Đàm phán là gì? 5 lợi ích của đàm phán trong kinh doanh

Đàm phán không chỉ là một kỹ năng cần thiết trong môi trường làm việc mà còn đóng vai trò quan trọng trong cuộc sống hàng ngày. Việc thấu hiểu về bản chất và các yếu tố quyết định sự thành công của đàm phán là chìa khóa để đạt được thỏa thuận đối thoại một cách hiệu quả. Hãy cùng 1Office tìm hiểu đàm phán là gì? Đặc điểm, lợi ích và các hình thức của đàm phán.

1. Đàm phán là gì?

Đàm phán là quá trình tương tác và thảo luận giữa các bên để đạt được thỏa thuận trong khi giải quyết mâu thuẫn, quan tâm chung. Được khởi xướng khi xuất hiện những khác biệt hoặc vấn đề cần giải quyết, quá trình đàm phán tập trung vào việc thống nhất về quyền lợi giữa các bên liên quan. Đàm phán có thể kéo dài từ các phiên thương lượng ngắn gọn đến quá trình kéo dài nhiều năm.

Mục tiêu của đàm phán là giải quyết xung đột lợi ích, xuất hiện khi các bên đều tìm kiếm lợi ích chung nhưng đồng thời phải đối mặt với những mâu thuẫn, xung đột hoặc lợi ích đối lập. Trong quá trình này, tất cả các bên đều cần quan tâm đến lợi ích của đối phương, không chỉ tập trung vào lợi ích cá nhân.

2. Đặc điểm của đàm phán

Đàm phán có những đặc điểm quan trọng đáng chú ý sau đây:

• Mục tiêu: Đàm phán được thực hiện với mục tiêu đạt được thỏa thuận hoặc giải quyết vấn đề. Mỗi bên có thể đặt ra mục tiêu khác nhau và việc đạt được sự đồng thuận có thể là mục tiêu chính hoặc phụ thuộc vào tình huống cụ thể.
• Thương lượng: Đàm phán liên quan đến quá trình thương lượng giữa các bên. Các bên thể hiện quan điểm, yêu cầu, lợi ích của mình, cố gắng tìm ra giải pháp chung thông qua trao đổi thông tin và đưa ra đề xuất.
• Đối thoại: Đàm phán đòi hỏi sự trao đổi thông tin và ý kiến giữa các bên. Đối thoại giúp các bên hiểu rõ hơn về quan điểm, nhu cầu, mục tiêu của đối phương, tạo điều kiện để tìm ra các điểm chung và xây dựng sự thoả thuận.
• Tính hai chiều: Đàm phán là quá trình tương tác giữa hai hoặc nhiều bên. Mỗi bên có thể đều có quyền lợi và mục tiêu riêng. Quá trình đàm phán nhằm tới việc đạt được sự cân nhắc, thỏa hiệp giữa các lợi ích riêng lẻ và lợi ích chung.
• Tính linh hoạt: Đàm phán đòi hỏi tính linh hoạt, sẵn lòng thay đổi. Các bên có thể phải điều chỉnh quan điểm và đề xuất của mình để tìm ra giải pháp chấp nhận được cho cả hai phía.
• Tương phản: Đàm phán thường đi kèm với sự tương phản và xung đột quan điểm, mục tiêu, lợi ích giữa các bên. Sự tương phản này có thể tạo ra áp lực, thách thức trong quá trình đàm phán nhưng đồng thời cũng có thể tạo ra cơ hội để tìm ra các giải pháp sáng tạo và công bằng.

3. Tại sao phải đàm phán trong kinh doanh?

Theo một nghiên cứu thực hiện tại Anh, ước tính cho thấy các doanh nghiệp trong quốc gia này đang mất khoảng 9 triệu bảng Anh mỗi giờ do thiếu kỹ năng đàm phán. Dựa trên báo cáo này, kết luận được rút ra là nếu có kỹ năng đàm phán tốt hơn, các doanh nghiệp có thể tăng lợi nhuận tổng thể lên đến 7% hàng năm.

