11 bước xây dựng và quản lý quy trình làm việc bứt phá 65% tăng trưởng cho doanh nghiệp

Xây dựng quy trình làm việc là điều bắt buộc phải có nếu bạn muốn doanh nghiệp của mình hoạt động trơn tru, hiệu quả. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc xây dựng quy trình làm việc. Bạn hãy cùng 1Office tìm hiểu 11 bước xây dựng và quản lý quy trình làm việc hiệu quả bứt phá 65% tăng trưởng cho doanh nghiệp trong bài viết sau nhé!

I. Quy trình làm việc là gì?

Quy trình làm việc được hiểu là hướng dẫn, quy định thực hiện các bước của công việc theo một tiêu chuẩn được đặt ra để đạt được mục đích của công việc. Ngoài ra quy trình công việc có thể thay đổi và tối ưu hóa theo từng giai đoạn để phù hợp với yêu cầu và công việc mới của doanh nghiệp.

Xây dựng quy trình làm việc là điều quan trọng trong doanh nghiệp

Thực hiện công việc theo quy trình bảo đảm chất lượng, tiến độ và năng suất. Một quy trình làm việc chuẩn và chuyên nghiệp nếu được thực hiện tốt sẽ đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Một số lợi ích đó là:

• Đảm bảo công việc được vận hành trơn tru
• Nâng cao hiệu suất và hiệu quả làm việc của nhân viên trong doanh nghiệp
• Giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành nhờ các đầu việc đã được chuẩn hóa theo thứ tự
• Tiết kiệm thời gian, chi phí cho những khâu không cần thiết nhờ cải tiến các hoạt động vận hành

Đọc thêm: Quản lý tiến độ dự án là gì? Quy trình quản lý tiến độ dự án hiệu quả cho các PM – PMA

II. 11 bước xây dựng và quản lý quy trình làm việc bạn cần biết

1. Xác định nhu cầu của quy trình làm việc

Bước đầu tiên bạn cần xác định nhu cầu của quy trình làm việc:

• Nâng cấp hệ thống.
• Áp dụng tiêu chuẩn mới.
• Do yêu cầu của các cấp quản lý…
• Tái cấu trúc.

Xác định nhu cầu của quy trình làm việc

2. Xác định mục đích quy trình làm việc

Việc xác định mục đích sẽ giúp doanh nghiệp xác định được các bước để thực hiện công việc, phương pháp kiểm soát, tần suất công việc, thời gian thực hiện,…

• Quy trình cần tuân thủ các mục tiêu/chính sách của tổ chức như thế nào?
• Bạn cần xác định bản chất của quy trình là gì?
• Ý nghĩa: toàn bộ các bước công việc, phương pháp kiểm soát, tần suất, thời hạn sẽ dựa trên mục đích setup quy trình làm việc.

Xem thêm: Phần mềm quản lý tiến độ công việc 1Office – Giải pháp phân công và đánh giá công việc tốt nhất

3. Xác định phạm vi quy trình làm việc

Tiếp theo, bạn cần phải xác định phạm vi quy trình làm việc:

• Xác định phạm vi sẽ giúp doanh nghiệp khoanh vùng được đối tượng cần thực hiện và tuân thủ quy trình làm việc được đề ra.
• Phạm vi điều chỉnh có thể là toàn bộ tổ chức, theo bộ phận hay theo cá nhân, theo không gian, thời gian, lĩnh vực…

Xác định phạm vi quy trình làm việc

4. Xác định số bước công việc trong quy trình làm việc

Để xây dựng tốt quy trình làm việc, bạn cần xác định số bước công việc cần làm:

• Số bước của một quy trình có thể được xác định tùy thuộc vào tính chất của công việc đó.
• Quy trình có quá nhiều bước sẽ dẫn đến rắc rối trong việc kiểm soát, ngược lại thì sẽ dẫn đến không đủ để kiểm soát.
• Thực tế, một quy trình có thể từ 5 – 20 bước, tuy nhiên nên từ 8-15 bước là phù hợp.

