Dự án

 

Dự án như một công việc cha chứa các công việc con có liên quan và ràng buộc với nhau để cùng thực hiện một nhiệm vụ đã đặt ra từ trước. Tính năng quản lý dự án của 1Office là một giải pháp toàn diện và hiệu quả  để giải quyết các vấn đề quản lý dự án của doanh nghiệp

 

Làm sao để bắt đầu sử dụng dự án?

 

Để quản lý dự án, bạn theo dõi các bước sau:

 

Bước 1.  Cài đặt dự án

Bước 2.  Hướng dẫn tạo dự án

Bước 3.   Quản lý dự án

 

Bước 1. Cài đặt dự án

 

Để sử dụng được các tính năng quản lý dự án, bạn cần thực hiện các cài đặt cho dự án như sau:

  • Chọn vào biểu tượng mũi tên     cạnh biểu tượng avatar > Chọn Cài đặt hệ thống > Công việc 
  • Trong màn hình cài đặt công việc > Chọn Cài đặt chung
  • Thực hiện cài đặt Dự án: Tùy chỉnh bật/tắt các option cài đặt dự án
  • Chọn   để lưu lại cài đặt

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

 

Bước 2. Hướng dẫn tạo mới dự án

 

  • Vào phân hệ Công việc > chọn Dự án 
  • Chọn icon tạo mới  ở góc trái màn hình
  • Nhập đầy đủ các trường thông tin trong màn hình tạo mới
  • Chọn để lưu lại

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

Các trường cần lưu ý

STT Tên trường Mô tả
1 Tên dự án Hãy đặt cho dự án của bạn một cái tên. Ví dụ: Dự án xây nâng cấp công việc tháng 7
2 Ngày bắt đầu, ngày kết thúc, số ngày Khoảng thời gian dự kiến  thực hiện dự án. Người dùng có thể thay đổi thời gian dự kiến trong quá trình thực hiện dự án
3 Cách tính tiến độ dự án Có 2 cách tính tiến độ dự án:

  • Theo bình quân % hoàn thành của các công việc: ví dụ dự án gồm 2 công việc A và B, công việc A tiến độ 40%, công việc B tiến độ 60%, vậy  tiến độ dự án là (60 + 40)/2 = 50%
  •  Theo tỷ trọng ngày thực hiện: Ví dụ dự án gồm 2 công việc A và B, công việc A yêu cầu thực hiện trong 4 ngày, tiến độ 40%, công việc B yêu cầu thực hiện trong 6 ngày, tiến độ 50%, vậy tiến độ của dự án là ((4*40 + 6*50)/(4*100 + 6*100))*100 = 46%
  • Theo tỷ trọng công việc: Ví dụ: Dự án gồm 2 công việc A và B. Công việc A có Tỷ trọng là 40, tiến độ là 50%. Công việc B có Tỷ trọng là 30, tiến độ là 40%. Tiến độ của dự án là [(40×50)+(30×40)]/(40+50) = 35%
4 Người quản trị Là người quản trị của dự án, có tất cả các quyền quản lý đối với dự án đó
5 Người thực hiện Là những người thực hiện trong dự án
6 Người theo dõi Người theo dõi dự án, được quyền xem và nhận thông báo
7 Đối tượng liên quan Tạo mới các đối tượng liên quan (khách hàng, hợp đồng, báo giá, phiếu thu, phiếu chi…) ngay trong màn hình tạo mới dự án. Đây là một tính năng ưu việt của 1Office, giúp người dùng tạo nhanh các đối tượng liên quan đến dự án một cách dễ dàng

 

Bước 2. Quản lý dự án

 

Các màn hình xem dự án

 

1Office cung cấp cho người dùng 4 màn hình để theo dõi dự án, bao gồm: màn hình danh sách, màn hình Kan Ban, màn hình Gird và  màn hình Gantt chart.

 

Màn hình danh sách

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

Màn hình Kanban

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

Màn hình Gird

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

Màn hình Gantt Chart

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

1Office cung cấp cho người dùng 2 cách quản lý dự án:

  • Quản lý dự án tại màn hình danh sách
  • Quản lý dự án tại màn hình chi tiết dự án

 

Click chuột phải vào tên dự án tại màn hình danh sách và thực hiện tác vụ quản lý dự án

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

Vào màn hình chi tiết dự án, vào thực hiện các tác vụ quản lý dự án ở góc phải màn hình

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

Các tính năng quản lý dự án:

 

STT Tên tính năng Quyền thực hiện  Mô tả
1 Tạo mới dự án Người thực hiện

Người quản lý

Người dùng thực hiện tạo mới một dự án
2 Cập nhật trạng thái dự án Người quản lý Người quản lý có thể cập nhật trạng thái của dự án . Các trạng thái dự án bao gồm: đang thực hiện, hoàn thành, hủy, tạm dừng, đang chờ
3 Thảo luận trực tiếp trong dự án Người thực hiện

Người quản lý

Người theo dõi

Thay vì trao đổi qua tin nhắn dễ bị trôi người dùng có thể thảo luận trực tiếp trong dự án
4 Thêm người thực hiện dự án Người quản lý

Người thực hiện

Tính năng này cho phép người quản lý hoặc người thực hiện thêm người tham gia, người theo dõi vào trong dự án
5 Thêm phase Người quản lý

Người được phân quyền tất cả phân hệ Công việc

Tính năng này cho phép người quản lý hoặc người được phân quyền tất cả phân hệ Công việc tạo đươc phase trong dự án. Hướng dẫn chi tiết tại Thêm phase
6 Tạo công việc trong dự án Người quản lý

Người thực hiện

Tính năng này cho phép người quản lý hoặc người thực hiện tạo công việc thường, tạo nhiều công việc thường vào tạo công việc quy trình trong dự án
7 Cập nhật thời gian Người quản lý Tính năng này cho phép người quản lý cập nhật lại thời gian dự kiến của dự án
8 Cập nhật ràng buộc Người quản lý Tính năng này cho phép người quản lý cập nhật giàng buộc giữa các công việc trong dự án
9 Thêm tài liệu Người quản lý Tính năng cho phép người quản lý, người thực hiện có thể tải tài liệu lên dự án
10 Thêm sự kiện Người quản lý Người quản lý có thể tạo sự kiện trực tiếp trong dự án, sự kiện đó sẽ link sang phân hệ lịch biểu và có thông báo nhắc nhở về cho người dùng
11 Tạo mới liên quan  

Người quản lý

Người quản lý có thể  tạo mới các đối tượng liên quan đến dự án, ví dụ như cơ hội, khác hàng, báo giá, phiếu thu, phiếu chi…
12 Sửa Người quản lý Người quản lý có thể thực hiện sửa các thông tin trong dự án
13 Xóa Người quản lý Người quản lý có thực hiện xóa dự án. Chỉ có thể xóa được những dự án đang ở trạng thái tạm dừng và hủy.
14 Lịch sử dự án Người quản lý

Người thực hiện

Người theo dõi

Tính năng cho phép mọi người xem lại lịch sử của dự án đó
15 Nhân bản dự án Người quản lý

Người thực hiện

Tính năng cho phép người quản lý, người thực hiện nhân bản một dự án tương tự một dự đã có

Lưu ý: Tính năng gán nhãn cho dự án tương tự như gán nhãn công việc, xem chi tiết hướng dẫn gán nhãn tại Công việc > Hướng dẫn gán

 

 

Thêm phase

 

 

Phase là “Cột mốc” quan trọng của Dự án. Các mốc này là những chỉ dấu bắt đầu hoặc kết thúc một giai đoạn hoặc sự kiện rất quan trọng trong sự đánh dấu sự phát triển và hoàn thành của một Dự án.

 

Một Phase tập trung vào những điểm quan trọng và rất hữu ích trong tiến trình Dự án. Nó có nhiệm vụ chia nhỏ một dự án lớn thành các giai đoạn và có thể quản lý được, giúp quá trình quản lý dự án “dễ ăn” hơn.

 

 

Phase trên 1Office như thế nào?

 

 

Phase là tính năng mà 1Office cung cấp trong quá trình thực hiện Dự án. Để thực hiện thêm phase, bạn thực hiện các bước sau:

 

  • Tại màn hình chi tiết Dự án > Chọn Phase  ở góc trái màn hình
  • Nhập các thông tin cần thiết
  • Chọn  để lưu lại

 

  • Trường thông tin có dấu * đỏ là trường bắt buộc nhập thông tin
  • Không tạo được phase có tên trùng nhau
  • Dự án có thể tạo nhiều phase, các phase có thể giao nhau

Các trường cần lưu ý:

STT Tên trường Tính năng
1 Tên phase Nhập tên phase hiển thị ở hiểu đồ Gannt Chart
2 Ngày bắt đầu

Ngày kết thúc

Chọn thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của phase
3 Mô tả Nhập mô tả cho phase

 

 

Quản lý Phase

 

 

Tại màn hình biểu đồ gantt chart của Dự án, tên phase có biểu tượng lá cờ và được thể hiện dưới dạng thanh màu đỏ nằm ngang.

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

Phase và công việc hiển thị dưới dạng cha con nếu thời gian bắt đầu dự kiến của công việc lớn hơn hoặc bằng thời gian bắt đầu của phase

 

Để thay đổi thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của phase, 1Office cung cấp 2 cách để thực hiện:

  • Di chuyển phase
  • Thực hiện tác vụ Sửa phase

 

Cách 1: Di chuyển phase

Vào màn hình biểu đồ gantt chart của Dự án, di chuyển 2 đầu của phase hoặc di chuyển cả thanh phase. Khi đó phase hiển thị ghi chú thay đổi thời gian ứng với khoảng di chuyển như sau:

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

Cách 2: Thực hiện tác vụ Sửa phase

 

  • Tại màn hình biểu đồ gantt chart của Dự án> Click chột phải tại phase > Chọn Sửa 
  • Nhập thông tin cần sửa
  • Chọn  để lưu lại

 

 

Tính năng quản lý phase:

STT Tên tính năng Quyền thực hiện Mô tả
1 Sửa Người quản trị

Người được phân quyền tất cả phân hệ Công việc

Người quản lý, người được phân quyền tất cả có thể thực hiện sửa các thông tin trong milestone
2 Thêm công việc thường Người quản trị

Người được phân quyền tất cả phân hệ Công việc

Cho tạo công việc thường thuộc phase
3 Thêm công việc quy trình Người quản trị

Người được phân quyền tất cả phân hệ Công việc

Cho tạo công việc quy trình thuộc phase
4 Xóa Người quản trị

Người được phân quyền tất cả phân hệ Công việc

Người quản lý, người được phân quyền tất cả có thể thực hiện xóa các thông tin trong phase. Hệ thống có 3 lựa chọn xóa:

  • Phase và công việc thuộc phase
  • Chỉ phase
  • Hủy thay đổi

 

 

Lịch sử phase

 

Khi người quản lý tạo các phase và thực hiện các thao tác liên quan đến phase thì hệ thống sẽ lưu lại tất cả các hành động tại Lịch sử dự án. Để vào lịch sử dự án, bạn thực hiện các bước sau:

 

  • Tại màn hình chi tiết dự án
  • Chọn Khác  ở góc phải màn hình > Chọn Lịch sử dự án

 

 

 

Cập nhật lần cuối vào ngày 30/07/2121