Sơ đồ quy trình quản lý nhân sự theo 7 bước quy chuẩn ISO
Quản lý nhân sự là một trong những hoạt động quan trọng nhất của doanh nghiệp. Để quản lý nhân sự một cách hiệu quả, các doanh nghiệp cần xây dựng sơ đồ quy trình quản lý nhân sự chuẩn hóa theo tiêu chuẩn ISO. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng 1Office tìm hiểu về sơ đồ quy trình quản lý nhân sự với 7 bước chuẩn ISO.
Mục lục
- 1. Sơ đồ quy trình quản lý nhân sự là gì?
- 2. Tại sao doanh nghiệp cần sơ đồ quy trình quản lý nhân sự?
- 3. Sơ đồ quy trình quản lý nhân sự tiêu chuẩn
- 4. 7 Bước chuẩn hoá quy trình quản lý nhân sự ISO
- Bước 1: Phân tích và xác định thực trạng quy trình quản lý nhân sự tại doanh nghiệp
- Bước 2: Thành lập Ban quản lý chất lượng
- Bước 3: Xây dựng các quy trình và hệ thống tài liệu, các văn bản áp dụng
- Bước 4: Áp dụng quy trình quản lý nhân sự vào thực tiễn
- Bước 5: Đánh giá về quá trình áp dụng tiêu chuẩn ISO
- Bước 6: Đăng ký chứng nhận tiêu chuẩn ISO
- Bước 7: Duy trì chứng nhận tiêu chuẩn ISO
- 5. 1Office HRM – Bộ công cụ quản lý nhân sự hiệu quả
1. Sơ đồ quy trình quản lý nhân sự là gì?
Quy trình quản lý nhân sự là tập hợp các hoạt động, công việc liên quan đến việc quản lý nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Các hoạt động quản lý nhân sự bao gồm: tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, phát triển, đãi ngộ và giữ chân nhân viên.
Quy trình quản lý nhân sự được thiết lập nhằm tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn lực con người, đem lại lợi ích cho cả doanh nghiệp và người lao động. Nếu thực hiện các bước xây dựng quy trình quản lý nhân sự thông minh và khoa học, doanh nghiệp sẽ có khả năng kiểm soát hiệu quả tình hình nhân sự, phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao, và thúc đẩy sự gắn kết của nhân viên với mục tiêu chung của doanh nghiệp.
2. Tại sao doanh nghiệp cần sơ đồ quy trình quản lý nhân sự?
Sự phát triển của công nghệ và xu hướng tự động hóa quy trình quản lý nhân sự thông qua các biểu mẫu, phần mềm đã đặt ra yêu cầu đối với các doanh nghiệp cần xây dựng một sơ đồ quản lý nhân sự hoàn chỉnh. Sơ đồ này sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng đạt được các mục tiêu, giảm thiểu sai sót trong tương tác giữa nhân viên và nhà quản lý, nâng cao hiệu suất làm việc và chất lượng dịch vụ.
Nếu thiếu một quy trình cụ thể và rõ ràng, doanh nghiệp rất có thể đối mặt với nhiều vấn đề không mong muốn và gánh chịu những hậu quả có thể ảnh hưởng đến hoạt động của công ty. Việc quản lý luôn đầy thách thức, đặc biệt khi liên quan đến việc quản lý con người. Vì vậy, sự hiện diện của một quy trình quản lý nhân sự hợp lý có thể ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của doanh nghiệp, bao gồm:
- Lựa chọn đúng nhân viên và giảm chi phí tuyển dụng: Giúp doanh nghiệp tìm ra những ứng viên phù hợp và tránh lãng phí tài nguyên trong quá trình tuyển dụng.
- Đánh giá năng lực của nhân viên và phát triển chuyên môn: Hỗ trợ trong việc đánh giá hiệu suất của nhân viên và xác định cách phát triển kỹ năng chuyên môn phù hợp.