Hơn nữa, mục tiêu cốt lõi của một cuộc đàm phán là đạt được thỏa thuận tối ưu cho tổ chức. Điều này có nghĩa là bạn đang không chỉ cải thiện quản lý chi phí mà còn tối ưu hóa lợi nhuận. Chẳng hạn, nếu người lãnh đạo thành công trong việc giảm 10% chi phí đầu tư thông qua quá trình đàm phán hiệu quả, số tiền này sẽ trực tiếp tăng vào biên lợi nhuận của doanh nghiệp.

4. Các hình thức đàm phán trong kinh doanh

Đàm phán là một quá trình đa dạng với nhiều hình thức khác nhau, phục vụ cho đa dạng nhu cầu của các doanh nghiệp. Với sự thay đổi liên tục trong môi trường kinh doanh, quan hệ giữa các bên thường xuyên chuyển động qua các giai đoạn khác nhau.

Đàm phán có thể được phân chia thành 2 hình thức cơ bản với lợi ích đặc trưng cho mỗi bên tham gia. Đó là:

• Hình thức đàm phán Win-Win

Kết quả cuối cùng của hình thức đàm phán này là cả hai bên đều đạt được quyết định đáp ứng quyền lợi của mình mà không làm ảnh hưởng đến lợi ích của bên kia. Cả hai đối tác đều hài lòng với kết quả và sẵn lòng thực hiện các cam kết chung đã đề ra.

Mặc dù có sự khác biệt và không thể đạt được sự đồng thuận tuyệt đối nhưng cả hai bên đều đang nỗ lực tìm ra hướng đi tốt nhất để cả hai đều có lợi. Dù có thể xuất hiện một số điểm không hài lòng, nhưng tổng thể vẫn ở mức hợp lý.

Hình thức đàm phán này được xem là có tính xây dựng nhất. Đàm phán Win-Win cho phép mỗi bên bảo vệ lập trường của mình trong một cuộc họp dựa trên lợi ích chung và lòng thiện chí để hợp tác.

• Hình thức đàm phán Win – Lose

Loại đàm phán này thường dẫn đến kết quả thắng-thua do sự áp đảo một bên, sở hữu lợi thế lớn hơn đối phương. Trong tình huống này, quy trình đàm phán thường dẫn đến các thỏa thuận hoàn toàn lợi ích cho một bên.

Tuy nhiên, mô hình Win-Lose có thể tạo ra cảm giác bất bình, tức giận từ đối phương khi họ cảm thấy rơi vào tình trạng thua thiệt. Cuộc đàm phán có thể trở nên căng thẳng và trong tương lai, có thể dẫn đến việc giảm liên kết, tương tác giữa các bên.

5. Các phương thức đàm phán cơ bản

5.1 Đàm phán giao dịch bằng thư tín

Là một phương pháp đàm phán phổ biến trong lĩnh vực kinh doanh, giao dịch qua thư tín thường được xem là bước khởi đầu quan trọng và giúp duy trì các mối quan hệ kinh doanh lâu dài hơn so với gặp gỡ trực tiếp.

Ưu điểm:

Chi phí tiết kiệm, quyết định được đưa ra sau khi được cân nhắc kỹ lưỡng và có thể thu thập nhiều ý kiến từ nhiều người tham gia. Giao dịch qua thư tín còn cho phép đồng thời thương lượng với nhiều khách hàng và thông qua việc soạn thảo thư tín có thể truyền đạt ý đồ một cách khéo léo.

Nhược điểm: 

Tốc độ chậm và có thể bỏ lỡ cơ hội, khó nắm bắt ý đồ thực sự của khách hàng và thiếu linh hoạt trong ứng xử.

Với sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, đặc biệt là trong điều kiện gặp gỡ trực tiếp khó khăn, đàm phán qua telex, fax và các phương tiện khác trở nên phổ biến. Các hình thức này thuận tiện và nhanh chóng, cho phép đính kèm thuyết minh và chú dẫn mà không lo lạc mất. Đây có thể là xu hướng phát triển trong tương lai.

Quan trọng khi soạn thảo là đảm bảo lịch sự, chính xác, khẩn trương và kiên nhẫn, tuân thủ các quy định chuẩn mực thư tín để tránh hiểu nhầm. Kinh nghiệm cho thấy việc sử dụng thư tín trong giao dịch có thể tạo ấn tượng tích cực và những giao dịch có thư tín từ trước thường được ưu tiên hơn với khách hàng mới.

=> Đàm phán bằng thư tín thường được áp dụng cho các hợp đồng đơn giản, có quy mô vừa và nhỏ.

5.2 Đàm phán qua điện thoại

Ngày nay, với sự tiến bộ không ngừng của công nghệ thông tin và truyền thông, phương thức đàm phán qua điện thoại trở nên ngày càng phổ biến.

Ưu điểm:

Tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính khẩn trương và thời điểm chính xác, cung cấp khả năng nắm bắt cơ hội kinh doanh một cách nhanh chóng.

Nhược điểm:

Chi phí lớn, đặc biệt là không phù hợp cho nhiều doanh nghiệp nhỏ và các cuộc đàm phán có quy mô nhỏ. Đàm phán kinh doanh qua điện thoại không tạo ra bằng chứng hợp pháp cho các thoả thuận giữa các bên. Do đó, người ta thường kết hợp đàm phán qua điện thoại với việc sử dụng telefax.

=> Phương thức đàm phán qua điện thoại thường được ứng dụng để thương lượng các chi tiết nhỏ trong hợp đồng hoặc hợp đồng kinh doanh đơn giản với quy mô nhỏ. Sự phát triển của công nghệ tin học đã làm cho quá trình đàm phán trở nên phong phú cả về nội dung và hình thức. Một ví dụ điển hình là đàm phán qua Internet. Đây là một phương tiện truyền thông, trao đổi tin tức và giao dịch rất lý tưởng. Đàm phán qua mạng Internet cho phép thực hiện các cuộc đàm phán đa phương hoặc song phương với tính linh hoạt và thời gian trải rộng toàn cầu. Việc này giúp các bên hiểu rõ nhau, nắm bắt nhu cầu của đối phương và thực hiện được các thỏa thuận kinh doanh.

5.3 Gặp mặt trực tiếp để đàm phán

Hai phương thức đàm phán trước đó không đem lại kết quả như mong đợi. Bởi vì các bên khó khăn trong việc giải thích cặn kẽ quan điểm của mình và khó hiểu chính xác kỳ vọng của đối tác, việc đạt được những nhân nhượng hợp lý trở nên thách thức. Giao dịch qua thư tín hoặc điện thoại chỉ thích hợp cho những hợp đồng có quy mô nhỏ, không có tính chất phức tạp và các bên dễ dàng đồng thuận với nhau về các điều kiện đưa ra. Trao đổi qua thư tín và điện thoại thường đóng vai trò như bước khởi đầu cho quá trình đàm phán. Đối với những hợp đồng lớn có tính chất phức tạp, đặc biệt cần sự chuẩn bị kỹ càng trước khi ký kết chính thức giữa các bên.

Đàm phán trực tiếp truyền thống là quá trình gặp gỡ mặt đối mặt giữa các bên để thảo luận và thỏa thuận các điều khoản trong hợp đồng.

Ưu điểm:

Trong quá trình đàm phán trực tiếp, các bên có cơ hội nắm bắt tâm lý và phản ứng của đối tác một cách trực tiếp thông qua cử chỉ, vẻ mặt và điệu bộ. Qua đó, họ có thể giải thích và hiểu được quan điểm và mong muốn của nhau, tạo điều kiện cho sự thảo luận chi tiết và tìm ra giải pháp hài hòa lợi ích của cả hai bên.

Phương thức đàm phán trực tiếp thường đẩy nhanh tốc độ giải quyết và đôi khi là lối thoát duy nhất cho những cuộc đàm phán qua thư tín và điện thoại đã kéo dài mà vẫn chưa đạt được kết quả mong muốn.

Nhược điểm:

Phương thức đàm phán trực tiếp đòi hỏi chi phí cao cho các hoạt động đón tiếp, di chuyển và ăn ở của đối tác. Khi áp dụng phương thức này, nhà đàm phán cần phải nắm vững nghiệp vụ, chuẩn bị đầy đủ thông tin cần thiết và có một kế hoạch đàm phán khoa học. Họ cũng cần linh hoạt trong giải quyết các tình huống không dự kiến.Tổ chức đàm phán trực tiếp đòi hỏi sự chọn lựa địa điểm phù hợp và phải có một phương án tổ chức đàm phán.

