Quản lý dự án là gì? Quy trình quản lý dự án theo ISO cho doanh nghiệp

Quy trình quản lý dự án là chìa khóa then chốt quyết định 90% sự thành bại của một dự án. Bởi vậy, các bước quản lý dự án cần phải được tiến hành bài bản, khoa học và chặt chẽ xuyên suốt vòng đời dự án nhằm đem lại kết quả tốt nhất. Vậy một quy trình quản lý dự án bao gồm những giai đoạn nào? Yếu tố nào ảnh hưởng đến sự thành công của một dự án? Cùng 1Office tìm hiểu trong bài viết sau.

1. Quản lý dự án là gì? Tổng quan về quy trình quản lý dự án

Theo định nghĩa của Viện Quản lý dự án (PMI), quản lý dự án là các hoạt động quản trị đặc thù mang tính khách quan, trong đó phản ánh toàn bộ các chức năng hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm soát.

Quy trình quản lý dự án là quá trình nhà quản lý ứng dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ, kinh nghiệm để thực hiện quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình thực hiện dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách cho phép và đáp ứng các yêu cầu tiêu chuẩn về kỹ thuật và chất lượng dự án.

Xem thêm:

• TOP 10 Phần mềm quản lý dự án tốt nhất giúp giám sát tiến độ dự án hiệu quả
• Hướng dẫn quy trình lập kế hoạch dự án hiệu quả và bài bản từ A-Z

2. Vai trò cốt lõi của quản lý dự án

Quy trình quản trị dự án là hoạt động diễn ra liên tục, xuyên suốt vòng đời của dự án, và cũng là yếu tố then chốt quyết định đến sự thành bại của dự án. Những vai trò cốt lõi của chu trình quản lý dự án bao gồm:

• Đảm bảo đạt được các mục tiêu dự án 

Mỗi dự án đều phải đảm bảo hoàn thành một hoặc nhiều mục tiêu nhất định để góp phần vào mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp. Các nhà quản trị nói chung và nhà quản trị dự án nói riêng có thể đặt ra mục tiêu tổng thể của dự án hoặc đặt ra mục tiêu cho từng giai đoạn của dự án.

• Điều phối, phân bổ các nguồn lực dự án

Thông thường, dự án sẽ sử dụng nhiều nguồn lực của doanh nghiệp và đôi khi cần phải huy động nguồn lực từ các quan hệ thị trường khác. Việc sử dụng các nguồn lực này sao cho hiệu quả nhất là rất quan trọng và đòi hỏi sự điều phối và phân bổ chính xác.

Nhà quản trị dự án cần phân bổ các nguồn lực của dự án cho từng công việc và giai đoạn cụ thể để đảm bảo sử dụng đúng và hợp lý về số lượng. Khi đó, nguồn lực được sử dụng đúng việc, đúng mục đích và dự án vẫn thu được hiệu quả như mong đợi mà không gây lãng phí.

• Đảm bảo dự án thực hiện đúng tiến độ 

Thời gian là yếu tố rất quan trọng đối với một dự án. Việc không đảm bảo được tiến độ dự án có thể gây ra tổn thất rất lớn về tiền bạc, công sức,… Bởi vậy, nhiệm vụ của quản lý dự án là phân bổ nguồn lực và điều phối công việc một cách khoa học, hợp lý nhằm đảm bảo tiến độ và giúp dự án hoàn thành đúng thời hạn.

3. Quy trình quản lý dự án theo ISO: 5 giai đoạn chuẩn quốc tế

Quy trình quản lý dự án theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 21500:2012 được xây dựng và phát triển bởi Viện Quản lý dự án, và được chia thành 5 giai đoạn cơ bản, bao gồm:

Giai đoạn 1: Khởi động dự án (Initiating)

Giai đoạn đầu tiên của quy trình quản lý dự án bao gồm xác định nhu cầu của dự án, việc xác định các bên liên quan và các mục tiêu cụ thể của dự án. Các hoạt động trong giai đoạn này bao gồm:

• Thực hiện nghiên cứu thị trường và đánh giá khả năng thực hiện của dự án.
• Xây dựng tài liệu khởi động dự án (Project Charter) để xác định mục tiêu dự án và phân phối thông tin với các bên liên quan.
• Xác định các bên liên quan (Stakeholder) của dự án và thiết lập các kế hoạch liên quan.

