Chuyển đổi số trong chuỗi F&B – Nhìn từ câu chuyện thành công của ToCoToCo
Chuyển đổi số không phải là xu hướng, mà thực sự mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Và câu chuyện thành công của ToCoToCo, chính là minh chứng sống động nhất về lợi ích của doanh nghiệp khi thực hiện chuyển đổi số.
Mục lục
Về thương hiệu ToCoToCo
ToCoToCo có lẽ là cái tên rất đỗi quen thuộc đối với các bạn trẻ “ghiền” trà sữa Việt. Thế nhưng, ít ai biết được rằng, người đứng sau chuỗi hệ thống ToCoToCo với hơn 200 cửa hàng trong và ngoài nước lại là một cô gái rất trẻ: Amy Trương (sinh năm 1985). Đó là minh chứng cho việc thành công không đo bằng tuổi tác và kinh nghiệm mà đến từ sự khác biệt.
Chị Amy Trương – Tổng giám đốc Công ty CP TMDV Taco Việt Nam – người sáng lập thương hiệu TocoToco chia sẻ: “Là một du học sinh Việt tại Đài Loan, chứng kiến nền trà sữa tại Đài Loan phát triển không ngừng, nhất là người Việt ta cũng yêu thích và phải trả chi phí rất cao cho mỗi ly trà sữa, tôi bắt đầu nung nấu một ước mơ cho riêng mình: Tại sao mình không mở một thương hiệu trà sữa của chính người Việt mình, mà nguyên liệu là những nông sản sạch thiên nhiên của quê hương”.
May mắn bén duyên và có cơ hội tìm hiểu về quy trình làm ra những ly trà sữa thơm ngon, ngay khi về nước, Amy đã đi tìm cho mình những nguồn nông sản sạch ở khắp mọi miền đất nước. Đó là lá trà ngọt thơm Mộc Châu, trân châu từ sắn dây Nghệ An, dâu tây Đà Lạt… Tất cả được thu mua và chế biến theo chu trình nhất quán, hợp vệ sinh, thơm ngon. Chính vì thế, mỗi cốc trà sữa khi đưa đến tay khách hàng đều là những sản phẩm tinh túy của ẩm thực Việt.
Hình ảnh đại diện của ToCoToCo được xếp thành từ 63 ngôi sao tượng trưng cho 63 tỉnh thành trên dải đất hình chữ S. Những ngôi sao lấp lánh đang cười cũng chính là ước mong của nhà sáng lập ToCoToCo: “Mang ToCoToCo có mặt trên khắp các tỉnh thành Việt Nam”.
Ít ai biết rằng TocoToco là một cái tên mang tính tượng hình đầy thú vị: T là ống hút, O là trân châu, C là hành động mở miệng mỗi lần cắn và nhai trân châu. Vậy, TocoToco vừa tròn cho một quy trình thưởng thức trà sữa. Và hành động lặp đi lặp lại “hút trân châu nhai trân châu – hút trân châu nhai trân châu” tạo ra cái tên TocoToco.
Tại TocoToco, R&D (Research and Development – bộ phận “nghiên cứu và phát triển”) được coi là một trong những chìa khoá làm nên thành công của thương hiệu. Việc cho ra đời sản phẩm mới, hay cải tiến những đồ uống đã có đều là những mảnh ghép không thể thiếu. Đây chính là một trong những yếu tố quyết định việc sự nhìn nhận, đánh giá của khách hàng đối với sản phẩm, cũng như quyết định họ sẽ tiếp tục ủng hộ hay từ bỏ thương hiệu.
ToCoToCo luôn cập nhật và cho ra đời những món đồ uống mới. Đặc biệt, với mỗi lần “cải thiện món”, các chuyên gia nghiên cứu sản phẩm sẽ trực tiếp khảo sát thị trường, tìm hiểu sở thích và khẩu vị của khách hàng trong thời điểm hiện tại. Nhạy bén với thị hiếu là yếu tố quan trọng hàng đầu trong thành công của một chiến dịch mới.
