Quy trình nghiệp vụ quản lý kho đơn giản, hiệu quả

Quy trình nghiệp vụ quản lý kho là một trong những hoạt động tất yếu của cửa hàng để có thể kiểm soát lượng hàng hóa tốt nhất.

Mỗi doanh nghiệp đều có quy trình hoạt động của riêng mình. Nhất là đối với doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, vận chuyển hàng hóa. Chính vì vậy, việc sở hữu một quy trình quản lý kho hiệu quả là một giải pháp tốt để vận hành doanh nghiệp. 

Vậy quy trình quản lý kho hàng là gì? Quản lý kho hàng như thế nào cho hiệu quả sẽ được 1Office chia sẻ ngay trong bài viết dưới đây.

Quy trình nghiệp vụ quản lý kho hàng theo ISO là gì?

Quy trình quản lý kho là trình tự của việc theo dõi, kiểm soát hàng hóa đã được cửa hàng quy định và nhân viên phải thực hiện theo.

Quy trình quản lý kho hàng theo ISO là những tiêu chuẩn được đúc kết từ những doanh nghiệp lớn trên thế giới trong việc quản lý kho hàng. Từ đó những doanh nghiệp trong cùng lĩnh vực có thể áp dụng để quản lý kho hàng của doanh nghiệp mình. 

Mục đích của tiêu chuẩn này là giúp các doanh nghiệp quản lý tốt lượng hàng hóa trong kho hàng. Từ đó, không mất nhiều thời gian trong quản lý mọi việc, tối ưu được quá trình vận hành.

Sự cần thiết của quy trình nghiệp vụ quản lý kho

Quy trình quản lý kho giúp người thực hiện sẽ biết công việc của mình cần làm là gì. Có thể nói quy trình quản lý kho hiệu quả giúp ích rất  nhiều cho cửa hàng. Dưới đây là một số lợi ích thiết thực của việc quản lý kho:

• Giúp người quản lý nắm được mọi hoạt động trong kho hàng hóa, số lượng và chất lượng hàng hóa nhập vào kho.
• Giúp mọi hoạt động triển khai, kiểm kê trong kho hoạt động dễ dàng hơn. 
• Tiết kiệm được nhân lực, thời gian những chi phí phát sinh liên quan đến nhiệm vụ lưu kho hàng.
• Tạo sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng khi hợp tác.

Đọc thêm: Tại sao cần sử dụng phần mềm quản trị cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Quy trình nghiệp vụ quản lý kho theo ISO

Cơ sở dữ liệu hàng hóa

Mỗi cửa hàng, cơ sở kinh doanh cần có một cơ sở dữ liệu hàng hóa riêng. Đây sẽ là cơ sở bạn có thể dựa vào để theo dõi, kiểm soát lượng hàng hóa nhập, xuất khỏi kho.

Nhập kho

Nhân viên quản lý kho phải thực hiện những công việc sau:

• Tiếp nhận và kiểm tra giấy tờ nhập kho theo quy định
• Ghi phiếu nhập kho cho đối tác và cho cửa hàng
• Kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập kho, lập phiếu kiểm tra
• Ghi chép chính xác số lượng hàng hóa trước và sau khi nhập

Lưu kho

• Hoàn thành đầy đủ các giấy tờ cần thiết: Số lượng mặt hàng lưu kho, biên bản lưu kho.
• Sắp xếp hàng hóa trong kho 
• Lập sơ đồ kho theo vị trí các kệ hàng hóa
• Tuân thủ quy định phòng cháy chữa cháy và quy định an toàn khi lưu kho

Xuất kho

• Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ yêu cầu xuất kho theo quy định
• Ghi phiếu xuất kho cho đối tác
• Sắp xếp lại không gian kho hàng sau khi xuất kho
• Ghi chép số lượng hàng hóa sau khi xuất kho
• Lập thống kê xuất kho

Kiểm kê

Đây là bước quan trọng vì hàng hóa trong thời gian ở kho có thể xảy ra mất, hỏng,… Nếu không kiểm soát tốt thì việc thất thoát rất dễ xảy ra. 

Sau khi kiểm kê, ta phải đối chiếu với danh mục hàng hóa ban đầu. Có chênh lệnh phải xử lý ngay.

