01/10/2026 
51329 lượt xem 
Mục lục
- Tóm tắt nhanh
- Giới thiệu
- 1. Chọn đúng mẫu hợp đồng lao động trước khi tải
- 2. Tải miễn phí 6+ mẫu hợp đồng lao động (file Word)
- 3. Hợp đồng lao động là gì? Khi nào một thỏa thuận được xem là HĐLĐ?
- 4. Các loại hợp đồng lao động và cách chọn thời hạn
- 5. Checklist nội dung cần kiểm tra trước khi ký hợp đồng
- 6. Mẫu hợp đồng cho các trường hợp đặc thù
- 7. Giao kết, lưu trữ, gia hạn và chấm dứt hợp đồng
- 8. Hợp đồng lao động điện tử: giá trị pháp lý và quy trình áp dụng
- 10. Quản lý vòng đời hợp đồng lao động tập trung với 1Office HRM
- 11. [Case Study] Ahamove quản lý hợp đồng lao động toàn diện với 1Office
- 12. Câu hỏi thường gặp về mẫu hợp đồng lao động
- Mẫu file Word có thể chỉnh sửa những nội dung nào?
- Hợp đồng xác định thời hạn và không xác định thời hạn khác nhau thế nào?
- Có thể gộp nội dung thử việc vào hợp đồng lao động không?
- Hợp đồng điện tử, email hoặc nền tảng ký số có giá trị thế nào?
- Hộ kinh doanh cần lưu ý gì khi ký hợp đồng lao động?
- Người lao động có cần giữ một bản hợp đồng không?
- Kết luận
Tóm tắt nhanh
- Doanh nghiệp nên chọn đúng mẫu trước khi tải: Cần xác định hợp đồng có thời hạn hay không, có thử việc, cần phụ lục hay mẫu song ngữ để tránh dùng sai biểu mẫu.
- Bài viết cung cấp 6+ mẫu hợp đồng lao động file Word cho các nhu cầu phổ biến, kèm mẫu theo một số ngành và vị trí đặc thù.
- Người soạn hợp đồng cần rà soát kỹ trước khi ký: Các nội dung quan trọng gồm thông tin hai bên, công việc, thời hạn, tiền lương, điều kiện làm việc, thử việc và phụ lục liên quan.
- Bộ phận HR cần theo dõi toàn bộ vòng đời hợp đồng: Từ ký kết, lưu trữ, gia hạn đến chấm dứt và quản lý phiên bản có hiệu lực.
- Doanh nghiệp có nhiều hợp đồng nên cân nhắc số hóa: Hợp đồng điện tử và hệ thống quản lý tập trung giúp việc ký duyệt, tra cứu và theo dõi thời hạn thuận tiện hơn.
Giới thiệu
Doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm thấy nhiều mẫu hợp đồng lao động trên Internet, nhưng việc lựa chọn đúng mẫu và điền đúng nội dung mới là yếu tố quan trọng.
Mỗi loại hợp đồng như hợp đồng xác định thời hạn, hợp đồng có thử việc hay phụ lục sửa đổi đều có mục đích và điểm cần kiểm tra khác nhau.
Bài viết này cung cấp 6+ mẫu hợp đồng lao động 2026 file Word, đồng thời hướng dẫn doanh nghiệp cách chọn mẫu, kiểm tra nội dung trước khi ký, xử lý thử việc, gia hạn, chấm dứt và hợp đồng điện tử.
Phần cuối bài cũng giúp HR xác định khi nào nên chuyển từ quản lý bằng file rời sang hệ thống tập trung để theo dõi hợp đồng hiệu quả hơn.
1. Chọn đúng mẫu hợp đồng lao động trước khi tải
Trước khi tải mẫu hợp đồng lao động, nên xác định rõ loại quan hệ lao động, thời hạn hợp đồng và nhu cầu thử việc hoặc sửa đổi nội dung đã ký. Việc chọn đúng mẫu ngay từ đầu giúp hạn chế phải chỉnh sửa nhiều lần và tránh dùng sai loại tài liệu.
Sau đây là bảng chọn mẫu theo tình huống sử dụng
| Tình huống | Mẫu nên chọn | Điểm cần kiểm tra |
| Tuyển nhân sự có mốc kết thúc | Hợp đồng xác định thời hạn | Ngày bắt đầu, ngày kết thúc, công việc, lương và phụ cấp |
| Không xác định trước ngày kết thúc | Hợp đồng không xác định thời hạn | Công việc, điều kiện làm việc, quyền và nghĩa vụ hai bên |
| Có giai đoạn thử việc | Hợp đồng có nội dung thử việc / hợp đồng thử việc | Thời gian, mức lương, công việc và tiêu chí đánh giá |
| Điều chỉnh hợp đồng đã ký | Phụ lục hợp đồng | Điều khoản thay đổi, ngày hiệu lực; không sửa thời hạn hợp đồng |
| Cần sử dụng hai ngôn ngữ | Hợp đồng song ngữ Việt – Anh | Thuật ngữ, quyền lợi, ngày hiệu lực và bản ngôn ngữ ưu tiên |
| Tuyển theo ngành/vị trí đặc thù | Mẫu chuyên biệt | Địa điểm, ca làm, an toàn, bảo mật và yêu cầu riêng của công việc |
2. Tải miễn phí 6+ mẫu hợp đồng lao động (file Word)
Dưới đây là bộ mẫu hợp đồng lao động theo các tình huống phổ biến, gồm hợp đồng xác định thời hạn, không xác định thời hạn, có thử việc, phụ lục và mẫu song ngữ.