Tiếp theo, đổi mới nhưng không được “đánh mất mình”. Với phương châm lấy “giá trị cốt lõi” của thương hiệu làm nền tảng để phát triển sản phẩm, các đồ uống tại TocoToco dù mới hay cải tiến từ sản phẩm đã có đều phải trải qua quá trình kiểm định chất lượng nghiêm ngặt, khi đã đạt chuẩn thì mới được đem ra sử dụng. Thêm vào đó, công thức pha chế cần phải được cân đối để vừa mang những hương vị mới, nhưng vẫn không làm mất đi sự đặc trưng vốn có của ToCoToCo.
Từ thách thức trong quản lý nhân sự
Quán trà sữa đầu tiên của TocoToco được mở tại Cửa Bắc – Hà Nội năm 2013 chỉ vỏn vẹn khoảng 15 mét vuông. Cho tới nay, ToCoToCo đã sở hữu chuỗi hơn 200 cửa hàng, có mặt trên cả các nước quốc tế như Nhật Bản, Mỹ… Thương hiệu phát triển nhanh chóng, cửa hàng mở ra liên tục, đây vừa là cơ hội, vừa là thách thức lớn đối với ToCoToCo.
Ngoài chi phí thuê mặt bằng, nguyên liệu thì quản lý con người là yếu tố sống còn của ToCoToCo. Cũng giống như các chuỗi F&B khác ở Việt Nam, ToCoToCo thường có đội ngũ nhân sự khá phức tạp, thường là nhân viên partime, sinh viên không cố định giờ giấc. Do đó, việc tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân sự gặp rất nhiều khó khăn.
Dù có đến 200 cửa hàng nhưng việc quản lý nhân sự, giấy tờ phòng ban đều do khối văn phòng xử lý. Các chi phí cho cửa hàng như điện, nước, ga, nguyên liệu, nhân công… cần được thống kê chính xác, tập trung để phục vụ cho việc làm chứng từ và thanh toán vào cuối tháng. Đặc biệt, công việc ở cửa hàng được phân theo nhiều ca khiến cho phòng hành chính nhân sự mất khá nhiều thời gian trong việc tổng hợp đơn từ, quản lý chấm công, tính lương hàng tháng cho nhân viên.
Sử dụng nguồn nguyên liệu trong ngày nhưng lượng khách đến quán ít khiến nguyên liệu hư hỏng cũng là một nguyên nhân khiến các chủ doanh nghiệp phải đau đầu. Dù đã lên phương án giảm nhập nguyên liệu nhưng một vài mặt hàng dùng trong ngày, hoặc ngắn ngày không tiêu thụ hết bỏ đi cũng làm thất thoát khá nhiều ngân sách.
Trước đây, mọi thông báo, quy chế, chính sách, tài liệu hay thay đổi của hệ thống ToCoToCo đều thông báo qua các nhóm Zalo, Skype. Tuy nhiên, đại đa số nhân viên không nắm được thông tin do mải làm việc, quên không đọc, tin nhắn bị trôi.
Là một Founder chứng kiến sự hình thành và phát triển của ToCoToCo trong những ngày đầu, chị Amy Trương rút ra được không ít kinh nghiệm quý báu trong phát triển chuỗi cửa hàng của mình như:
– Phát triển phải đi đôi với việc không ngừng đổi mới, không ngừng sáng tạo. Nếu không, ắt sẽ bị đẩy ra khỏi guồng quay và nhanh chóng lạc hậu.
– Thời đại công nghệ số, để quản lý doanh nghiệp hiệu quả, cần có công cụ quản lý theo hệ thống, đồng bộ hóa các bộ phận và theo dõi tổng quan liên tục.
Đến lợi ích khi ứng dụng 1Office trong quản lý nhân sự của chuỗi cửa hàng
Giữa lúc đang loay hoay tìm cách giải quyết những vấn đề ấy, Amy đã tìm và thấy được 1Office – Phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp. Từ đây, ToCoToCo đã hệ thống lại được toàn bộ chuỗi cửa hàng của mình một cách khoa học, chỉn chu. Từ việc chọn người trong tuyển dụng, đào tạo tay nghề đến thực hiện công việc hàng ngày và đối đãi khách hàng, tất cả đều trơn tru như một cỗ máy nhờ việc sử dụng 1Office.
Gắn kết các phòng ban thông qua mạng nội bộ
Thông qua mạng truyền thông nội bộ, 1Office là nơi truyền tải thông điệp đến các thành viên trong hệ thống ToCoToCo một cách hiệu quả. Đồng thời, nhân viên ở các cửa hàng đều có thể theo dõi tin tức thông báo một cách nhanh chóng mà không mất quá nhiều thời gian.
1Office tạo ra sự gắn kết nối, gắn bó thân thiết giữa các cửa hàng. Thông qua lịch biểu, sẽ hiển thị thông báo sinh nhật của các thành viên trong công ty để mọi người gửi lời chúc mừng và có kế hoạch tổ chức bữa tiệc chúc mừng phù hợp.
Ngoài ra, nhân viên ở cửa hàng có thể thoải mái chia sẻ cảm xúc, suy nghĩ về công việc, cá nhân mà không bị gò bó, xét nét. Hệ thống của Workplace, giúp xóa bỏ mọi khoảng cách và tạo nên bầu không khí thân thiện, gần gũi cho các nhân viên trong doanh nghiệp.
Quản lý nhân sự hiệu quả
1Office giúp các nhà quản lý dễ dàng theo dõi và quản lý toàn bộ nhân sự trong chuỗi ToCoToCo. Tất cả thông tin nhân sự từ hồ sơ nhân viên, hợp đồng, bảo hiểm, chấm công, các loại đơn từ tài chính, lịch biểu của các cửa hàng, phòng ban đều được số hóa trên hệ thống của 1Office.
Quy trình đào tạo nhân viên
Đối với chuỗi hệ thống hàng trăm cửa hàng, để giữ được đúng tôn chỉ, mục đích của thương hiệu và pha chế đúng công thức, rất cần chú tâm tới vấn đề đào tạo nguồn nhân lực. Nhân viên tại cửa hàng của ToCoToCo được đào tạo chuyên sâu và trải qua quá trình kiểm tra trình độ định kỳ. Việc đảm bảo các nguyên vật liệu được sử dụng đúng quy định, các vật dụng đảm bảo vệ sinh cũng như quy trình pha đúng quy cách đều được kiểm tra thường xuyên.
Quản lý thông minh – đúng cách
Riêng trong chuyện tính lương, nhờ việc sử dụng 1Office, Amy không còn cần đau đầu duyệt cả đống đơn từ, chờ đợi kế toán, mà đã có sự đồng bộ giữa chấm công – bảng lương – trả lương ngay cả khi 12 giờ đêm tới nhân viên. Mọi công việc được số hóa. Từ đây, dù quản lý cả một hệ thống, nhưng Amy có thể đi mọi nơi tìm kiếm nông sản, tìm kiếm đối tác, hơn nữa là dành thời gian để yêu chiều chăm sóc chính bản thân mình.
Bí quyết thành công của ToCoToCo chính là tự động hóa những khâu thủ tục dài dòng thủ công, góp sức chăm sóc và nâng cao sản phẩm, học tập để vươn tầm quốc tế. Nếu doanh nghiệp của bạn muốn có được một quy trình tự động hóa cao như ToCoToCo, hãy nhanh tay đăng ký dùng thử và trải nghiệm những tính năng ưu việt của 1Office dành cho doanh nghiệp của mình.
Xem thêm các câu chuyện thành công khác tại:
