Xây dựng tiêu chí đánh giá thực hiện công việc của nhân viên hiệu quả

Nhân viên chính là một trong những yếu tố đầu vào quan trọng trong doanh nghiệp, chất lượng của đội ngũ nhân viên quyết định trực tiếp đến việc phát triển của công ty. Do vậy, đánh giá thực hiện công việc của nhân viên là một việc không thể thiếu trong doanh nghiệp. Để hiểu hơn về những tiêu chí đánh giá thực hiện công việc của nhân viên, cùng 1Office tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây.

I. Đánh giá thực hiện công việc là gì?

Đánh giá thực hiện công việc là phương pháp hỗ trợ quản lý giám sát, theo dõi nhân viên có thực hiện đúng theo yêu cầu & mục tiêu mà công ty hướng tới hay không. Điều này giúp cho nhà quản lý dễ dàng hơn trong việc xây dựng kế hoạch cho nhân viên, phòng ban, tổ chức trong tương lai.

II. Tại sao cần đánh giá thực hiện công việc của nhân viên

Nhiều doanh nghiệp đã xảy ra hao phí rất nhiều khi không đánh giá thực hiện công việc của nhân viên hiệu quả. Do đó đánh giá là rất quan trọng vì:

1. Giúp nhân viên ý thức năng lực và phấn đấu 

Sở hữu một hệ thống đánh giá năng lực thực hiện công việc cụ thể sẽ cho ra những kết quả minh bạch và rõ ràng về sự tiến bộ hay sai sót của nhân viên trong quá trình thực hiện công việc. Kết quả này sẽ là bằng chứng để nhân viên có thể đánh giá xem bản thân trong quá trình thực hiện công việc đã làm tốt hay chưa, có xứng đáng với mức lương/ thưởng/ phạt mà bản thân nhận hay không. Đó là những cơ sở quan trọng để nhân viên xác định và khắc phục các nhược điểm của mình, tạo cho nhân viên những cơ hội chia sẻ, học hỏi với các cấp quản lý cấp cao.

2. Tăng khả năng hoàn thành công việc của nhân viên

Có bảng đánh giá thực hiện công việc sẽ là cơ sở căn cứ giúp nhân viên có động lực hoàn thành các nhiệm vụ, công việc được giao và hiểu hơn về năng lực làm việc của mình khi có thể tự nhìn thấy, đo lường được sự tiến bộ của mình. Bên cạnh đó, kết quả thực hiện công việc sẽ là tiền đề giúp quản lý dễ dàng xác định những nút thắt trong hoạt động kinh doanh, hỗ trợ phân bổ nguồn nhân lực, giúp công việc chung được thực hiện theo đúng tiến độ cũng như đảm bảo nguồn chi phí dự tính.

Nếu như bạn đang loay hoay đi tìm một giải pháp để có thể theo dõi tiến độ công việc của nhân viên, cùng 1Office tìm hiểu ngay trong bài viết sau: Theo dõi tiến độ công việc

3. Tạo động lực khi làm việc

Tùy thuộc vào đặc thù lĩnh vực và quy mô của từng doanh nghiệp mà áp dụng các công cụ và phương pháp để đánh giá chính xác hiệu quả thực hiện công việc của nhân viên khác nhau. Khi bộ phận quản lý thực hiện tốt công tác đánh giá và nắm bắt chính xác khả năng thực hiện công việc của nhân viên hay bộ phận sẽ góp phần giúp nhân viên nhìn nhận rõ hoạt động đang diễn ra đồng thời phát hiện kịp thời những sai lầm, thúc đẩy họ làm việc đạt hiệu quả cao hơn.

4. Giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan, đánh giá nhân viên tốt hơn

Trong quá trình đánh giá công việc của nhân viên, người đánh giá có thể áp dụng các tiêu chí đánh giá khác nhau nhưng vẫn phải đảm bảo tính khách quan khi đánh giá. Do vậy, việc thiết lập một hệ thống đánh giá thực hiện công việc bài bản là điều cần thiết trong doanh nghiệp.

Hệ thống đánh giá thực hiện công việc nhân viên là một công cụ khuyến khích nhà quản lý đưa ra ý kiến phản hồi đầy đủ cần thiết hay thích đáng đối với bộ phận, nhân viên cấp dưới, giúp cho nhân viên có thể điều chỉnh kịp thời, đúng theo hướng có lợi nhất cho bản thân cũng như mục tiêu chung của doanh nghiệp mà họ đang hoạt động.

III. Quy trình đánh giá thực hiện công việc

Bước 1: Xác định yêu cầu cơ bản của việc đánh giá

Trước khi đi vào đánh giá, bạn cần xác định xem mục tiêu mà mình hướng tới khi đánh giá công việc là gì. Ví dụ như việc đánh giá này nhằm giúp rà soát để lên kế hoạch đào tạo, phát triển năng lực nhân viên hay đánh giá nhằm giúp công ty có căn cứ để xét tăng lương thưởng cho nhân viên… Mỗi yêu cầu đánh giá khác nhau sẽ ảnh hưởng tới các bước thực hiện đánh giá tiếp theo.

Chỉ khi xác định được yêu cầu đánh giá rõ ràng, cụ thể, bạn mới có thể tiến hành đánh giá chính xác, đúng yêu cầu đề ra. Việc chưa rõ yêu cầu nhưng đã tiến hành ngay việc đánh giá cũng gần giống như việc bạn dò dẫm đi trên đường tối mà chưa rõ mục đích, điểm đến hướng tới của mình là gì.

Bước 2: Xác định phạm vi đánh giá thực hiện công việc

Khi đã xác định được mục tiêu của việc đánh giá là gì thì đến bước này, bạn sẽ xác định phạm vi, phương diện đánh giá mà mình hướng tới. Việc xác định được phạm vi đánh giá sẽ giúp kết quả đánh giá chính xác, khách quan và cũng hạn chế việc lãng phí nguồn lực không đáng có. 

Bước 3: Hoàn thiện tài liệu để phục vụ cho việc đánh giá 

Trong thực tế, khi thực hiện đánh giá thường xảy ra những khó khăn sau

– Không rõ ràng các tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc

– Không có đủ tài liệu để đánh giá

Thế nên một bộ tài liệu đánh giá công việc hoàn thiện sẽ giúp cho việc đánh giá diễn ra công bằng, minh bạch hơn. 

Bước 4: Xác định rõ ràng các giai đoạn và bước thực hiện

Thường thì quy trình đánh giá sẽ gồm 3 bước như sau:

– Chuẩn bị các tài liệu liên quan, xây dựng các tiêu chí rõ ràng

– Thực hiện đánh giá theo các tiêu chí đã đề ra

– Tổng kết lại quá trình thực hiện và kết quả

Bước 5: Chọn lọc các phương pháp đánh giá phù hợp

Tùy vào từng đặc thù của doanh nghiệp mà các phương pháp đánh giá có thể khác nhau. Chúng ta phải chọn ra được phương pháp phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình thì mới có thể đảm bảo kết quả chính xác, công bằng, minh bạch.

Hiện nay có khá nhiều các phương pháp đánh giá khác nhau mà ta có thể kể tới như

– Phương pháp đánh giá bằng đồ họa 

– Phương pháp danh mục kiểm tra

– Phương pháp ghi chép lại những sự kiện quan trọng

– Phương pháp tường thuật

– Phương pháp đánh giá hành vi

Xem thêm: Kaizen là gì? Cách ứng dụng Kaizen trong doanh nghiệp hiệu quả nhất

Bước 6: Huấn luyện/ training nhà quản lý về kỹ năng đánh giá nhân viên

Để đánh giá thực hiện công việc của nhân viên là một việc không hề dễ dàng, do vậy nhà quản lý cần phải thật chắc các kỹ năng, tiêu chuẩn đánh giá nhân viên. Các cấp quản lý nếu không có sự đào tạo cẩn thận, trong quá trình đánh giá, việc đánh giá theo cảm tính vẫn dễ dàng xảy ra. 

Để thực hiện đánh giá đúng, cụ thể quá trình thực hiện công việc của nhân viên, nhà quản lý nên lưu ý một số chi tiết:

– Nhìn nhận toàn diện, đầy đủ quá trình thực hiện công việc của nhân viên

– Hiểu rõ mục tiêu công việc, các công việc mà nhân viên phụ trách trước khi tiến hành đánh giá

– Tiến hành đánh giá nhân viên trên tinh thần tôn trọng, lắng nghe ý kiến thay vì áp đặt

– Hướng việc đánh giá đến mục tiêu tối ưu hóa công việc, nâng cao năng suất và năng lực của nhân viên chứ không nhằm phán xét hay chỉ trích nhân viên.

Bước 7: Thảo luận cùng nhân viên về nội dung & phạm vi đánh giá

Khó có thể đánh giá công việc nhân viên chính xác nếu chính nhân viên đó không hiểu bạn muốn đánh giá nội dung gì, phạm vi nào. Do vậy, bạn nên thảo luận, làm rõ với nhân viên về nội dung và phạm vi đánh giá.

Để đạt được kết quả theo mục tiêu đề ra, bạn nên thảo luận với nhân viên trước về các tiêu chí như:

– Mục đích của đợt đánh giá này là gì

– Các tiêu chí đáng giá ra sao

– Phạm vi đánh giá diễn ra từ thời gian nào tới thời gian nào

– Nhóm nhân viên nào sẽ bị đánh giá

Bước 8: Thực hiện đánh giá dựa vào tiêu chuẩn đã đề ra trong thực hiện công việc

Sau khi thiết lập được các tiêu chuẩn đánh giá, bạn có thể áp dụng các tiêu chuẩn mẫu này để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên. Khi chưa xây dựng được tiêu chuẩn mẫu đánh giá phù hợp, việc đáng giá sẽ khó có thể có kết quả cụ thể, nó dễ dẫn tới tình trạng đánh giá cảm tính, thiếu căn cứ.

Bước 9: Trao đổi với nhân viên về kết quả đánh giá

Thảo luận với nhân viên về kết quả không chỉ cung cấp cho họ biết kết quả đánh giá mà còn để thống nhất, cùng tìm ra phương hướng, hành động để khắc phục những điểm hạn chế cũng như phát huy những điểm tích cực trong công việc hiện tại.

Bước 10: Xây dựng mục tiêu và thử thách mới cho nhân viên

Nếu một mục tiêu mà nhân viên bạn thực hiện hết năm này qua năm khác, thì họ không những đạt được những sự tiến bộ hay bước tiến nào trong công việc hiện tại, mà về lâu về dài nhân viên sẽ dần chán công việc đang làm. 

Điều đó làm cho công ty cũng khó có những bước tiến vượt trội trong tương lai nếu không có những nhân viên liên tục sáng tạo, dám chấp nhận thử thách và chinh phục những mục tiêu mới. Do đó, việc xây dựng mục tiêu và kết quả mới cho nhân viên là điều vô cùng cần thiết. Điều này giúp doanh nghiệp của bạn liên tục tối ưu hóa nguồn lực để chuẩn bị cho những bước phát triển trong dài hạn.

IV. Những yếu tố không thể thiếu khi đánh giá thực hiện công việc

Đánh giá thực hiện công việc của nhân viên ở mỗi doanh nghiệp có thể có những điểm khác biệt, tùy chỉnh cho phù hợp với đặc thù mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, dù bạn đi theo quy trình nào thì nó cũng cần đáp ứng các yếu tố như:

– Rõ ràng: Quy trình chuẩn xác, phù hợp sẽ giúp việc thực hiện công việc của nhân viên đạt chất lượng tốt hơn.

– Quy trình: Quy trình đánh giá thực hiện công việc cần đảm bảo các thành viên trong công ty của bạn có thể phối hợp thuận lợi, đúng trình tự.

– Kiểm soát: Quy trình đánh giá cần giúp nhà quản lý có thể kiểm soát, đánh giá được tiến độ, chất lượng công việc. Nghĩa là bạn cần so sánh kết quả làm việc của nhân viên với tiêu chí đánh giá của quy trình là từ đó có thể xác định rõ nhân viên đang làm việc như thế nào.

Trong quá  trình thực hiện công việc liệu bạn có còn gặp những tình trạng như quá tải, thường xuyên miss việc, chậm deadline. Bạn có thể tìm hiểu ngay cách phân bổ thời gian hợp lý để đạt kết quả tốt nhất tại: Phần mềm xếp lịch làm việc 

V. Khó khăn thường gặp và hướng xử lý khi xây dựng quy trình thực hiện công việc

Thực tế, việc triển khai đánh giá thực hiện công việc tại nhiều doanh nghiệp cũng không dễ dàng. Bạn có thể gặp một số khó khăn như:

1. Lo sợ xây dựng quy trình mất thời gian

Nhân viên trong công ty có thể có tâm lý lo sợ khi xây dựng quy trình đánh giá sẽ mất thời gian. Họ cho rằng các phòng ban/ bộ phận và từng cá nhân có thể trao đổi trực tiếp với nhau để giải quyết vấn đề. Thực tế, quy trình đánh giá công việc có vai trò rất lớn với doanh nghiệp. Việc xây dựng quy trình có thể khó khăn vì thời gian đầu sẽ mất rất nhiều thời gian để xây dựng và áp dụng vào doanh nghiệp. 

2. Quy trình không mang tính cập nhật

Trong quá trình xây dựng đánh giá, nhân viên của bạn có thể lo ngại quy trình đó không có tính cập nhật. Như vậy, công việc nhân viên sẽ theo một lối mòn.

3. Quy trình đánh giá thực hiện công việc không hiệu quả

Quy trình đánh giá của công ty bạn có thể cũng không tạo được hiệu quả đáng kể, rõ rệt do hệ thống tài liệu sơ sài, không phản ánh thực tế, ít biểu mẫu. Do vậy, kết quả đánh giá nhận được khá khó để có thể đo lường, phản ánh được quá trình thực hiện công việc của nhân viên.

Việc đánh giá thực hiện công việc sẽ giúp nhà quản lý và cả nhân viên cùng hiểu rõ được công việc có đang được diễn ra theo đúng theo yêu cầu và đạt được hiệu quả hay không. Vì vậy, quy trình đánh giá không hiệu quả có thể tạo áp lực lên nhân viên của bạn. Ngược lại, khi thực hiện quy trình đánh giá đúng, phù hợp có thể mở ra khả năng giải phóng quản lý khỏi xử lý sự vụ thường nhật, giúp nhân viên chủ động và hiệu quả hơn trong công việc.

Nếu bạn cần thêm thông tin hay tư vấn về giải pháp để quản lý, đánh giá công việc, bạn có thể liên hệ với 1Office. Đội ngũ chuyên gia của 1Office luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn cải thiện hiệu quả công việc tổng thể của doanh nghiệp.

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA