Quản lý lịch chung

Ở mỗi công ty, việc tổ chức các cuộc họp, sự kiện, hoạt động là việc không thể thiếu. Đó có thể là hoạt động của cả công ty hay của các phòng ban, hội nhóm. Khi đó người quản lý sẽ không thể bỏ qua được các công việc như: Đặt phòng họp, gửi thông báo tới nhân sự tham gia, xác nhận số lượng nhân sự tham gia để từ đó lên kế hoạch tổ chức một cách hợp lý nhất. 

Với tính năng Lịch biểu của 1Office, bạn sẽ không phải thực hiện các công việc trên một cách thủ công nữa, tất cả sẽ được tự động hóa bởi tính năng quản lý Lịch chung

Để quản lý lịch biểu cá nhân trên 1Office, người dùng làm theo các bước sau:

Bước 1: Cấu hình phòng họp, lịch biểu

Bước 2: Tạo mới sự kiện, lịch

Bước 3: Quản lý lịch biểu

Bước 1. Cấu hình phòng họp, lịch biểu

Để sử dụng được tính năng lịch biểu, trước tiên bạn cần phải cài đặt Lịch công ty, phòng ban và Phòng họp. Bởi khi tạo một lịch họp, hệ thống sẽ cho phép bạn chọn phòng họp, giúp bạn đặt luôn phòng họp đó và hiển thị cảnh báo nếu có người khác đặt phòng họp trùng với thời gian của bạn. 

Cấu hình lịch biểu

Để cài đặt, bạn truy cập vào biểu tượng mũi tên trên góc phải màn hình > Chọn Cài đặt hệ thống > Click chọn Lịch công ty, phòng ban.

Tại đây, bạn cần thiết lập danh sách lịch công ty, phòng ban bằng thao tác Tạo mới.

• Nhấn tại góc trên bên trái màn hình
• Nhập thiết lập lịch biểu

Các trường cần lưu ý:

STT	Tên trường	Mô tả
1	Tên lịch	Tên lịch theo công ty, phòng ban. Ví dụ: Lịch họp phòng Nhân sự
2	Quản lý lịch	Người quản lý lịch là người có thể thực hiện các tác vụ quản lý ở ngoài màn hình lịch biểu
3	Quyền truy cập	Người được phân quyền truy cập sẽ được xem tất cả các cuộc họp, sự kiện liên quan tới lịch.
4	Sử dụng màu chung cho tất cả sự kiện trong lịch	Khi bạn chọn màu và bật cài đặt này thì tất cả sự kiện trong lịch sẽ hiển thị theo màu đã chọn.

Lưu ý: Trường dữ liệu có * là trường dữ liệu bắt buộc

Cấu hình Phòng họp/Phương tiện

Để cài đặt, bạn truy cập vào biểu tượng mũi tên trên góc phải màn hình > Chọn Cài đặt hệ thống > Click chọn Phòng họp/Phương tiện. Tại đây, bạn cần thiết lập danh sách các phòng họp hoặc phương tiện thuộc quyền sở hữu của công ty bằng cách:

• Nhấn tại góc trên bên trái màn hình.
• Lựa chọn Phòng họp hoặc Phương tiện theo nhu cầu.
• Nhập thông tin phòng họp/phương tiện tương ứng.

Các trường cần lưu ý:

STT	Tên trường	Mô tả
1	Phòng họp/Phương tiện	Tên Phòng họp/Phương tiện theo quy định công ty. Ví dụ: Phòng họp Trụ sở chính
2	Đia điểm phòng họp	Địa điểm phòng họp có thể nhập chi tiết hoặc vắn tắt. Ví dụ: Tầng 3, G2 Tòa nhà FiveStar Kim Giang, Hà Nội.
3	Cho phép duyệt	Người duyệt phòng họp là người thực hiện Duyệt/Xác nhận phòng họp đã được đặt trước cho 1 sự kiện nào đó.
4	Thiết bị	.Các thiết bị đã được lắp đặt tại phòng họp và có thể sử dụng.

Lưu ý: Trường dữ liệu có * là trường dữ liệu bắt buộc

Bước 2. Tạo mới sự kiện, lịch biểu

Với tính năng Lịch biểu, 1Office cho phép tạo mới sự kiện hay lịch họp, trong đó bạn có thể mời người tham gia trên hệ thống 1Office. Ngoài ra 1Office còn cho phép bạn cài đặt các kiểu cảnh báo lịch khác nhau. 

• Để tạo một Sự kiện/Cuộc họp, bạn truy cập vào phân hệ Lịch biểu > Click > Chọn Tạo sự kiện mới ở góc trái màn hình: 

Các trường cần lưu ý:

STT	Tên trường	Mô tả
1	Tiêu đề	Hãy đặt tên cho Sự kiện/Cuộc họp của công ty bạn.
2	Trong lịch	Chọn lịch chứa sự kiện trong danh sách lịch bạn đã cài đặt ở bước 2
3	Loại sự kiện	Bao gồm: Sự kiện/Cuộc họp/Book xe. Khi chọn cuộc họp thì màn hình sẽ hiển thị thêm trường Phòng họp/Phương tiện để người dùng chọn.
4	Thời gian	Chọn theo khoảng thời gian diễn ra Sự kiện/Cuộc họp hoặc chọn lịch diễn ra cả ngày.
5	Lịch lặp	Giá trị mặc định tại đây là Không lặp. Nếu sự kiện diễn ra theo chu kỳ và được lặp lại theo 1 khoảng thời gian nhất định, bạn cần chọn kiểu lặp cho sự kiện: lặp hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng…
6	Địa điểm	Chọn địa điểm diễn ra sự kiện
7	Người tham gia	Chọn người tham gia sự kiện. Người được chọn sẽ được nhận đuo gửi xác nhận có tham gia sự kiện hay không. Người tham gia có thể nhập theo tên cá nhân, vị trí hoặc phòng ban.
8	Nhắc nhở trước	Thiết lập thời gian nhắc nhở trước khi diễn ra sự kiện. Bạn có thể chọn loại nhắc nhở qua Thông báo hoặc Gửi email
9	Nội dung	Nhập chi tiết nội dung sự kiện đang tạo.

 

Bước 3. Quản lý lịch biểu

Các màn hình xem lịch biểu

Với tính năng lịch biểu, người dùng có thể chọn xem theo nhiều kiểu như: Xem theo ngày, xem theo tuần, tháng, hoặc bạn có thể chọn xem theo phòng họp bằng cách click chọn vào tác vụ  trên thanh công cụ ở góc trái màn hình

Quản lý lịch biểu

Với một sự kiện đã được lên lịch sẵn, người dùng có thể thực hiện các tính năng: Xác nhận tham gia, sửa thông tin sự kiện, thiết lập nhắc nhở, sửa, xóa.

Các tác vụ quản lý lịch biểu:

STT	Tên tác vụ	Quyền thực hiện	Mô tả
1	Xác nhận tham gia	Người tham gia	Cho phép người tham gia xác nhận có thể tham gia sự kiện, cuộc họp hay không. Có các trạng thái để lựa chọn: Có tham gia, Vắng mặt, Có thể tham gia
2	Cài đặt nhắc nhở	Người quản lý Người tham gia	Cài đặt thời gian nhắc nhở trước khi diễn ra sự kiện
3	Sửa sự kiện	Người quản lý	Cho phép người quản lý sửa thông tin sự kiện
4	Xóa sự kiện	Người quản lý	Cho phép người quản lý xóa sự kiện