OGSM là gì? Mẹo ứng dụng và biểu mẫu OGSM chi tiết, hiệu quả nhất cho doanh nghiệp

I. OGSM là gì? Vai trò của mô hình OGSM trong kinh doanh

1. OGSM là gì?

OGSM là một phương pháp lập kế hoạch mang tính chiến lược, giúp triển khai và kiểm soát hoạt động kinh doanh của tổ chức. OGSM là viết tắt của:

• Objectives: Mục tiêu, trả lời cho câu hỏi “Doanh nghiệp muốn đạt được điều gì trong dài hạn?”
• Goals: Đích đến, yếu tố này giúp doanh nghiệp xác định đích đến cụ thể được đặt ra.
• Strategies: Chiến lược, trả lời cho câu hỏi “Chiến lược nào sẽ giúp doanh nghiệp tiến tới đích đến đó?”
• Measures: Đo lường, “Doanh nghiệp cần dùng những số liệu đo lường nào để biết được mức độ thành công của doanh nghiệp.

Cụ thể các yếu tố của OGSM được thể hiện như sau:

Objective	Mục tiêu định hướng trong vòng 3-5 năm tới của doanh nghiệp	Là một lời nhắc nhở liên tục và có ý nghĩa đối với tổ chức trong tương lai, mục tiêu cần đảm bảo: Hướng đến lợi ích chung, dễ hiểu, giải thích rõ ràng.
Goal	Những mục tiêu nhỏ cụ thể để góp phần thực hiện Objective.	Mục tiêu cụ thể thường mang tính tài chính hoặc thông số. Doanh nghiệp sẽ dựa trên những số liệu này để đánh giá khách quan sự thành công của các chiến dịch, dự án.
Strategies	Chiến lược mô tả các lựa chọn cụ thể, các phương pháp tiếp cận mục tiêu.	Đảm bảo các chiến lược phản ánh thực tế, có thể dài hạn hoặc ngắn hạn nhưng cần được chọn lọc.
Measures	Đo lường để xác định tiến trình của tổ chức khi đưa ra chiến lược	Mỗi chiến lược chỉ nên có từ hai đến ba biện pháp đo lường. Mỗi biện pháp này lại cần được theo dõi sát sao.

Trên thực tế, ngoài OGSM, các doanh nghiệp hiện nay cũng ứng dụng nhiều mô hình lên kế hoạch kinh doanh khác, nổi bật là mô hình OKR. Chữ cái “O” nằm trong tên 2 phương pháp này đều là viết tắt của “Objective” nhưng trên thực tế, chúng lại đại diện cho 2 yếu tố khác nhau.

Nắm được điểm khác biệt giữa 2 mô hình này sẽ giúp các nhà chiến lược phân tích và lựa chọn được mô hình phù hợp cho tổ chức của mình.

Để biết OKR là gì? Hãy tham khảo bài viết: “OKR là gì? Cách đánh giá OKR chính xác nhất” của chúng tôi

2. Vai trò của mô hình OGSM trong kinh doanh

Nắm được rõ OGSM là gì và lập kế hoạch dựa trên mô hình OGSM giúp doanh nghiệp đưa ra được chiến lược rõ ràng và minh bạch. Bởi khi nắm bắt và liệt kê được hết những yếu tố có trong mô hình này, bạn hoàn toàn kiểm soát được kế hoạch, dự đoán và điều khiển tình hình có thể xảy ra.

• Tạo báo cáo, lên kế hoạch một cách rõ ràng

Khác với các hình thức báo cáo công việc và hoạt động truyền thống qua hàng tá văn bản hay dữ liệu dày đặc khác, OGSM cung cấp thông tin, dữ liệu công việc đến bạn một cách khoa học và ngắn gọn, giúp tiết kiệm thời gian hiệu quả.