=> Phương thức này mang theo chi phí cao cả về thời gian và tiền bạc, do đó, thích hợp cho việc đàm phán và ký kết những hợp đồng lớn, phức tạp, cần có sự thảo luận kỹ càng và thỏa thuận chi tiết giữa các bên trước khi đi đến ký kết chính thức. Để đạt được thành công trong đàm phán kinh doanh, các phương thức đàm phán trên cần được sử dụng kết hợp và bổ sung cho nhau. Khi bắt đầu quá trình giao tiếp, nhà đàm phán nên sử dụng phương thức thư tín. Khi cần xác nhận các chi tiết một cách nhanh chóng và kịp thời, doanh nghiệp nên sử dụng phương thức đàm phán qua điện thoại, điện tử. Còn khi muốn đạt được kết quả nhanh chóng để dứt điểm cuộc đàm phán kéo dài, doanh nghiệp nên sử dụng phương thức đàm phán trực tiếp.

• Tham khảo ngay: 6 tuyệt chiêu của nghệ thuật thuyết phục dễ áp dụng cho nhà quản lý

6. Lợi ích của đàm phán trong kinh doanh

6.1 Giữ vững lập trường riêng trước các ảnh hưởng khác nhau

Trong một cuộc đàm phán, người lãnh đạo bản lĩnh phải thể hiện sự cương quyết và kiên định với lập trường của mình. Nguyên tắc quan trọng là không chấp nhận bất kỳ điều gì hoặc thỏa thuận nào có thể làm giảm đi lợi ích của công ty.

Người đàm phán chuyên nghiệp sẽ khéo léo sử dụng luận điểm của mình để thuyết phục đối tác tin vào giá trị mà họ sẽ đạt được. Có thể họ còn áp dụng sự khéo léo và minh bạch để giải quyết các mâu thuẫn giữa hai bên.

Những kinh nghiệm này giúp người đàm phán rèn luyện tư duy phản biện và suy nghĩ logic. Điều này loại bỏ thói quen làm việc bị động và khuyến khích chuẩn bị chu đáo hơn trong mọi tình huống.

6.2 Cung cấp dữ liệu theo các hướng thuyết phục

Trong những cuộc đàm phán, cả bạn và đối phương đều đặt mục tiêu là thuyết phục nhau. Nếu bạn là một người đàm phán chuyên nghiệp, bạn sẽ có khả năng:

• Hiểu rõ ưu và khuyết điểm của đối tác.
• Nắm bắt được mong muốn của đối tác trong quá trình đàm phán.
• Đồng thời, hiểu rõ mục tiêu mà doanh nghiệp của bạn đang hướng đến.

Việc thu thập và nắm bắt những thông tin này giúp bạn xác định những điểm mà có thể nhượng bộ cũng như những điều kiện không thể thỏa hiệp để đạt được mục tiêu cuối cùng. Điều này cũng mang lại ưu thế giúp bạn tự tin và kiên định hơn trong quá trình tranh luận.

6.3 Đảm bảo lợi ích phù hợp cho các bên tham gia

Lợi ích của một cuộc đàm phán thành công là một thỏa thuận công bằng và chính trực. Nếu một bên luôn phải chịu tổn thất, sự hợp tác sẽ khó thành công.

Vì vậy, người đàm phán cần phải có kinh nghiệm và kỹ năng để bảo vệ quan điểm, lợi ích của doanh nghiệp đồng thời đảm bảo rằng lợi ích của các bên liên quan cũng được xem xét đúng mức.

6.4. Đẩy nhanh tiến trình công việc

Trong lĩnh vực kinh doanh, thời gian đóng vai trò quan trọng. Điều này liên quan đến cơ hội thời kỳ để doanh nghiệp thay đổi định hình trên thị trường. Do đó, các cuộc đàm phán sẽ giúp bạn tối ưu hóa thời gian, rút ngắn quá trình thương thảo để nhanh chóng đạt được sự thống nhất trong hoạt động kinh doanh. Người đàm phán xuất sắc cần biết cách thương lượng một cách nhanh chóng, không làm kéo dài thời gian mà vẫn đảm bảo hiệu quả cuối cùng.

6.5. Duy trì mối quan hệ tốt giữa các bên tham gia

Lợi ích này của đàm phán ít được chú ý, nhưng nó mở ra nhiều cơ hội mới trong tương lai. Nếu cuộc đàm phán được thực hiện một cách khách quan, thỏa thuận thành công sẽ tạo nên một nền tảng vững chắc cho các mối quan hệ tương lai.

Ngược lại, trong trường hợp thỏa thuận không thành công và cuộc đàm phán diễn ra mạnh mẽ có thể dẫn đến sự hủy hoại mối quan hệ giữa các bên. Tuy nhiên, với một thỏa thuận đạt được một cách hài hòa với chi phí và lợi nhuận công bằng đối với cả hai bên, mối quan hệ có thể phát triển thành đối tác chiến lược, đồng hành trong sự phát triển của doanh nghiệp.

7. Một số lưu ý khi đàm phán kinh doanh

Một yếu tố quan trọng trong quá trình đàm phán là cử chỉ, thái độ và ngôn ngữ cơ thể của bạn.Theo các nghiên cứu, ít nhất một phần ba thông tin được truyền đạt thông qua giọng điệu và cách diễn đạt của người tham gia đàm phán.Đặc biệt, một gương mặt lạc quan, thái độ tích cực có thể nhanh chóng tạo ra ấn tượng tích cực đối với đối tác giúp bạn dễ dàng thực hiện đàm phán kinh doanh một cách thành công.Tuy nhiên, điều quan trọng nhất là thái độ tôn trọng và quan tâm đối với đối tác, điều này sẽ được thể hiện qua giọng điệu và cách diễn đạt. Hãy để đối tác cảm nhận được sự chân thành, tôn trọng và nghiêm túc từ phía bạn trong quá trình đàm phán.

Một trong những kỹ năng quan trọng khi tham gia đàm phán trong lĩnh vực kinh doanh là khả năng lắng nghe một cách cẩn thận. Hãy tạo sự cân nhắc và duy trì sự cân bằng giữa việc lắng nghe và nói. Đảm bảo rằng bạn có kiểm soát hoàn toàn về hành động và lời nói của mình. Điều này giúp bạn hiểu rõ người đối tác của mình, vị trí và mong muốn của họ là gì. Tận dụng tất cả kiến thức bạn có để giao tiếp hiệu quả, vì mỗi lời nói và hành động của bạn đều góp phần vào việc hiểu rõ hơn về đối tác. Hãy áp dụng kỹ năng đặt câu hỏi để kích thích đối tác nói chuyện và đặt ra những câu hỏi chi tiết. Đừng quên lắng nghe và ghi chép, vì điều này sẽ làm tăng hiệu quả của cuộc đàm phán kinh doanh.

Để thực hiện một cuộc đàm phán kinh doanh thành công, quan trọng nhất là phải xác định rõ mục tiêu và theo dõi chặt chẽ suốt quá trình. Để đạt được điều này, việc xác định ai sẽ tham gia và hiểu rõ về đặc điểm tính cách của từng thành viên là quan trọng. Áp dụng cách tiếp cận phù hợp với từng cá nhân sẽ làm cho cuộc đàm phán trở nên thuận lợi hơn.Ngoài ra, bạn cần phải biết rõ mục tiêu của mình là gì, vì chỉ khi nắm vững mục tiêu, bạn mới có thể đạt được kết quả mong muốn.Trước khi bắt đầu cuộc đàm phán, hãy cố gắng phân rã mục tiêu cuối cùng thành những mục tiêu nhỏ hơn và xác định rõ nội dung mà bạn muốn trao đổi với đối tác.Mục tiêu càng cụ thể, bạn sẽ càng dễ dàng theo đuổi và đạt được kết quả như bạn mong đợi.

• Xem thêm: Thiết lập mục tiêu là gì? 3 Mô hình cơ bản cho doanh nghiệp

Khả năng đàm phán không chỉ là một kỹ năng quan trọng mà còn đóng vai trò quyết định trong sự phát triển của công ty và doanh nghiệp. Việc trở thành một người đàm phán giỏi đôi khi không dễ dàng, nhưng có thể ngày càng tiến bộ thông qua việc nâng cao kiến thức và kỹ năng chuyên môn. Đừng quên theo dõi 1Office để cập nhật những kiến thức quản lý và điều hành hữu ích nhất!