Hồ sơ nhân sự

Hồ sơ nhân sự là nơi lưu trữ toàn bộ các thông tin về sơ yếu lý lịch,hợp đồng, bảo hiểm, lịch sử công tác, lương thưởng, thông tin và lịch sử phép…của một người lao động trong một tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp.

 

Quản lý hồ sơ nhân sự trên 1Office giúp ích gì trong quản lý doanh nghiệp?

 

  • Trong suốt quá trình người lao động làm việc, hồ sơ nhân sự sẽ được lưu trữ lại tại doanh nghiệp và gắn liền với quy trình lao động của công ty
  • Căn cứ vào hồ sơ nhân sự mà bộ phận quản lý có thể thực hiện các công việc tính toán như bảng lương, bảng chấm công…
  • Hỗ trợ trong việc quản lý nhất quán thông tin nhân sự và có thể tìm kiếm nhanh, chính xác thông tin
  • Cập nhật nhanh chóng, chính xác trạng thái hồ sơ nhân sự

 

Đối tượng sử dụng:

 

Bộ phận nhân sự hoặc quản lý chi nhánh, phòng ban

 

Làm sao để sử dụng tính năng này trên 1Office?

 

Bước 0. Hãy chuẩn bị file danh sách nhân sự đang làm việc của công ty bạn

Bước 1. Cài đặt hồ sơ nhân sự

Bước 2. Tạo mới hồ sơ nhân sự

Bước 3. Quản lý hồ sơ nhân sự

 

Bước 0. Chuẩn bị file hồ sơ nhân sự

 

Hãy chuẩn bị file hồ sơ nhân sự theo mẫu 1Office đã gửi trong mail kế hoạch triển khai. Chúng ta có thể tải file dữ liệu tại: Dữ liệu nhân sự mẫu

 

Bước 1. Cài đặt hồ sơ nhân sự

 

Khi bắt đầu sử dụng hồ sơ nhân sự, bạn hãy thực hiện những cài đặt trước để ứng dụng có hiệu quả những tiện ích mà quản lý hồ sơ nhân sự của 1Office mang lại. Để thực hiện cài đặt chung, bạn thao tác theo các bước sau:

  • Chọn vào biểu tượng mũi tên    cạnh biểu tượng avatar (góc trên bên phải màn hình) > Chọn Cài đặt hệ thống > Chọn Nhân sự

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

  • Trong màn hình cài đặt Nhân sự  > Chọn mục Hồ sơ nhân sự  > Cài đặt lựa chọn từng option theo quy định của công ty bạn (có giải thích cụ thể ở từng option)

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

  • Chọn lần lượt từng mục Vị trí công việc/ Chức vụ/ Nơi làm việc/ Trình độ để Tạo mới các thông tin tương ứng (Nút Tạo mới tại góc trên bên trái màn hình)

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

Lưu ý: Vị trí công việc và Chức vụ hệ thống sẽ tự động tạo mới khi Import Hồ sơ nhân sự nên không bắt buộc phải tạo mới tại cài đặt hệ thống (Xem chi tiết tại mục Import Hồ sơ nhân sự)

 

 

Bước 2. Tạo mới nhân sự

 

 Sau khi hoàn thành cài đặt thông tin Hồ sơ nhân sự, bạn trở lại phân hệ Nhân sự  > Chọn Hồ sơ nhân sự

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

Bạn có 2 cách để thêm mới đối tượng Hồ sơ nhân sự:

 

Cách 1: Tạo mới

 

   Tạo mới là cách để thêm mới từng đối tượng hồ sơ nhân sự một. Cách này thường sử dụng khi cần thêm một vài nhân sự (số lượng ít).

   Các bước cụ thể:

  • Chọn biểu tượng Tạo mới (tại góc trên bên trái màn hình) 
  • Nhập vào các thông tin nhân sự cần quản lý tại màn hình tạo mới. Chọn các tab Thông tin chung, Công việc, Bảo hiểm, Tiếp nhận, Đính kèm để cập nhật thông tin tương ứng

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

   Lưu ý: 2 trường thông tin bắt buộc Mã nhân sự, Họ và tên (có dấu * đỏ cạnh tên trường)

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

  • Sau khi điền đủ các thông tin, ấn Cập nhật để lưu lại thông tin hồ sơ nhân sự

Sau khi tạo mới nhân sự, hệ thống sẽ tự động tạo tài khoản 1Office ở trạng thái Chưa kích hoạt dựa trên hồ sơ nhân sự đã có. 

