TOP 9 phần mềm quản lý văn phòng tốt và hiệu quả nhất

Không chỉ loại bỏ các thủ tục giấy tờ và công việc thủ công, các phần mềm quản lý văn phòng cung cấp một giải pháp hiệu quả cho các tổ chức, doanh nghiệp và nhóm làm việc để tăng cường hiệu suất của nhân viên, tiết kiệm thời gian và giảm chi phí. Nhờ vào chúng, văn hóa làm việc số được hình thành, giúp tối ưu hóa mọi hoạt động của doanh nghiệp và thúc đẩy hoạt động vận hành một cách hiệu quả. Trong bài viết này, 1Office sẽ giới thiệu đến bạn 11 phần mềm quản lý văn phòng hiệu quả và đáng đầu tư nhất hiện nay.

1. Phần mềm quản lý văn phòng là gì?

Hiểu một cách đơn giản, phần mềm quản lý văn phòng là công cụ quan trọng hỗ trợ lãnh đạo, quản lý và nhân viên trong doanh nghiệp số. Phần mềm giúp tự động hóa một vài hoặc toàn bộ tác vụ văn phòng quan trọng như: giao việc, đánh giá hiệu suất công việc, quản lý tài liệu, phối hợp quy trình giữa các phòng ban, và giao tiếp nội bộ một cách dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả.

Phần mềm quản trị văn phòng như 1Office, có vai trò không thể thiếu đối với các cơ quan và doanh nghiệp. Hãy cùng tưởng tượng những tình huống sau đây:

• Đội ngũ nhân sự của các bộ phận phải thực hiện giao việc, nhận việc, theo dõi và cập nhật tiến độ công việc một cách thủ công trên Excel.
• Để ký một hợp đồng, đội ngũ HR và kế toán phải thực hiện các bước in bản cứng, chờ sếp ký, và chuyển hợp đồng đến khách hàng, đối tác. Quá trình này có thể mất từ 3 đến 7 ngày.
• Phòng nhân sự phải quản lý, kiểm kê và bàn giao tài sản cập nhật thủ công trong các file Excel.
• Nhân sự cần đăng ký làm thêm giờ, đặt phòng họp và phải chờ cấp quản lý duyệt, việc này thường mất nhiều thời gian.
• Các tài liệu được lưu trữ phân mảnh trên drive, không phân quyền theo vị trí, chức vụ.
• Giao tiếp nội bộ gặp khó khăn, thông tin quan trọng không được truyền tải và áp dụng kịp thời, ảnh hưởng đến hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp.

Tất cả những vấn đề này đều tạo ra gánh nặng cho nhân sự, đòi hỏi rất nhiều thời gian và công sức để xử lý và phối hợp. Những khó khăn này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất lao động của từng nhân viên mà còn ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động và tình hình kinh doanh của cả tổ chức. Với cuộc chạy đua chuyển đổi số diễn ra rất nhanh chóng, doanh nghiệp nào có thể vượt qua sẽ thu được lợi thế cạnh tranh.

Lúc này, việc áp dụng các phần mềm quản lý văn phòng để tối ưu vận hành và gia tăng hiệu suất công việc trở thành yếu tố quan trọng đối với sự phát triển và cạnh tranh của doanh nghiệp. Để hiểu rõ hơn, hãy cùng xem top 11 phần mềm quản lý văn phòng tốt nhất hiện nay và cách chúng hỗ trợ các doanh nghiệp giải quyết những thách thức trên.

2. Top 11 phần mềm quản lý văn phòng hiệu quả và tiện lợi

2.1 1Office – Phần mềm quản lý văn phòng chuyên nghiệp, hiệu quả nhất

Tiên phong và đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số, bộ giải pháp phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp 1Office được đánh giá là 1 trong những phần mềm quản lý văn phòng toàn diện nhất trên thị trường hiện nay. 

Cụ thể, với bộ giải pháp này, các cơ quan và doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hoạt động cho hầu hết các nhiệm vụ văn phòng quan trọng từ quản lý công việc, hồ sơ/tài liệu, ký số hồ sơ, quản lý tài sản,… đến việc tự động hóa các hoạt động liên phòng ban.

