5 Kinh nghiệm “xương máu” trong quản lý xưởng sản xuất

Kinh nghiệm quản lý xưởng sản xuất giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo chất lượng, tiến độ, quá trình tạo ra hàng hóa. 

Công xưởng sản xuất hoạt động để làm ra hàng hóa, nhu yếu phẩm cho cuộc sống con người. Đảm bảo quá trình sản xuất được trơn tru phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Đó là: hoạch định kế hoạch, triển khai sản xuất, quản trị công nhân, vật tư, máy móc … Trong đó, kinh nghiệm quản lý xưởng sản xuất là yếu tố quan trọng, quyết định đến thành công và thất bại của xưởng sản xuất.

Mục lục:

• Xưởng sản xuất và những điều cần biết
• Quy trình quản lý xưởng sản xuất

• Những kinh nghiệm xương máu mà nhà quản lý xưởng sản xuất cần biết
• • Quản trị kho vật liệu, thiết bị
  • Quản trị cơ cấu vận hành của xưởng
  • Quản trị công đoạn sản xuất
  • Quản trị thành phẩm sản xuất
  • Quản trị nhân công sản xuất
• Sử dụng 1Office – Nền tảng quản trị xưởng sản xuất tổng thể

Xưởng sản xuất và những điều cần biết

Xưởng sản xuất có quy mô rộng lớn, tổng kết nhiều nguồn lực khác nhau. Tại đó có nhân công, máy móc, vật liệu, … để sản xuất, lưu trữ và chuyển kho hàng hóa. 

Xí nghiệp hay công ty sẽ có nhiều phân xưởng khác nhau, theo mục đích sản xuất khác nhau. Quản lý quá trình sản xuất giúp tạo ra hàng hóa và sản phẩm theo yêu cầu. Người ta thường chia xưởng sản xuất thành các loại: 

• Xưởng cơ bản
• Xưởng phụ
• Xưởng phụ trợ
• Xưởng phụ thuộc

Xưởng là khối sản xuất độc lập của doanh nghiệp theo tùy loại hình kinh doanh. Việc quản lý xưởng sản xuất ảnh hưởng đến năng suất quản lý, hiệu suất sản xuất. Điều này đòi hỏi quản đốc phải cực kỳ chỉn chu, tích lũy nghiệp vụ, kinh nghiệm quản lý xưởng sản xuất để nâng cao hiệu quả.

Quy trình quản lý xưởng sản xuất

Phân tích khả năng sản xuất

Năng lực hay khả năng sản xuất là định mức sản xuất tối đa trong một quỹ thời gian nhất định. Việc này dựa vào hệ thống nguồn lực đang có như: nhân công, vật tư, nguyên vật liệu ….. Khả năng sản xuất có thể áp dụng cho nhiều đối tượng khác nhau: xưởng, giai đoạn sản xuất, ..Hoặc có thể áp dụng cho cả hệ thống sản xuất.

Khả năng sản xuất sẽ thay đổi nếu quy mô xưởng, nhân công, vật tư, công nghệ sản xuất thay đổi. Vậy nên khả năng suất mang tính biến đổi linh hoạt. Những khía cạnh ảnh hưởng đến khả năng sản xuất chính là: 

• Nhân lực
• Vật tư thiết bị
• Hoạt động quản lý hệ thống sản xuất

Dự trù nguyên vật liệu

Dự trù nguyên vật liệu là việc xác lập hàng tồn kho, ước chừng định mức nguyên vật liệu thô cần thiết. Để từ đó sản xuất để hoàn thành sản xuất sản phẩm. Bước này sẽ bảo đảm việc tồn kho hợp lý, tránh tốn kém và đáp ứng yêu cầu sản xuất. Việc này yêu cầu cần thiết lập kế hoạch chính xác dựa trên thiết bị, vật liệu một cách chặt chẽ.

Mục đích của việc dự trù nguyên vật liệu trong quản trị hệ thống sản xuất: 

• Hạn chế việc tồn kho bất hợp lý
• Tối ưu thời gian sản xuất khi biết được lượng vật liệu cung ứng và lượng dự trù kho
• Giảm rủi ro về tồn đọng vốn, trì trệ hệ thống sản xuất

• Quản trị công đoạn sản xuất

Để giảm thiểu những rủi ro phát sinh, người quản trị phải xây ra các công đoạn chi tiết của sản xuất. Và giám sát thực hiện nó để quy trình sản xuất được thực hiện nghiêm ngặt, đúng đắn. Từ đó người quản lý có thể kiểm soát, nắm bắt được thực tế, đưa ra các bước hành động tiếp theo.

• Kiểm soát chất lượng sản phẩm

Sản phẩm giống như vẻ bề ngoài. Người người tiêu dùng dựa vào đó để đánh giá chất lượng, uy tín doanh nghiệp. Xưởng sản xuất đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát chất lượng đầu ra của sản phẩm. Mỗi sản phẩm khác nhau sẽ có bộ tiêu chí khác nhau để đánh giá về mẫu mã, kích thước, thành phần, chủng loại… 

Kinh nghiệm quản lý xưởng sản xuất giúp quản đốc dễ dàng phân loại, theo dõi và đánh giá kịp thời về đầu ra của sản phẩm.

Những kinh nghiệm quản lý xưởng sản xuất 

• Quản trị kho vật liệu, thiết bị

Quản trị kho là việc nhà quản lý thực hiện các nghiệp vụ để quản lý vật tư, nguyên liệu, thiết bị phục vụ sản xuất. Công tác quản lý kho sẽ giúp việc đi đúng tiến độ sản xuất. Nhiều xưởng xí nghiệp phân loại kho nguyên liệu, máy móc chồng chéo dẫn đến việc thất lạc, hỏng hóc hay giảm chất lượng thiết bị. Đến khi cần tìm lại để sản xuất lại không có, gây tốn thời gian tìm kiếm.

Quản lý kho khoa học theo phương thức hiện đại sẽ giúp kiểm soát và phân loại thiết bị, máy móc đúng chỗ, đúng nguồn. Từ đó giúp bảo quản, vận chuyển được dễ dàng hơn. 

• Quản trị cơ cấu vận hành của xưởng

Mỗi nhà xưởng có một cơ cấu vận hành khác nhau tùy vào mục đích sản xuất. Thiết lập cơ cấu vận hành xưởng sẽ giúp nhà quản lý phân chia nhiệm vụ nhân công dễ dàng hơn theo chuyên môn hóa. Từ đó kiểm soát tiến độ sản xuất và hiệu quả rõ ràng. 

Cơ cấu quản trị của doanh nghiệp sản xuất liên quan đến quy mô và chức năng sản xuất. Có thể chia theo tổ, đội, nhóm theo năng lực riêng biệt. Người quản lý sẽ phân quyền quản lý theo cơ cấu của từng nhóm khác nhau và thường xuyên kiểm tra hiệu quả, năng suất theo từng nhóm.

• Quản trị phân đoạn sản xuất

Hệ thống sản xuất gồm nhiều phân đoạn sản xuất khác nhau. Người có kinh nghiệm quản lý xưởng sản xuất sẽ chia theo từng phân đoạn để quản lý về tiến độ, chất lượng, nhân sự….

Quá trình này đòi hỏi sự tỉ mỉ, chính xác và cập nhật từng thời điểm liên tục. Phân đoạn trước hoàn thành kịp thời và chuẩn chỉ sẽ tiết kiệm thời gian và gia tăng hiệu suất cho phân đoạn sau.

