng quy trình cơ bản

Quy trình mua hàng đóng vai trò then chốt trong hoạt động sản xuất và định hướng sự phát triển dài hạn của doanh nghiệp. Bên cạnh việc thiết lập quy giúp tối ưu hóa chi phí mua hàng, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến những rủi ro có thể phát sinh trong quá trình. Vậy những lỗ hổng đó là gì? Lời giải nào cho những bài toán rủi ro ấy? Hãy cùng 1Office tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây!

1. Quy trình mua hàng là gì?

Quy trình mua hàng là tập hợp các bước được thiết lập sẵn mà doanh nghiệp cần thực hiện khi mua bất kỳ sản phẩm hoặc dịch vụ nào. Mục tiêu của quy trình là đảm bảo lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp, tối ưu giá trị hàng hóa, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả mua sắm.

Khi áp dụng một quy trình chuẩn hóa, hoạt động mua hàng được tiến hành chuyên nghiệp hơn, giảm thiểu rủi ro và sai sót. Ngoài ra, quy trình này còn có thể tái sử dụng cho các đợt mua sắm tiếp theo, giúp doanh nghiệp duy trì tính nhất quán và tiết kiệm thời gian.

Quy trình mua hàng là gì?

2. 8 bước trong quy trình mua hàng của doanh nghiệp

Trong quá trình kinh doanh, sản xuất và xây dựng chiến lược tổng thể, doanh nghiệp thường phát sinh các nhu cầu mua hàng. Sau khi xác định những nhu cầu về hàng hóa, doanh nghiệp mới có thể đưa ra quyết định mua hàng. Trong đó, có 8 bước cơ bản thuộc quy trình như sau:

Bước	Việc cần làm	Công cụ/ Tài liệu hỗ trợ
1. Xác nhận nhu cầu	Kiểm tra tồn kho, dự báo nhu cầu	Báo cáo tồn kho, dữ liệu bán hàng
2. Lập đề xuất mua hàng	Ghi rõ loại hàng, số lượng, tiêu chuẩn chất lượng	Mẫu đề xuất mua hàng
3. Tìm kiếm & đánh giá nhà cung cấp	So sánh giá, chất lượng, điều kiện thanh toán	Bảng so sánh nhà cung cấp
4. Đàm phán & ký hợp đồng	Chốt giá, lịch giao, điều khoản bảo hành	Hợp đồng mua bán
5. Lập đơn đặt hàng	Xác nhận lại thông tin với NCC	Hệ thống ERP/Email
6. Theo dõi giao hàng	Cập nhật tiến độ, xử lý sự cố	Lịch giao hàng, phần mềm tracking
7. Kiểm tra & nhập kho	Đối chiếu hóa đơn, kiểm tra chất lượng	Phiếu nhập kho, checklist QC
8. Thanh toán & lưu trữ hồ sơ	Thanh toán đúng hạn, lưu trữ hợp đồng & hóa đơn	Phần mềm kế toán

Cụ thể, các quy trình được diễn ra như sau:

2.1 Lập đề nghị mua hàng

Sau khi xác định được nhu cầu mua hàng từ các phòng ban, lãnh đạo, quản lý, …. Để thực hiện mua hàng, bước đầu, bạn cần gửi yêu cầu đến bộ phận chịu trách nhiệm mua hàng trong công ty. 

Thôn thường, các yêu cầu này sẽ được xét duyệt bởi các trưởng bộ phận hoặc những người có nghĩa vụ liên quan. Sau khi yêu cầu được thông qua, phòng ban chịu trách nhiệm mua hàng sẽ tiếp tục phân bổ nhân sự mua hàng và tìm kiếm các nhà cung cấp.

2.2 Lập đề nghị báo giá

Sau đó, một bản đề nghị báo giá sẽ được gửi đến các nhà cung cấp những mặt hàng mà doanh nghiệp bạn đang cần. Thông thường, doanh nghiệp sẽ gửi đề nghị báo giá đến lượng lớn các nhà cung cấp để tiến hành so sánh và đánh giá dựa trên các tiêu chí của doanh nghiệp.