Giai đoạn 2: Lập kế hoạch dự án (Planning)

Lập kế hoạch dự án là một quá trình bắt đầu từ việc thiết lập các mục tiêu, quyết định các chiến lược, các chính sách, kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đã định. Trong giai đoạn lập kế hoạch dự án, nhà quản trị cần thực hiện những nội dung chính sau:

• Xác định mục tiêu của dự án: Mục tiêu chung của dự án là các kết quả mang tính phát triển về thể chất, tài chính, thể chế, xã hội, môi trường hoặc các kết quả phát triển khác mà dự án được kỳ vọng sẽ đạt được..
• Phân tích rủi ro: Phân tích rủi ro sẽ giúp xác định những rủi ro kịp thời và có hành động để quản lý hoặc giảm thiểu rủi ro khi có thể. Nếu rủi ro nằm ở mức từ trung bình đến thấp, cần chuẩn bị 1 chiến lược quản lý rủi ro cho hoạt động/kết quả. Nếu mức độ rủi ro cao, nên thay đổi cấu trúc dự án để các tránh nguy cơ này.
• Các hoạt động của dự án: Hoạt động hoặc công việc được thực hiện mà thông qua đó, các đầu vào như ngân sách, nguồn nhân lực và các loại tài nguyên khác được huy động để đạt được kết quả của dự án. Dựa vào mục tiêu và kết quả mà dự kiến, nhà quản trị sẽ tiến hành thiết lập các hoạt động của dự án.
• Ngân sách thực hiện dự án: Khi chuẩn bị ngân sách dự án, phải thiết lập đúng chi tiết tính toán, đảm bảo rằng các con số của dự án là đáng tin cậy và thực tế.
• Cách đo lường kết quả dự án: Kết quả của dự án không chỉ được đo lường bằng việc đã thực hiện được tất cả các công việc đề ra và đạt được mục tiêu mà còn liên quan đến cách dự án sử dụng chi phí và tiến độ. Có thể hình dung việc đo lường này là việc đo 3 cạnh của một tam giác, trong đó các cạnh lần lượt là chất lượng công việc, thời gian hoàn thành và sử dụng đúng ngân sách đề ra.

Giai đoạn 3: Thực hiện dự án (Executing)

Giai đoạn Thực hiện dự án là giai đoạn quan trọng nhất của quy trình quản lý dự án, bởi vì các hoạt động thực hiện ở giai đoạn này ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của dự án. Do đó, công tác quản lý dự án cần được thực hiện một cách chặt chẽ và đảm bảo sự hợp tác giữa các bên liên quan để đạt được mục tiêu của dự án.

Các hoạt động trong giai đoạn này bao gồm:

• Tiến hành triển khai các hoạt động của dự án theo kế hoạch: Các hoạt động này có thể bao gồm sản xuất sản phẩm, phát triển phần mềm, xây dựng cơ sở hạ tầng, cung cấp dịch vụ và thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến dự án.
• Theo dõi và giám sát tình hình thực hiện các hoạt động của dự án: Cần đảm bảo rằng các hoạt động được thực hiện trong giai đoạn này đạt tiêu chuẩn về hiệu suất, đúng tiến độ và trong phạm vi nguồn lực được cung cấp.
• Quản lý sự thay đổi: Đưa ra các dự báo về thời gian và chi phí thực hiện dự án.

Giai đoạn 4: Giám sát và kiểm soát (Monitoring and Controlling)

Khi dự án đi vào giai đoạn triển khai, việc giám sát và và kiểm soát dự án cần phải được thực thi ngay để các nhà quản trị kịp thời đánh giá và điều chỉnh các hoạt động của dự án, đảm bảo rằng dự án đã và đang đi theo đúng mục tiêu đã đề ra. Trong quá trình giám sát và kiểm soát, cần chú ý đến những khía cạnh sau:

• Giám sát tiến độ dự án: Cần liên tục giám sát tiến độ của dự án để đảm bảo rằng các hoạt động được thực hiện đúng theo kế hoạch và đúng thời hạn. Để quản lý tiến độ dự án, nhà quản trị cần sử dụng các công cụ quản lý dự án như biểu đồ Gantt, lịch trình công việc và các báo cáo tiến độ.
• Kiểm soát chất lượng: Các hoạt động kiểm soát chất lượng có thể bao gồm kiểm tra chất lượng sản phẩm, đảm bảo tính thống nhất giữa các sản phẩm và đảm bảo rằng các yêu cầu chất lượng đã đề ra được đáp ứng.
• Kiểm soát chi phí: Chi phí dự án cần phải được kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo rằng dự án được thực hiện trong phạm vi ngân sách cho phép. Các hoạt động kiểm soát chi phí có thể bao gồm giám sát các chi phí dự án, đối chiếu với kế hoạch chi phí và điều chỉnh kế hoạch chi phí nếu cần thiết.
• Quản lý sự thay đổi: Trong quá trình triển khai dự án sẽ có rất nhiều trường hợp phải thay đổi so với dự tính ban đầu. Khi đó nhà quản trị cần quản lý các thay đổi này để đảm bảo rằng chúng không ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng và kinh phí của dự án. Các hoạt động quản lý thay đổi có thể bao gồm xác định, đánh giá và phê duyệt các yêu cầu thay đổi và đưa ra các biện pháp để đảm bảo rằng các yêu cầu thay đổi được thực hiện một cách hiệu quả.

