Dự án

 

Dự án như một công việc cha chứa các công việc con có liên quan và ràng buộc với nhau để cùng thực hiện một nhiệm vụ đã đặt ra từ trước. Tính năng quản lý dự án của 1Office là một giải pháp toàn diện và hiệu quả  để giải quyết các vấn đề quản lý dự án của doanh nghiệp

 

Làm sao để bắt đầu sử dụng dự án?

 

Để quản lý dự án, bạn theo dõi các bước sau:

 

Bước 1.  Cài đặt dự án

Bước 2.  Hướng dẫn tạo dự án

Bước 3.   Quản lý dự án

 

Bước 1. Cài đặt dự án

 

Để sử dụng được các tính năng quản lý dự án, bạn cần thực hiện các cài đặt cho dự án như sau:

  • Chọn vào biểu tượng mũi tên     cạnh biểu tượng avata > Chọn Cài đặt hệ thống > Công việc 
  • Trong màn hình cài đặt công việc > Chọn Cài đặt chung
  • Thực hiện cài đặt Dự án: Tùy chỉnh bật/tắt các option cài đặt dự án
  • Chọn Cập nhật    để lưu lại cài đặt

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

Bước 2. Hướng dẫn tạo mới dự án

 

  • Vào phân hệ Công việc > chọn Dự án 
  • Chọn icon tạo mới  ở góc trái màn hình
  • Nhập đầy đủ các trường thông tin trong màn hình tạo mới
  • Chọn

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

Các trường cần lưu ý:

 

STT Tên trường Mô tả
1 Tên dự án Hãy đặt cho dự án của bạn một cái tên. Ví dụ: Dự án xây nâng cấp công việc tháng 7
2 Ngày bắt đầu, ngày kết thúc, số ngày Khoảng thời gian dự kiến  thực hiện dự án. Người dùng có thể thay đổi thời gian dự kiến trong quá trình thực hiện dự án
3 Cách tính tiến độ dự án Có 2 cách tính tiến độ dự án:

  • Theo bình quân % hoàn thành của các công việc: ví dụ dự án gồm 2 công việc A và B, công việc A tiến độ 40%, công việc B tiến độ 60%, vậy  tiến độ dự án là (60 + 40)/2 = 50%
  •  Theo tỷ trọng ngày thực hiện: Ví dụ dự án gồm 2 công việc A và B, công việc A yêu cầu thực hiện trong 4 ngày, tiến độ 40%, công việc B yêu cầu thực hiện trong 6 ngày, tiến độ 50%, vậy tiến độ của dự án là ((4*40 + 6*50)/(4*100 + 6*100))*100 = 46%
4 Người quản trị Là người quản trị của dự án, có tất cả các quyền quản lý đối với dự án đó
5 Người thực hiện Là những người thực hiện trong dự án
6 Người theo dõi Người theo dõi dự án, được quyền xem và nhận thông báo
7 Đối tượng liên quan Tạo mới các đối tượng liên quan (khách hàng, hợp đồng, báo giá, phiếu thu, phiếu chi…) ngay trong màn hình tạo mới dự án. Đây là một tính năng ưu việt của 1Office, giúp người dùng tạo nhanh các đối tượng liên quan đến dự án một cách dễ dàng

 

Bước 2. Quản lý dự án

 

Các màn hình  xem dự án

 

1Office cung cấp cho người dùng 4 màn hình để theo dõi dự án, bao gồm: màn hình danh sách, màn hình Kan Ban, màn hình Gird và  màn hình Gantt chart

 

Màn hình danh sách

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

Màn hình Kan Ban

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

Màn hình Gird

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

Màn hình Gantt Chart

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

1Office cung cấp cho người dùng 2 cách quản lý dự án:

  • Quản lý dự án tại màn hình danh sách
  • Quản lý dự án tại màn hình chi tiết dự án

 

Click chuột phải vào tên dự án tại màn hình danh sách và thực hiện tác vụ quản lý dự án

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

Vào màn hình chi tiết dự án, vào thực hiện các tác vụ quản lý dự án ở góc phải màn hình

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

Các tính năng quản lý dự án:

 

STT Tên tính năng Quyền thực hiện  Mô tả
1 Tạo mới dự án Người thực hiện

Người quản lý

Người dùng thực hiện tạo mới một dự án
2 Cập nhật trạng thái dự án Người quản lý Người quản lý có thể cập nhật trạng thái của dự án . Các trạng thái dự án bao gồm: đang thực hiện, hoàn thành, hủy, tạm dừng, đang chờ
3 Thảo luận trực tiếp trong dự án Người thực hiện

Người quản lý

Người theo dõi

Thay vì trao đổi qua tin nhắn dễ bị trôi người dùng có thể thảo luận trực tiếp trong dự án
4 Thêm người thực hiện dự án Người quản lý

Người thực hiện

Tính năng này cho phép người quản lý hoặc người thực hiện thêm người tham gia, người theo dõi vào trong dự án
5 Tạo công việc trong dự án Người quản lý

Người thực hiện

Tính năng này cho phép người quản lý hoặc người thực hiện tạo công việc thường, tạo nhiều công việc thường vào tạo công việc quy trình trong dự án
6 Cập nhật thời gian Người quản lý Tính năng này cho phép người quản lý cập nhật lại thời gian dự kiến của dự án
7 Cập nhật ràng buộc Người quản lý Tính năng này cho phép người quản lý cập nhật giàng buộc giữa các công việc trong dự án
8 Thêm tài liệu Người quản lý Tính năng cho phép người quản lý, người thực hiện có thể tải tài liệu lên dự án
9 Thêm sự kiện Người quản lý Người quản lý có thể tạo sự kiện trực tiếp trong dự án, sự kiện đó sẽ link sang phân hệ lịch biểu và có thông báo nhắc nhở về cho người dùng
10 Tạo mới liên quan  

Người quản lý

Người quản lý có thể  tạo mới các đối tượng liên quan đến dự án, ví dụ như cơ hội, khác hàng, báo giá, phiếu thu, phiếu chi…
11 Sửa Người quản lý Người quản lý có thể thực hiện sửa các thông tin trong dự án
12 Xóa Người quản lý Người quản lý có thực hiện xóa dự án. Chỉ có thể xóa được những dự án đang ở trạng thái tạm dừng và hủy.
13 Lịch sử dự án Người quản lý

Người thực hiện

Người theo dõi

Tính năng cho phép mọi người xem lại lịch sử của dự án đó
14 Nhân bản dự án Người quản lý

Người thực hiện

Tính năng cho phép người quản lý, người thực hiện nhân bản một dự án tương tự một dự đã có

Lưu ý: Tính năng gán nhãn cho dự án tương tự như gán nhãn công việc, xem chi tiết hướng dẫn gán nhãn tại Công việc > Hướng dẫn gán nhãn

Cập nhật lần cuối vào ngày 15/09/2020