Quản lý lịch chung

Ở mỗi công ty, việc tổ chức các cuộc họp, sự kiện, hoạt động là việc không thể thiếu. Đó có thể là hoạt động của cả công ty hay của các phòng ban, hội nhóm. Khi đó người quản lý sẽ không thể bỏ qua được các công việc như: Đặt phòng họp, gửi thông báo tới nhân sự tham gia, xác nhận số lượng nhân sự tham gia để từ đó lên kế hoạch tổ chức một cách hợp lý nhất. 

Với tính năng Lịch biểu của 1Office, bạn sẽ không phải thực hiện các công việc trên một cách thủ công nữa, tất cả sẽ được tự động hóa bởi tính năng quản lý Lịch chung

 

Làm thế nào để quản lý lịch trên 1Office?

 

Bước 0: Lên kế hoạch công việc của bạn

Bước 1: Cài đặt Lịch, phòng họp

Bước 2: Tạo mới sự kiện, lịch

Bước 3: Quản lý lịch biểu

 

Bước 0. Lên kế hoạch công việc của bạn

 

Trước khi thực hiện các tính năng của lịch biểu, bạn cần có một kế hoạch cụ thể cho sự kiện / cuộc họp sắp diễn ra, bao gồm các thông tin về: Thời gian, địa điểm, đối tượng tham gia, nội dung sự kiện…

 

Bước 1. Cài đặt lịch, phòng họp

 

Để sử dụng được tính năng lịch biểu, trước tiên bạn cần phải cài đặt Lịch công ty, phòng ban và Phòng họp. Bởi khi tạo một lịch họp, hệ thống sẽ cho phép bạn chọn phòng họp, giúp bạn đặt luôn phòng họp đó và hiển thị cảnh báo nếu có người khác đặt phòng họp trùng với thời gian của bạn. 

 

Để cài đặt, bạn truy cập vào biểu tượng mũi tên trên góc phải màn hình > Chọn Cài đặt hệ thống > Click chọn Lịch biểu. Tại đây, bạn cần thiết lập danh sách các lịch và phòng họp

 

 

Các trường cần lưu ý:

 

STT Tên trường Mô tả
1 Tên lịch Tên lịch của công ty, phòng ban. Ví dụ: Lịch họp phòng Nhân sự
2 Quản lý lịch Người quản lý lịch là người có thể thực hiện các tác vụ quản lý ở ngoài màn hình lịch biểu
3 Quyền truy cập Người được phân quyền truy cập sẽ được xem tất cả các cuộc họp, sự kiện liên quan tới lịch.
4 Sử dụng màu chung cho tất cả sự kiện trong lịch Khi bạn chọn màu và bật cài đặt này thì tất cả sự kiện trong lịch sẽ ăn theo màu đã chọn.

 

Bước 2. Tạo mới sự kiện, lịch biểu

 

Với tính năng Lịch biểu, 1Office cho phép tạo mới sự kiện hay lịch họp, trong đó bạn có thể mời người tham gia trên hệ thống 1Office. Ngoài ra còn cho phép bạn cài đặt các kiểu cảnh báo lịch khác nhau. 

 

Để tạo một sự kiện / Cuộc họp, bạn truy cập vào phân hệ Lịch biểu > Click chọn Sự kiện ở góc trái màn hình: 

 

 

Các trường, cài đặt cần lưu ý:

 

STT Tên trường Tính năng
1 Tiêu đề Hãy đặt tên cho sự kiện / cuộc họp của công ty bạn
2 Trong lịch Chọn lịch chứa sự kiện. Đây là lịch bạn đã cài đặt ở bước 1
3 Loại sự kiện Chọn loại Sự kiện / Cuộc họp. Khi chọn cuộc họp thì màn hình sẽ hiển thị thêm trường Phòng họp để người dùng chọn
4 Thời gian Chọn thời gian diễn ra sự kiện / cuộc họp
5 Lịch lặp Chọn kiểu lặp cho sự kiện: lặp hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng… 
6 Địa điểm Chọn địa điểm diễn ra sự kiện
7 Người tham gia Chọn người tham gia sự kiện. Người được chọn là người tham gia sẽ được gửi xác nhận có tham gia sự kiện hay không.
8 Nhắc nhở trước Thiết lập thời gian nhắc nhở trước khi diễn ra sự kiện. Bạn có thể chọn nhắc nhở qua Thông báo hoặc email
9 Nội dung Nhập nội dung sự kiện

 

Bước 3. Quản lý lịch biểu

 

Các màn hình xem lịch biểu

Với tính năng lịch biểu, người dùng có thể chọn xem theo nhiều kiểu như: Xem theo ngày, xem theo tuần, tháng, hoặc bạn có thể chọn xem theo phòng họp bằng cách click chọn vào tác vụ Xem theo trên thanh công cụ ở góc phải màn hình

 

 

Quản lý lịch biểu

Với một sự kiện đã được lên lịch sẵn, người dùng có thể thực hiện các tính năng: Xác nhận tham gia, sửa thông tin sự kiện, thiết lập nhắc nhở, sửa, xóa.

 

 

STT Tính năng Quyền Mô tả
1 Xác nhận tham gia Người tham gia Cho phép người tham gia xác nhận có thể tham gia sự kiện, cuộc họp hay không. Có các trạng thái để lựa chọn: Có tham gia, Vắng mặt, Có thể tham gia
2 Cài đặt nhắc nhở Người quản lý

Người tham gia

Cài đặt thời gian nhắc nhở trước khi diễn ra sự kiện
3 Sửa sự kiện Người quản lý Cho phép người quản lý sửa thông tin sự kiện
4 Xóa sự kiện Người quản lý Cho phép người quản lý xóa sự kiện

Cập nhật lần cuối vào ngày 25/08/2020