Giai đoạn 5: Hoàn thành dự án (Closing)

Giai đoạn Hoàn thành dự án (Closing) là giai đoạn cuối cùng trong quy trình quản lý dự án. Giai đoạn này bao gồm việc hoàn thành tất cả các nhiệm vụ của dự án, kiểm tra và báo cáo kết quả, phân phối sản phẩm hoặc dịch vụ, đánh giá kết quả và rút ra kinh nghiệm.

Các hoạt động cần được tiến hành bao gồm:

• Bàn giao các sản phẩm của dự án cho khách hàng: Trước khi bàn giao, trưởng dự án cần xác nhận rằng tất cả các yêu cầu và mục tiêu của dự án đã được hoàn thành, đồng thời phải đảm bảo rằng tất cả các phát sinh và thay đổi đã được xử lý và tài liệu dự án đã được lưu trữ đầy đủ.
• Chuyển giao các tài liệu kỹ thuật cho khách hàng: Những tài liệu này có thể bao gồm báo cáo hiệu suất, tài liệu hướng dẫn sử dụng sản phẩm hoặc các tài liệu kỹ thuật khác.
• Tổng kết đánh giá dự án và rút kinh nghiệm: Đánh giá này cần bao gồm mức độ hoàn thành, chất lượng sản phẩm, thời gian và chi phí dự án. Nhà quản trị cần đánh giá xem liệu các mục tiêu đã được đạt được hay chưa, cũng như các yếu tố nào đã ảnh hưởng đến hiệu suất dự án.

4. Những yếu tố quyết định sự thành công của dự án

Một dự án thành công được định nghĩa là một dự án hoàn thành đúng kết quả, trong ngân sách dự kiến, đúng tiến độ và được chấp nhận bởi khách hàng. 4 yếu tố này cùng đóng góp vào sự thành công của dự án và cần được quản lý một cách cẩn thận để đảm bảo sự thành công của dự án.

• Kết quả dự án: Kết quả của dự án là mục tiêu mà dự án đặt ra để đạt được. Để đạt được kết quả, dự án cần có một kế hoạch rõ ràng và các bước tiến hành để đạt được mục tiêu.
• Ngân sách dự án: Quản lý ngân sách dự án đòi hỏi sự quản lý cẩn thận của các chi phí, tài nguyên và lực lượng lao động.
• Tiến độ dự án: Quản lý tiến độ dự án là yếu tố quan trọng để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn. Nếu dự án hoàn thành đúng tiến độ, nó có thể được xem như bước đầu thành công.
• Sự chấp nhận của khách hàng: Sự chấp nhận của khách hàng là yếu tố quan trọng để quyết định sự thành công của dự án. Sự chấp nhận của khách hàng có nghĩa là khách hàng hài lòng với kết quả dự án và tin tưởng vào dự án cũng như nhà thầu.

5. Nâng cao chất lượng quản lý dự án với phần mềm 1Office

Trong bối cảnh số hiện nay, ứng dụng công nghệ trong quản lý dự án là chìa khóa giúp nâng cao hiệu suất và tối ưu hóa nguồn lực cho các dự án đầu tư. 1Office là một trong những giải pháp quản lý dự án được ứng dụng phổ biến và hiệu quả trên thị trường.

Phần mềm 1Office giúp các doanh nghiệp giải quyết được bài toán chậm trễ tiến độ, kiểm soát chi phí và chất lượng trong quy trình quản lý dự án một cách tối ưu nhất với các tính năng ưu việt như:

• Khởi tạo dự án đơn giản, nhanh chóng. Phân bổ nguồn lực, thời gian, bóc tách hạng mục chính của dự án.
• Tức thời nắm bắt được tiến độ chung của cả dự án, tỷ trọng theo từng trạng thái, từ đó có điều chỉnh kịp thời để đẩy nhanh tiến độ.
• Linh hoạt trong việc thiết lập tiến độ của dự án: Theo bình quân % hoàn thành công việc hoặc Theo tỷ trọng ngày thực hiện
• Tính năng liên kết, cho phép từ module Công việc, có thể liên kết dữ liệu tới các module khác như HRM, CRM. Từ đó, với một Dự án, Nhà quản trị có thể quản lý tiến độ, tình hình tài chính, vật tư, liên kết tới quản lý Khách hàng, cho phép tạo mới: Báo giá, Hợp đồng

Nhận tư vấn & Demo phần mềm miễn phí

Trong bài viết trên đây, 1Office đã giới thiệu tới bạn đọc về quy trình quản lý dự án chuyên nghiệp đồng thời mang đến giải pháp công nghệ giúp quản lý dự án hiệu quả X3 năng suất. Để được tư vấn và dùng thử phần mềm quản trị dự án hàng đầu thị trường, vui lòng liên hệ theo thông tin bên dưới:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage 1Office: https://www.facebook.com/1officevn
• Kênh Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp