TALKSHOW: ỨNG DỤNG 1OFFICE NÂNG CAO HIỆU QUẢ WORK FROM HOME 

Đứng trước những thách thức lớn của dịch bệnh và điều kiện làm việc từ xa không hiệu quả của các doanh nghiệp trên cả nước, đặc biệt là khu vực Tp HCM, 1Office đã nhanh chóng tiến hành tổ chức talkshow trực tuyến “Ứng dụng 1Office Nâng cao hiệu quả work from home” vào sáng ngày 19/06/2021 vừa qua. 

Talkshow trực tuyến được tổ chức với 3 chủ đề chính: Tình hình Covid-19 đối với các doanh nghiệp và những khó khăn doanh nghiệp gặp phải; Kịch bản Work From Home cho việc quản trị từ xa; Ứng dụng giải pháp chuyển đổi số 1Office vào thực tế. 

Đồng hành với chương trình có sự tham gia của 2 diễn giả lớn là những nhà tư vấn quản trị doanh nghiệp có nhiều năm kinh nghiệm: Anh Chu Tiến Long – Co-Founder kiêm Giám đốc kinh doanh của 1Office.  Anh đã có hơn 8 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn chuyển đổi số cho hơn 3.000 doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực hoạt động; Anh Đặng Văn Kỳ Giám đốc 1Office – Hồ Chí Minh, đồng thời là Thạc sỹ Quản trị kinh doanh trường Đại học Quốc gia Hà Nội. Anh đã có 8 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn giải pháp quản trị cho mọi doanh nghiệp. 

Những khó khăn doanh nghiệp dễ gặp phải trong mùa Covid-19

Diễn giả Đặng Văn Kỳ, Giám đốc 1Office – HCM chia sẻ: “Khi cả nước đang trong trận chiến chuyển đổi số cấp bách để ứng biến với dịch bệnh thì chúng ta không thể nào đứng ngoài xu hướng Work From Home. Quản lý công việc từ xa làm sao hiệu quả là điều không thể bỏ qua. Theo kết quả khảo sát từ VCCI – Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam đã thực hiện trên gần 11.000 doanh nghiệp, có tới 72,3% doanh nghiệp chịu ảnh hưởng tiêu cực từ Covid-19, 26,7% hoàn toàn tiêu cực, 1,5% phần lớn là tích cực 0,5% hoàn toàn tích cực”. 

Theo như tình hình cực kỳ căng thẳng hiện tại, tại TP HCM chắc chắn phải mất một thời gian khá dài nữa mới có có thể ổn định lại được các hoạt động như bình thường. Đây là câu chuyện vô cùng khó khăn đối với từng nhà lãnh đạo nói riêng và toàn bộ doanh nghiệp nói chung. Theo số liệu có được từ Tổng cục thống kê, ước tính mỗi tháng có hơn 10.000 doanh nghiệp phải tạm ngưng hoặc giải thể vì covid-19. 

Chúng ta đang mải loay hoay với việc làm sao để sống chung với dịch bệnh mà vẫn duy trì được doanh thu cho doanh nghiệp? Làm thế nào để cân bằng thu chi để nuôi sống doanh nghiệp? Làm thế nào để giữ chân được khách hàng khi tình hình để đầu tư kinh tế trở nên khó khăn hơn? Làm sao để vận hành doanh nghiệp một cách có hiệu quả tối đa? 

Chính vì thế, thời điểm Covid-19 chính là thời điểm vàng dành cho toàn bộ doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ trên cả nước. Đây vừa là thách thức cũng vừa là cơ hội để cho doanh nghiệp có thời gian để thực hiện lại công tác chuyển đổi số. Doanh nghiệp không còn đi tìm những phương án ngắn hạn, xoay sở nhất thời để đối với được, mà phải có giải pháp dài hạn để sống chung với dịch và hoàn thiện hệ thống quản trị vận hành để đạt được mục tiêu lớn là phát triển mạnh hơn nữa cho thời gian sau dịch. 

Diễn giả Đặng Văn Kỳ cho biết: “Chúng tôi đã tiến hành chuyển đổi số cho hơn 3.500 doanh nghiệp, đặc biệt tiến hành chuyển đổi số quản trị từ xa cho 800 – 900 doanh nghiệp áp dụng vào thực tế. Với các doanh nghiệp chúng tôi tiếp cận được, các doanh nghiệp bị ảnh hưởng cực kỳ nặng nề bởi dịch bệnh hầu hết rơi vào các lĩnh vực như: đào tạo, xây dựng, du lịch, dược, ngành F&B… Các doanh nghiệp này ban đầu luôn loay hoay với cách thức làm việc từ xa: đi làm xen kẽ, làm việc hoàn toàn ở nhà, cắt giảm nhân sự, làm việc giãn khoảng cách?”