Trước khi sử dụng, nên rà soát lại thông tin doanh nghiệp, người lao động, thời hạn, công việc, tiền lương và các điều khoản liên quan để phù hợp với trường hợp thực tế.
2.1. Mẫu hợp đồng lao động phổ biến
Mẫu cơ bản phù hợp với nhiều vị trí thông dụng và có thể tùy chỉnh theo chính sách của doanh nghiệp.
Trước khi ký, cần kiểm tra đầy đủ:
- Thông tin hai bên.
- Công việc và địa điểm làm việc.
- Thời hạn hợp đồng.
- Tiền lương, phụ cấp và chế độ liên quan.
- Các quyền và nghĩa vụ đã thỏa thuận.
2.2. Mẫu hợp đồng lao động xác định thời hạn
Sử dụng khi hai bên đã thống nhất rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc hợp đồng. Khi điền mẫu, cần đặc biệt kiểm tra thời hạn, vị trí công việc, mức lương và các quyền lợi áp dụng trong thời gian hợp đồng.
2.3. Mẫu hợp đồng lao động không xác định thời hạn
Phù hợp khi hai bên không xác định trước thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng. Không nên sao chép các trường về ngày kết thúc từ mẫu xác định thời hạn nếu không phù hợp với loại hợp đồng này.
2.4. Mẫu hợp đồng lao động kèm thử việc
Dùng khi doanh nghiệp muốn ghi nội dung thử việc trực tiếp trong hợp đồng lao động. Nên rà soát kỹ:
- Công việc thử việc.
- Thời gian thử việc.
- Mức lương trong thời gian thử việc.
- Tiêu chí đánh giá.
- Cách thông báo kết quả sau thử việc
2.5. Mẫu phụ lục hợp đồng lao động
Phụ lục phù hợp khi cần:
- Quy định chi tiết hoặc sửa đổi
- Bổ sung một số nội dung của hợp đồng đã ký
Khi lập phụ lục, cần dẫn chiếu rõ hợp đồng chính, điều khoản thay đổi và thời điểm áp dụng.
2.6. Mẫu hợp đồng lao động song ngữ Việt – Anh
Mẫu song ngữ phù hợp khi doanh nghiệp làm việc với:
- Người lao động nước ngoài
- Quản lý nước ngoài
- Các bên cần đối chiếu bằng tiếng Anh
Khi sử dụng, nên kiểm tra kỹ sự thống nhất giữa hai bản ngữ về:
- Chức danh và mô tả công việc.
- Tiền lương và phụ cấp.
- Thời hạn, ngày hiệu lực.
- Quyền và nghĩa vụ của các bên.
- Nguyên tắc ưu tiên ngôn ngữ nếu hai bản có cách hiểu khác nhau.
Lưu ý khi tải và tùy chỉnh biểu mẫu
Trước khi sử dụng mẫu hợp đồng lao động, nên kiểm tra lại tài liệu và tùy chỉnh theo đúng trường hợp thực tế để tránh dùng nhầm phiên bản hoặc bỏ sót thông tin quan trọng.
- Kiểm tra quyền truy cập: Mở đúng tài liệu được dẫn tới và xác nhận có thể xem, sao chép hoặc tải file.
- Chọn đúng định dạng: Chỉ tải Word/PDF nếu tài liệu thực tế hỗ trợ định dạng đó trong mục Tệp → Tải xuống hoặc chức năng tương đương.
- Rà soát nội dung mẫu: Xóa ghi chú, dữ liệu minh họa và các nội dung không áp dụng; đồng thời giữ lại những điều khoản cần thiết.
- Kiểm tra thông tin trước khi ký: Đối chiếu tên các bên, người đại diện, ngày ký, thời hạn, mức lương và phụ lục liên quan.
- Quản lý phiên bản: Tách riêng bản đang chỉnh sửa và bản cuối đã ký để tránh nhầm lẫn khi lưu trữ hoặc tra cứu.
>> Tìm hiểu thêm: Phần mềm quản lý hợp đồng điện tử: Tiêu chí chọn và so sánh giải pháp
3. Hợp đồng lao động là gì? Khi nào một thỏa thuận được xem là HĐLĐ?
Hợp đồng lao động là thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động cùng quyền và nghĩa vụ của mỗi bên.
Khi xác định một thỏa thuận có phải là hợp đồng lao động hay không, cần xem bản chất quan hệ thực tế, không chỉ dựa vào tên gọi của văn bản.
3.1. Dấu hiệu nhận diện quan hệ lao động
Theo cách xác định tại Điều 13 Bộ luật Lao động 2019, ngay cả khi văn bản mang tên “hợp đồng dịch vụ”, “hợp đồng cộng tác viên” hoặc tên gọi khác, quan hệ vẫn có thể được xem là hợp đồng lao động nếu thực tế có các dấu hiệu:
- Có công việc: Một bên trực tiếp thực hiện công việc đã thỏa thuận.
- Có trả công: Người thực hiện nhận tiền lương hoặc khoản trả cho công việc.
- Có sự quản lý: Quá trình làm việc chịu sự quản lý, điều hành hoặc giám sát của bên còn lại.
Vì vậy, không nên chỉ dựa vào tên hợp đồng, hình thức làm việc hoặc tần suất làm việc để kết luận về loại quan hệ giữa hai bên.
3.2. Phân biệt hợp đồng lao động với hợp đồng dịch vụ/cộng tác viên
Hai loại hợp đồng khác nhau chủ yếu ở bản chất quan hệ, cách thực hiện công việc và mức độ quản lý giữa các bên. Bảng dưới đây giúp doanh nghiệp phân biệt nhanh:
| Tiêu chí | Hợp đồng lao động | Hợp đồng dịch vụ/cộng tác viên |
| Bản chất | Làm việc có trả công và chịu sự quản lý, điều hành, giám sát | Tập trung vào việc cung cấp dịch vụ hoặc kết quả theo thỏa thuận |
| Cách xác định | Xem xét công việc, tiền lương và cách quản lý thực tế | Không chỉ dựa vào tên gọi “CTV” hoặc “dịch vụ” |
| Quyền, nghĩa vụ | Áp dụng quy định lao động trong phạm vi quan hệ | Xác định theo bản chất giao dịch và quy định pháp luật tương ứng |
| Khi chưa rõ | Cần rà soát toàn bộ cách hai bên thực tế làm việc | Không mặc định hợp đồng CTV luôn nằm ngoài quan hệ lao động |
Nếu bạn cần tham khảo biểu mẫu riêng cho quan hệ cộng tác, có thể xem mẫu hợp đồng cộng tác viên, nhưng vẫn cần xác định đúng bản chất quan hệ trước khi lựa chọn loại hợp đồng.
4. Các loại hợp đồng lao động và cách chọn thời hạn
Theo Điều 20 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động được chia thành 2 loại theo thời hạn: hợp đồng không xác định thời hạn và hợp đồng xác định thời hạn. Thử việc là cách thỏa thuận trong quá trình tuyển dụng, không phải một loại hợp đồng lao động thứ ba.
| Loại/trường hợp | Khi nào áp dụng | Điểm cần lưu ý |
| Hợp đồng không xác định thời hạn | Hai bên không ấn định trước ngày kết thúc | Không ghi một mốc chấm dứt cố định |
| Hợp đồng xác định thời hạn | Hai bên thống nhất thời hạn và ngày kết thúc | Thời hạn không quá 36 tháng |
| Có thử việc | Cần đánh giá người lao động trước khi làm việc chính thức | Có thể ghi trong HĐLĐ hoặc ký hợp đồng thử việc riêng |
| Công việc mùa vụ/thời vụ | Công việc có tính ngắn hạn hoặc theo mùa | Không còn là một loại HĐLĐ riêng theo Điều 20 |
4.1. Hợp đồng lao động không xác định thời hạn
Hợp đồng lao động không xác định thời hạn được sử dụng khi hai bên không ấn định trước ngày chấm dứt hợp đồng. Khi soạn mẫu, doanh nghiệp cần tập trung làm rõ các nội dung chính như:
- Công việc và chức danh.
- Địa điểm, thời giờ làm việc.
- Tiền lương, phụ cấp và chế độ liên quan.
- Quyền và nghĩa vụ của hai bên.
- Điều kiện chấm dứt hợp đồng theo quy định.
Với loại hợp đồng này, doanh nghiệp không nên tự bổ sung một ngày kết thúc cố định như đối với hợp đồng xác định thời hạn.
Tham khảo thêm: Top 15+ phần mềm tính lương nhân viên tự động [Hướng dẫn lựa chọn]
4.2. Hợp đồng lao động xác định thời hạn
Hợp đồng lao động xác định thời hạn được sử dụng khi hai bên thống nhất rõ thời hạn làm việc và thời điểm hợp đồng kết thúc. Theo Điều 20 Bộ luật Lao động 2019, thời hạn của hợp đồng không quá 36 tháng kể từ thời điểm có hiệu lực.