Rõ ràng và rành mạch trong cách lên kế hoạch là tiêu chí mà bất cứ nhà quản trị doanh nghiệp nào cũng muốn hướng đến. Điều này sẽ được hoàn thiện hơn khi lên kế hoạch với mô hình OGSM bởi tính chi tiết, rõ ràng và minh bạch được thể hiện qua từng yếu tố.

• Sự linh hoạt của mô hình OGSM

Mô hình OGSM có thể được sử dụng cho các kế hoạch chiến lược dài hạn với khoảng thời gian từ 3-5 năm hoặc lâu hơn. Đồng thời cũng được áp dụng cho kế hoạch hoạt động hàng năm hoặc kế hoạch ngân sách. Bất cứ dự án với quy mô ra sao, thời gian thế nào đều có thể ứng dụng OGSM một cách dễ dàng.

• Công cụ thúc đẩy làm việc nhóm hiệu quả

Phương pháp OGSM chỉ hoạt động hiệu quả tối đa khi được thảo luận trong nhóm. Bạn cần tập hợp nhóm để thảo luận về chiến lược, phân tích tình hình hiện tại,… Qua tranh luận, thảo luận và tìm ra hướng giải quyết những khúc mắc, quản lý có thể quyết định phân bổ nguồn lực hợp lý.

• Hỗ trợ phân bổ nguồn lực hợp lý

OGSM sắp xếp tất cả các chức năng và các bên liên quan hướng tới một mục tiêu chung. Sau đó, nó chỉ ra vai trò, nhiệm cụ thể của từng người trong quá trình trên. Hay nói cách khác, OGSM rất quan trọng để đảm bảo rằng tất cả các bộ phận của tổ chức đều hoạt động theo cùng một hướng.

II. So sánh mô hình OGSM và BSC

Ngoài OGSM, thì công cụ thẻ điểm cân bằng BSC là một trong những công cụ quản trị được nhiều doanh nghiệp quan tâm thời gian gần đây. Để tránh nhầm lẫn giữa 2 mô hình này, hãy cùng đến với những so sánh điểm giống và khác nhau.

Điểm giống nhau

• OGSM và BSC đều hướng tới việc biến tầm nhìn thành hiện thực
• Có tính lượng hóa và kết nối cao
• Mục tiêu đưa ra ở cả 2 mô hình đều mang tính dài hạn
• Đều tập trung vào mục tiêu, liên kết giữa những hành động hàng ngày với mục tiêu chung
• Cả 2 mô hình đều cần thiết lập dựa trên nguyên tắc thực tiễn

Điểm khác biệt

• Mô hình OGSM

Cốt lõi của OGSM là hiện thực hóa tầm nhìn doanh nghiệp dựa trên những mục tiêu đã đưa ra. Những mục tiêu này phụ thuộc vào kỳ vọng của doanh nghiệp trong tương lai.

OGSM giúp doanh nghiệp hoạch định thành những mục tiêu định lượng, đưa ra được những chiến lược thích hợp để hoàn thành mục tiêu chính nên việc áp dụng công cụ này tương đối đơn giản và dễ dàng.

• Mô hình BSC

Khác với OGSM, BSC quản trị chiến lược, mục tiêu dựa trên 4 yếu tố tài chính, khách hàng, quy trình và con người với mục tiêu hướng đến là tài chính hiệu quả, khách hàng hài lòng, quy trình theo kịp chiến lược và con người thực thi được chiến lược.

Ngoài 4 tính chất kết nối, lượng hoá và định hướng, BSC còn có đặc điểm là hướng đến sự cân bằng của 4 yếu tố này, tạo nên một bộ khung phát triển bền vững và ổn định cho doanh nghiệp.

