Thông báo tăng lương: Mẫu chuẩn & hướng dẫn viết chi tiết

Thông báo tăng lương là một văn bản hành chính quan trọng, thể hiện sự công nhận và động viên kịp thời đối với nhân sự. Một mẫu thông báo rõ ràng, chuyên nghiệp không chỉ giúp truyền đạt thông tin hiệu quả mà còn tăng sự tin tưởng và gắn kết nội bộ. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách viết thông báo tăng lương đúng chuẩn cùng các mẫu bạn có thể áp dụng ngay.

I. Thông báo tăng lương là gì?

Thông báo tăng lương là văn bản hoặc email chính thức do bộ phận nhân sự hoặc lãnh đạo công ty gửi đến nhân viên để thông báo về việc điều chỉnh mức lương. Văn bản này thường nêu rõ lý do, thời điểm áp dụng và mức tăng cụ thể.

II. Quy định về tăng lương, xây dựng thang bảng lương

1. Quy định pháp luật về tăng lương trong doanh nghiệp

Không có quy định cụ thể nào về thời hạn tăng lương cho người lao động. Điều này đồng nghĩa với việc quyết định nâng lương là hoàn toàn do sự tự chủ của doanh nghiệp và dựa vào các chính sách hay quyết định về tần suất và phần trăm tăng của từng doanh nghiệp.

Thông báo tăng lương cho người lao động không chỉ đơn thuần là một vấn đề tài chính mà cần phải cân nhắc nhiều yếu tố khác để đảm bảo tính công bằng, thúc đẩy hiệu suất làm việc và duy trì tinh thần làm việc tích cực của nhân viên. Một số yếu tố ảnh hưởng đến quyết định nâng lương trong doanh nghiệp phải kể đến như nguyên tắc thang lương, bảng lương, tình hình tài chính, hiệu suất lao động và thị trường lao động.

Doanh nghiệp có quyền tự chủ trong việc quyết định thời hạn nâng lương phù hợp với tình hình và mục tiêu kinh doanh của mình. Thường thì thời hạn nâng lương được quy định tại thang lương, bảng lương hoặc các điều kiện liên quan đến lương bổng mà mỗi doanh nghiệp thiết lập. Điều này giúp tạo sự minh bạch và dễ dàng theo dõi cho người lao động về thời điểm và cách thức nâng lương.

2. Quy định pháp luật về xây dựng thang lương

Căn cứ theo Điều 93 Bộ luật lao động năm 2019 về việc xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động quy định:

1. Thang lương, bảng lương và định mức lao động là căn cứ quan trọng để tuyển dụng, quản lý lao động và thống nhất mức lương dựa trên công việc hoặc chức danh đã được ghi trong hợp đồng lao động. Điều này đảm bảo tính rõ ràng và minh bạch trong việc xác định và chi trả lương cho người lao động.
2. Mức lương phải được thiết lập sao cho đảm bảo mức trung bình và đáp ứng được khả năng làm việc của đa số người lao động mà không buộc họ phải làm việc ngoài thời gian làm việc bình thường. Để đảm bảo tính thực tiễn và hợp lý, mức lương này cần được thử nghiệm trước khi chính thức áp dụng.
3. Trong quá trình xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động nên tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Nhằm đảm bảo sự tham gia và đồng thuận từ phía người lao động trong việc thiết lập cơ cấu lương bổng và mức lương.

III. Khi nào cần ra thông báo tăng lương?

• Định kỳ (6 tháng, 1 năm/lần)

• Sau đánh giá hiệu suất công việc

• Khi có thay đổi về vị trí, chức danh

• Cập nhật theo mức lương tối thiểu vùng hoặc điều chỉnh ngân sách

IV. Nội dung đầy đủ của một mẫu thông báo tăng lương

Một mẫu thông báo tăng lương cho bất cứ vị trí nào đều cần phải được viết một cách chuyên nghiệp và thể hiện sự trân trọng cũng như đánh giá cao đối với người lao động.

1. Tên quyết định: thông báo tăng lương, điều chỉnh lương
2. Thông tin công ty: tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email liên hệ
3. Thông tin người lao động: tên nhân viên, tuổi, vị trí công việc, phòng ban.
4. Căn cứ tăng lương: như hiệu suất làm việc, đóng góp cho doanh nghiệp, sự phát triển cá nhân.
5. Nội dung tăng lương: mức lương cũ, mức lương mới và thời gian mức lương điều chỉnh có hiệu lực.
6. Lợi ích và cam kết từ công ty: đối với việc tăng lương và sự quan tâm đến sự phát triển của nhân viên.
7. Chữ ký và tên người ký: chữ ký của người đại diện công ty và chức vụ liên quan.
8. Đóng dấu công ty (tuỳ theo trường hợp): tùy thuộc vào chính sách của công ty.