Khi lập hợp đồng, cần ghi rõ:
- Ngày hợp đồng bắt đầu có hiệu lực.
- Ngày hợp đồng kết thúc.
- Công việc và phạm vi trách nhiệm.
- Tiền lương, phụ cấp và quyền lợi.
- Điều kiện gia hạn, ký mới hoặc chấm dứt khi hết hạn.
Nếu người lao động tiếp tục làm việc sau khi hợp đồng hết hạn, doanh nghiệp cần kiểm tra quy định áp dụng trước khi quyết định ký tiếp hoặc chuyển loại hợp đồng.
| Loại hợp đồng | Thời hạn | Mẫu nên chọn |
| Không xác định thời hạn | Không ấn định trước ngày kết thúc | Mẫu không xác định thời hạn |
| Xác định thời hạn | Có ngày kết thúc, tối đa 36 tháng | Mẫu xác định thời hạn |
4.3. Thử việc trong hợp đồng lao động hoặc hợp đồng riêng
Hai bên có thể ghi nội dung thử việc trong hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng thử việc riêng.
Khi áp dụng, cần kiểm tra:
- Công việc thử việc.
- Thời gian thử việc.
- Mức lương thử việc.
- Tiêu chí đánh giá.
- Cách thông báo kết quả thử việc.
Các nội dung này cần được đối chiếu với Điều 24–27 Bộ luật Lao động 2019 và điều kiện áp dụng cho từng vị trí.
4.4. Hợp đồng mùa vụ có còn là một loại hợp đồng lao động?
Không. “Hợp đồng mùa vụ” không còn là một loại hợp đồng riêng trong cách phân loại tại Điều 20 Bộ luật Lao động 2019.
Với công việc mang tính mùa vụ hoặc ngắn hạn, doanh nghiệp vẫn cần lựa chọn loại hợp đồng phù hợp dựa trên thời hạn và bản chất quan hệ lao động, thay vì mặc định sử dụng một loại hợp đồng mùa vụ riêng.
> Xem thêm: Mẫu hợp đồng thời vụ đầy đủ điều khoản [Tải miễn phí]
5. Checklist nội dung cần kiểm tra trước khi ký hợp đồng
Trước khi ký hợp đồng lao động, người soạn nên rà soát cả nội dung bắt buộc, tính chính xác của thông tin và sự thống nhất giữa hợp đồng với các phụ lục liên quan.
Có thể kiểm tra theo 5 nhóm chính dưới đây.
| Nhóm cần kiểm tra | Nội dung trọng tâm |
| Thông tin các bên | Chủ thể, người đại diện, thẩm quyền ký |
| Công việc & thời hạn | Chức danh, địa điểm, ngày hiệu lực, ngày kết thúc |
| Tiền lương | Mức lương, phụ cấp, hình thức và kỳ trả |
| Điều kiện làm việc | Thời giờ làm việc, nghỉ ngơi, bảo hiểm, an toàn |
| Thỏa thuận bổ sung | Thử việc, đào tạo, bảo mật, phụ lục |
5.1. Thông tin và thẩm quyền của các bên
Thông tin người sử dụng lao động, người lao động và người ký cần chính xác, đầy đủ và đúng thẩm quyền.
Nên kiểm tra:
- Tên, địa chỉ và thông tin của người sử dụng lao động.
- Họ tên và thông tin nhận diện của người lao động.
- Chức danh, vai trò và thẩm quyền của người ký.
- Sự thống nhất giữa hợp đồng và hồ sơ liên quan.
5.2. Công việc, địa điểm làm việc và thời hạn
Hợp đồng cần mô tả đủ rõ người lao động làm công việc gì, ở đâu và trong thời gian nào.
Cần rà soát:
- Chức danh và phạm vi công việc.
- Địa điểm làm việc hoặc nhiều địa điểm nếu có.
- Ngày hợp đồng bắt đầu có hiệu lực.
- Ngày kết thúc đối với hợp đồng xác định thời hạn.
- Sự thống nhất giữa thời hạn và loại hợp đồng đã chọn.
5.3. Tiền lương, phụ cấp và thời hạn trả lương
Các khoản thu nhập cần được ghi rõ để hạn chế cách hiểu khác nhau sau khi ký.
Nên kiểm tra:
- Mức lương theo công việc hoặc chức danh.
- Phụ cấp và các khoản bổ sung nếu áp dụng.
- Hình thức trả lương.
- Kỳ hạn và thời điểm trả lương.
- Sự thống nhất giữa số tiền bằng số, bằng chữ và phụ lục lương.
5.4. Thời giờ làm việc, nghỉ ngơi, bảo hiểm và an toàn
Điều kiện làm việc cần phản ánh đúng cách doanh nghiệp tổ chức công việc và chế độ áp dụng cho vị trí đó.
Cần đối chiếu:
- Thời giờ làm việc và ca làm.
- Thời gian nghỉ.