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng dễ gặp phải các câu chuyện như: Tạo tinh thần làm việc, thái độ và ý thức cho nhân viên khi WFH; Quản lý công việc như thế nào; Ký duyệt đơn từ ra ra sao mà không cần con dấu, ký tay, gặp mặt trực tiếp; Xây dựng truyền thông nội bộ; Thói quen báo cáo công việc; Công cụ hỗ trợ như thế nào. 

Kịch bản Work From Home hiệu quả

Anh Chu Tiến Long, Giám đốc Kinh doanh 1Office cho biết, kịch bản cho việc Work From Home cần được chuẩn bị từ 2 phía là từ doanh nghiệp và từ cán bộ nhân viên của công ty (CBNV). Qua đó, anh chia sẻ 5 bước tiến hành kịch bản WFH như sau: 

Bước 1: Truyền thông nội cho CBNV nắm được việc WFH như thế nào như xác định lý để bảo vệ sức khỏe, tiết kiệm chi phí cho công ty và từng cá nhân; xác định khó khăn sẽ gặp từ việc tự quản lý bản thân, giao tiếp, điều phối công việc offline và online. 

Bước 2: Chuẩn bị đưa ra các quy định. Theo đó đưa ra phân loại các nhóm công việc làm online và offline như thế nào; Quy trình hóa công việc đang làm hoàn toàn có thể quản trị từ xa đơn giản và dễ dàng và tìm công cụ để hỗ trợ cho việc truyền thông, giao tiếp, giao việc và báo cáo. 

Bước 3: Quy định kỷ luật đối với thời gian làm việc, điểm danh hàng ngày, phân bổ công việc rõ ràng, báo cáo tiến độ hàng ngày; Ban lãnh đạo cần giám sát theo dõi từ cấp quản lý cấp trung làm quen với việc làm việc từ xa; Quy định về giao tiếp. 

Bước 4: Thực hiện quản trị từ xa. Cập nhật thường xuyên các thông tin từ cấp lãnh đạo; Luôn luôn giữ kỷ luật đủ làm việc ở nhà; Không gian làm việc phải nghiêm chỉnh; Tạo quyết tâm hoàn thành công việc đúng tiến độ; Tăng cường trao đổi công việc thay vì đợi chờ phản hồi. 

Bước 5: Đánh giá và cải tiến để ngày càng nâng cao hiệu quả đối với từng báo cáo, chất lượng công việc, phòng ban/bộ phận, cá nhân. 

Anh Chu Tiến Long cũng chia sẻ kinh nghiệm WFH đối với CBNV: Khi cán bộ nhân viên làm việc ở nhà rất dễ bị các yếu tố bên ngoài gây nhiễu đối với tinh thần làm việc. Cần phải biết tạo không gian làm việc ở nhà, thực hiện công việc được phân công theo đúng lịch trình đề ra, giao tiếp kết nối với các đồng nghiệp, luôn chú ý điện thoại và các công cụ nhắc việc, lắng nghe 100% mọi thông báo từ công ty. 

Đầu tiên là phải có chế tài của công ty và sau đó có cơ chế thưởng dành cho nhân viên để tạo hứng thú cho nhân viên làm việc từ xa. Điều này đòi hỏi truyền thông nội bộ phải tạo được không khí và tinh thần sôi động cho nhân viên vẫn gắn kết thường xuyên với nhau, không bị các yếu tố bên ngoài làm sao nhãng tinh thần làm việc. 

Câu chuyện liên quan đến truyền thông và quản trị từ xa vào thực tế 

Anh Chu Tiến Long cho biết: “Tất cả bộ phận nhân viên đều sử dụng và thao tác trên một nền tảng để có sự liên thông và tương tác với nhau thường xuyên. 1Office có tích hợp công cụ truyền thông nội bộ (Workplace) giúp doanh nghiệp đưa ra các thông báo lên Tường công ty để nhân viên nắm được, trao đổi và thảo luận, bày tỏ cảm xúc…”

“Chúng ta sẽ có các đầu công việc bất ngờ hoặc công việc đã được giao từ trước theo quy trình có sẵn. Chính vì thế, câu hỏi đặt ra cho các nhà quản lý doanh nghiệp là quản lý công việc, quản lý quy trình và quản lý ký duyệt từ xa như thế nào thật hiệu quả? Công việc gắn liền với ai, công việc này là của phòng ban nào. Việc này được ứng dụng vào mùa covid như thế nào?”, anh Đặng Văn Kỳ đặt ra vấn đề. 