V. Cách viết thông báo tăng lương chuyên nghiệp cho HR

Mọi thông tin trên mẫu thông báo tăng lương phải chính xác và rõ ràng:

• Tên công ty sử dụng đúng như trên giấy đăng ký kinh doanh
• Mức lương cần được ghi bằng cả chữ và số 
• Cần có chữ ký của người ra quyết định, dấu của công ty để đảm bảo tính chính xác và pháp lý.

Sử dụng ngôn từ dễ hiểu đảm bảo minh bạch và công bằng:

• Sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu, đơn giản và tránh các thuật ngữ phức tạp, chuyên ngành mà người lao động có thể không hiểu.
• Mức lương được xác định theo các tiêu chí rõ ràng, tránh sự mơ hồ hay không minh bạch về cách tính toán mức lương.

Mô tả chi tiết và cụ thể về mức lương mới:

• Cung cấp thông tin chi tiết về mức lương hiện tại của người lao động và mức lương mới sau khi tăng, bao gồm các thông tin cụ thể như số tiền hoặc phần trăm tăng.
• Xác định rõ ngày bắt đầu áp dụng mức lương mới để người lao động biết chính xác thời điểm mức lương tăng.

Phải có mục giải thích lý do và cơ sở cho việc tăng lương: Đó có thể là các thành tích, hiệu suất làm việc xuất sắc, đóng góp đặc biệt hoặc điều chỉnh theo thị trường lao động. Nhằm mục đích để người lao động hiểu rõ về sự công bằng và xứng đáng của thông báo tăng lương.

VI. Mẹo giúp thông báo tăng lương hiệu quả, nhân viên hài lòng

Dù là một thông báo mang tính tích cực, nhưng nếu không được truyền đạt đúng cách, thông báo tăng lương vẫn có thể dẫn đến hiểu lầm, so sánh nội bộ hoặc làm giảm sự hài lòng của nhân sự. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn thông báo tăng lương hiệu quả, tinh tế và chuyên nghiệp hơn:

---

1. Kèm theo lời khen, công nhận cụ thể

Việc chỉ đơn thuần thông báo mức lương mới là chưa đủ. Hãy đi kèm lời khen ngợi cụ thể về thành tích, đóng góp hoặc thái độ làm việc của nhân viên. Điều này giúp nhân sự cảm thấy được trân trọng và công nhận thực sự, không chỉ là một con số điều chỉnh khô khan.

Ví dụ:
“Với những nỗ lực vượt bậc trong quý vừa qua, đặc biệt là việc hoàn thành xuất sắc mục tiêu kinh doanh tháng 2, công ty quyết định điều chỉnh mức lương cho bạn từ 12.000.000 VNĐ lên 14.000.000 VNĐ.”

---

2. Cá nhân hóa nội dung thông báo

Thay vì gửi một mẫu thông báo chung, hãy cá nhân hóa nội dung để phù hợp với từng cá nhân, vị trí, lý do tăng lương. Điều này giúp nhân viên cảm thấy được quan tâm riêng biệt và khuyến khích họ tiếp tục phát triển.

Nếu sử dụng phần mềm HR như 1Office, bạn có thể dễ dàng:

• Cá nhân hóa thông báo theo từng người.

• Tự động gửi email nội bộ theo mẫu đã được thiết lập.

• Ghi nhận lịch sử tăng lương và đánh giá kèm theo.

---

3. Giao tiếp rõ ràng, minh bạch

Thông tin tăng lương nên được truyền đạt minh bạch, cụ thể về thời gian áp dụng, mức thay đổi và cơ sở đánh giá. Tránh gây hiểu lầm hoặc để lại cảm giác mơ hồ.

Gợi ý thể hiện minh bạch:

• “Mức lương mới sẽ có hiệu lực từ kỳ lương tháng 5, áp dụng từ ngày 01/05/2025.”

• “Quyết định tăng lương dựa trên kết quả đánh giá hiệu suất bán hàng 6 tháng đầu năm.”

---

4. Đảm bảo tính công bằng nội bộ

Tăng lương cho một cá nhân có thể gây phản ứng từ những nhân sự khác nếu không đảm bảo sự công bằng và minh bạch. Do đó:

• Nên xây dựng hệ thống đánh giá KPI hoặc OKR rõ ràng, công khai.

• Giải thích lý do tăng lương một cách hợp lý để tránh so sánh nội bộ.