• Quản trị thành phẩm sản xuất

Nếu thiết bị, vật tư hay máy móc là dầu vào của sản xuất thì hàng hóa chính là đầu ra thành quả. Nhà quản lý cần kiểm soát chặt chẽ số lượng và chất lượng sản phẩm tạo ra bởi điều này sẽ ảnh hưởng tới trải nghiệm người dùng và uy tín thương hiệu của doanh nghiệp. Mỗi bộ sản phẩm khác nhau sẽ có yêu cầu khác nhau nên cần linh hoạt trong việc để đánh giá hiệu quả.

• Quản trị nhân công sản xuất

Nhân sự là nguồn lực quan trọng của sản xuất. Người quản lý phải biết ai giỏi gì, phù hợp với chức năng nào để giao việc và đánh giá. Quản lý nhân sự của xưởng sản xuất cần cái nhìn tổng quan về mọi mặt của một nhân sự. Không thể giao cho công nhân chuyên về chế tạo đi quản lý kho vì họ quá thiếu nghiệp vụ về kho và ngược lại. Năng lực sản xuất được đánh giá đúng nếu giao đúng người đúng việc. 

Có nhiều thang đo khác nhau để đánh giá năng lực sản xuất của công nhân. Đa số nhà quản lý dựa trên thang thái độ – kỹ năng – năng lực – phẩm chất. Hoặc dựa trên đánh giá về hiệu suất, KPIs hoàn thành theo tiến độ đặt ra.

Sử dụng 1Office – Nền tảng quản trị xưởng sản xuất tổng thể

Không phải ai sinh ra cũng có kinh nghiệm quản lý xưởng sản xuất. Mỗi nhà quản lý đều cần có thời gian để trau dồi, nâng cao và gia tăng hiệu quả quản lý của chính mình. Các ngành công nghiệp đều số hóa trong quá trình làm việc, và ngành sản xuất cũng vậy. 71% các nhà quản lý xưởng có kinh nghiệm đều thấy rối rắm, phức tạp nếu như phải quản trị hết những danh mục của xưởng sản xuất một cách thủ công. 

Tối ưu chi phí

Đã đến lúc, nhà quản trị nên tiếp cận các nền tảng công nghệ để hỗ trợ quản lý xưởng sản xuất tối ưu. 1Office – Nền tảng quản trị xưởng sản xuất tổng thể là nền tảng dựa trên công nghệ điện toán đám mây để số hóa dữ liệu lên online, tiết kiệm thời gian quản lý. Nền tảng 1Office tích hợp khả năng quản lý công việc, quản lý nhân sự, quản lý kho trên cùng một hệ thống với chi phí chưa đến 2.000đ/ ngày. Mọi vấn đề liên quan đến xuất – nhập thiết bị hay kho, chỉ 1 nhấp chuột là có thể thống kê và báo cáo kịp thời.

Chấm công, tính lương đơn giản

Hệ thống chấm công tiện lợi theo từng ca kíp, liên kết bảng công với bảng lương cùng hệ thống đơn từ giúp quản lý công cho hàng trăm công nhân dễ dàng. Không còn làm giấy, không còn mất thời gian trình báo, hệ thống giúp phân quyền nhân sự để duyệt và kiểm soát công làm, hiệu suất làm việc dễ dàng.

Kiểm soát tiến độ linh hoạt

Mỗi công đoạn sản xuất đều được cập nhật tiến độ hằng ngày trên dự án. Như vậy nhà quản trị luôn nắm bắt được kết quả của công việc đó được thực hiện đến đâu, cần điều chỉnh gì. Từ thống kê tiến độ dự án, còn có thể kết xuất kết quả để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân sự tiện lợi. 

Tổng kết

 Kinh nghiệm quản lý xưởng sản xuất không tự nhiên sinh ra mà được trau dồi qua nhiều trải nghiệm. Kinh nghiệm quản lý giúp chọn lọc được phương thức quản lý tiện lợi, tối ưu năng suất của xưởng. Liên hệ ngay với 1Office hoặc gọi 083 483 8888 để được tư vấn tốt nhất.

Xem thêm: Tổng quan về Quản lý quy trình ngành Sản xuất dễ hiểu nhất