Công việc

 

Công việc thường là những nhiệm vụ có tính chất biến đổi mà bất kỳ một nhân viên nào hàng ngày, hàng tuần đều được giao và thực hiện. Với tính năng quản lý công việc, bạn có thể  lên kế hoạch, quản lý, giám sát, nhắc nhở nhân viên thực hiện nhiệm vụ một cách khoa học và dễ dàng.

 

Làm sao để bắt đầu sử dụng công việc?

 

Để quản lý các công việc thường trên 1Office, bạn theo dõi 3 bước sau:

 

Bước 1.  Cài đặt công việc

Bước 2.  Hướng dẫn tạo công việc thường

Bước 3.  Quản lý công việc thường

 

Bước 1.  Cài đặt công việc

 

Trước khi tạo mới một công việc thường, bạn hãy thực hiện cài đặt trước để khai thác tối đa những tiện ích mà quản lý công việc của 1Office mang lại

 

Để thực hiện cài đặt chung, bạn thực hiện theo các bước sau:

  • Chọn vào biểu tượng mũi tên    cạnh biểu tượng avata > Chọn Cài đặt hệ thống > Công việc
  • Trong màn hình cài đặt công việc > Chọn Cài đặt chung
  • Thực hiện cài đặt Công việc thường: Tùy chỉnh bật/tắt các option cài đặt công việc
  • Chọn   để lưu lại cài đặt

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

Bước 2.  Hướng dẫn tạo công việc thường

 

Tiếp theo, để tạo mới công việc thường, bạn thực hiện các bước sau:

  • Vào phân hệ Công việc -> Chọn icon     ở góc trái màn hình
  • Nhập các thông tin trong màn hình tạo mới công việc
  • Chọn    để lưu lại

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

Các trường cần lưu ý:

STT Tên trường Mô tả
1 Tên công việc Hãy đặt tên cho công việc của bạn. Ví dụ: Triển khai cho công ty Sông Hồng
2 Thời gian bắt đầu và kết thúc Chọn thời gian bắt đầu và kết thúc công việc. Đây là thời gian dự kiến hoàn thành công việc, bạn có thể thay đổi thời gian dự kiến trong quá trình thực hiện công việc
3 Check box giao việc theo giờ Khi tích chọn check box, hệ thống sẽ cho phép giao việc theo giờ
4 Người thực hiện Người có quyền báo cáo tiến độ và cập nhật thời gian thực tế của công việc
5 Người giao việc Là người có quyền quản lý công việc, chuyển trạng thái công việc và cập nhật thời gian công việc
6 Người theo dõi Là người được xem công việc và nhận thông báo
7 Loại công việc Người dùng chọn một loại công việc trong danh sách loại công việc đã cài đặt
8 Ưu tiên Lựa chọn mức độ ưu tiên cho các công việc
7 Cách tính kết quả công việc Có 3 cách tính kết quả công việc:

  • Theo % người dùng tự cập nhật: Ví dụ người dùng tự cập nhật % hoàn thành công việc 20%
  • Theo  tỷ lệ  hoàn thành khối lượng công việc: Ví dụ công việc cần hoàn thành 100 sản phẩm, người dùng nhập số lượng sản phẩm đã hoàn thành là 10 thì hệ thống sẽ tính ra kết quả công việc là 10%
  • Theo tỷ lệ hoàn thành đầu việc: Ví dụ công việc có 10 đầu việc, khi người dùng tích chọn đầu việc đã hoàn thành là 5, thì hệ thống sẽ tính ra kết quả công việc là 50%
8 Dự án Chọn một dự án chứa công việc (nếu có)
9 Công việc cha Chọn một công việc cha của công việc (nếu có)
10 Check box cài đặt quyền Tắt/bật các check box cài đặt quyền để tùy chỉnh quyền xem chéo trong các công việc
11 Đối tượng liên quan Tạo mới các đối tượng liên quan (cơ hội, khách hàng, phiếu thu, phiếu chi…) tại màn hình tạo mới công việc. Đây là một tính năng ưu việt của 1Office, giúp người dùng tạo mới các đối tượng liên quan đến công việc một cách nhanh chóng.

 

Bước 3. Quản lý công việc thường

 

Các màn hình xem công việc

1Office cung cấp cho người dùng 4 màn hình để theo dõi công việc, bao gồm: màn hình danh sách, màn hình lịch biểu, màn hình Kanban và màn hình Gantt Chart

 

Màn hình danh sách

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

Màn hình lịch biểu

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

Màn hình Kanban

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

Màn hình Gantt chart

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

1Office cung cấp cho người dùng 2 cách quản lý công việc

  • Quản lý công việc tại màn hình danh sách công việc
  • Quản lý công việc tại màn hình chi tiết công việc

 

Tại màn hình danh sách công viêc, click chuột phải vào tên công việc và thực hiện các tác vụ quản lý công việc

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

Vào màn hình chi tiết công việc và thực hiện các tác vụ quản lý công việc ở góc phải màn hình

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

Các tính năng quản lý công việc của 1Office

 

STT Tính năng Quyền thực hiện Mô tả
1 Tạo mới công việc Người thực hiện

Người giao việc

Tính năng cho phép người thực hiện công việc tạo mới công việc, hoặc người giao việc tạo mới một công việc cho nhân viên của mình
2 Cập nhật trạng thái công việc Người giao việc

 