Xem thêm: Mô hình Smart là gì? Cách ứng dụng mục tiêu SMART hiệu quả trong doanh nghiệp

III. Ưu, nhược điểm của mô hình lập kế hoạch OGSM

Là một phương pháp lên kế hoạch được ứng dụng rộng rãi bởi nhiều nhãn hàng lớn như Coca-Cola, Honda,… Bản thân OGSM chắc chắn có nhiều ưu điểm, mang lại lợi ích nhất định cho doanh nghiệp:

• Cấu trúc rõ ràng, là mô hình dễ ứng dụng và có tính linh hoạt cao
• Khả năng cô đọng của mô hình OGSM được đánh giá cao khi có thể lên kế hoạch trong 1 trang
• Báo cáo tiến độ và theo dõi công việc một cách dễ dàng
• OGSM giúp doanh nghiệp có thể nhìn rõ được một bức tranh tổng thể và kế hoạch dài hạn
• Doanh nghiệp có thể đưa ra được những hoạt động cần thiết trong một danh sách cụ thể để doanh nghiệp phát triển
• Khi dùng OGSM, mọi thành viên của doanh nghiệp, tổ chức đều có thể biết được thông tin và theo dõi công việc

Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm nói trên, mô hình OGSM vẫn tồn tại một số hạn chế như:

• Các doanh nghiệp có thể bị nhầm lẫn giữa 4 yếu tố đánh giá (mục tiêu, chiến lược, tầm nhìn và dự án)
• Dùng OGSM khá khó để theo dõi và đo lường sâu vào từng vấn đề vì sự dàn trải của mô hình này
• OGSM không khuyến khích sự tham gia vào việc thiết lập của nhân viên nên khả năng những ý tưởng hay bị lãng phí hoặc bỏ qua là dễ xảy ra
• Doanh nghiệp sẽ cần thiết lập thêm một số phần mềm hỗ trợ để tận dụng mô hình OGSM một cách tối ưu nhất

IV. Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng mô hình lập kế hoạch OGSM?

Với những ưu nhược điểm như trên, OGSM cần được sử dụng một cách thích hợp mới mang đến hiệu quả cho doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp chỉ nên sử dụng OGSM khi:

• Có cái nhìn tổng quát nhất về doanh nghiệp và thị trường: Điều này được áp dụng khi doanh nghiệp đang thiếu chiến lược và một bản kế hoạch có tính chiến lược bền vững, các đích đến và mục tiêu phù hợp.
• Đã xác định rõ mục tiêu tăng trưởng tài chính: Khi doanh nghiệp đảm bảo mình đã có khung nhân lực và vận hành ổn định đạt đến mức tập trung vào việc chiếm thị phần và tăng trưởng doanh số thì nên áp dụng mô hình quản trị OGSM.

V. 5 mẹo ứng dụng mô hình OGSM để lập kế hoạch trong doanh nghiệp hiệu quả nhất

1. Ứng dụng mô hình “What-by-How”

Phương pháp này có nghĩa là doanh nghiệp phải trả lời được hai yếu tố lớn: “Doanh nghiệp muốn đạt được điều gì?” và “Cách thức thực hiện như thế nào?”.

Lấy một ví dụ cụ thể, khi doanh nghiệp muốn xây dựng một trang Website mới thì mục tiêu đặt ra chính là tiếp cận lượng khách hàng lớn, đồng thời nâng cao trải nghiệm người dùng.

Để đạt được mục tiêu này, doanh nghiệp có thể cộng tác với một đơn vị thiết kế Website. Quá trình này cho phép người quản lý định hình mọi kế hoạch rõ ràng và tối ưu hơn. Mặt khác, nó cũng giúp doanh nghiệp quản lý các dự án trơn tru.

2. Thiết lập mục tiêu một cách thông minh

Trong các phương pháp quản lý khác, việc đạt được 75% mục tiêu đã được xem là thành công đáng kể. Tuy nhiên, OGSM sẽ thúc đẩy hiệu quả cao hơn thế.

Vì lý do đó, các mục tiêu doanh nghiệp phải rõ ràng và thông minh. Nó nghĩa là các mục tiêu có thể đo lường, có tính khả thi và tạo ra sự khác biệt đột phá. Đồng thời, thời gian nhất định và chính xác cũng cần được xác định một cách chi tiết, rõ ràng.