2.3 Theo dõi báo giá của Nhà cung cấp

Các báo giá của nhà cung cấp sẽ được gửi về cho doanh nghiệp và được ghi nhận. Nhân viên mua hàng sẽ chọn ra nhà cung cấp đáp ứng được các điều kiện và tiêu chí của doanh nghiệp. Sau đó, nhân viên phụ trách có thể sẽ dựa vào bảng báo giá để tiến hành lập và theo dõi hợp đồng tuân thủ theo đặc thù và tính chất mua bán của doanh nghiệp.

2.4 Phê duyệt báo giá

Như đã đề cập ở phía trên, yêu cầu mua hàng có thể được duyệt bởi lãnh đạo doanh nghiệp hoặc trưởng bộ phận thu mua. Việc phê duyệt báo giá trong quy trình mua hàng có thể dựa vào các tiêu chí: Giá thành , ưu đãi; Độ uy tín của thương hiệu; Dịch vụ bảo hành; Mức độ phù hợp với hoạt động doanh nghiệp.

2.5 Lập hợp đồng mua hàng

Sau quá trình đánh giá và lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp, chúng ta có thể chuyển đến giai đoạn tiếp theo: giai đoạn lập hợp đồng mua hàng.

Tùy theo tính chất hàng hóa và doanh nghiệp, hợp đồng có thể được ký kết nhiều lần khác nhau (dựa vào số đơn hàng mỗi lần mua). Bởi vậy, doanh nghiệp cần đảm bảo nội dung trên hợp đồng là chính xác và minh bạch. Đơn hàng cũng sẽ được chuyển đến các bộ phận chuyên trách như kế toán, kho, để theo dõi và trực tiếp thực hiện.

2.6 Lập đề nghị nhập hàng và đề nghị kiểm hàng

Đây là một trong những bước quan trọng nhất trước khi nhập kho hàng. Để đảm bảo không có không có bất cứ sai sót gì trong bước này, các phòng ban liên quan sẽ nhận được đề nghị nhập hàng và kiểm hàng để chịu trách nhiệm theo dõi và thực hiện.

Có 2 trường hợp có thể xảy ra trong quá trình này là hàng hóa đạt tiêu chuẩn và hàng hóa không đạt tiêu chuẩn. Mỗi trường hợp sẽ có cách giải quyết khác nhau như sau:

• Trường hợp hàng hóa đạt tiêu chuẩn: Kiểm tra => Hàng đạt tiêu chuẩn => Nhập kho => Lập hồ sơ thành toán => Phòng Kế toán tiếp nhận và kiểm tra lại thông tin => Tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp.
• Trường hợp hàng hóa không đạt tiêu chuẩn: Kiểm tra => Hàng không đạt tiêu chuẩn => Báo cáo đến phòng mua hàng => Liên hệ lại với nhà cung cấp => Nhập kho hàng hóa đạt tiêu chuẩn => Phản hồi đến phòng mua hàng để bổ sung/thay đổi.

2.7 Nhập kho hàng hóa

Sau khi kiểm định, hàng hóa sẽ được nhập kho của doanh nghiệp. Một số căn cứ được sử dụng để kiểm định là: số lượng, thông số kỹ thuật, quy cách hàng hóa, …. 

Nếu hàng hóa được giao đạt chuẩn theo những tiêu chí đã đề ra trước đó, chúng sẽ được nhập kho. Ngược lại, đối với các sản phẩm không đạt tiêu chuẩn sẽ được thông báo đến phòng mua hàng để thực hiện quy trình đổi trả hoặc hoàn hàng.

Trong quá trình nhập kho, bộ phận kho cần ghi nhận số lượng, thông tin hàng hóa và giá cả được bổ sung bởi phòng mua hàng.

2.8 Thanh toán cho nhà cung cấp và kết thúc quy trình mua hàng

Dựa theo hóa đơn của nhà cung cấp và các điều khoản hợp đồng, phòng mua hàng sẽ gửi thông tin cho phòng kế toán. Nếu hồ sơ được duyệt phòng kế toán có nhiệm vụ thanh toán cho nhà cung cấp.

Ngược lại, phòng kế toán có thể phản hồi lại phòng mua hàng về đơn để chỉnh sửa hoặc bổ sung thông tin. Sau đó, họ sẽ tiến hành xác nhận lại và thanh toán.

3. Những rủi ro có thể gặp phải trong quá trình mua hàng

Do quy trình mua hàng gồm nhiều bước và thường khá phức tạp, việc phát sinh rủi ro là điều khó tránh khỏi. Một số rủi ro phổ biến mà doanh nghiệp thường gặp gồm:

Rủi ro trong khâu đề nghị mua hàng/dịch vụ

• Mua trùng sản phẩm khi kho vẫn còn hàng tồn.
• Sử dụng quỹ công ty cho mục đích cá nhân.
• Mua không đúng loại hàng hóa cần dùng, gây lãng phí khi không sử dụng được.

Rủi ro trong lựa chọn nhà cung cấp

• Chọn nhà cung cấp không đủ năng lực hoặc uy tín.
• Mua phải hàng kém chất lượng, hàng nhái.
• Không đánh giá kỹ các tiêu chí quan trọng như thời gian giao hàng, chính sách bảo hành, khả năng đáp ứng đơn hàng lớn.

Rủi ro khi hàng hóa/dịch vụ được thực hiện trước khi phê duyệt

• Đơn hàng chưa qua phê duyệt đã chuyển cho nhà cung cấp.
• Sai lệch về số lượng, thời gian giao hàng và điều kiện thanh toán.
• Chênh lệch giữa báo giá ban đầu và giá thực tế.

Rủi ro trong khâu kiểm hàng và nhận hàng

• Nhận hàng dù không đúng yêu cầu về số lượng hoặc chất lượng.
• Thiếu biên bản kiểm tra, gây khó khăn khi xử lý tranh chấp.
• Nhập kho hàng hóa chưa qua đánh giá khách quan của bộ phận chuyên môn.

4. Loại bỏ lỗ hổng quy trình mua hàng ngay với 1Office

1Office là phần mềm giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện. Được xây dựng và thiết kế với tư duy All-in-one, không gian làm việc của doanh nghiệp bạn sẽ được số hóa và thống nhất dữ liệu trên một phần mềm duy nhất.

• Với phân hệ 1CRM, doanh nghiệp xóa bỏ nỗi lo nhầm lẫn số lượng số lượng hàng hóa xuất/nhập; Không còn lo lắng vì không thể theo sát tình trạng đơn hàng, hóa đơn thủ công không rõ ràng; Phòng ban chịu trách nhiệm dễ dàng tiến độ công việc của từng cá nhân; Xuất hóa đơn thanh toàn dễ dàng cho nhà cung cấp. 
• Đặc biệt, 1Office mang đến cơ hội số hóa quy trình giúp doanh nghiệp bạn. Với BPA 1Office, doanh nghiệp dễ dàng tự động hóa 90% quy trình, giảm thiểu công việc thủ công, tiết kiệm thời gian. 1Office đồng hành phát triển cùng doanh nghiệp bạn. Đăng ký ngay để được trải nghiệm bản demo miễn phí!

Bài viết trên, 1Office đã gửi đến bạn những tri thức xoay quanh chủ đề quy trình mua hàng. Ngoài ra, chúng tôi cũng chia sẻ đến bạn 8 bước thực hiện quy trình hiệu quả cho doanh nghiệp. Để số hóa quy trình mua hàng hiệu quả, đăng ký 1Office ngay!

• Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ
• Hotline: 083 483 8888
• Zalo: https://zalo.me/nentang1office
• Facebook: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/@1office-chuyendoisodn