Công việc thường

Công việc thường là những nhiệm vụ có tính chất biến đổi mà bất kỳ một nhân viên nào hàng ngày, hàng tuần đều được giao và thực hiện. Với tính năng quản lý công việc, bạn có thể  lên kế hoạch, quản lý, giám sát, nhắc nhở nhân viên thực hiện nhiệm vụ một cách khoa học và dễ dàng.

Để quản lý công việc thường trên 1Office, bạn thực hiện 2 bước sau:

Bước 1: Cài đặt công việc thường

Bước 2: Hướng dẫn Tạo mới, Xem và Quản lý công việc thường

Bước 3: Các màn hình xem Công việc thường.

Bước 1:  Cài đặt công việc 

Trước khi tạo mới một công việc thường, bạn hãy thực hiện cài đặt trước để khai thác tối đa những tiện ích mà quản lý công việc của 1Office mang lại.

Để thực hiện cài đặt chung, bạn thực hiện theo các bước sau:

• Chọn vào biểu tượng mũi tên       cạnh biểu tượng avatar > Chọn Cài đặt hệ thống > Công việc
• Trong màn hình cài đặt công việc > Chọn Cài đặt chung
• Thực hiện cài đặt Công việc thường: Tùy chỉnh bật/tắt các option cài đặt công việc
• Chọn     để lưu lại cài đặt.

Bước 2.  Hướng dẫn Tạo mới, Xem và Quản lý công việc thường.

1. Tạo mới công việc thường.

Để tạo mới công việc thường, bạn thực hiện các bước sau:

• Vào phân hệ Công việc > Chọn icon  ở góc trái màn hình.
• Nhập các thông tin trong màn hình tạo mới công việc
• Chọn   để lưu lại.  

Các trường cần lưu ý:

STT	Tên trường	Mô tả
1	Tên công việc	Hãy đặt tên cho công việc của bạn. Ví dụ: Chuyển đổi số doanh nghiệp.
2	Thời gian bắt đầu và kết thúc	Chọn thời gian bắt đầu và kết thúc công việc. Đây là thời gian dự kiến hoàn thành công việc, bạn có thể thay đổi thời gian dự kiến trong quá trình thực hiện công việc
3	Checkbox giao việc theo giờ	Khi tích chọn check box, hệ thống sẽ cho phép giao việc theo giờ
4	Người thực hiện	Người có quyền báo cáo tiến độ và cập nhật thời gian thực tế của công việc
5	Người giao việc	Là người có quyền quản lý công việc, chuyển trạng thái công việc và cập nhật thời gian công việc
6	Người theo dõi	Là người được xem công việc và nhận thông báo
7	Loại công việc	Người dùng chọn một loại công việc trong danh sách loại công việc đã cài đặt
8	Ưu tiên	Lựa chọn mức độ ưu tiên cho các công việc, bao gồm:  Cao Trung bình Bình thường Thấp
9	Cách tính kết quả công việc	Có 04 cách tính kết quả công việc: Theo % người dùng tự cập nhật: Ví dụ người dùng tự cập nhật % hoàn thành công việc 20% Theo  tỷ lệ  hoàn thành khối lượng công việc: Ví dụ công việc cần hoàn thành 100 sản phẩm, người dùng nhập số lượng sản phẩm đã hoàn thành là 10 thì hệ thống sẽ tính ra kết quả công việc là 10% Theo tỷ lệ hoàn thành đầu việc: Ví dụ công việc có 10 đầu việc, khi người dùng tích chọn đầu việc đã hoàn thành là 5, thì hệ thống sẽ tính ra kết quả công việc là 50% Theo tỷ trọng công việc con: Ví dụ công việc X gồm hai công việc con A và B. Công việc A có tỷ trọng 40, tiến độ 50%. Công việc B có tỷ trọng 30, tiến độ 40%. Do đó, tiến độ của công việc X là [(40×50)+(30×40)]/(40+50)=35%
10	Dự án	Chọn một dự án chứa công việc (nếu có)
11	Công việc cha	Chọn một công việc cha của công việc (nếu có)
12	Checkbox cài đặt quyền	Tắt/bật các check box cài đặt quyền để tùy chỉnh quyền xem chéo trong các công việc
13	Đối tượng liên quan	Tạo mới các đối tượng liên quan (cơ hội, khách hàng, phiếu thu, phiếu chi…) tại màn hình tạo mới công việc. Đây là một tính năng ưu việt của 1Office, giúp người dùng tạo mới các đối tượng liên quan đến công việc một cách nhanh chóng.

2. Quản lý công việc thường.

2.1 Các màn hình quản lý Công việc thường.

1Office cung cấp cho người dùng 2 cách quản lý công việc

Cách 1: Quản lý công việc tại màn hình danh sách công việc

Cách 2: Quản lý công việc tại màn hình chi tiết công việc

Cách 1: Quản lý công việc tại màn hình danh sách công việc

• Tại màn hình danh sách công viêc, click chuột phải vào tên công việc và thực hiện các tác vụ quản lý công việc:

Cách 2: Quản lý công việc tại màn hình chi tiết công việc

• Vào màn hình chi tiết công việc và thực hiện các tác vụ quản lý công việc ở góc phải màn hình

2.2 Bảng tác vụ quản lý

Các tác vụ quản lý công việc của 1Office

STT	Tên tác vụ	Quyền thực hiện	Mô tả
1	Tạo mới công việc	Người thực hiện Người giao việc	Tính năng cho phép người thực hiện công việc tạo mới công việc, hoặc người giao việc tạo mới một công việc cho nhân viên của mình
2	Cập nhật trạng thái công việc	Người giao việc	Người giao việc có thể cập nhật trạng thái của công việc, các trạng thái của công việc gồm có: Đang thực hiện, hoàn thành, chưa hoàn thành, đang đánh giá, đang chờ, tạm dừng, hủy
3	Báo cáo tiến độ công việc	Người thực hiện	Tính năng cho phép người thực hiện công việc báo cáo tiến độ công việc, người thực hiện sẽ báo cáo tiến độ công việc thường xuyên, qua đó người quản lý sẽ giám sát tiến độ công việc đó. Khi người dùng cập nhật tiến độ CV về trạng thái 100%, tùy theo cài đặt, công việc đó sẽ chuyển về trạng thái hoàn thành hoặc đang đánh giá
4	Cập nhật thời gian thực tế	Người thực hiện Người giao việc	Tính năng này cho phép người giao việc và người thực hiện cập nhật thời gian thực tế cho công việc
5	Cập nhật thời gian dự kiến	Người giao việc	Người giao việc có thể cập nhật lại thời gian dự kiến hoàn thành công việc
6	Cập nhật đầu việc	Người thực hiện Người giao việc	Tính năng này cho phép người quản lý và người thực hiện cập nhật các đầu việc  trong công việc
7	Thêm người tham gia	Người thực hiện Người giao việc	Người thực hiện hoặc người giao việc có thể thêm những người tham gia khác vào trong công việc, ví dụ như thêm người thực hiện hoặc thêm người theo dõi
8	Thêm công việc con	Người thực hiện Người giao việc	Tính năng cho phép người thực hiện và người giao việc tạo thêm công việc con trong công việc , người dùng có thể tạo công việc thường, tạo nhiều công việc thường hoặc tạo công việc quy trình trong công việc
9	Quyền công việc	Người giao việc	Người giao việc có thể cài đặt lại các quyền xem chéo công việc của người thực hiện hoặc người theo dõi
10	Chuyển công việc	Người quản lý công việc Người giao việc	Tính năng này cho phép người tạo và người quản lý công việc chuyển công việc đến dự án, công việc cha, phase, danh mục dự án
11	Đánh giá kết quả	Người quản lý công việc	Tính năng này hỗ trợ người quản lý đánh giá hiệu quả công việc của người thực hiện Xem chi tiết đánh giá kết quả công việc.
12	Thêm tài liệu	Người giao việc Người thực hiện	Người thực hiện và người giao việc có thể tải tài liệu từ máy tính cá nhân hoặc driver lên công việc
13	Thảo luận trực tiếp	Người thực hiện Người giao việc Người theo dõi	Mọi người có thể thảo luận trực tiếp ngay dưới mỗi công việc , thay vì trao đổi trực tiếp trong nhóm dễ bị trôi tin nhắn
14	Thêm sự kiện	Người thực hiện Người giao việc	Người dùng có thể tạo sự kiện trực tiếp trong công việc, sự kiện đó sẽ link sang phân hệ lịch biểu và có thông báo nhắc nhở cho người dùng
15	Tạo mới liên quan	Người giao việc	Tính năng này cho phép người giao việc tạo mới các đối tượng liên quan (khách hàng, cơ hội, đơn hàng bán, đơn hàng mua, phiếu thu, phiếu chị…) trong công việc
16	Liên kết đối tượng liên quan	Người quản lý	Người quản lý có thể  liên kết các đối tượng liên quan đến dự án, ví dụ như cơ hội, khác hàng, báo giá, phiếu thu, phiếu chi…
17	Sửa	Người giao việc	Người giao việc có thể sửa lại các thông tin của công việc khi công việc đang được thực hiện
18	Xóa	Người giao việc	Người giao việc có thể xóa công việc. Có thể xóa công việc ở trạng thái Hủy hoặc Tạm dừng
19	Cập nhật mô tả công việc	Người thực hiện Người giao việc	Tính năng cho phép người thực hiện hoặc người giao việc cập nhật lại mô tả cho công việc
20	Cài đặt công việc lặp	Người giao việc Người quản lý công việc Người có quyền Quản lý tất cả ở phân hệ Công việc	Tính năng cho phép người giao việc, người quản lý công việc và người có quyền Quản lý tất cả cài đặt công việc lặp. Hướng dẫn chi tiết tại Cài đặt công việc lặp
21	Nhân bản công việc	Người thực hiện Người giao việc	Tính năng cho phép người thực hiện và người giao việc nhân bản công việc thành một công việc tương tự
22	Lịch sử công việc	Người thực hiện Người giao việc	Tính năng cho phép người thực hiện và người giao việc xem lịch toàn bộ lịch sử của công việc