- Duy trì môi trường làm việc hiệu quả và thúc đẩy sự hài lòng: Tạo điều kiện làm việc tích cực, tạo nên môi trường làm việc có lợi cho cả nhân viên và doanh nghiệp.
- Xử lý các mâu thuẫn và tranh chấp nội bộ: Có cơ chế giải quyết xung đột một cách hiệu quả, giữ cho sự hòa hợp trong tổ chức.
- Duy trì chi phí quản lý nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp: Tối ưu hóa nguồn lực và chi phí liên quan đến quản lý nhân sự.
- Cơ cấu tổ chức nhân sự chuyên nghiệp, bài bản.
Tóm lại, với sơ đồ quy trình quản lý nhân sự hoàn chỉnh, tất cả các phòng ban, cá nhân phục vụ công tác quản lý nhân sự chỉ cần nhìn vào sơ đồ đã có thể hiểu được:
- Toàn bộ quy trình quản lý nhân sự.
- Xác định nhiệm vụ của họ thuộc bước nào và liên quan đến phòng ban nào.
- Thực hiện kiểm soát quy trình quản lý nhân sự một cách chặt chẽ.
- Dễ dàng phát hiện các vấn đề trong quá trình triển khai và nhanh chóng cải tiến một hoặc vài bước trong quy trình, đảm bảo sự thích ứng với xu hướng và tránh sự rối loạn trong hệ thống.
3. Sơ đồ quy trình quản lý nhân sự tiêu chuẩn
Các giai đoạn trong sơ đồ quy trình quản lý nhân sự
Quy trình quản lý nhân sự tiêu chuẩn bao gồm 4 giai đoạn Tuyển – Dùng – Giữ – Thải. Mỗi giai đoạn đều có những nhiệm vụ và các điều kiện cần đảm bảo.
Giai đoạn 1: Tuyển dụng nhân sự
Đây là khâu đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình quản trị nguồn nhân lực, quy trình quản lý nhân sự. Tùy thuộc vào nhu cầu của công ty, các bước và yêu cầu tuyển dụng sẽ được linh hoạt điều chỉnh, do đó không có một mẫu chung nào cho bước này.
Tuyển dụng hiểu cơ bản là hoạt động tìm kiếm và thu hút các ứng viên đủ tiêu chuẩn đến phỏng vấn. Phòng nhân sự và chủ doanh nghiệp cần cân nhắc việc tuyển dụng người mới hay bổ nhiệm nhân sự cũ vào vị trí dựa trên khối lượng công việc và yêu cầu chuyên môn của phòng ban.
Nếu nhân sự cũ được cân nhắc, quy trình quản lý nhân sự sẽ chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Ngược lại, khi quyết định tuyển dụng ứng viên mới, phòng nhân sự cần xây dựng kế hoạch tuyển dụng cụ thể. Trên cơ sở kế hoạch đó, phòng nhân sự sẽ xây dựng kịch bản phỏng vấn và chế độ lương thưởng phù hợp để thu hút và giữ chân các ứng viên tài năng nhất.
Trình tự thực hiện cơ bản như sau:
Xác định nhu cầu tuyển dụng ⇒ lên kế hoạch tuyển dụng ⇒ xác định cách thức đăng tuyển ⇒ tìm kiếm ứng viên ⇒ phỏng vấn, đánh giá tuyển chọn ứng viên ⇒ Quyết định tuyển dụng ⇒ Đào tạo hội nhập, hỗ trợ nhân viên mới hòa nhập môi trường công ty.
Giai đoạn 2: Đào tạo và sử dụng nhân sự
Trong giai đoạn này, doanh nghiệp thực hiện quá trình đào tạo và phát triển nhân viên, cũng như lập kế hoạch cho nguồn nhân lực mới. Để đảm bảo có nguồn nhân lực chất lượng, doanh nghiệp cần đầu tư vào quá trình đào tạo.