Quản lý công việc

• Tích hợp đầy đủ tính năng cho doanh nghiệp quản lý công việc và dự án toàn diện từ khởi tạo, giám sát, theo dõi, nhắc nhở, báo cáo, đánh giá.
• Bảo mật an toàn thông tin dữ liệu doanh nghiệp, truy cập được trên cả điện thoại và máy tính, mọi lúc mọi nơi.
• Tích hợp quản lý tài nguyên, file đính kèm và các đối tượng liên quan như phiếu chi, hợp đồng, khách hàng…

Ký số “Không chạm” mọi loại chứng từ, hợp đồng, tài liệu

• Ký kết từ xa, trên mọi nền tảng, mọi lúc, mọi nơi
• Phân loại, lưu trữ 100% tài liệu sau ký đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn và tra cứu về sau
• Ký số trên  nhiều loại giấy tờ nội bộ, hợp đồng mua bán, hợp đồng lao động, hợp đồng dịch vụ,…
• Soạn thảo văn bản online ngay trên hệ thống, hỗ trợ các bên tham gia thảo luận, nhận xét trong tài liệu ký
• Triển khia nhanh chóng, dễ dàng chỉ trong 15 phút cho tất cả các loại hợp đồng, tài liệu

Quản lý phòng họp dễ dàng

• Tìm phòng nhanh theo đúng yêu cầu
• Tra cứu lịch hộp, đặt phòng họp nhanh chóng với vài thao tác
• Tự động gửi thông báo tới toàn bộ thành viên cuộc họp.

Giải pháp “All in one” – Tất cả tác vụ doanh nghiệp trong 1 phần mềm

Hướng đến là một phần mềm quản trị tổng thể công ty đầy đủ các tính năng hữu ích nhưng đơn giản, dễ tiếp cận dành cho người Việt Nam. Phần mềm quản lý doanh nghiệp 1Office tổng hợp và tinh gọn các chức năng nhỏ để đưa vào 04 tính năng chính gồm có: 1Work (Bộ công cụ làm việc hàng ngày), 1HRM (Quản trị nhân lực), 1CRM (Quản lý quan hệ khách hàng) và Advance (Bộ công cụ nâng cao, tự động hóa).

Không chỉ cung cấp đầy đủ các công cụ cần thiết để số hóa hoạt động, bộ giải pháp 1Office còn có những ưu điểm vượt trội không phải phần mềm nào cũng có, như giao diện đơn giản, dễ sử dụng; công nghệ tự động hóa quy trình (BPA – Busines process automation), khả năng kết nối với các ứng dụng trong và ngoài hệ thống. 1Office phù hợp với mọi lĩnh vực và quy mô phát triển của doanh nghiệp.

Đăng ký demo miễn phí tính năng phần mềm quản lý văn phòng 1Office!

2.2 CloudOffice – Phần mềm quản lý văn phòng tiện lợi

Cloud Office không chỉ hỗ trợ quản lý văn bản, tài liệu, và trao đổi thông tin, mà còn tích hợp các tính năng như bỏ phiếu và họp trực tuyến, giúp đơn vị sử dụng quản lý công việc một cách hiệu quả.

Đặc biệt, phần mềm quản lý văn phòng Cloud Office đáp ứng đặc tính phân quyền cao của các cơ quan như hành chính nhà nước. Mọi trình tự xử lý công việc trên phần mềm được xây dựng dựa trên mô hình làm việc truyền thống từ văn phòng giấy tờ. Đơn giản nói, phần mềm này giúp số hóa dữ liệu và quy trình làm việc.

Khi làm việc, các thành viên trong hệ thống Cloud Office có thể cập nhật thông tin và nhanh chóng hoàn thành công việc được giao, cùng với việc nhận phản hồi kịp thời để đảm bảo sự trôi chảy trong quá trình làm việc.

2.3 Landsoft Control Office

Landsoft Control Office là một giải pháp quản lý tòa nhà văn phòng toàn diện được phát triển bởi Công ty cổ phần công nghệ DIP Việt Nam.

• Landsoft Control Office cung cấp các tính năng quản lý toàn diện cho tòa nhà văn phòng, bao gồm:
• Quản lý thông tin tòa nhà: bao gồm thông tin chung về tòa nhà đang quản lý, thông tin về các phòng ban thuộc BQL, người / đơn vị thuê phòng hoặc thuê sàn,…
• Quản lý tài sản, trang thiết bị: bao gồm danh mục tài sản trong tòa nhà, lịch sử bảo dưỡng bảo trì,…
• Quản lý dịch vụ tiện ích: bao gồm hệ thống điện, nước, internet,… với các nhà cung cấp và với khách thuê.
• Quản lý hệ thống an ninh, đảm bảo an toàn: hệ thống phòng cháy chữa cháy toàn diện, camera giám sát, hệ thống an ninh bảo vệ,…

2.4 Phần mềm JANUS OFFICE

JANUS OFFICE là một phần mềm quản lý công việc văn phòng được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng. Với JANUS OFFICE, doanh nghiệp được trang bị một hệ thống văn phòng điện tử thông minh, tích hợp các tính năng từ quản lý tài liệu, quản lý dự án đến quản lý khách hàng.

• Quản lý tài liệu: JANUS OFFICE cho phép lưu trữ thư mục và tệp tin trực tuyến, chia sẻ tài liệu, kiểm soát phiên bản, thực hiện sửa đổi và quản lý văn bản đi và đến.
• Quản lý quan hệ khách hàng và hóa đơn: Nền tảng này giúp quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng, theo dõi các giao dịch, gửi báo giá và tạo hóa đơn.
• Quản trị dự án: JANUS OFFICE hỗ trợ phân công và theo dõi công việc, nhắc nhở về các nhiệm vụ, tạo báo cáo dự án và cập nhật sự kiện theo lịch trình.
• Giao tiếp: Ngoài ra, hệ thống này cung cấp tính năng nhắn tin, gửi SMS, giúp đội ngũ nhân viên dễ dàng trao đổi thông tin với nhau hoặc với quản lý.

Điểm nổi bật của JANUS OFFICE so với các phần mềm khác chính là quản lý dữ liệu khách hàng. Để chuyển đổi số toàn diện, doanh nghiệp cần tìm kiếm các phần mềm hỗ trợ khác như ký kết điện tử, quản lý tài sản, thiết lập quy trình liên bộ phận,…

2.5 Phần mềm quản lý văn phòng SINNOVA

SINNOVA-OFFICE là một giải pháp quản lý văn phòng khá toàn diện, giúp các doanh nghiệp cải thiện hiệu quả trong việc quản lý và điều hành hoạt động của mình.

Các tính năng nổi bật của phần mềm SINNOVA bao gồm:

• Quản lý theo dõi luồng công việc: giúp doanh nghiệp số hóa quy trình và thiết lập cách xử lý cho từng hoạt động.
• Quản lý dự án, công việc cơ bản: SINNOVA-OFFICE hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý, lập kế hoạch, phân công, theo dõi tiến độ và báo cáo về nhiều tác vụ công việc.
• Quản lý nhân sự: cung cấp khả năng quản lý thông tin cơ bản về nhân sự như thông tin cá nhân, lịch sử chấm công và tính lương.

2.6 IFAS-OM – Phần mềm quản lý văn phòng điện tử

IFAS-OM tập trung vào việc quản lý các văn bản của doanh nghiệp. Với sự hỗ trợ của phần mềm này, đội ngũ nhân sự có thể lưu trữ, tìm kiếm và quản lý văn bản đến và đi trên cùng một hệ thống.

IFAS-OM cho phép cập nhật và lưu trữ các văn bản đến và đi với đầy đủ các thông tin chi tiết như: loại văn bản, số hiệu, người gửi, người nhận, người xử lý, ngày phát hành, ngày gửi, nơi nhận, nội dung trích yếu, số trang, số bản chính, ngày hiệu lực,… Ngoài ra, IFAS-OM cũng quản lý lưu trữ và tìm kiếm nhanh các mẫu văn bản thường sử dụng như: giấy mời, công văn, quyết định, hợp đồng, thông báo,… và tự động cảnh báo đến bộ phận hoặc nhân viên có liên quan khi có một văn bản mới và cho phép mở xem văn bản điện tử.

Hơn nữa, IFAS-OM cũng cho phép thực hiện thông báo nhanh đến các phòng ban có liên quan như: mời họp, phát lương,…Tuy IFAS-OM hỗ trợ doanh nghiệp xử lý việc lưu trữ văn bản một cách tốt, nhưng doanh nghiệp sẽ cần một bộ phần mềm tích hợp nhiều tính năng liên quan đến các nghiệp vụ khác. Điều này là điều mà IFAS-OM chưa thực hiện được.

2.7 Phần mềm OrientSoft

OrientSoft là một ứng dụng phần mềm quản lý văn phòng được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tự động hóa toàn bộ quy trình hoạt động, quản lý tài liệu đến và đi, và hồ sơ công việc trực tuyến. Khi kết nối Internet, người dùng có thể truy cập dễ dàng vào hệ thống phần mềm trên các thiết bị để xử lý tài liệu và phân chia công việc.

OrientSoft cung cấp một môi trường làm việc cộng tác với nhiều tính năng được tích hợp trong cùng một hệ thống, bao gồm quản lý giao việc, quản lý văn bản, quản lý hồ sơ công việc, quản lý hợp đồng, quản lý khách hàng, và trao đổi nội bộ. Với giao diện đơn giản và dễ sử dụng, OrientSoft giúp tăng cường sự phối hợp làm việc, chia sẻ tài liệu và khai thác dữ liệu của doanh nghiệp một cách hiệu quả.

Tóm lại, OrientSoft cung cấp một giải pháp tương đối hoàn chỉnh cho việc quản lý văn phòng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi triển khai trong môi trường doanh nghiệp với nhiều bộ phận khác nhau, OrientSoft có thể chưa hỗ trợ việc xây dựng các quy trình phối hợp một cách chặt chẽ và linh hoạt giữa các thành viên.

2.8 Phần mềm VietInfo

Phần mềm Vietinfo cung cấp các tính năng quản lý cho một văn phòng hiện đại, giúp các tổ chức và doanh nghiệp xây dựng một môi trường văn phòng không sử dụng giấy tờ, từ đó nâng cao hiệu quả trong công việc.

Dưới đây là một số tính năng nổi bật của Vietinfo:

• Quản lý văn bản đến và đi: Phần mềm này giúp tổ chức và doanh nghiệp quản lý tất cả các văn bản đến và đi một cách toàn diện, tuy nhiên cần nạp thông tin chính xác vào hệ thống để đồng bộ.
• Quản lý hồ sơ công việc: Vietinfo hỗ trợ quản lý toàn bộ hồ sơ công việc của doanh nghiệp, đặc biệt là trong việc phân công và theo dõi tiến độ công việc.
• Quản lý lịch công tác: Chế độ lịch đơn giản giúp kiểm soát chương trình làm việc của tổ chức và nhân viên.
• Báo cáo thống kê thông minh: Vietinfo cung cấp các báo cáo thống kê thông minh giúp người dùng nắm bắt tình hình hoạt động tổng quan của doanh nghiệp một cách dễ dàng nhất.

2.9 Phần mềm Online Office

Online Office là một hệ thống phần mềm tích hợp các ứng dụng phục vụ cho việc quản lý, xử lý công việc, trao đổi thông tin, khởi tạo và quản lý văn bản, tài liệu, biểu mẫu, báo cáo và các chức năng khác.

Với mục tiêu xây dựng một văn phòng số, Online Office giúp nhân sự có thể xử lý công việc và tài liệu mọi lúc mọi nơi (bao gồm cả trên điện thoại di động), từ đó đảm bảo tiến độ của công việc.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm bao gồm:

• Giao diện thân thiện và dễ sử dụng.
• Thao tác nhập liệu nhanh chóng và đơn giản.
• Nhắc họp trước 60 phút giúp các thành viên không quên cuộc họp.
• Tính năng báo cáo định kỳ.
• Hỗ trợ quản lý hồ sơ ở mọi cấp độ.

—————————————-

Trên đây là 11 phần mềm quản lý văn phòng phổ biến được các doanh nghiệp tin dùng giúp số hóa tác vụ văn phòng, tối ưu hóa công việc và tiết kiệm thời gian cũng như chi phí, đồng thời nâng cao hiệu suất của tổ chức. Nếu anh chị băn khoăn không biết phần mềm nào có tính năng đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp mình, hãy liên hệ ngay với 1Office để được đội ngũ tư vấn viên giàu kinh nghiệm của 1Office hỗ trợ!

Đăng ký demo miễn phí tính năng phần mềm quản lý văn phòng 1Office!