- Chế độ bảo hiểm áp dụng.
- Trang bị và yêu cầu về an toàn, bảo hộ lao động nếu có.
Không nên mặc định mọi vị trí hoặc nhóm người lao động đều áp dụng giống nhau.
5.5. Thử việc, đào tạo, bảo mật và phụ lục
Các thỏa thuận bổ sung cần được viết rõ phạm vi áp dụng và không mâu thuẫn với hợp đồng chính.
Nên kiểm tra:
- Nội dung thử việc nếu có.
- Thỏa thuận đào tạo.
- Bảo mật thông tin, bí mật kinh doanh hoặc công nghệ.
- Phụ lục và điều khoản được sửa đổi, bổ sung.
- Thời điểm áp dụng của từng nội dung.
Checklist trước khi ký hợp đồng
| Nhóm kiểm tra | Câu hỏi rà soát | Trạng thái |
| Chủ thể | Thông tin các bên và người đại diện đã đúng chưa? | □ |
| Loại hợp đồng | Thời hạn và các mốc ngày đã thống nhất chưa? | □ |
| Công việc | Chức danh, nhiệm vụ và nơi làm việc đã rõ chưa? | □ |
| Tiền lương | Lương, phụ cấp và kỳ trả đã khớp chưa? | □ |
| Điều kiện làm việc | Giờ làm, nghỉ, bảo hiểm và an toàn đã được rà soát chưa? | □ |
| Thử việc/phụ lục | Nội dung bổ sung có phù hợp và thống nhất không? | □ |
| Ký và lưu trữ | Người ký đúng thẩm quyền và bản cuối đã được lưu riêng chưa? | □ |
Hợp đồng lao động là căn cứ để doanh nghiệp xác định nhiều thông tin liên quan đến quan hệ lao động, trong đó có mức lương và các khoản làm cơ sở tham gia BHXH. Vì vậy, khi xây dựng và quản lý hợp đồng, HR cần đảm bảo thông tin về người lao động, thời hạn hợp đồng và chế độ tiền lương được cập nhật thống nhất với hồ sơ bảo hiểm. Với số lượng nhân sự lớn, việc sử dụng phần mềm bảo hiểm xã hội có thể hỗ trợ quản lý dữ liệu BHXH tập trung và hạn chế sai lệch khi thông tin lao động thay đổi.
6. Mẫu hợp đồng cho các trường hợp đặc thù
Các mẫu hợp đồng theo ngành không tạo thành loại hợp đồng lao động riêng, mà giúp doanh nghiệp điều chỉnh nội dung theo đặc thù công việc.
Khi lựa chọn mẫu, doanh nghiệp nên chú ý đến địa điểm làm việc, ca kíp, an toàn lao động, phạm vi trách nhiệm, bảo mật và các yêu cầu chuyên ngành nếu có.
6.1. Mẫu hợp đồng ngành logistics và vận tải
Đối với tài xế hoặc nhân viên giao hàng, hợp đồng nên mô tả rõ phạm vi di chuyển và điều kiện thực hiện công việc.
Cần lưu ý:
- Tuyến đường/địa bàn.
- Phương tiện và ca làm.
- Yêu cầu về an toàn.
Tải ngay mẫu hợp đồng lao động cho tài xế & nhân viên giao hàng
6.2. Mẫu hợp đồng ngành xây dựng và sản xuất
Nhóm công việc này cần làm rõ địa điểm, ca kíp và yêu cầu an toàn lao động.
Nên kiểm tra:
- Nhà máy/công trường.
- Thời gian và ca làm việc.
- Trang bị bảo hộ và yêu cầu an toàn.
Tải ngay mẫu hợp đồng lao động cho công nhân sản xuất
Tải ngay mẫu hợp đồng lao động cho công nhân xây dựng
6.3. Mẫu hợp đồng ngành nhà hàng, khách sạn và bán lẻ
Hợp đồng nên phản ánh đúng ca làm, lịch nghỉ và chính sách lương theo cách vận hành thực tế.
Nên làm rõ:
- Địa điểm và ca làm việc.
- Điều kiện đổi ca/nghỉ.
- Lương, phụ cấp và các khoản liên quan.
Tải ngay mẫu hợp đồng lao động ngành nhà hàng & khách sạn
6.4. Mẫu hợp đồng lao động ngành giáo dục
Với giáo viên hoặc nhân sự đào tạo, hợp đồng cần mô tả rõ nhiệm vụ giảng dạy và cách tổ chức công việc.
Nên kiểm tra:
- Lịch lớp và địa điểm.
- Nhiệm vụ chuyên môn.
- Yêu cầu về dữ liệu học viên nếu có.
Tải ngay mẫu hợp đồng lao động cho giáo viên & trung tâm đào tạo
6.5. Mẫu hợp đồng cho các vị trí chuyên môn
Với kế toán, nhân sự hoặc kinh doanh, hợp đồng cần làm rõ phạm vi trách nhiệm và quyền tiếp cận dữ liệu, tài sản hoặc khách hàng.