Ảnh: Theo dõi toàn bộ trạng thái công việc liên quan đến phòng ban, bộ phận. Tình hình thực hiện, trễ hạn và đúng hạn như thế nào. 

Ảnh: Theo dõi báo cáo công việc của từng cá nhân như thế nào: Ai làm, Việc gì, Ai quản lý, Thời gian thực hiện, Trạng thái làm việc, Hoàn thành…

Theo đó, anh Chu Tiến Long cho biết cách để quản lý quy trình công việc và xét duyệt đơn từ: “Doanh nghiệp đang thực hiện các công việc theo quy trình truyền thống bằng cách chuyển hồ sơ giấy tờ để ký duyệt bằng tay, chính vì thế thường xuyên gặp phải vấn đề tắc nghẽn và thời gian không quản lý được công việc. Đó là lý do vì sao 1Office cho ra đời công cụ quản lý quy trình công việc: Tạo quy trình, tạo đầu việc, gắn người thực hiện và thực hiện các bước tiến hành để hoàn thành. Sau khi tạo, ngay lập tức nền tảng sẽ gửi thông báo đến bộ phận, cá nhân được gán vào quy trình để nắm bắt, theo dõi và thực hiện theo kịp tiến độ”. 

Ngoài ra, đối với các công việc liên quan đến bán hàng, quản lý số liệu hàng hóa vật tư, thu chi khác nhau. CBNV của doanh nghiệp có thể thực hiện báo cáo và chỉ rõ số lượng hàng hóa xuất – nhập kho như thế nào, thời gian thực hiện mua – xuất kho như thế nào với từng loại và nhà phân phối khác nhau với ngân sách khác nhau… 

Đối với việc quản lý hồ sơ, đơn từ cho toàn bộ doanh nghiệp: 1Office có tính năng tích hợp chữ ký số giúp tiện ích cho các nghiệp vụ doanh nghiệp. Ban lãnh đạo có thể tạo chữ ký số ngay trên các đơn từ của nhân viên, duyệt thu chi… So với phương thức truyền thống bằng việc ký các văn bản, giấy tờ bằng giấy thì giờ đây doanh nghiệp hoàn toàn có thể thay bằng chữ ký số để duyệt các đơn từ, ngân sách thu chi từ xa… Đặc biệt, các chữ ký số của doanh nghiệp đều được pháp luật, nhà nước công nhận. Các bạn có thể ký ở trên máy tính hoặc bằng điện thoại vô cùng tiện ích ngay khi ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào. 

Có nhiều doanh nghiệp đã tiến hành chuyển đổi bằng việc mua quá nhiều công cụ, phần mềm để quản lý từng vấn đề khác nhau như Workplace (Quản lý công việc và truyền thông nội bộ), HRM (quản trị nhân sự), CRM (quản lý MKT và Chăm sóc khách hàng) và các công cụ quản lý hàng hóa khác… Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lựa chọn giải pháp giúp bạn quản lý một cách tổng thể nhất, bắt buộc phải bao gồm toàn bộ công cụ này trên một nền tảng để dễ dàng quản lý một cách hiệu quả nhất và tiết kiệm tối đa chi phí. Như hiện nay thì giải pháp 1Office hoàn toàn tích hợp các công cụ trên chỉ trên 1 nền tảng duy nhất, tiện ích và bổ sung tùy biến theo yêu cầu của mỗi doanh nghiệp. 

Talkshow “Ứng dụng 1Office Nâng cao hiệu quả work from home” đã diễn ra thành công tốt đẹp với gần 300 khách hàng là nhà lãnh đạo/cấp quản lý các doanh nghiệp trên cả nước. Cùng với các vấn đề được đặt ra, các diễn giả đã đưa ra giải pháp quản trị từ xa để công tác Work From Home đạt hiệu quả tối đa, tiết kiệm chi phí và thời gian vận hành, tạo động lực thúc đẩy phát triển nội lực bền vững cho cuộc chiến sau dịch bệnh. 

Để đưa đến giải pháp quản trị doanh nghiệp từ xa cho nhiều doanh nghiệp hơn nữa, 1Office cung cấp gói ưu đãi:

• TẶNG NGAY 3 THÁNG sử dụng phần mềm dành cho khách hàng đã tham gia Talkshow và đăng ký dịch vụ trên 1 năm. 

Thông tin liên hệ tư vấn 24/24: 

Hotline: 083 483 8888

Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn