16/07/2021 03:07:02
5 bước trong quy trình bàn giao công việc

Tại sao lại phải có quy trình bàn giao công việc và bàn giao công việc như thế nào cho hiệu quả? Có rất nhiều lý do mà chúng ta cần phải bàn giao công việc. Cùng theo dõi câu chuyện dưới đây của bạn Nam để biết những khó khăn của công việc này nhé! 

Nam đang áp lực bởi Nam mới được đề cử lên một vị trí mới. Niềm vui chưa bao lâu thì bạn gặp phải vấn đề về bàn giao công việc. Do không nhận được sự bàn giao nào về phần việc vị trí này của người phía trước. Do đó, Nam vô cùng mông lung và không biết được mình cần làm như thế nào. 

Và chắc chắn chúng ta đã có thể nhìn thấy rõ kết quả đó là sự trì trệ công việc. Nam chìm đắm trong đống deadline. Và công việc của những người trong team cũng bị ảnh hưởng rất nhiều. 

Bài học rút ra từ Nam là gì? Từ bài học trên chúng ta có thể thấy được quy trình bàn giao công việc vô cùng quan trọng. Nếu bàn giao công việc không tốt sẽ ảnh hưởng không chỉ tới cá nhân người chịu trách nhiệm mà còn tới toàn doanh nghiệp. 

Dưới đây là gợi ý của 1Office về 5 bước chuẩn hóa quy trình bàn giao công việc. Đảm bảo chất lượng công việc để không ảnh hưởng tới chất lượng cũng như tiến độ. 

Quy trình bàn giao công việc là gì?

Đối với nhân sự mới trong công ty, tổ chức thì họ cần rõ ràng về nhiệm vụ cũng như trách nhiệm của họ cần làm gì với công việc của mình. Cho nên, những người rời đi cần đảm bảo bàn giao phần việc đang làm cho người mới. 

5 bước trong quy trình bàn giao công việc
5 bước trong quy trình bàn giao công việc

Bàn giao công việc thành công nhất là chia sẻ thông tin thực tế và mang tính chủ quan. Cho người đương nhiệm có cái nhìn toàn diện về phần việc, tình trạng cũng như những điều cần lưu ý khi làm.

5 Bước trong quy trình bàn giao công việc 

Cùng 1Office tìm hiểu xem những bước trong bàn giao công việc cần những gì nhé!

Cập nhật mô tả công việc

Bước đầu tiên trong quy trình này đó chính là mô tả công việc. Hãy đảm bảo rằng thông tin chính xác và mô tả sao cho người tiếp nhận có thể hiểu. Mô tả công việc bao gồm các nhiệm vụ chính, KPI, mục đích và những phương tiện làm việc. 

Một lưu ý tiếp theo đó chính là đối với nhân sự mới cần đào tạo thêm. Sao cho họ hiểu về doanh nghiệp, sản phẩm và có thể sử dụng thành thạo các công cụ mạng nội bộ. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có hệ thống mạng nội bộ thông dụng và dễ dùng. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm nội bộ 1Office – giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp. 

Cung cấp thông tin công việc

Để đảm bảo nhân sự đó có thể làm tốt công việc bạn cần cung cấp các thông tin sau:

  • Danh sách các deadline mà người đương nhiệm cần làm.
  • Chi tiết các trách nhiệm hàng ngày. (Bạn có thể áp dụng phần mềm 1Office mục “Quản lý công việc” để giúp người mới hiểu rõ và có cái nhìn tổng quát.
  • Thông tin về mọi dự án hiện tại mà nhân sự mới sẽ chịu trách nhiệm. Điều này nên bao gồm các mục tiêu của dự án và kết quả mong đợi, các bên liên quan, tiến độ hiện tại và ngày hoàn thành dự kiến. Cung cấp các thông tin chi tiết hơn về dự án
  • Danh sách các khách hàng hay địa chỉ oder sản phẩm chính và địa chỉ liên hệ, cùng với các yêu cầu chi tiết của họ và những lý do quan trọng nhất của họ khi sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
  • Thông tin liên lạc với các đồng nghiệp quan trọng và ghi chú về trách nhiệm của họ.
  • Lưu ý về bất kỳ vấn đề nào có khả năng xảy ra và cách người nắm giữ công việc hiện tại đã giải quyết chúng trong quá khứ.
  • Thông tin bổ sung về những người mà người mới sẽ quản lý, ví dụ như kế hoạch phát triển cá nhân, điểm mạnh và điểm yếu.
  • Lưu ý về các quy trình, file, và thông tin đăng nhập cụ thể mà đồng nghiệp mới sẽ cần.

Lên kế hoạch làm quen tuần đầu cho người đương nhiệm

Đây là một trong những khâu khá quan trọng trong quy trình bàn giao công việc. Bởi trong tuần đầu này là khoảng thời gian để nhân sự mới có khởi đầu thích hợp. Sẽ đem lại những mặt tích cực trong quãng thời gian làm việc sau này. 

Nếu bạn là một người chu toàn thì hãy cung cấp cho người mới những tài liệu, sổ tay công ty, mô tả công việc, danh sách đồng nghiệp. Việc cung cấp thông tin này sẽ giúp họ tự tin và biết được mình đang làm gì và ở đâu. Không còn bỡ ngỡ nữa. 

Mẹo nhỏ bạn có thể áp dụng đó là giới thiệu trước với đồng nghiệp và khách hàng về nhân sự mới. Khi thích hợp hãy để họ gặp nhau. 

Hướng dẫn trực tiếp người đương nhiệm 

Trực tiếp làm việc với người mới, cầm tay chỉ việc chính là cách nhanh nhất để họ có thể hiểu được phương thức làm việc. Thay vì chỉ đưa cho họ đống giấy tờ thì hãy hướng dẫn họ làm như thế nào với nó. Như vậy, người mới sẽ nắm bắt được công việc nhanh hơn và hiệu quả hơn rất nhiều. 

Chia sẻ thông tin đội nhóm

Các thành viên trong team sẽ cùng nhau chia sẻ kiến thức chuyên sâu về công việc, khách hàng. Nhân sự mới sẽ thực sự hoà nhập nhanh khi được tiếp cận cùng những thông tin thực tế này. Ngoài ra, khi biết và hiểu những công việc của nhau thì thành viên trong team sẽ hỗ trợ nhau làm việc tốt hơn. 

Trên đây, là 5 bước trong quy trình bàn giao công việc. Bàn giao sẽ không còn khó khăn và tốn thời gian khi bạn nắm rõ những quy tắc kể trên. Chúc bạn thành công!

 

Xem thêm: 

Nhận diện nhân sự theo độ “hiếm” – Tuyệt kỹ của sếp giỏi để dùng người

Tổng hợp mẫu quy trình bàn giao công việc Excel chuẩn

 

Các bài viết mới nhất

Tags

Bài viết liên quan

Hãy Để 1Office - Nền tảng Quản Trị Tổng Thể doanh nghiệp đồng hành cùng bạn

×

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN 1OFFICE

Trải nghiệm để khám phá những tính năng tuyệt vời 1Office mang lại

ĐĂNG KÝ TRỞ THÀNH PARTNER CỦA 1OFFICE

Tham gia cùng chúng tôi vào quá trình chuyển đổi số.


Hotline: 083 483 8888