Nên thể hiện:
- Nhiệm vụ cụ thể.
- Quyền hạn liên quan.
- Nghĩa vụ bảo mật nếu có.
Tải ngay mẫu hợp đồng lao động nhân viên kinh doanh
Tải ngay mẫu hợp đồng lao động cho nhân viên quản lý nhân sự (HR)
7. Giao kết, lưu trữ, gia hạn và chấm dứt hợp đồng
Sau khi hoàn thiện hợp đồng lao động, HR cần tiếp tục quản lý việc ký, lưu trữ, theo dõi thời hạn và xử lý khi hợp đồng thay đổi hoặc chấm dứt.
Các mốc này ảnh hưởng trực tiếp đến quyền và nghĩa vụ của cả doanh nghiệp và người lao động.
7.1. Quy trình giao kết hợp đồng cho nhân sự mới
Quy trình giao kết nên bảo đảm đúng nội dung, đúng người ký và đúng phiên bản cuối cùng.
- Thống nhất điều khoản: Công việc, lương, địa điểm, thời hạn và thử việc nếu có.
- Rà soát bản cuối: Kiểm tra nội dung, phụ lục và thẩm quyền người ký.
- Ký và lưu hồ sơ: Giao bản cho người lao động và lưu đúng phiên bản có hiệu lực.
7.2. Lưu trữ và theo dõi thời hạn hợp đồng
Doanh nghiệp nên lưu riêng bản nháp, bản đã ký và các phụ lục, đồng thời theo dõi ngày hết hạn của hợp đồng xác định thời hạn.
Trước khi hợp đồng hết hạn, HR nên:
- Rà soát thời điểm kết thúc.
- Xác định nhu cầu tiếp tục sử dụng lao động.
- Trao đổi phương án ký tiếp hoặc thay đổi hợp đồng.
- Kiểm tra quy định tại Điều 20 nếu người lao động tiếp tục làm việc sau khi hợp đồng hết hạn.
7.3. Lưu ý khi đơn phương chấm dứt hợp đồng
Trước khi chấm dứt, cần xác định rõ:
- Bên chấm dứt
- Căn cứ áp dụng
- Thời hạn báo trước
Điều 35 và Điều 36 Bộ luật Lao động 2019 quy định khác nhau đối với người lao động và người sử dụng lao động. Vì vậy, không nên áp dụng một thời hạn báo trước chung cho mọi trường hợp.
7.4. Trợ cấp, thanh toán và bàn giao khi chấm dứt
Khi hợp đồng kết thúc, doanh nghiệp cần kiểm tra các nghĩa vụ liên quan đến trợ cấp, thanh toán, hồ sơ và bàn giao theo trường hợp thực tế.
Nên rà soát:
- Điều kiện hưởng trợ cấp thôi việc.
- Các khoản cần thanh toán.
- Thời hạn hoàn tất nghĩa vụ.
- Công việc, tài sản và quyền truy cập cần bàn giao.
Biên bản bàn giao giúp ghi nhận những nội dung đã chuyển giao, nhưng không nên mặc định việc chưa bàn giao cho phép doanh nghiệp giữ lại mọi khoản phải thanh toán cho người lao động.
8. Hợp đồng lao động điện tử: giá trị pháp lý và quy trình áp dụng
Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng được giao kết dưới dạng thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử.
Nó không chỉ là file Word, PDF hoặc bản scan gửi qua email, mà cần được triển khai trên hệ thống có khả năng:
- Xác thực người ký
- Hỗ trợ chữ ký điện tử
- Bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu
- Quản lý phiên bản
- Lưu trữ – tra cứu hợp đồng theo quy định
8.1. Điều kiện khi giao kết hợp đồng lao động điện tử
Theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP , việc giao kết hợp đồng lao động điện tử phải được thực hiện thông qua eContract đáp ứng các yêu cầu về ký số, xác thực chủ thể, bảo mật, lưu trữ và khả năng truy xuất dữ liệu.
Khi triển khai, doanh nghiệp cần kiểm tra:
- Định danh đúng các bên tham gia ký hợp đồng.
- Sử dụng chữ ký số và dấu thời gian theo quy định áp dụng.
- Bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật và lưu trữ dữ liệu trong suốt quá trình giao kết.
- Cho phép tra cứu hợp đồng và lịch sử giao dịch khi cần.
- Sử dụng nền tảng eContract đáp ứng yêu cầu kết nối, đồng thời gửi hợp đồng lên
- Nền tảng hợp đồng lao động điện tử trong thời hạn quy định sau khi hoàn tất ký
8.2. Ký số, quản lý phiên bản và lưu trữ
Quy trình điện tử cần giúp doanh nghiệp kiểm soát rõ ai ký, ký khi nào và đâu là phiên bản có hiệu lực.