 Người giao việc có thể cập nhật trạng thái của công việc, các trạng thái của công việc gồm có: Đang thực hiện, hoàn thành, chưa hoàn thành, đang đánh giá, đang chờ, tạm dừng, hủy
3 Báo cáo tiến độ công việc Người thực hiện Tính năng cho phép người thực hiện công việc báo cáo tiến độ công việc, người thực hiện sẽ báo cáo tiến độ công việc thường xuyên, qua đó người quản lý sẽ giám sát tiến độ công việc đó. Khi người dùng cập nhật tiến độ CV về trạng thái 100%, tùy theo cài đặt, công việc đó sẽ chuyển về trạng thái hoàn thành hoặc đang đánh giá
4 Cập nhật thời gian thực tế Người thực hiện

Người giao việc

Tính năng này cho phép người giao việc và người thực hiện cập nhật thời gian thực tế cho công việc
5 Cập nhật thời gian dự kiến Người giao việc  Người giao việc có thể cập nhật lại thời gian dự kiến hoàn thành công việc
6 Cập nhật đầu việc Người thực hiện

Người giao việc

Tính năng này cho phép người quản lý và người thực hiện cập nhật các đầu việc  trong công việc
7 Thêm người tham gia Người thực hiện

Người giao việc

Người thực hiện hoặc người giao việc có thể thêm những người tham gia khác vào trong công việc, ví dụ như thêm người thực hiện hoặc thêm người theo dõi
8 Tạo công việc con Người thực hiện

Người giao việc

Tính năng cho phép người thực hiện và người giao việc tạo thêm công việc con trong công việc , người dùng có thể tạo công việc thường, tạo nhiều công việc thường hoặc tạo công việc quy trình trong công việc
9 Quyền công việc Người giao việc Người giao việc có thể cài đặt lại các quyền xem chéo công việc của người thực hiện hoặc người theo dõi
10 Thêm tài liệu Người giao việc

Người thực hiện

Người thực hiện và người giao việc có thể tải tài liệu từ máy tính cá nhân hoặc driver lên công việc
11 Thảo luận trực tiếp Người thực hiện

Người giao việc

Người theo dõi

Mọi người có thể thảo luận trực tiếp ngay dưới mỗi công việc , thay vì trao đổi trực tiếp trong nhóm dễ bị trôi tin nhắn
12 Thêm sự kiện Người thực hiện

Người giao việc

Người dùng có thể tạo sự kiện trực tiếp trong công việc, sự kiện đó sẽ link sang phân hệ lịch biểu và có thông báo nhắc nhở cho người dùng
13 Tạo mới liên quan  

Người giao việc

Tính năng này cho phép người giao việc tạo mới các đối tượng liên quan (khách hàng, cơ hội, đơn hàng bán, đơn hàng mua, phiếu thu, phiếu chị…) trong công việc
14 Sửa Người giao việc Người giao việc có thể sửa lại các thông tin của công việc khi công việc đang được thực hiện
15 Xóa Người giao việc Người giao việc có thể xóa công việc. Có thể xóa công việc ở trạng thái Hủy hoặc Tạm dừng

 

16 Cập nhật mô tả công việc Người thực hiện

Người giao việc

Tính năng cho phép người thực hiện hoặc người giao việc cập nhật lại mô tả cho công việc
17 Nhân bản công việc Người thực hiện

Người giao việc

Tính năng cho phép người thực hiện và người giao việc nhân bản công việc thành một công việc tương tự
18 Lịch sử công việc Người thực hiện

Người giao việc

Tính năng cho phép người thực hiện và người giao việc xem lịch toàn bộ lịch sử của công việc

 

Hướng dẫn gán nhãn

 

Tính năng nhãn dùng để tạo ra các nhãn với màu sắc nhất định và gán lên đối tượng, từ đó dễ dàng thực hiện  tìm kiếm hoặc lọc đối tượng.

 

Để sử dụng tính năng gán nhãn cho đối tượng, bạn thực hiện các bước sau:

  • Bước 1. Cài đặt nhãn
  • Bước 2. Gán nhãn, lọc nhãn, di chuyển nhãn

 

  1. Cài đặt nhãn

 

Để thực hiện cài đặt nhãn, bạn thực hiện các bước sau:

 

  • Chọn vào biểu tượng mũi tên    cạnh biểu tượng avata > Chọn Cài đặt hệ thống > Công việc
  • Trong màn hình cài đặt công việc >  vào phần Nhãn
  • Chọn icon để tạo mới nhãn
  • Nhập tên nhãn và chọn màu sắc nhãn
  • Chọn    để lưu lại cài đặt

 

 

      2. Gán nhãn, lọc nhãn, di chuyển nhãn

 

Sau khi đã cài đặt các nhãn, bạn có thể thực hiện gán nhãn cho công việc, thực hiện lọc công việc theo nhãn hoặc di chuyển các nhãn:

 

Để thực hiện gán nhãn cho công việc, bạn thực hiện các bước sau:

 

  • Vào màn hình danh sách công việc thường >  click chuột phải vào tên một công việc
  • Chọn tác vụ 
  • Chọn một hoặc nhiều nhãn trong danh sách nhãn đã cài đặt
  • Chọn 

 

 

Sau khi đã gán công việc vào các nhãn, bạn có thể lọc công việc theo các nhãn công việc. Để lọc  nhãn, thực hiện các bước sau:

  • Vào màn hình danh sách Công việc > Chọn icon Nhãn  trên thanh tác vụ
  • Chọn nột hoặc nhiều nhãn cần lọc
  • Chọn nút

 

Sau khi tiến hành lọc nhãn, hệ thống sẽ lọc ra danh sách công việc được gán nhãn đó:

Click vào hình để xem chi tiết

 

Ngoài ra bạn có thể thực hiện di chuyển nhãn trong công việc, bạn có thể chọn kiểu di chuyển:

  • Xóa nhãn cũ, thay bằng nhãn mới
  • Giữ nhãn cũ, thay bằng nhãn mới

Cập nhật lần cuối vào ngày 14/08/2020