 

Cách 2: Import

 

  Import là cách để thêm mới nhiều đối tượng hồ sơ nhân sự trong 1 lần cập nhật. Cách này được sử dụng để cập nhật số lượng nhiều hồ sơ nhân sự. Cụ thể:

 

  • Chọn biểu tượng    Import tại góc trên bên phải màn hình
  • Đính kèm file excel đã được chuẩn bị (file mẫu và định dạng dữ liệu đã gửi kèm trong kế hoạch triển khai)

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

  • Điền thông tin Từ hàng đến Đến hàng: Chọn hàng bắt đầu và kết thúc chứa dữ liệu muốn import trong file excel, nếu để trống trường Đến hàng thì hệ thống sẽ import đến hàng cuối cùng chứa dữ liệu trong file excel
  • Chọn tên Trường dữ liệu trên phần mềm > Sau đó chọn cột chứa dữ liệu tương ứng trong file. Chọn biểu tượng   để thêm các trường muốn import
  • Tại mục Lựa chọn nâng cao: để chọn ra những trường hệ thống sẽ tự động tạo mới khi dữ liệu của trường đó trong file excel chưa được khai báo trên phần mềm.

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

  • Tại mục Thông tin khác: Chọn thêm các đối tượng khác cần import như Lịch sử bảo hiểm, Thông tin gia đình, Bằng cấp, Kiêm nhiệm
  • Sau đó chọn Cập nhật, hệ thống sẽ ở màn hình chờ

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

  • Sau khi hoàn thành import, hệ thống sẽ hiển thị kết quả import Tạo mới/Lỗi. Đối tượng có kết quả Tạo mới có nghĩa import thành công, nếu kết quả là Lỗi thì click vào ô Lỗi để kiểm tra, sau đó chỉnh sửa trong file excel theo đúng chuẩn và tiến hành import lại dòng lỗi

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

  • Chúng ta có thể kiểm tra lịch sử import từng lần bằng cách chọn biểu tượng import góc phải màn hình > Xem lịch sử hồ sơ nhân sự. Trên danh sách lịch sử import hồ sơ nhân sự chúng ta sẽ xem được số hồ sơ nhân sự import thành công từng lần là bao nhiêu, người thực hiện import, thời gian bắt đầu import,…

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

  • Các tác vụ trên màn hình danh sách Hồ sơ nhân sự (Tại góc trên bên phải màn hình)

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

STT Tính năng Quyền thực hiện Mô tả
1 Email/SMS+ Người quản lý Cho phép gửi email/sms cho nhân sự. Có thể tích chọn nhiều nhân sự để thực hiện gửi hàng loạt
2 Import Người quản lý Nhập thông tin, dữ liệu nhân sự lên phần mềm
3 Export Người quản lý Cho phép xuất các trường thông tin của nhân sự ra file excel
4 Cài đặt Người quản lý Cho phép cài đặt vị trí, chức vụ, nơi làm việc, biểu mẫu


Bước 3. Quản lý đối tượng

 

Các tính năng tại màn hình chi tiết hồ sơ nhân sự (góc trên bên phải màn hình)

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

STT

Tính năng

Quyền thực hiện

Mô tả

1 Tạo mới hợp đồng Người quản lý Cho phép người quản lý tạo nhanh hợp đồng lao động. Hệ thống sẽ tự động link các thông tin của hồ sơ nhân sự sang hợp đồng lao động
2 Cập nhật thông tin công việc Người quản lý Trong trường hợp nhân sự thay đổi vị trí, phòng ban làm việc, thì người quản lý có thể sử dụng tác vụ này để cập nhật thông tin công việc mới của nhân sự đó
3 Cập nhật lương và phụ cấp Người quản lý Cho phép người quản lý lưu lại lịch sử lương của nhân sự để tính toán ra bảng lương
4 Cập nhật thông tin bảo hiểm Người quản lý Cho phép cập nhật lịch sử quá trình đóng bảo hiểm từ trước đến nay của nhân sự
5 Cập nhật thủ tục tiếp nhận Người quản lý Cập nhật nhanh những hồ sơ đã nhận từ nhân sự
6 Cập nhật thông tin học vấn Người quản lý Giúp người quản lý lưu lại quá trình đào tạo, học tập của nhân sự
7 Cập nhật trạng thái hồ sơ Người quản lý Cho phép người quản lý chuyển trạng thái hồ sơ của nhân sự: Đang làm việc/Nghỉ thai sản/Nghỉ việc
8 Tạo tài khoản 1Office Người quản lý Cho phép người quản lý kích hoạt tài khoản 1Office của 1 nhân sự nào đó
9 Thêm tài liệu Người quản lý Cho phép người quản lý tải nhanh tài liệu với các định dạng Pdf, doc, video, ảnh …
10 Biểu mẫu Người quản lý Cho phép xuất ra mẫu thông tin liên quan đến Hồ sơ nhân sự (Mẫu đã được cập nhật trên phần mềm, xem chi tiết hướng dẫn cài đặt biểu mẫu tại Biểu mẫu)
11 Sửa Người quản lý Cho phép sửa thông tin về nhân sự
12 Xóa Người quản lý Cho phép xóa hồ sơ nhân sự
13 Nhân bản Người quản lý Cho phép nhân bản HSNS
14 Lịch sử Người quản lý Cho phép xem lịch sử tạo mới HSNS, sửa HSNS

 

 

Cập nhật lần cuối vào ngày 29/08/2020