Bạn nên quản lý:
- Người ký và bước phê duyệt.
- Quyền truy cập hợp đồng.
- Lịch sử ký và chỉnh sửa.
- Bản hợp đồng cuối cùng.
- Phụ lục và tài liệu liên quan.
8.3. Khi nào nên chuyển từ hợp đồng giấy sang điện tử?
Doanh nghiệp nên cân nhắc khi số lượng hợp đồng tăng, nhân sự làm việc ở nhiều địa điểm hoặc việc ký – lưu – tra cứu bản giấy bắt đầu mất nhiều thời gian.
| Tiêu chí | Hợp đồng giấy | Hợp đồng điện tử |
| Ký kết | Cần luân chuyển bản cứng | Có thể tổ chức ký từ xa khi đáp ứng điều kiện |
| Tra cứu | Phụ thuộc hồ sơ giấy hoặc file scan | Có thể tra cứu tập trung theo quyền truy cập |
| Quản lý phiên bản | Dễ phát sinh nhiều bản rời | Có thể theo dõi bản nháp, bản ký và lịch sử xử lý |
| Phù hợp khi | Ít hợp đồng, quy trình đơn giản | Nhiều hợp đồng, nhiều địa điểm hoặc nhiều người ký |
10. Quản lý vòng đời hợp đồng lao động tập trung với 1Office HRM
Khi số lượng nhân sự và hợp đồng tăng, khó khăn không còn nằm ở việc tạo một mẫu hợp đồng, mà ở cách doanh nghiệp theo dõi phiên bản, thời hạn, phê duyệt, ký và lưu trữ xuyên suốt vòng đời hợp đồng.
Những điểm nghẽn thường gặp khi quản lý bằng giấy tờ và bảng tính:
- Khó xác định bản hợp đồng nào đang có hiệu lực khi có nhiều phụ lục hoặc lần điều chỉnh.
- Mốc hết hạn, gia hạn nằm rải rác trong Excel, email hoặc lịch cá nhân.
- Quy trình xin duyệt, ký và bàn giao hợp đồng thiếu một nơi theo dõi thống nhất.
- Hồ sơ nhân sự và hợp đồng lưu ở nhiều nguồn, gây khó khăn khi cần tra cứu.
- Quyền truy cập chưa được phân theo vai trò, làm tăng rủi ro khi quản lý dữ liệu nhân sự.
Khi các vấn đề này xuất hiện cùng lúc, HR sẽ khó theo dõi hợp đồng bằng file rời.
Doanh nghiệp cần một nơi tập trung để biết hợp đồng nào sắp hết hạn, ai đang xử lý và bước nào còn chờ phê duyệt. Với CHRO và CEO, điều này cũng giúp theo dõi tình trạng nhân sự và các mốc quan trọng dễ dàng hơn.
Để giải quyết bài toán đó, 1Office HRM hỗ trợ đưa hồ sơ nhân sự và hợp đồng về cùng một quy trình, từ quản lý thông tin, theo dõi thời hạn đến phê duyệt và ký.
- Quản lý hồ sơ nhân sự và hợp đồng tập trung.
- Theo dõi thời hạn, gia hạn và trạng thái hợp đồng.
- Thiết lập quy trình phê duyệt trước khi ký.
- Hỗ trợ ký số hợp đồng lao động.
- Lưu trữ và tra cứu hợp đồng, phụ lục và lịch sử liên quan theo từng nhân sự.
- Hỗ trợ quản lý dữ liệu theo quyền truy cập của từng vai trò.
Nhờ đó, HR có thể giảm thời gian tìm file, kiểm tra deadline hay hỏi từng bộ phận về trạng thái hợp đồng; còn cấp quản lý có một nguồn dữ liệu tập trung để theo dõi và ra quyết định kịp thời.
Trải nghiệm demo 1Office HRM – quản lý nhân sự toàn diện
11. [Case Study] Ahamove quản lý hợp đồng lao động toàn diện với 1Office
Bối cảnh
Với hơn 600 nhân sự văn phòng, Ahamove phải xử lý ngày càng nhiều hợp đồng, hồ sơ và quy trình cần nhiều cấp phê duyệt. Khi dữ liệu còn nằm rải rác ở giấy tờ và nhiều nguồn khác nhau, việc theo dõi trạng thái và tra cứu hồ sơ trở nên mất thời gian.
Trước và sau khi triển khai 1Office – phần mềm quản lý hợp đồng
| Trước khi triển khai | Sau khi triển khai 1Office |
| Hợp đồng và hồ sơ được quản lý qua nhiều nguồn | Dữ liệu nhân sự và hợp đồng được quản lý tập trung trên hệ thống |
| Quy trình xét duyệt qua nhiều cấp khó theo dõi | Các bước phê duyệt được tổ chức theo luồng rõ ràng |
| Mất thời gian tìm kiếm thông tin và kiểm tra trạng thái | Người phụ trách có thể tra cứu thông tin và tiến độ xử lý trực tiếp trên hệ thống |
| Hồ sơ giấy và dữ liệu rời rạc gây khó kiểm soát | Thông tin nhân sự, công việc và hồ sơ liên quan được số hóa để thuận tiện tra cứu |
| Nhà quản trị khó có một nguồn dữ liệu thống nhất | Dữ liệu quản trị được tập trung, hỗ trợ theo dõi và ra quyết định thuận tiện hơn |
Kết quả đạt được
Sau khi triển khai 1Office, Ahamove có thể quản lý tập trung thông tin nhân sự, hợp đồng, kế hoạch và các quy trình phê duyệt. Qua đó:
- Giảm phụ thuộc vào hồ sơ giấy.
- Thuận tiện hơn khi theo dõi các bước xét duyệt.
- Tra cứu thông tin nhanh hơn.
- Tập trung dữ liệu nhân sự và công việc trên một hệ thống.
Theo chia sẻ của đại diện Ahamove, các thông tin quản trị và dữ liệu nhân sự có thể được tra cứu trực tiếp trên hệ thống, giúp quá trình xử lý và phối hợp thuận tiện hơn.
12. Câu hỏi thường gặp về mẫu hợp đồng lao động
Phần FAQ dưới đây giải đáp nhanh những câu hỏi thường gặp về hợp đồng lao động, từ cách chỉnh sửa file Word, lựa chọn loại hợp đồng, thử việc đến hợp đồng điện tử, hộ kinh doanh và việc lưu giữ hợp đồng.
Mẫu file Word có thể chỉnh sửa những nội dung nào?
Có thể điều chỉnh những phần cần điền như thông tin hai bên, công việc, địa điểm, thời hạn, lương và thỏa thuận phù hợp. Không xóa nội dung chủ yếu theo quy định hoặc sửa điều khoản theo cách trái luật. Soát lại toàn bản và phụ lục trước khi ký.
Hợp đồng xác định thời hạn và không xác định thời hạn khác nhau thế nào?
Khác biệt cốt lõi là hợp đồng xác định thời hạn có mốc kết thúc cụ thể trong giới hạn luật định; hợp đồng không xác định thời hạn không ấn định mốc kết thúc. Các quyền lợi khác không thể suy ra chỉ từ tên loại hợp đồng.
Có thể gộp nội dung thử việc vào hợp đồng lao động không?
Điều 24 Bộ luật Lao động 2019 cho phép hai bên thỏa thuận thử việc trong hợp đồng lao động hoặc bằng hợp đồng thử việc riêng, tùy điều kiện áp dụng. Phải kiểm tra thời gian thử việc và những quy tắc liên quan đối với công việc cụ thể.
Hợp đồng điện tử, email hoặc nền tảng ký số có giá trị thế nào?
Giao kết điện tử được pháp luật thừa nhận trong phạm vi điều kiện áp dụng. Tuy nhiên, không phải cứ trao đổi qua email hay Zalo là đã hoàn tất một hợp đồng lao động điện tử hợp lệ; cần đối chiếu yêu cầu về định danh, ký, lưu trữ và quy trình theo văn bản hiện hành.
Hộ kinh doanh cần lưu ý gì khi ký hợp đồng lao động?
Xác định đúng người sử dụng lao động và người ký, nội dung công việc, tiền lương, thời hạn cùng chế độ liên quan. Không sao chép các khẳng định trong bảng so sánh của bài cũ như “hộ kinh doanh luôn dưới 10 lao động” hoặc “doanh nghiệp bắt buộc đóng dấu” vì không có đủ căn cứ cho kết luận phổ quát.
Người lao động có cần giữ một bản hợp đồng không?
Đối với hợp đồng bằng văn bản giấy, Điều 14 Bộ luật Lao động 2019 quy định lập thành hai bản, người lao động giữ một bản và người sử dụng lao động giữ một bản, trừ trường hợp luật có quy định khác. Với hình thức điện tử, cần bảo đảm người lao động tiếp cận được hợp đồng đã giao kết theo điều kiện áp dụng.
Tham khảo thêm: Top 7+ phần mềm quản lý văn bản hiệu quả 2026
Kết luận
Một mẫu hợp đồng lao động chỉ là điểm khởi đầu. Doanh nghiệp vẫn cần chọn đúng loại hợp đồng, rà soát đầy đủ điều khoản, ký đúng thẩm quyền và quản lý chặt chẽ các mốc gia hạn, phụ lục hoặc chấm dứt sau ký.
Khi số lượng hợp đồng tăng và việc theo dõi bằng file rời bắt đầu khó kiểm soát, doanh nghiệp có thể chuyển sang 1Office HRM để quản lý tập trung hồ sơ, hợp đồng, thời hạn và quy trình ký duyệt trên cùng một hệ thống.