Để phân tích các bước trong một quy trình, cần dựa vào các yếu tố sau:

• Input: đầu vào của quy trình gồm những yếu tố nào?
• Output: đầu ra của quy trình gồm cấu thành của các yếu tố nào?
• Tiếp theo dùng phương pháp 5W+1H và 5M để làm rõ vấn đề.

Xác định số bước công việc trong quy trình làm việc

Nhiều doanh nghiệp thường áp dụng công thức 5W-1H-5M để phân tích các bước của một quy trình làm việc:

• What? Nội dung công việc là gì?
• Why? Mục tiêu, yêu cầu của công việc là gì?
• Who? Xác định ai là người thực hiện công việc?
• When? Xác định thời gian thực hiện công việc.
• Where? Xác định địa điểm, nơi thực hiện
• How? Thực hiện như thế nào?

Tham khảo ngay: 7+ app quản lý công việc được sử dụng nhiều nhất

Phương pháp 5M (xác định các nguồn lực):

• Man: Nguồn nhân lực
• Money: Tài chính
• Machine: Máy móc/ Công nghệ
• Material: Hệ thống cung ứng
• Method: Phương pháp làm việc

Hãy sử dụng phương pháp 5M (xác định các nguồn lực)

Tham khảo ngay: Cách lập bảng tiến độ công việc bằng Excel đơn giản giúp nhà quản trị X2 hiệu quả quản lý

5. Xác định các điểm kiểm soát quy trình làm việc

Việc xác định các điểm kiểm soát chính là thực hiện chức năng kiểm tra của nhà quản trị:

• Việc xác định các điểm kiểm soát chính là thực hiện chức năng kiểm tra của nhà quản trị.
• Về nguyên tắc có bao nhiêu bước công việc, sẽ có bấy nhiêu điểm kiểm soát, nhưng do các nguồn lực không đủ, do vậy tổ chức chỉ thiết lập các điểm kiểm soát trọng yếu.
• Các điểm kiểm soát trọng yếu tuân theo quy tắc Pareto 80/20.

Đọc thêm: Bí quyết quản lý công việc hiệu quả hơn

6. Xác định người thực hiện công việc

Mỗi bước công việc, cần phải xác định bước đó do bộ phận/cá nhân nào thực hiện:

• Nhân sự thực hiện công việc có đủ trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm hay không?
• Có nhiều quy trình, cần xác định chặt chẽ hơn qua: người thực hiện chính, người thực hiện phụ, người hỗ trợ.

7. Xác định tài liệu phải tuân theo và hồ sơ

Một quy trình sẽ không thể hoàn thiện được nếu thiếu đi những tài liệu hướng dẫn tuân thủ và sử dụng.

Quy trình làm việc trong doanh nghiệp sau khi hoàn thành cần được kèm theo bản giải thích các định nghĩa, thuật ngữ trong quy trình, diễn giải các từ ngữ viết tắt để người đọc hiểu được.

Nếu quy trình có các biểu mẫu kèm theo thì cần quy định rõ các biểu mẫu, các thông tin, quy định biểu mẫu nằm trong nội dung nào.

8. Xác định phương pháp kiểm soát các bước công việc

Trong quá trình xây dựng hệ thống quy trình làm việc, nhà quản lý cần xác định một số phương pháp để kiểm tra, kiểm soát toàn bộ quy trình để đảm bảo đánh giá đúng mức độ tối ưu và đưa ra những cải tiến phù hợp cho bộ máy vận hành.

Xác định phương pháp kiểm soát các bước công việc

• Nhiều tổ chức đưa bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu của hệ thống, nhưng nhiều tổ chức chỉ coi nó là công cụ hỗ trợ cho việc setup quá trình.

• Bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu riêng, phục vụ cho việc diễn giải quá trình.

Đối với việc xác định phương pháp kiểm tra, các yếu tổ cần quan tâm bao gồm:

• Những bước cần thực hiện kiểm tra
• Những điểm trọng yếu cần kiểm tra
• Người thực hiện kiểm tra
• Tần suất kiểm tra

Đọc thêm: 6 ưu điểm của công cụ quản lý quy trình công việc

9. Xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm

Tiếp theo, bạn cần xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm:

• Xác định mục đích của thử nghiệm là xác định xem các công việc có thực hiện đúng theo tiêu chuẩn đề ra hay không?
• Pre – test: Đây là giai đoạn làm thử, sản xuất thử, một trong các điểm quan trọng nhất của phương pháp thử nghiệm.
• Test trong quá trình thực hiện.
• Đo lường tính khả thi của quy trình

Các nội dung trong bảng kiểm tra thử nghiệm: Công đoạn, điểm kiểm soát, thiết bị sử dụng, tần suất, tài liệu hướng dẫn, người kiểm tra, hồ sơ…

Xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm

10. Mô tả/diễn giải các bước công việc

Bước tiếp theo là mô tả/diễn giải các bước công việc:

• Là mô tả cụ thể các bước trong quy trình làm việc.
• Cách thức thực hiện các bước công việc như thế nào?
• Trong trường hợp việc diễn giải cách thức (how) thực hiện quá phức tạp, dài thì cần một tài liệu riêng để hướng dẫn thực hiện.

Đọc thêm: 10 nguyên nhân gây mất tập trung trong công việc

11. Hoàn thiện phần định nghĩa, tài liệu tham khảo, biểu mẫu kèm theo

Cuối cùng, bạn cần phải hoàn thành định nghĩa, tài liệu tham khảo và biểu mẫu đính kèm:

• Định nghĩa: giải thích ý nghĩa các thuật ngữ trong quy trình, diễn giải các từ viết tắt.
• Biểu mẫu kèm theo: xác định quy trình gồm những biểu mẫu nào kèm theo, mã số?

III. Bí quyết quản lý quy trình làm việc hiệu quả dành cho doanh nghiệp Việt

Xây dựng quy trình làm việc là một việc làm quan trọng của doanh nghiệp nếu muốn vận hành trơn tru, hiệu quả.

Để xây dựng quy trình làm việc diễn ra nhanh chóng, hiệu quả hơn, doanh nghiệp cũng có thể nhờ đến sự trợ giúp của những phần mềm tạo lập quy trình làm việc.

Thấu hiểu khó khăn của các doanh nghiệp trong thời kỳ chuyển đổi số, 1Office mang đến giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp gồm bộ công cụ số hóa giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả công việc, quản lý công việc, dự án, chiến dịch, từ đó tiết kiệm được thời gian, chi phí và các nguồn lực khác.

1Office – Giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp

Đây chính là công cụ đắc lực giúp các nhà lãnh đạo quản lý doanh nghiệp một cách dễ dàng.

Với bộ công cụ Workplace, các bộ phận có thể dễ dàng tìm kiếm và sàng lọc thông tin. Người quản lý có thể tiếp cận theo dõi tiến độ của công việc, dự án mà không cần phải trực tiếp có mặt.

1Office hỗ trợ người dùng lập kế hoạch công việc cụ thể và thực tế, để vận hành nhanh chóng, đem lại hiệu quả cao.

Vì đã số hóa quy trình công việc trên phần mềm nên hệ thống liên kết chặt chẽ với hệ thống dữ liệu nhân sự cho phép người dùng giao việc theo vị trí, phòng ban một cách thuận tiện, rút ngắn thời gian và tiết kiệm công sức.

Khi giao việc xong, công việc sẽ tự động cập nhật vào lịch biểu cá nhân. Nhân viên cũng nhận được thông báo ngay khi có việc, chấm dứt tình trạng quên hay bỏ sót công việc. Từng cá nhân có thể chủ động với công việc của mình.

Hệ thống sẽ hiển thị chi tiết toàn bộ quy trình và người thực hiện từng bước, kịp thời phát hiện và xử lý khi có sự cố xảy ra.

Người trước sau khi thực hiện bước của mình sẽ nhấn nút chuyển trạng thái Hoàn thành. Thông báo sau đó sẽ được gửi đến người thực hiện bước tiếp theo.

Dựa trên cài đặt thời hạn thực hiện quy trình ban đầu, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo tới các thành viên trong quy trình để nhắc nhở công việc.

Ngoài ra, dựa vào quy trình đã số hóa mà người mới đến nhận việc sẽ dễ dàng nắm bắt công việc của mình, giúp tiết kiệm thời gian đào tạo.

Đây chính là công cụ đắc lực giúp các nhà lãnh đạo quản lý doanh nghiệp một cách dễ dàng

Giải pháp của 1Office có thể sử dụng trên đa nền tảng khác nhau từ máy tính, điện thoại đến máy tính bảng. Bởi vậy, dù ở bất cứ nơi đâu, chỉ cần kết nối Internet là nhà quản lý có thể kiểm soát được toàn bộ công việc của các Phòng ban/Vị trí.

Việc quản lý trở nên thuận tiện vì phân hệ quản lý công việc của 1Office nằm trong và liên kết trực tiếp với các phân hệ khác: Liên kết thu chi để tính toán lỗ/lãi trên từng dự án, liên kết KPI để thực hiện tính lương, thưởng.

Ngoài ra, thay vì trao đổi trong nhóm khiến tin nhắn bị trôi mất, người dùng có thể thảo luận trực tiếp ngay dưới kế hoạch và quy trình mỗi công việc.

Hơn nữa, người dùng có thể đính kèm tệp tài liệu hay bổ sung hình ảnh để làm tư liệu làm việc, giúp công việc trôi chảy hơn.

Hệ thống còn cho phép tạo các sự kiện và mời những người khác tham gia. Sự kiện sẽ được tự động thêm vào lịch công việc của người tham gia.

Với 1Office, nhà quản lý có thể đo lường hiệu quả của từng quy trình một cách nhanh chóng và chuẩn xác dựa trên những dữ liệu đã được số hóa.

Báo cáo trực quan dưới dạng màn hình như Dashboard, báo cáo động. Từ báo cáo, quản lý có thể đánh giá hiệu quả, hiệu suất làm việc của nhân viên một cách chính xác.

Báo cáo trực quan dưới dạng màn hình như Dashboard

Nhờ vậy, nhà quản lý có một cái nhìn tổng thể, khách quan để kịp thời cải tiến quy trình và đào tạo năng lực chuyên môn của nhân viên, từ đó nâng cao hiệu suất công việc.

Không chỉ giúp tiết kiệm thời gian làm việc và quản lý, 1Office còn giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất lao động lên rất nhiều. Bên cạnh đó, chi phí hợp lý và linh hoạt cũng là một trong những yếu tố khiến nhiều doanh nghiệp lựa chọn 1Office.

Ngoài ra, 1Office đã được Bộ Thông tin và Truyền thông lựa chọn là nền tảng tiên phong trong chương trình chuyển đổi số quốc gia, là giải pháp mang lại hiệu quả bền vững cho các doanh nghiệp.

1Office hy vọng bài viết này đã giúp các bạn hiểu hơn về các bước xây dựng quy trình làm việc cho doanh nghiệp và có thêm thông tin, kiến thức cho mình để ứng dụng vào các công việc trong tương lai.

Ngoài ra, nếu bạn đang gặp khó khăn trong công tác xây dựng và quản lý công việc, hãy đăng ký dùng thử để nhận tư vấn, 1Office sẽ hỗ trợ bạn giải quyết khó khăn một cách nhanh chóng!

Đọc thêm:

Quản trị yếu kém  – “Covid 19” trong doanh nghiệp