3. Giới hạn không quá 5 chiến lược

Như đã đề cập ở trên, việc lập ra quá nhiều chiến lược khiến doanh nghiệp không thể xác định đích đến chính xác. Nhưng với một tổ chức thì bao nhiêu chiến lược là quá nhiều?

Câu trả lời là doanh nghiệp chỉ nên sử dụng tối đa 5 chiến lược. Bởi lẽ, đội ngũ sẽ thu được kết quả tích cực nếu chỉ tập trung nguồn lực xử lý các chiến lược chính.  Các yếu tố trong OGSM có thể được cập nhật theo cách thủ công hoặc theo tự động bằng cách sử dụng các công cụ phần mềm.

4. Chọn lọc các phép đo hiệu quả

Kinh nghiệm cho thấy rằng việc sử dụng một phép đo mới 100% thường kém hiệu quả hơn. Vì nó cần có thời gian, ngân sách để điều chỉnh, sửa đổi sao cho chính xác.

Do đó, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng các phương pháp đo lường quen thuộc hoặc phát triển trên nền tảng vốn có. Bạn chỉ cần ưu tiên lựa chọn các cách thức phù hợp với loại hình kinh doanh hoặc đặc thù ngành nghề.

5. Giám sát quá trình thực hiện kế hoạch

Trong quá trình theo dõi, doanh nghiệp sẽ có điều kiện tiếp tục cân nhắc về các chiến lược và biện pháp thực hiện. Ngoài ra, nó cũng cho phép bạn kịp thời điều chỉnh khi số liệu không khả quan.

Thiết lập OGSM chỉ là bước khởi đầu. Theo dõi kế hoạch và làm việc theo khuôn khổ của OGSM mới là chìa khóa thành công. Như vậy, OGSM luôn đại diện cho mục tiêu lớn nhất của tổ chức. Mọi nhân viên, phòng ban sẽ cảm thấy tràn đầy động lực theo đuổi mục tiêu.

V. Biểu mẫu kế hoạch OGSM chi tiết trong lập kế hoạch chiến lược

Để bạn có hình dung rõ hơn về các bước lên kế hoạch với mô hình OGSM, hãy tham khảo biểu mẫu dưới đây:

Tham khảo thêm: 12+ mẫu quản lý dự án bằng Excel chuyên nghiệp 2022 cho mọi loại dự án

VI. Ứng dụng phần mềm quản trị 1Office – Tự động hóa lập kế hoạch theo dõi đánh giá hoạt động hiệu quả

Với 1Office – phần mềm quản trị công việc được phát triển và sử dụng rộng rãi, bạn có thể dễ dàng thiết lập mục tiêu, gắn chúng với các chỉ số và theo dõi mức độ hoàn thành theo thời gian thực. Các mục tiêu được 1Office liên kết một cách dễ dàng và linh hoạt:

• Liên kết theo cấu trúc điều hành doanh nghiệp: Doanh nghiệp > Bộ phận, phòng ban > Đội nhóm > Cá nhân
• Liên kết chéo giữa các mục tiêu trong doanh nghiệp
• Liên kết chéo giữa các mục tiêu của bộ phận từ các chu kỳ khác nhau

Khi thiết lập liên kết, 1Office cũng giúp bạn tự động liên kết các chỉ số chính:

• Tự động tổng hợp các mục tiêu được đo đạc theo các chỉ số chuẩn (KPIs)
• Nhìn được sự thay đổi có tính kế thừa
• Tự động liên kết giữa mục tiêu tháng vào mục tiêu quý

Qua những thông tin chia sẻ trên, có thể thấy rằng mô hình OGSM mang đến sự liên kết, minh bạch giữa các kế hoạch và thước đo xác định thành công của doanh nghiệp. Nhờ đó, nó giúp các đội nhóm, phòng ban làm việc tập trung, phối hợp tốt hơn để hoàn thành nhiệm vụ. Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube:  https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA

Từ khóa liên quan: OGSM là gì?, OGSM