Báo cáo

Báo cáo là một phần không thể thiếu khi quản lý kho. Nhờ có số liệu báo cáo, ta sẽ biết được tình trạng hàng hóa. Từ đó có những biện pháp phù hợp để nhập thêm hàng, sắp xếp, thay đổi quy trình cho phù hợp.

Đọc thêm: 5 bước trong quy trình bàn giao công việc 

Kinh nghiệm để có quy trình nghiệp vụ quản lý kho hiệu quả

Đầu tư vào nhân sự

Chất lượng nhân sự không tốt sẽ ảnh hưởng rất lớn đến doanh nghiệp. Một số vấn đề mà doanh nghiệp bạn có thể gặp phải như:

• Kiểm kê thiếu sót hàng hóa
• Không biết sắp xếp hàng hóa khoa học
• Báo cáo tổng hợp bị sai

Do vậy, nhân sự là một yếu tố rất quan trọng. Hãy dành thời gian để chọn lọc, đào tạo những nhân sự thực sự phù hợp với doanh nghiệp

Sắp xếp hàng khoa học

Đây là điều bắt buộc nếu như bạn muốn quản lý kho hiệu quả. Hàng hóa sắp xếp không cẩn thận, bạn có thể gặp phải một số tình trạng dưới đây:

• Tốn thời gian khi tìm kiếm hàng hóa
• Không kiểm soát tốt lượng hàng hỏng, mất
• Kho hàng lộn xộn, mất thẩm mỹ.

Phải kiểm soát tốt doanh mục hàng hóa, sắp xếp khoa học thì việc quản lý kho mới trở nên hiệu quả. 

Sử dụng phần mềm phù hợp

Một quy trình quản lý kho tốt nhưng không có phần mềm hỗ trợ phù hợp thì hiệu quả có cao không? Phần mềm là nơi bạn ghi nhận, nhập các dữ liệu của kho. Nhờ đó, bạn có thể kiểm soát kho tốt hơn. Vậy phần mềm nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn. 

File Excel

Nếu là doanh nghiệp nhỏ, số lượng hàng hóa nhỏ thì File Excel phù hợp với bạn. Bởi tính linh hoạt và chi phí đầu tư thấp.

Đọc thêm: Tổng hợp mẫu quy trình bàn giao công việc File Excel chuẩn

Ứng dụng online

Hiện nay có rất nhiều phần mềm chạy online. Bạn chỉ cần tìm trên google là thấy. Nhưng độ bảo mật dữ liệu của ứng dụng này thì chưa được kiểm chứng. Độ rủi ro khi những dữ liệu quan trọng của công ty bị lộ ra ngoài là rất cao.

Phần mềm đắt tiền

Nếu doanh nghiệp của bạn có mã giao dịch lớn, danh mục hàng hóa lên tới vài chục nghìn thì việc đầu tư phần mềm phù hợp là rất quan trọng. 

Đọc thêm: Top 5 phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ tốt nhất hiện nay

Ứng dụng 1Office trong quy trình nghiệp vụ quản lý kho hàng

Để quản lý được số lượng nhập – xuất – tồn kho bạn có thể quản lý bằng sổ sách, excel, tuy nhiên với 1 cửa hàng bán lẻ, 1 phần mềm quản lý kho sẽ là trợ thủ không thể thiếu giúp bạn tự động hoá quy trình quản lý kho.

Phần mềm quản lý kho 1Office với đầy đủ các tính năng liệt kê đầy đủ danh mục từ nhập kho, tồn kho, xuất kho, hàng hóa, và hệ thống báo cáo chi tiết giúp bạn dễ dàng kiểm soát được tình hình kho hàng. Bạn sẽ không cần tốn nhiều thời gian ghi chép sổ sách, tính toán thủ công với các hàm Excel nữa.

Trên đây là quy trình nghiệp vụ quản lý kho đơn giản, hiệu quả. Nếu còn băn khoăn về việc quản lý kho của doanh nghiệp mình. Hãy ứng dụng 1Office vào quy trình quản lý kho của doanh nghiệp để tối ưu hóa mọi quy trình. Nhấn vào nút dưới đây để đăng ký tư vấn miễn phí.