Bất kể là nhân viên mới hay là nhân viên cũ, nhà quản lý phải tiến hành kiểm tra, đánh giá chất lượng và hiệu suất công việc. Qua việc đánh giá này, các nhà quản lý có thể đưa ra đánh giá về mức độ phù hợp của nhân viên với công việc của họ, từ đó đề xuất các biện pháp điều chỉnh phù hợp nhất.
Khi hoàn thành quá trình đào tạo, nhân sự mới lúc này đã tích luỹ được kỹ năng và kiến thức cơ bản để thực hiện công việc và đóng góp cho công ty. Nhà quản lý cần xây dựng kế hoạch sử dụng nguồn nhân lực thông qua việc giao quyền và triển khai công việc. Đảm bảo rằng nhân sự mới có khả năng áp dụng toàn bộ kiến thức và kỹ năng để hoàn thành công việc và tối đa hóa hiệu suất làm việc.
Giai đoạn 3: Giữ chân nhân sự
Chính sách về lương thưởng và phúc lợi đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút và giữ chân nhân sự tài năng. Mặc dù mỗi công ty có các chế độ riêng, nhưng vẫn nên đảm bảo thêm các khía cạnh khác nhau như chất lượng cuộc sống tinh thần và các quyền lợi vật chất đầy đủ.
Chính sách lương thưởng và phúc lợi toàn diện không chỉ đơn giản là về mức lương, mà còn bao gồm các gói phúc lợi bổ sung như chăm sóc sức khỏe, dịch vụ nha khoa, nghỉ phép, nghỉ hưu,… Đặc biệt, việc thưởng hiệu suất và thưởng theo các chỉ tiêu hàng tháng, hàng quý, và hàng năm cũng nên được xem xét. Công ty cũng cần đảm bảo tuân thủ đầy đủ trách nhiệm về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, và đóng thuế thu nhập cá nhân theo cam kết trong hợp đồng lao động.
Văn hóa tổ chức cũng đóng một vai trò không thể thiếu trong quản lý nhân sự. Một văn hóa công sở mạnh mẽ, nơi mà tất cả nhân viên hiểu rõ các giá trị cốt lõi và sứ mệnh của công ty chính là nền tảng để duy trì sự đoàn kết và sự cống hiến của nhân viên đối với mục tiêu chung. Vị trí của Giám đốc nhân sự và bộ phận Nhân sự trong việc định hình và nuôi dưỡng văn hóa này thông qua các hoạt động như đào tạo, hội thảo, và các cuộc họp công ty định kỳ được coi là quan trọng để xây dựng mối quan hệ gắn kết giữa công ty và nhân viên cũng như thúc đẩy sự cống hiến từ nhân viên đối với công ty.
Giai đoạn 4: Đào thải nhân sự
Đào thải nhân sự là quá trình chấm dứt mối quan hệ lao động với những nhân viên không còn phù hợp hoặc không đáp ứng được yêu cầu của tổ chức. Giai đoạn này có vai trò quan trọng trong việc duy trì hiệu suất làm việc và sự phát triển của tổ chức. Phòng nhân sự thực hiện quá trình theo các bước sau:
- Xác định lý do đào thải: Quá trình đào thải bắt đầu bằng việc xác định rõ lý do tại sao một nhân viên cần phải được đào thải. Các lý do này có thể là kết quả của hiệu suất làm việc không đạt yêu cầu, vi phạm quy tắc và chính sách của công ty, hoặc do thay đổi trong nhu cầu công việc của tổ chức.
- Thực hiện quy trình đào thải: Sau khi xác định lý do, tổ chức cần tuân theo quy trình đào thải được quy định trong pháp luật và chính sách của công ty. Điều này bao gồm việc thông báo cho nhân viên, thực hiện các thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động, và đảm bảo rằng quyền lợi của nhân viên được bảo vệ.
- Hỗ trợ nhân viên ra đi: Trong quá trình đào thải, công ty cần cung cấp hỗ trợ cho nhân viên bị ảnh hưởng. Điều này có thể bao gồm việc tư vấn về việc làm mới, cung cấp thông tin về quyền lợi và trợ cấp khi ra đi, và đảm bảo rằng quá trình đào thải diễn ra một cách tôn trọng và có thể giữ lại danh tiếng của công ty.
- Ghi chép và xử lý tài liệu: Cuối cùng, tổ chức cần duyệt và lưu trữ tất cả tài liệu liên quan đến quá trình đào thải. Điều này bao gồm các biên bản hợp đồng chấm dứt, các biên bản ghi chép về quá trình đào thải, và bất kỳ tài liệu nào liên quan đến việc chấm dứt mối quan hệ lao động.
Giai đoạn đào thải đòi hỏi sự cân nhắc cẩn thận và tuân thủ đối với các quy định pháp luật và chính sách của công ty. Quá trình đào thải cần được thực hiện một cách tôn trọng và chuyên nghiệp để đảm bảo rằng cả nhân viên và tổ chức đều có thể tiến bước vào giai đoạn mới một cách trơn tru
Mẫu sơ đồ quy trình quản lý nhân sự tiêu chuẩn
Sơ đồ quy trình quản lý nhân sự được diễn giải chi tiết các bước theo bảng sau:
|
Bước |
Nội dung bước |
| a. | Ban lãnh đạo hoặc trưởng phòng ban chuyên môn có nhu cầu bổ sung nhân lực sẽ trực tiếp gửi yêu cầu tới phòng nhân sự. |
| b. | Phòng nhân sự tiếp nhận và cân nhắc thực hiện kế hoạch tuyển dụng nhân. Phòng nhân sự sẽ quyết định có sử dụng nhân sự ngoài hay không?
|
| c. | Phòng nhân sự tiến hành thực hiện quy trình tuyển dụng, bắt đầu với việc tổng hợp mọi thông tin, đặc điểm, chỉ tiêu mà vị trí tuyển dụng yêu cầu, bao gồm phân tích đặc thù công việc và mô tả công việc. |
| d. | Để có thêm nguồn nhân sự thực hiện công việc mà không tuyển dụng nhân sự mới, doanh nghiệp buộc phải sử dụng nguồn nhân sự hiện tại, thăng chức/thuyên chuyển nhân sự để tiếp nhận công việc cần thực hiện. |
| e. | Nếu phòng nhân sự quyết định triển khai thực hiện quy trình tuyển dụng, họ sẽ thực hiện các hoạt động tìm kiếm, sàng lọc và lựa chọn nhân sự. Nếu không, doanh nghiệp lựa chọn thuê nhân sự tạm thời theo hợp đồng có thời gian ngắn (từ 3 – 6 tháng, lâu nhất là 01 năm) |
| f. | Sau khi lựa chọn được nhân sự đảm nhận vị trí đó, doanh nghiệp sẽ tiến hành đào tạo hội nhập, hướng dẫn và chuyển giao công việc cho nhân sự mới.
Tại bước này, doanh nghiệp cần phải:
|
| g. | Dựa vào kết quả đánh giá chất lượng làm việc, doanh nghiệp cân nhắc liệu có cần thiết tiến hành đào tạo hay không:
Trong trường hợp không cần đào tạo (nhân viên mới đã có sẵn kinh nghiệm làm việc), doanh nghiệp sẽ cho nhân viên mới triển khai công việc và giám sát hiệu quả làm việc thực tế luôn. |
| h. | Thông qua quá trình giám sát chất lượng làm việc của nhân viên mới, doanh nghiệp sẽ đánh giá hiệu quả công việc, những đóng góp của họ cũng như khả năng phù hợp của nhân viên với nhiệm vụ đặt ra.
