Công việc lặp

Công việc lặp là một chức năng có thể cho phép bạn tạo các công việc cần làm lặp lại vào một ngày đã định. Nếu bạn có các công việc lặp lại thường xuyên. Công việc lặp sẽ cho phép bạn thực hiện lại công việc đó mà không cần tạo lại từ đầu.

Những công việc này có thể là một phần công việc hàng ngày của bạn cần phải hoàn thành mỗi lần, như: gửi các ghi chú hàng ngày, biên bản cuộc họp, hóa đơn theo khoảng thời gian định sẵn và bản tin tiếp thị…
Công việc lặp trong 1Office hoạt động như một hệ thống tự động hóa và trở thành một phần không thể thiếu trong quy trình làm việc của bạn.

Làm sao để bắt đầu sử dụng công việc lặp?

 

Công việc lặp là một chức năng đặc biệt mà 1Office áp dụng cho Công việc thườngCông việc quy trình để khai thác tối đa việc quản lý công việc của doanh nghiệp.

 

Để sử dụng tính năng công việc lặp trên 1Office, bạn theo dõi 2 bước sau:

 

Bước 1: Hướng dẫn tạo công việc lặp

Bước 2: Quản lý công việc lặp

 

Bước 1: Hướng dẫn tạo công việc lặp

 

Bạn muốn tạo các công việc lặp lại hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng… thậm chí hàng năm thì 1Office sẽ giúp bạn thực hiện công việc đó. Rất đơn giản, bạn chỉ cần khởi tạo một mẫu công việc lặp bao gồm lịch lặp và công việc. Thì hệ thống sẽ tự động sinh ra các công việc từ mẫu công việc lặp trên.

 

Để tạo công việc lặp, bạn thực hiện các bước sau:

  • Chọn biểu tượng menu  ở góc phải màn hình > Chọn Công việc
  • Chọn Công việc lặp > Chọn nút tạo mới ở góc trái màn hình
  • Nhập các thông tin cần thiết
  • Chọn để lưu lại

 

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

  • Công việc lặp chỉ là công việc mẫu để cài đặt lịch lặp, nó không được coi như công việc thường hay công việc quy trình và tác vụ liên quan
  • Trường thông tin có dấu * đỏ là trường bắt buộc nhập thông tin
  • Khi chọn các kiểu lặp, hệ thống sẽ hiển thị mô tả cài đặt lịch lặp
  • Mẫu công việc lặp không áp dụng cho công việc có nhiều công việc con

 

Các trường cần lưu ý

STT Tên trường Tính năng
1 Lặp sau mỗi Cho phép chọn thời gian lặp và các kiểu lặp: Ngày, tuần, tháng, quý, năm
2 Lặp vào các thứ Cho phép tích chọn lặp công việc vào các thứ trong tuần
3 Kết thúc lặp Cho phép chọn thời điểm kết thúc lặp: Không bao giờ kết thúc, kết thúc lặp vào ngày, kết thúc lặp sau số lần diễn ra
4 Công việc lặp tạo trước Thiết lập thời gian tạo trước công việc lặp
5 Loại công việc Cho phép cài đặt 2 loại công việc lặp:

  • Công việc quy trình
  • Công việc thường

Nếu chọn công việc quy trình, hệ thống tự đông fill ra các trường như trong tạo mới công việc quy trình để bạn cấu hình công việc lặp. Tương tự khi chọn công việc thường

6 Tên công việc Hiển thị tên công việc lặp

 

Bước 2: Quản lý công việc lặp

 

Tính năng

 

1Office cung cấp cho người dùng 2 cách để quản lý công việc lặp:

 

Cách 1: Quản lý công việc tại màn hình danh sách công việc lặp

Tại màn hình danh sách công viêc lặp, click chuột phải tại tên công việc lặp và thực hiện các tác vụ quản lý công việc

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

Cách 2: Quản lý công việc tại màn hình chi tiết công việc lặp

Tại màn hình chi tiết công việc và thực hiện các tác vụ quản lý công việc ở góc phải màn hình

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

Các công việc được sinh ra từ công việc lặp sẽ có [dd/mm/yyyy] ở bên cạch tên công việc (dd/mm/yyyy là ngày tự động tạo công việc lặp)

 

Các tính năng quản lý công việc lặp

STT Tính năng  Quyền thực hiện Mô tả
1 Lịch lặp Người tạo

Người có quyền quản lý tại phân hệ công việc

Cho phép sửa cài đặt lịch lặp cho công việc lặp
2 Dừng lặp/Kích hoạt Người tạo

Người có quyền quản lý tại phân hệ công việc

Cho phép dừng/kích hoạt công việc lặp và công việc sẽ không/có được sinh ra từ công việc lặp
3 Sửa Người tạo

Người có quyền quản lý tại phân hệ công việc

Cho phép sửa thông tin công việc lặp
4 Xóa Người tạo

Người có quyền quản lý tại phân hệ công việc

Cho phép xóa công việc lặp

 

 

Công việc lặp & Lịch sử công việc

Khi các công việc được sinh ra từ công việc lặp. Tại màn hình chi tiết công việc lặp, hệ thống hiển thị tất cả danh sách công việc đã được tự động tạo theo lịch lặp đã cài đặt.

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

Hoặc công việc lặp sẽ hiển thị chi tiết ở Lịch sửa hoạt động. Để vào Lịch sử công việc lặp, bạn thực hiện các bước sau:

  • Tại màn hình chi tiết công việc lặp
  • Chọn tác vụ Khác ở góc phải màn hình > Lịch sử công việc

Tại popup Lịch sử công việc, hệ thống sẽ lưu lại tất cả các hành động liên quan tới công việc lặp như: Tạo mới, sửa, các công việc tự động sinh ra, cài đặt công việc lặp…

Tại popup Lịch sử công việc của công việc sinh ra từ công việc lặp, sẽ lưu lại lịch sử được sinh ra từ công việc lặp.

 

 

 

 

 

 

Cập nhật lần cuối vào ngày 17/12/2020