Sử dụng công cụ như 1Office giúp đánh giá hiệu suất, năng lực minh bạch và có thể trích xuất báo cáo rõ ràng hỗ trợ quá trình xét duyệt lương.

---

5. Thời điểm thông báo rất quan trọng

Hãy chọn thời điểm thông báo hợp lý: trước ngày điều chỉnh lương hoặc cùng thời điểm đánh giá kết quả làm việc. Tránh thông báo quá trễ khiến nhân viên cảm thấy bị coi nhẹ.

Gợi ý:

• Gửi trước 5 – 10 ngày để nhân viên chuẩn bị tâm lý và có kế hoạch cá nhân.

• Tránh gửi vào cuối tuần hoặc sau giờ làm việc.

---

6. Gắn thông báo tăng lương với lộ trình phát triển

Một mẹo nâng cao hiệu quả thông báo là gắn kết nó với con đường phát triển dài hạn. Thay vì chỉ nói “tăng lương xong là xong”, hãy để nhân viên thấy rằng đây là kết quả xứng đáng và là bước đệm cho các nấc thang tiếp theo.

Ví dụ cách trình bày:

“Đây là bước tiến quan trọng trong hành trình nghề nghiệp của bạn tại công ty. Chúng tôi tin rằng bạn hoàn toàn có thể tiếp tục phát triển hơn nữa để đạt đến các cấp bậc cao hơn trong thời gian tới.”

---

Một thông báo tăng lương hiệu quả không chỉ là văn bản hành chính. Nó cần kết hợp sự chuyên nghiệp, tính cá nhân hóa và chiến lược động viên để truyền tải đúng thông điệp: “Chúng tôi công nhận bạn, và chúng tôi đồng hành cùng sự phát triển của bạn.”

Để quản trị lương hiệu quả và tự động hóa thông báo nội bộ, phần mềm 1Office là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp duy trì minh bạch, đồng nhất và tiết kiệm thời gian cho bộ phận nhân sự.

VII. Mẫu thông báo tăng lương, điều chỉnh lương mới nhất

1. Biểu mẫu thông báo tăng lương cho nhân viên

Mẫu thông báo này thường được sử dụng cho việc tăng lương thường niên hoặc điều chỉnh lương định kỳ áp dụng cho tất cả nhân viên trong doanh nghiệp. Hoặc khi nhà quản lý nhận thấy khả năng làm việc và thành tích đem lại trong công việc của nhân viên tốt, mang lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp thì cũng sẽ là căn cứ để đề xuất tăng lương. 

Nội dung của biểu mẫu thông báo tăng lương bao gồm các thông tin chi tiết về mức lương tăng, ngày bắt đầu áp dụng tăng lương và các yêu cầu thỏa thuận giữa hai bên sẽ được thể hiện rõ ràng trong thông báo này.

Tải xuống: [1OFFICE] Biểu mẫu quyết định tăng lương cho nhân viên.docx

2. Mẫu thông báo tăng lương, nâng bậc lương cho người có thâm niên

Mẫu thông báo tăng lương này thường được áp dụng cho các vị trí liên quan đến thời gian làm việc, kinh nghiệm trong nghề hoặc các chức vụ quản lý, cấp trưởng phòng, ban Giám đốc trong doanh nghiệp. Đồng thời khi doanh nghiệp muốn vinh danh và thúc đẩy những người lao động đã ổn định và làm việc ở công ty trong thời gian dài thì sẽ áp dụng mẫu tăng lương này.

Tải xuống: [1OFFICE] Mẫu thông báo tăng lương cho người có thâm niên.docx

3. Mẫu thông báo điều chỉnh lương tham gia BHXH, BHYT

Mẫu thông báo này nhằm thông báo cho nhân viên về việc điều chỉnh mức lương tham gia đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn – bệnh nghề nghiệp cho người lao động. 

Thường được áp dụng khi có sự thay đổi về quy định pháp luật liên quan đến Bảo hiểm Xã hội, khi mức lương của nhân viên thay đổi do tăng lương thường niên, nâng bậc lương, hoặc điều chỉnh theo hiệu suất làm việc. Mẫu thông báo này cũng có thể được sử dụng khi công ty muốn tối ưu hóa quyền lợi xã hội cho nhân viên bằng cách điều chỉnh mức lương tham gia BHXH.

Tải xuống: [1OFFICE] Mẫu thông báo điều chỉnh lương tham gia BHXH

4. Mẫu Email thông báo tăng lương, điều chỉnh lương

Gửi email về việc  thông báo mức lương của người lao động đã được điều chỉnh và cập nhật dựa trên các tiêu chí cụ thể như hiệu suất, đóng góp đặc biệt, hoặc điều chỉnh lương theo thị trường lao động. Hoặc liên quan đến các yếu tố như thay đổi vị trí công việc, nâng cao trình độ hoặc khả năng làm việc, thay đổi nhiệm vụ công việc…

Mẫu Email thông báo tăng lương, điều chỉnh lương được áp dụng với mọi vị trí, ngành nghề và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp. Đồng thời nó cung cấp chi tiết, đầy đủ về mức lương cũ, mức lương mới và thời điểm áp dụng.

Tải xuống: [1OFFICE] Mẫu Email thông báo tăng lương cho nhân viên.docx

VIII. Một số lưu ý về việc thông báo tăng lương cho nhân viên

1. Khi nào doanh nghiệp cần điều chỉnh thang lương trên hợp đồng?

Việc điều chỉnh thang lương trên hợp đồng nên được xem xét trong các trường hợp sau:

• Thăng chức hoặc nâng bậc lương: Khi nhân viên thăng chức hoặc nâng bậc lương do thâm niên làm việc, mức lương thường cần được điều chỉnh để phản ánh sự phát triển và hiệu suất công việc.
• Tăng lương thường niên: Các khoảng thời gian thường niên (như cuối năm) thường là cơ hội để điều chỉnh mức lương của nhân viên để đảm bảo tiến triển tài chính và động viên làm việc tốt hơn.
• Điều chỉnh theo thị trường lao động: Khi môi trường kinh doanh hoặc thị trường lao động thay đổi, việc điều chỉnh mức lương có thể cần thiết để cạnh tranh và giữ chân nhân viên.

2. Thẩm quyền quyết định tăng lương?

Thẩm quyền quyết định tăng lương thường thuộc về các cấp quản lý tùy theo chính sách của doanh nghiệp. Thường thì thẩm quyền quyết định tăng lương được ủy thác cho các cấp quản lý trực tiếp liên quan đến nhân viên, bên cạnh việc tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến việc điều chỉnh lương. Tuy nhiên quyền phê duyệt cuối cùng vẫn nằm trong tay ban Giám đốc của doanh nghiệp.

3. Ý nghĩa của việc thông báo tăng lương đối với doanh nghiệp

Việc tăng lương trong môi trường làm việc có ý nghĩa sâu sắc và đa chiều, không chỉ đối với cá nhân nhân viên mà còn đối với sự phát triển và thành công của tổ chức.

1. Động viên và khích lệ nhân viên, thể hiện sự công nhận và đánh giá công việc giúp họ cảm thấy tôn trọng và động viên để phấn đấu hơn trong công việc hàng ngày.
2. Duy trì nhân sự giỏi đồng thời tạo điều kiện thuận lợi để thu hút nhân tài mới, giảm nguy cơ mất nguồn nhân lực chất lượng.
3. Cân bằng giữa nhu cầu tài chính cá nhân và nhu cầu tài chính của cuộc sống giúp nhân viên tập trung vào công việc mà không phải lo lắng về vấn đề tài chính.
4. Thúc đẩy sự phát triển cá nhân và khuyến khích nhân viên học hỏi, nâng cao kỹ năng và đóng góp tích cực cho tổ chức.
5. Tạo động lực thăng tiến bởi tăng lương không chỉ thể hiện sự đánh giá công việc hiện tại, mà còn tạo động lực để nhân viên phấn đấu, cải thiện hiệu suất.
6. Tạo môi trường làm việc tốt hơn, tích cực hơn, tạo sự hài lòng và tinh thần đồng đội mạnh mẽ.

IX. Tạm kết

Thông báo tăng lương không đơn thuần là việc truyền tải một con số, mà còn là nghệ thuật trong quản trị nhân sự – nơi người lao động được công nhận và khích lệ đúng lúc. Một mẫu thông báo rõ ràng, minh bạch và giàu cảm xúc có thể củng cố niềm tin, giữ chân nhân tài và xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực.

Đừng để việc này trở thành một thủ tục khô khan. Hãy cá nhân hóa, thể hiện sự tôn trọng và sử dụng các công cụ hỗ trợ như phần mềm 1Office để quản lý lộ trình lương, lịch sử tăng lương và tự động hoá quá trình thông báo – giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng tính chuyên nghiệp.

Tăng lương là quyết định tài chính, nhưng thông báo tăng lương lại là một chiến lược nhân sự. Thực hiện đúng, bạn không chỉ giữ chân được người giỏi mà còn truyền cảm hứng để họ cống hiến nhiều hơn.