Nếu “Kết quả tốt” (tương đương mức “Có” trên sơ đồ), doanh nghiệp cần:
Sau đó, tiếp tục thiết lập chỉ tiêu công việc mới và quay lại vòng sơ đồ từ bước f. Nếu “Kết quả không tốt” (tương đương mức “Có” trên sơ đồ), doanh nghiệp sẽ Cân nhắc việc áp dụng chương trình đào tạo, huấn luyện cho nhân viên mới và Tiếp tục đào tạo (quay lại vòng sơ đồ từ bước g). |
4. 7 Bước chuẩn hoá quy trình quản lý nhân sự ISO
Bước 1: Phân tích và xác định thực trạng quy trình quản lý nhân sự tại doanh nghiệp
Để tiến hành chuẩn hoá quy trình quản lý nhân sự, đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định tổ chức và hoạt động quản lý nhân sự hiện tại. Sau đó, tiến hành so sánh với các tiêu chuẩn ISO. Tốt nhất là nên thực hiện bởi đơn vị tư vấn ISO để đánh giá tình hình quản lý nhân sự hiện tại, tư vấn và đưa ra các khuyến nghị để áp dụng thành công tiêu chuẩn ISO.
Khi đã xác định được bối cảnh của vấn đề quản trị nhân sự, doanh nghiệp sẽ cân nhắc điều chỉnh, cải tiến, và bổ sung hệ thống để đảm bảo rằng chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO.
Bước 2: Thành lập Ban quản lý chất lượng
Áp dụng tiêu chuẩn ISO và quy trình quản lý nhân sự là một dự án lớn, đòi hỏi sự phối hợp của nhiều bộ phận trong doanh nghiệp. Do đó, cần thành lập một ban quản lý dự án, bao gồm lãnh đạo quản lý các cấp và những nhân viên phụ trách có kiến thức về Bộ tiêu chuẩn ISO.
Ban quản lý sẽ chịu trách nhiệm phân tích, xác định các điều khoản, tiêu chuẩn quan trọng mà doanh nghiệp sẽ áp dụng, đồng thời lên kế hoạch và tổ chức thực hiện quá trình chuẩn hóa hệ thống quản lý nhân sự.
Bước 3: Xây dựng các quy trình và hệ thống tài liệu, các văn bản áp dụng
Trọng tâm của quá trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO chính là việc hệ thống hóa các quy trình quản lý hiện đang áp dụng trong doanh nghiệp và biểu đồ hóa chúng thành tài liệu quy phạm và văn bản. Đây được coi là bước quan trọng nhất trong quá trình triển khai tiêu chuẩn ISO.
Các quy trình cần phải được chuẩn hóa bao gồm:
- Quy trình tuyển dụng nhân sự.
- Quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
- Quy trình đánh giá năng lực nhân sự.
- Quy trình về bổ nhiệm, khen thưởng và kỷ luật,…
Ngoài ra, cần thiết phải xây dựng hệ thống văn bản và tài liệu bao gồm:
- Các chế độ và chính sách về đãi ngộ nhân sự.
- Nội quy và quy định nội bộ trong doanh nghiệp.
- Lộ trình phát triển và thăng tiến cho từng vị trí và chức vụ.
- Quy định liên quan đến kỷ luật và quy trình sa thải nhân sự.
- Quy định về khen thưởng và đánh giá nhân sự.
Tất cả những điều này cùng hỗ trợ việc xây dựng và duy trì một hệ thống quản lý nhân sự tiêu chuẩn, giúp đảm bảo sự thống nhất và tuân thủ theo tiêu chuẩn ISO.
Bước 4: Áp dụng quy trình quản lý nhân sự vào thực tiễn
Khi hoàn thiện xây dựng các quy trình và hệ thống một cách toàn diện, bộ ban quản lý sẽ cần phổ biến thông tin này tới bộ phận nhân sự và bắt đầu quá trình đào tạo, hướng dẫn đội ngũ nhân viên về cách thực hiện các quy trình. Trong quá trình triển khai này, bộ phận quản lý cần chú ý phân công rõ ràng và minh bạch về quyền hạn và nhiệm vụ của từng cá nhân.
Bước 5: Đánh giá về quá trình áp dụng tiêu chuẩn ISO
Để xác định mức độ phù hợp và đáp ứng tiêu chuẩn ISO, hệ thống quản lý nhân sự cần được đánh giá hiệu quả liên tục trong quá trình triển khai. Việc đánh giá giúp tìm ra những vấn đề còn chưa được hoàn thiện trong quy trình để cải tiến và khắc phục. Việc đánh giá có thể được thực hiện bởi nhân viên nội bộ trong công ty hoặc đơn vị có chuyên môn về ISO đảm nhận.
Bước 6: Đăng ký chứng nhận tiêu chuẩn ISO
Để chính thức được công nhận quy trình quản lý nhân sự đạt tiêu chuẩn ISO, doanh nghiệp cần phải đăng ký chứng nhận với các tổ chức có thẩm quyền. Doanh nghiệp cần lựa chọn nơi uy tín, đầy đủ quyền hạn pháp lý để đăng ký chứng nhận.
Bước 7: Duy trì chứng nhận tiêu chuẩn ISO
Chứng nhận tiêu chuẩn ISO sẽ có hiệu lực trong khoảng tối đa 3 năm, tính từ ngày đăng ký. Trong thời gian này, sẽ tổ chức các cuộc giám sát và đánh giá định kỳ để đảm bảo rằng doanh nghiệp vẫn duy trì sự tuân thủ đối với các yêu cầu mà ISO đặt ra. Vì vậy, doanh nghiệp cần liên tục cải tiến và đảm bảo chất lượng của hệ thống quản lý nhân sự.
5. 1Office HRM – Bộ công cụ quản lý nhân sự hiệu quả
1Office HRM – giải pháp quản trị nhân sự thông minh, đóng vai trò như “chìa khóa vàng” giúp doanh nghiệp mở cánh cửa tối ưu quy trình quản lý nhân sự trong thời đại số. Với các tính năng chuyên sâu cùng các công cụ và kho tài nguyên phong phú, 1Office HRM tự tin là giải pháp tốt nhất giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả quản trị, từ đó tạo nên lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
Một số tính năng nổi bật của 1Office HRM hỗ trợ các CEO và trưởng phòng nhân sự trong việc thực hiện quy trình quản lý nhân sự hiệu quả và tiện lợi hơn bao gồm:
- Quản lý quá trình tuyển dụng: Hệ thống quản lý tuyển dụng toàn diện, bao gồm việc tạo đề xuất yêu cầu tuyển dụng, quản lý và đánh giá ứng viên từ các trang web việc làm khác nhau. Các tiêu chí tùy biến được tích hợp để tìm kiếm ứng viên phù hợp với vị trí công việc.
- Quản lý đào tạo và phát triển: 1Office HRM cho phép theo dõi quá trình đào tạo và phát triển của nhân viên, cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu suất làm việc, chất lượng nhân viên, và các chỉ số quan trọng khác. Điều này giúp nhà quản lý đánh giá năng lực của từng nhân viên để có kế hoạch đào tạo cá nhân hóa.
- Quản lý hồ sơ nhân sự: 1Office HRM số hóa và lưu trữ dữ liệu liên quan đến hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, thông tin bảo hiểm, quản lý phép nghỉ, và nhiều thông tin khác trên nền tảng điện toán đám mây. Hỗ trợ phòng nhân sự và kế toán trong việc tính toán chi phí bảo hiểm, quản lý các thủ tục bảo hiểm theo quy định của nhà nước.
- Quản lý phúc lợi và chính sách thưởng phạt: Tích hợp với hệ thống quản lý công việc và tính năng quản lý KPI, phần mềm tự động tính toán các tiêu chí và chỉ tiêu. Nhà quản lý có thể đánh giá năng lực nhân sự, theo dõi tiến độ hoàn thành công việc và tự động áp dụng chính sách thưởng phạt vào bảng lương của nhân viên.
Hy vọng bài viết trên đây đã giúp bạn có được những thông tin hữu ích cho việc xây dựng sơ đồ quy trình quản lý nhân sự tiêu chuẩn ISO cho doanh nghiệp mình. Chúc bạn thành công!
