Quản lý tài liệu
Bạn muốn truy cập nhanh đến phân hệ Tài liệu? Truy cập vào phân hệ tài liệu
Nội dung
Tạo mới tài liệu
Tài liệu là tài nguyên vô cùng quan trọng đối với từng doanh nghiệp nên việc lưu trữ, quản lý tài liệu 1 cách hiệu quả là rất cần thiết. Để tạo mới tài liệu cần thực hiện các bước sau:
1. Mở phân hệ Tài liệu
2. Tại menu trái, chọn Loại tài liệu muốn tạo mới
3. Ở trên cùng bên trái, chọn Tạo mới Tải file lên/ Tải thư mục lên
Các loại tài liệu lưu trữ
Trong mỗi doanh nghiệp, việc lưu trữ và quản lý tài liệu công ty là vô cùng quan trọng, bởi đó có thể là những tài liệu liên quan tới chiến lược phát triển, không phải nhân viên nào cũng có thể xem được. Để dễ dàng cho trong việc quản lý thì tài liệu được phân làm các loại tài liệu sau:
Bảng mô tả các loại tài liệu:
| Loại tài liệu | Mô tả |
|
Tài liệu công ty |
Tài liệu công ty là loại tài liệu sử dụng chung, có thể là các tài liệu chung áp dụng cho cả công ty hoặc tài liệu của phòng ban. Người dùng có quyền quản lý tài liệu công ty sẽ được phép truy cập, tạo thư mục, chia sẻ tài liệu cho cá nhân/hay phòng ban. |
| Tài liệu cá nhân |
Tài liệu cá nhân là loại tài liệu cá nhân có thể lưu trữ và quản lý Cá nhân có thể tải tài liệu, chia sẻ các tài liệu mà mình quản lý cho người khác theo dõi |
| Tài liệu đính kèm |
Tài liệu đính kèm là các tài liệu được đính kèm trên các đối tượng khác trên phần mềm như công việc, quy trình, đơn từ,... Tài liệu đính kèm cung cấp cho người dùng nơi quản lý lưu trừ tài liệu một cách tập trung |
Các tác vụ quản lý tài liệu
Tạo thư mục, chia sẻ tài liệu đến cá nhân/phòng ban, quản lý thông tin xuất bản là một trong những tác vụ quản lý tài liệu.
Bảng mô tả các tác vụ bạn có thể thực hiện để quản lý tài liệu như sau:
| Tác vụ | Mô tả |
|
Tạo thư mục |
Người dùng có quyền tạo mới có thể tạo các thư mục để quản lý tài liệu |
| Cập nhật thêm mô tả | Người dùng có thêm các mô tả chi tiết cho tài liệu |
| Di chuyển tới thư mục | Tính năng giúp người dùng có thể di chuyển tài liệu từ thư mục này sang thư mục khác |
| Đối chủ sở hữu | Chủ sở hữu ban đầu có thể thay thế bằng một người khác |
| Chia sẻ |
Chp phép người dùng có thể chia sẻ tài liệu, sao chép liên kết nội bộ hoặc sao chép liên kết công khai. |
| Thay đổi tên | Giúp người dùng dễ dàng thay đổi tên tài liệu |
| Đến vị trí thư mục | Giúp người dùng nhanh chóng điều hướng đến thư mục chứa tài liệu mà không phải tìm kiếm thủ công |
| Tải xuống | Người dùng có thể tải tài liệu về thiết bị và sử dụng khi không có internet |
| Tải file/thư mục lên | Người dùng đưa tài liệu lên hệ thống để lưu trữ, chia sẻ và quản lý tập trung. |
| Xóa | Xóa tài liệu khi không cần thiết sử dụng |
| Gán nhãn | Gán nhãn đánh dấu nhằm phân biệt giữa các tài liệu |
| Chia sẻ đối tượng | Người dùng dễ dàng chia sẻ tài liệu lên bảng tin hoặc cuộc trò chuyện bất kỳ. |