 

Chi tiết tính năng đánh giá kết quả công việc

Đánh giá kết quả công việc là tính năng 1Office hỗ trợ người quản lý đánh giá hiệu quả công việc của người thực hiện.

2.3 Hướng dẫn gán nhãn

Tính năng nhãn dùng để tạo ra các nhãn với màu sắc nhất định và gán lên đối tượng, từ đó dễ dàng thực hiện  tìm kiếm hoặc lọc đối tượng.

 Để sử dụng tính năng gán nhãn cho đối tượng, bạn thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Cài đặt nhãn
• Bước 2: Gán nhãn, lọc nhãn, di chuyển nhãn

  2.3.1. Cài đặt nhãn

 Để thực hiện cài đặt nhãn, bạn thực hiện các bước sau:

• Chọn vào biểu tượng mũi tên     cạnh biểu tượng avata > Chọn Cài đặt hệ thống > Công việc
• Trong màn hình cài đặt công việc >  vào phần Nhãn
• Chọn icon  để tạo mới nhãn
• Nhập tên nhãn và chọn màu sắc nhãn
• Chọn    để lưu lại cài đặt

  2.3.2 Gán nhãn, lọc nhãn, di chuyển nhãn

Sau khi đã cài đặt các nhãn, bạn có thể thực hiện gán nhãn cho công việc, thực hiện lọc công việc theo nhãn hoặc di chuyển các nhãn:

 Để thực hiện gán nhãn cho công việc, bạn thực hiện các bước sau:

• Vào màn hình danh sách công việc thường >  click chuột phải vào tên một công việc
• Chọn tác vụ 
• Chọn một hoặc nhiều nhãn trong danh sách nhãn đã cài đặt
• Chọn 

 

Sau khi đã gán công việc vào các nhãn, bạn có thể lọc công việc theo các nhãn công việc. Để lọc  nhãn, thực hiện các bước sau:

• Vào màn hình danh sách Công việc > Chọn icon Nhãn    trên thanh tác vụ

• Chọn nột hoặc nhiều nhãn cần lọc
• Chọn nút 

 Sau khi tiến hành lọc nhãn, hệ thống sẽ lọc ra danh sách công việc được gán nhãn đó:

Ngoài ra bạn có thể thực hiện di chuyển nhãn trong công việc, bạn có thể chọn kiểu di chuyển:

• Xóa nhãn cũ, thay bằng nhãn mới
• Giữ nhãn cũ, thay bằng nhãn mới

Bước 3: Xem công việc thường.

1Office cung cấp cho người dùng 4 màn hình để theo dõi công việc, bao gồm: Màn hình danh sách, Màn hình Kanban, Màn hình Gantt chart và Màn hình Lịch biểu.

 Màn hình danh sách: Chia thành các tab theo trạng thái công việc: Tất cả, Đang thực hiện, Chờ, Hoàn thành…

Lưu ý:

• Mặc định hiển thị màn hình danh sách công việc tại tab Bạn thực hiện và tab Đang thực hiện.
• Màn hình không phân trang và sắp xếp khi click vào cột tiêu đề. Hệ thống sẽ tự động gom thêm các công việc cha và dự án của công việc bạn thực hiện thành 1 cây cha- con.
• Danh sách công việc Bạn thực hiện sẽ sắp xếp theo Ngày tạo giảm dần

Quản lý theo biểu đồ Kanban:

Ngoài lọc theo Trạng thái công việc, Kanban còn hỗ trợ tìm kiếm theo: Theo tiến độ, Theo độ ưu tiên, Theo Người thực hiện, Theo Phòng ban thực hiện và theo Loại công việc.

 

Quản lý theo màn hình Gantt Chart:

 

Quản lý theo màn hình Lịch biểu: