Sơ đồ quy trình quản lý nhân sự theo 7 bước quy chuẩn ISO
Quản lý nhân sự là một trong những hoạt động quan trọng nhất của doanh nghiệp. Để quản lý nhân sự một cách hiệu quả, các doanh nghiệp cần xây dựng sơ đồ quy trình quản lý nhân sự chuẩn hóa theo tiêu chuẩn ISO. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng 1Office tìm hiểu về sơ đồ quy trình quản lý nhân sự với 7 bước chuẩn ISO.
1. Sơ đồ quy trình quản lý nhân sự là gì?
Quy trình quản lý nhân sự là tập hợp các hoạt động, công việc liên quan đến việc quản lý nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Các hoạt động quản lý nhân sự bao gồm: tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, phát triển, đãi ngộ và giữ chân nhân viên.
Quy trình quản lý nhân sự được thiết lập nhằm tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn lực con người, đem lại lợi ích cho cả doanh nghiệp và người lao động. Nếu thực hiện các bước xây dựng quy trình quản lý nhân sự thông minh và khoa học, doanh nghiệp sẽ có khả năng kiểm soát hiệu quả tình hình nhân sự, phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao, và thúc đẩy sự gắn kết của nhân viên với mục tiêu chung của doanh nghiệp.
2. Tại sao doanh nghiệp cần sơ đồ quy trình quản lý nhân sự?
Sự phát triển của công nghệ và xu hướng tự động hóa quy trình quản lý nhân sự thông qua các biểu mẫu, phần mềm đã đặt ra yêu cầu đối với các doanh nghiệp cần xây dựng một sơ đồ quản lý nhân sự hoàn chỉnh. Sơ đồ này sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng đạt được các mục tiêu, giảm thiểu sai sót trong tương tác giữa nhân viên và nhà quản lý, nâng cao hiệu suất làm việc và chất lượng dịch vụ.
Nếu thiếu một quy trình cụ thể và rõ ràng, doanh nghiệp rất có thể đối mặt với nhiều vấn đề không mong muốn và gánh chịu những hậu quả có thể ảnh hưởng đến hoạt động của công ty. Việc quản lý luôn đầy thách thức, đặc biệt khi liên quan đến việc quản lý con người. Vì vậy, sự hiện diện của một quy trình quản lý nhân sự hợp lý có thể ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của doanh nghiệp, bao gồm:
- Lựa chọn đúng nhân viên và giảm chi phí tuyển dụng: Giúp doanh nghiệp tìm ra những ứng viên phù hợp và tránh lãng phí tài nguyên trong quá trình tuyển dụng.
- Đánh giá năng lực của nhân viên và phát triển chuyên môn: Hỗ trợ trong việc đánh giá hiệu suất của nhân viên và xác định cách phát triển kỹ năng chuyên môn phù hợp.
- Duy trì môi trường làm việc hiệu quả và thúc đẩy sự hài lòng: Tạo điều kiện làm việc tích cực, tạo nên môi trường làm việc có lợi cho cả nhân viên và doanh nghiệp.
- Xử lý các mâu thuẫn và tranh chấp nội bộ: Có cơ chế giải quyết xung đột một cách hiệu quả, giữ cho sự hòa hợp trong tổ chức.
- Duy trì chi phí quản lý nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp: Tối ưu hóa nguồn lực và chi phí liên quan đến quản lý nhân sự.
- Cơ cấu tổ chức nhân sự chuyên nghiệp, bài bản.
Tóm lại, với sơ đồ quy trình quản lý nhân sự hoàn chỉnh, tất cả các phòng ban, cá nhân phục vụ công tác quản lý nhân sự chỉ cần nhìn vào sơ đồ đã có thể hiểu được:
- Toàn bộ quy trình quản lý nhân sự.
- Xác định nhiệm vụ của họ thuộc bước nào và liên quan đến phòng ban nào.
- Thực hiện kiểm soát quy trình quản lý nhân sự một cách chặt chẽ.
- Dễ dàng phát hiện các vấn đề trong quá trình triển khai và nhanh chóng cải tiến một hoặc vài bước trong quy trình, đảm bảo sự thích ứng với xu hướng và tránh sự rối loạn trong hệ thống.
3. Sơ đồ quy trình quản lý nhân sự tiêu chuẩn
Các giai đoạn trong sơ đồ quy trình quản lý nhân sự
Quy trình quản lý nhân sự tiêu chuẩn gồm 4 giai đoạn: Tuyển – Dùng – Giữ – Thải, mỗi giai đoạn đều có nhiệm vụ và điều kiện cần đảm bảo.
Giai đoạn 1: Tuyển dụng nhân sự
Đây là bước đầu tiên và quan trọng, nhằm tìm kiếm và thu hút ứng viên đủ tiêu chuẩn. Phòng nhân sự và lãnh đạo cân nhắc tuyển nhân viên mới hay bổ nhiệm nhân sự cũ dựa trên nhu cầu công việc và chuyên môn. Khi tuyển nhân viên mới, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch tuyển dụng, kịch bản phỏng vấn, chế độ lương thưởng và các chương trình đào tạo hội nhập.
Trình tự cơ bản: Xác định nhu cầu → Lên kế hoạch tuyển dụng → Chọn kênh tuyển → Tìm kiếm ứng viên → Phỏng vấn và đánh giá → Quyết định tuyển dụng → Đào tạo hội nhập.
Giai đoạn 2: Đào tạo và sử dụng nhân sự
Trong giai đoạn này, doanh nghiệp đào tạo và phát triển nhân viên, kiểm tra hiệu suất và kỹ năng công việc. Nhân viên mới sau đào tạo sẽ được giao nhiệm vụ phù hợp để áp dụng kiến thức, tối đa hóa hiệu quả công việc. Quản lý cần theo dõi, đánh giá và điều chỉnh phân công để đảm bảo năng suất cao nhất.
Giai đoạn 3: Giữ chân nhân sự
Chính sách lương thưởng và phúc lợi là yếu tố quan trọng để thu hút và giữ chân nhân viên tài năng, bao gồm: mức lương, thưởng theo hiệu suất, chăm sóc sức khỏe, nghỉ phép, bảo hiểm xã hội và quyền lợi khác. Văn hóa tổ chức mạnh mẽ, nơi nhân viên hiểu rõ giá trị cốt lõi và sứ mệnh công ty, cũng góp phần duy trì sự đoàn kết và cống hiến lâu dài. Bộ phận nhân sự đóng vai trò định hình, nuôi dưỡng văn hóa qua đào tạo, hội thảo và các hoạt động nội bộ.
Giai đoạn 4: Đào thải nhân sự
Đây là quá trình chấm dứt quan hệ lao động với nhân viên không phù hợp, nhằm duy trì hiệu suất và phát triển tổ chức.
Quy trình cơ bản:
-
Xác định lý do: hiệu suất kém, vi phạm chính sách, hay thay đổi nhu cầu công việc.
-
Thực hiện theo quy định: thông báo, chấm dứt hợp đồng, đảm bảo quyền lợi.
-
Hỗ trợ nhân viên ra đi: tư vấn việc làm, thông tin trợ cấp, giữ tôn trọng và danh tiếng.
-
Ghi chép và lưu trữ tài liệu liên quan.
Giai đoạn đào thải cần thực hiện cẩn trọng, chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật để đảm bảo quá trình diễn ra trơn tru, cả với nhân viên lẫn tổ chức.
Mẫu sơ đồ quy trình quản lý nhân sự tiêu chuẩn
Sơ đồ quy trình quản lý nhân sự được diễn giải chi tiết các bước theo bảng sau:
|
Bước |
Nội dung bước |
|
a. Yêu cầu nhân lực
|
Ban lãnh đạo hoặc trưởng phòng ban gửi nhu cầu bổ sung nhân sự tới phòng nhân sự. |
|
b. Xem xét kế hoạch tuyển dụng |
Phòng nhân sự đánh giá: có tuyển nhân sự ngoài hay thuyên chuyển nhân viên nội bộ?
|
|
c. Phân tích và mô tả công việc |
Tổng hợp yêu cầu vị trí, phân tích đặc thù công việc, lập mô tả công việc chi tiết. |
|
d. Thuyên chuyển nhân sự nội bộ |
Sử dụng nhân viên hiện tại: thăng chức hoặc điều chuyển để đảm nhận vị trí mới. |
|
e. Tuyển nhân sự mới hoặc thuê tạm thời |
|
|
f. Đào tạo hội nhập |
Sau khi lựa chọn được nhân sự đảm nhận vị trí đó, doanh nghiệp sẽ tiến hành đào tạo hội nhập, hướng dẫn và chuyển giao công việc cho nhân sự mới.
Tại bước này, doanh nghiệp cần phải:
|
|
g. Thực hiện hoặc bỏ qua đào tạo |
Dựa vào kết quả đánh giá chất lượng làm việc, doanh nghiệp cân nhắc liệu có cần thiết tiến hành đào tạo hay không:
|
|
h. Đánh giá hiệu quả công việc |
Thông qua quá trình giám sát chất lượng làm việc của nhân viên mới, doanh nghiệp sẽ đánh giá hiệu quả công việc, những đóng góp của họ cũng như khả năng phù hợp của nhân viên với nhiệm vụ đặt ra.
|
4. 7 Bước chuẩn hoá quy trình quản lý nhân sự ISO
Bước 1: Phân tích và xác định thực trạng quy trình quản lý nhân sự tại doanh nghiệp
Để tiến hành chuẩn hoá quy trình quản lý nhân sự, đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định tổ chức và hoạt động quản lý nhân sự hiện tại. Sau đó, tiến hành so sánh với các tiêu chuẩn ISO. Tốt nhất là nên thực hiện bởi đơn vị tư vấn ISO để đánh giá tình hình quản lý nhân sự hiện tại, tư vấn và đưa ra các khuyến nghị để áp dụng thành công tiêu chuẩn ISO.
Khi đã xác định được bối cảnh của vấn đề quản trị nhân sự, doanh nghiệp sẽ cân nhắc điều chỉnh, cải tiến, và bổ sung hệ thống để đảm bảo rằng chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO.
Bước 2: Thành lập Ban quản lý chất lượng
Áp dụng tiêu chuẩn ISO và quy trình quản lý nhân sự là một dự án lớn, đòi hỏi sự phối hợp của nhiều bộ phận trong doanh nghiệp. Do đó, cần thành lập một ban quản lý dự án, bao gồm lãnh đạo quản lý các cấp và những nhân viên phụ trách có kiến thức về Bộ tiêu chuẩn ISO.
Ban quản lý sẽ chịu trách nhiệm phân tích, xác định các điều khoản, tiêu chuẩn quan trọng mà doanh nghiệp sẽ áp dụng, đồng thời lên kế hoạch và tổ chức thực hiện quá trình chuẩn hóa hệ thống quản lý nhân sự.
Bước 3: Xây dựng các quy trình và hệ thống tài liệu, các văn bản áp dụng
Trọng tâm của quá trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO chính là việc hệ thống hóa các quy trình quản lý hiện đang áp dụng trong doanh nghiệp và biểu đồ hóa chúng thành tài liệu quy phạm và văn bản. Đây được coi là bước quan trọng nhất trong quá trình triển khai tiêu chuẩn ISO.
Các quy trình cần phải được chuẩn hóa bao gồm:
- Quy trình tuyển dụng nhân sự.
- Quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
- Quy trình đánh giá năng lực nhân sự.
- Quy trình về bổ nhiệm, khen thưởng và kỷ luật,…
Ngoài ra, cần thiết phải xây dựng hệ thống văn bản và tài liệu bao gồm:
- Các chế độ và chính sách về đãi ngộ nhân sự.
- Nội quy và quy định nội bộ trong doanh nghiệp.
- Lộ trình phát triển và thăng tiến cho từng vị trí và chức vụ.
- Quy định liên quan đến kỷ luật và quy trình sa thải nhân sự.
- Quy định về khen thưởng và đánh giá nhân sự.
Tất cả những điều này cùng hỗ trợ việc xây dựng và duy trì một hệ thống quản lý nhân sự tiêu chuẩn, giúp đảm bảo sự thống nhất và tuân thủ theo tiêu chuẩn ISO.
Bước 4: Áp dụng quy trình quản lý nhân sự vào thực tiễn
Khi hoàn thiện xây dựng các quy trình và hệ thống một cách toàn diện, bộ ban quản lý sẽ cần phổ biến thông tin này tới bộ phận nhân sự và bắt đầu quá trình đào tạo, hướng dẫn đội ngũ nhân viên về cách thực hiện các quy trình. Trong quá trình triển khai này, bộ phận quản lý cần chú ý phân công rõ ràng và minh bạch về quyền hạn và nhiệm vụ của từng cá nhân.
Bước 5: Đánh giá về quá trình áp dụng tiêu chuẩn ISO
Để xác định mức độ phù hợp và đáp ứng tiêu chuẩn ISO, hệ thống quản lý nhân sự cần được đánh giá hiệu quả liên tục trong quá trình triển khai. Việc đánh giá giúp tìm ra những vấn đề còn chưa được hoàn thiện trong quy trình để cải tiến và khắc phục. Việc đánh giá có thể được thực hiện bởi nhân viên nội bộ trong công ty hoặc đơn vị có chuyên môn về ISO đảm nhận.
Bước 6: Đăng ký chứng nhận tiêu chuẩn ISO
Để chính thức được công nhận quy trình quản lý nhân sự đạt tiêu chuẩn ISO, doanh nghiệp cần phải đăng ký chứng nhận với các tổ chức có thẩm quyền. Doanh nghiệp cần lựa chọn nơi uy tín, đầy đủ quyền hạn pháp lý để đăng ký chứng nhận.
Bước 7: Duy trì chứng nhận tiêu chuẩn ISO
Chứng nhận tiêu chuẩn ISO sẽ có hiệu lực trong khoảng tối đa 3 năm, tính từ ngày đăng ký. Trong thời gian này, sẽ tổ chức các cuộc giám sát và đánh giá định kỳ để đảm bảo rằng doanh nghiệp vẫn duy trì sự tuân thủ đối với các yêu cầu mà ISO đặt ra. Vì vậy, doanh nghiệp cần liên tục cải tiến và đảm bảo chất lượng của hệ thống quản lý nhân sự.
5. ISO trong quy trình quản lý nhân sự: Những thay đổi quan trọng sau chuẩn hóa
Bảng dưới đây minh họa sự khác biệt rõ rệt trong quản lý nhân sự trước và sau khi chuẩn hóa theo tiêu chuẩn ISO, từ quy trình, tài liệu, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, đến khen thưởng và cải tiến liên tục. Qua đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận thấy lợi ích của việc áp dụng ISO trong việc nâng cao hiệu quả và minh bạch quản lý nhân sự.
| Tiêu chí | Trước khi chuẩn hóa ISO | Sau khi chuẩn hóa ISO |
|---|---|---|
| Quy trình quản lý | Rời rạc, không thống nhất giữa các phòng ban | Chuẩn hóa, mọi bước rõ ràng, thống nhất theo tiêu chuẩn ISO |
| Tài liệu và văn bản | Thiếu đồng bộ, không đầy đủ, khó theo dõi | Hệ thống tài liệu, biểu mẫu, quy định nội bộ đầy đủ, dễ tra cứu |
| Tuyển dụng nhân sự | Không có chuẩn mực, mỗi người làm theo kinh nghiệm | Quy trình tuyển dụng minh bạch, rõ ràng, tiêu chuẩn hóa đánh giá năng lực |
| Đào tạo và phát triển | Không có kế hoạch cụ thể, thiếu đánh giá hiệu quả | Có kế hoạch đào tạo, đánh giá kết quả, phát triển năng lực theo tiêu chuẩn |
| Đánh giá nhân sự | Không thống nhất, chủ quan, ít minh bạch | Hệ thống đánh giá khách quan, rõ ràng, có KPI và chỉ tiêu định lượng |
| Khen thưởng và kỷ luật | Không minh bạch, tuỳ ý từng quản lý | Quy định rõ ràng, minh bạch, công bằng, áp dụng đồng bộ |
| Tuân thủ pháp luật và quy định | Dễ sai sót, rủi ro pháp lý | Tuân thủ đầy đủ luật lao động, bảo hiểm, các yêu cầu ISO |
| Hiệu quả quản lý | Khó đo lường, nhân viên thiếu định hướng | Dễ đo lường, nâng cao hiệu suất, nhân viên nắm rõ quy trình |
| Cải tiến liên tục | Không có cơ chế đánh giá và cải tiến | Có cơ chế đánh giá định kỳ, cải tiến liên tục theo PDCA |
6. 1Office HRM – Bộ công cụ quản lý nhân sự hiệu quả
1Office HRM – Giải pháp quản trị nhân sự thông minh
1Office HRM là “chìa khóa vàng” giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình quản lý nhân sự trong thời đại số. Với các tính năng chuyên sâu cùng kho công cụ và tài nguyên phong phú, 1Office HRM giúp nâng cao hiệu quả quản trị, đồng thời tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
Các tính năng nổi bật:
- Quản lý tuyển dụng toàn diện – Tạo đề xuất yêu cầu tuyển dụng, quản lý và đánh giá ứng viên từ nhiều kênh, tìm nhanh ứng viên phù hợp.
- Quản lý đào tạo và phát triển nhân viên – Theo dõi quá trình đào tạo, đánh giá năng lực và lập kế hoạch đào tạo cá nhân hóa.
- Quản lý hồ sơ nhân sự – Số hóa hồ sơ, hợp đồng, bảo hiểm, phép nghỉ… Hỗ trợ phòng nhân sự và kế toán tối ưu chi phí và thủ tục.
- Quản lý phúc lợi và chính sách thưởng – phạt – Tự động tính toán KPI, thưởng – phạt, cập nhật trực tiếp vào bảng lương, đánh giá năng lực hiệu quả.
Hy vọng bài viết trên đây đã giúp bạn có được những thông tin hữu ích cho việc xây dựng sơ đồ quy trình quản lý nhân sự tiêu chuẩn ISO cho doanh nghiệp mình. Chúc bạn thành công!
👉 [Đăng ký dùng thử 1Office HRM miễn phí ngay tại đây] và cảm nhận sự khác biệt trong sơ đồ quy trình quản lý nhân sự của bạn!
