Tổng hợp 10+ kỹ năng quản lý dự án xây dựng hiệu quả X2 năng suất

Đối với các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực xây dựng, quản trị vận hành luôn đi đôi cùng quản trị dự án. Bởi vậy làm thế nào để trang bị đầy đủ kỹ năng quản lý dự án xây dựng cần thiết cho các nhà quản trị luôn là yếu tố được ưu tiên hàng đầu. Một dự án chỉ có thể thành công khi người lãnh đạo biết cách điều phối và khai thác nguồn lực hiệu quả, cân bằng giữa tiến độ – chất lượng – chi phí. Để làm được điều này thì họ cần phải có những tố chất, năng lực gì? Đâu là giải pháp quản trị dự án tối ưu cho ngành xây dựng trong thời đại số? Tất cả sẽ được 1Office giải đáp trong bài viết dưới đây.

I. 10 kỹ năng quản lý dự án xây dựng nhà quản trị cần có

1. Kỹ năng năng chuyên môn

Một nhà quản lý chỉ có thể lãnh đạo và điều hành dự án đi đến thành công khi bản thân họ có nền tảng chuyên môn vững chắc. Bởi vậy, kinh nghiệm và kiến ​​thức tốt về ngành vẫn là yếu tố cốt lõi quyết định tố chất và năng lực của người quản lý dự án xây dựng.

Nhà quản lý có kinh nghiệm quản lý dự án xây dựng cùng vốn kiến thức dày dặn không chỉ tạo dựng được sự tín nhiệm, tin tưởng cho công nhân viên mà còn giúp bản thân họ ứng dụng được những hiểu biết của bản thân để lãnh đạo đội nhóm và quản lý dự án hiệu quả.

Các quy trình quản lý dự án xây dựng đang ngày càng được hiện đại hóa nhằm tối ưu công tác thi công công trình. Bởi vậy, ngoài việc trang bị vững vàng những kỹ năng chuyên môn cần thiết thì các nhà quản lý cũng cần nhanh nhạy để nắm bắt những kỹ thuật công nghệ mới để nâng cao năng suất của dự án.

>> Bỏ túi ngay: Mô hình quản lý dự án là gì? Cách lựa chọn mô hình quản lý dự án chính xác nhất

2. Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp được coi là một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định thành công của dự án xây dựng. Một nghiên cứu của Viện Quản lý Dự án (PMI) đã chỉ ra rằng giao tiếp kém hiệu quả là nguyên nhân chính dẫn đến 56% các dự án thất bại.

Vì vậy, giao tiếp là kỹ năng quản lý dự án xây dựng mà bất kỳ nhà quản lý nào trong lĩnh vực này cũng cần phải có. Vì người quản lý xây dựng là người tổ chức, điều phối hoạt động của toàn bộ nhân sự. Họ chính là chất keo gắn kết các thành viên trong nhóm dự án với nhau. Bởi vậy mối quan tâm hàng đầu của nhà quản lý là đảm bảo cho luồng thông tin luân chuyển hiệu quả, xuyên suốt.

Một nhà quản lý dự án xây dựng có kỹ năng giao tiếp tốt là người biết truyền đạt các ý tưởng một cách rõ ràng, rành mạch và biết cách tương tác với nhân viên để cùng trao đổi, thảo luận về các vấn đề.

Bên cạnh khả năng giao tiếp trực tiếp mặt đối mặt giữa các cá nhân thì trong bối cảnh số hóa hiện nay thì nhà quản lý xây dựng cũng cần trang bị cho mình kỹ năng giao tiếp trực tuyến. Các nhà quản lý cần có khả năng giao tiếp bằng văn bản thông thạo (vì email vẫn là hình thức giao tiếp kinh doanh phổ biến nhất) và sử dụng các công cụ giao tiếp online và ứng dụng chia sẻ tệp để tạo điều kiện phối hợp giữa tất cả các bên liên quan của dự án.

3. Kỹ năng lãnh đạo

Trong vai trò một nhà quản lý đồng nghĩa với việc bạn sẽ có trách nhiệm “chèo lái” con thuyền với hàng chục, hàng trăm thành viên để đi đến thành công. Bởi vậy, khả năng lãnh đạo là kỹ năng quản lý dự đầu tư án xây dựng cốt lõi quyết định tố chất, năng lực của nhà quản lý xây dựng.

Một nhà quản lý có năng lực lãnh đạo là người có khả năng tạo ra sự tác động và tầm ảnh hưởng lên người khác. Họ đóng vai trò định hướng nhân sự và phối hợp các nguồn lực để giúp đội nhóm đạt được mục tiêu chung đề ra. Ngoài ra, kỹ năng lãnh đạo đòi hỏi nhà quản lý phải có mối liên kết chặt chẽ với các thành viên trong nhóm của mình để đảm bảo rằng mọi người hiểu rõ vai trò trách nhiệm của mình và đưa ra sự hỗ trợ nếu cần thiết.

4. Kỹ năng quản lý tài chính

Có thể nói, chi phí luôn là bài toán nan giải nhất trong các dự án xây dựng, đòi hỏi các nhà quản trị cần phải có kỹ năng quản lý tài chính khôn khéo để duy trì một dòng tiền khỏe mạnh cho dự án.

Khả năng quản lý tài chính bao gồm các kỹ thuật lập kế hoạch ngân sách, đưa ra dự báo về dòng tiền và theo dõi chi tiêu của dự án xây dựng. Họ cũng có thể sử dụng kỹ năng này để tìm kiếm các cơ hội tài trợ khác cho dự án. Nhìn chung, kỹ năng quản lý tài chính tốt có thể giúp nhà quản lý khai thác các nguồn lực của dự án hiệu quả hơn.

5. Kỹ năng quản trị rủi ro

Định luật Murphy đã chỉ ra rằng: “Anything that can go wrong, will go wrong” (Nếu có bất kỳ điều xấu nào có thể xảy ra thì nó sẽ xảy ra). Và quy luật này cũng đúng với lĩnh vực quản lý dự án xây dựng. Một dự án xây dựng luôn phải đối mặt với rất nhiều rủi ro, nguy cơ tiềm ẩn ở nhiều cấp độ khác nhau. Bởi vậy, nhà quản lý luôn phải chuẩn bị tâm thế sẵn sàng cho bất kỳ tình huống nào. Để làm được điều này, họ cần phải có khả năng xác định, đánh giá rủi ro trong môi trường xây dựng và lập kế hoạch ứng phó kịp thời.

Ví dụ: Nếu có khả năng vật tư xây dựng có thể không được cung cấp kịp thời cho một dự án, người quản lý xây dựng phải chuẩn bị giải pháp cho vấn đề này trước khi dự án bắt đầu để ngăn ngừa nguy cơ chậm trễ tiến độ dự án.

6. Kỹ năng đàm phán

Khả năng đàm phán cũng là một trong những kỹ năng quản lý dự án đầu tư xây dựng quan trọng khi người quản lý làm việc với các bên liên quan. Kỹ thuật đàm phán tốt có thể giúp nhà quản trị đưa ra những thỏa thuận ảnh hưởng tích cực đến các dự án và đảm bảo quyền lợi cho đội nhóm của mình.

Để trang bị được kỹ năng đàm phán, nhà quản lý cần có nền tảng kiến thức chuyên môn vững chắc cùng các kỹ năng mềm như trí tuệ cảm xúc, lắng nghe tích cực và khả năng thuyết phục người khác.

Vì các cuộc đàm phán diễn ra xuyên suốt vòng đời của dự án xây dựng, cho nên nhà quản lý cần nắm rõ cơ chế của các giai đoạn dự án khác nhau và mục đích, chủ đề mà các cuộc đàm phán hướng tới để có chiến lược đàm phán phù hợp. Ngoài ra, nhà quản lý cũng cần có khả năng nói không với những kỳ vọng không khả thi của khách hàng, không đồng ý với những đề xuất mà họ cho rằng sẽ tác động tiêu cực đến dự án và thỏa hiệp nếu cần.

Nhà quản trị có thể nâng cao kỹ năng đàm phán của mình bằng cách thực hành trong các tình huống mô phỏng hoặc thực tế.

7. Kỹ năng tổ chức công việc

Đây cũng là một trong những kỹ năng quản lý dự án xây dựng thiết yếu mà bất kỳ nhà quản trị nào cũng cần phải có. Kỹ năng tổ chức công việc liên quan đến việc lập kế hoạch dự án và phân bổ nguồn lực một cách phù hợp. Kỹ năng này giúp bộ máy tổ chức vận hành một cách quy củ, có kỷ luật và tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, đơn vị.

Nhà quản lý cần xác định được công việc nào cần được ưu tiên và hạng mục nào cần tập trung huy động lực lượng thực hiện.  Ngoài ra, kỹ thuật này cũng đòi hỏi tư duy nhạy bén và khoa học để có thể giao đúng người đúng việc, tinh gọn và tối ưu hóa các quy trình phức tạp để từ đó cải thiện hiệu suất và nâng cao chất lượng thực hiện công việc.

Xem thêm: Quản lý tiến độ dự án là gì? 6 Bước quản lý tiến độ dự án hiệu quả

8. Kỹ năng quản lý thời gian

Một nghiên cứu của McKinsey đã chỉ ra rằng có tới 77% các dự án xây dựng bị chậm trễ tiến độ, quá thời hạn đề ra trong hợp đồng. Một dự án xây dựng bị đình trệ có thể kéo theo rất nhiều hệ lụy như đội vốn, vượt quá ngân sách lãng phí nguồn lực,… Bởi vậy, khả năng kiểm soát tiến độ dự án luôn là mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý khi đề cập đến kỹ năng quản lý dự án xây dựng.

Kỹ năng quản lý thời gian dự án bao gồm việc phân bổ lịch trình làm việc hợp lý cho các thành viên, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ và theo dõi, giám sát quá trình thi công nhằm đảm bảo đáp ứng được các deadline công việc đề ra.

9. Kỹ năng thích ứng linh hoạt

Trong quá trình thi công dự án, không phải lúc nào mọi thứ cũng diễn ra theo đúng kế hoạch. Một thay đổi nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống vận hành. Do đó, điều quan trọng là các nhà quản lý phải linh hoạt để thích ứng với những thay đổi và lập kế hoạch đầy đủ để chuẩn bị cho mọi trường hợp.

Một nhà quản lý dự án linh hoạt là người có khả năng thích ứng nhanh chóng và thông minh khi tình huống thay đổi bất chợt, đồng thời tìm ra hướng giải quyết tốt nhất để đảm bảo rằng dự án vẫn được hoàn thành đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách cho phép.

10. Kỹ năng ứng dụng công nghệ

Hiện nay, ngành xây dựng đã bắt đầu tiến vào cuộc đua chuyển đổi số nhằm hiện đại hóa bộ máy vận hành và nâng cao năng lực cạnh tranh. Để làm được điều này thì các nhà quản lý phải là lực lượng nòng cốt tiên phong đón đầu làn sóng công nghệ để dẫn dắt và lãnh đạo đội nhóm tiến vào kỷ nguyên số.

Có hiểu biết sâu rộng về công nghệ có thể giúp các nhà quản lý xây dựng tối ưu quy trình quản lý, cắt giảm được những công tác thủ công, giảm thiểu sai sót trong quá trình vận hành và đặt biệt là kiểm soát chặt chẽ được tiến độ cũng như ngân sách dự án.

Để trang bị kỹ năng quản lý dự án xây dựng bằng cách ứng dụng công nghệ, nhà quản lý cần thông hiểu và sử dụng thành thạo các phần mềm quản lý dự án xây dựng chuyên sâu và biết cách phổ biến, đào tạo công nhân viên thực hiện và báo cáo công việc trên phần mềm.

II. Phương pháp nâng cao kỹ năng quản lý dự án xây dựng

1. Hiểu rõ về đội ngũ nhân sự

Một nhà quản lý muốn triển khai dự án xây dựng hiệu quả thì trước hết anh ta phải hiểu rõ về đội nhóm của mình. Bởi con người chính là nguồn lực quan trọng nhất quyết định đến 80% sự thành công của dự án. Một đội nhóm lỏng lẻo, thiếu tính liên kết thì người quản lý dù có tài năng đến mấy cũng không thể đảm bảo được chất lượng dự án.

Để làm được điều này thì nhà quản lý cần phải thường xuyên trao đổi, giao tiếp với công nhân viên để nắm rõ được những vấn đề của họ và cùng tìm ra phương hướng giải quyết. Đồng thời, việc nắm rõ điểm mạnh của từng thành viên cũng sẽ giúp quản lý khai thác triệt để tiềm năng của họ và giao cho những công việc phù hợp.

2. Cởi mở để tiếp nhận phản hồi

Bên cạnh sự kiên định và quyết đoán, một nhà quản lý xây dựng giỏi còn biết lắng nghe quan điểm và ý kiến của người khác. Với vai trò này, điều quan trọng là phải cởi mở để chấp nhận những phản hồi từ khách hàng, đồng nghiệp và cả nhân viên cấp dưới. Đối với các nhà quản lý xây dựng, cởi mở với phản hồi có nghĩa là họ có thể tiếp thu những góp ý và cả lời phê bình mang tính xây dựng. Từ đó, nhà quản lý sẽ nhìn nhận được những thiếu sót và hạn chế trong công tác của mình để bồi đắp, trang bị thêm những kỹ năng cần thiết nhằm đáp ứng yêu cầu công việc.

Bên cạnh đó, thay vì chờ đợi phản hồi thì người quản lý cũng có thể chủ động hỏi ý kiến của đồng nghiệp hoặc khách hàng. Điều này cho thấy bạn có thái độ cầu tiến và luôn sẵn sàng thay đổi, cải tiến đề hoàn thiện bản thân trong vai trò của nhà quản lý dự án xây dựng.

3. Tránh sa vào quản lý vi mô

Trong một ngành công nghiệp mà hầu hết các dự án đều ở quy mô lớn và vô cùng phức tạp phức tạp thì quản lý vi mô là một sự lãng phí thời gian và nguồn lực. Các nhà quản lý dự án xây dựng tốt nhất cần tin tưởng rằng các đồng nghiệp và thành viên trong nhóm của họ có đủ kỹ năng để hoàn thành nhiệm vụ. Bằng cách giao nhiệm vụ và giải thích rõ ràng công việc phải hoàn thành, họ sẽ tránh bị vướng vào những điều vụn vặt của dự án và thay vào đó tập trung vào những hạng mục thi công chính của dự án.

III. 1Office – Phần mềm quản lý dự án xây dựng ưu việt nhất hiện nay

Để một dự án xây dựng đi đến thành công thì ngoài việc trang bị các kỹ năng quản lý dự án xây dựng cần thiết cho đội ngũ quản lý thì hiện đại hóa và số hóa bộ máy vận hành cũng là một vấn đề cần được lưu tâm.

1Office là giải pháp quản lý dự án ưu việt nhất thị trường cho các doanh nghiệp xây dựng. 1Office đã có 7 năm kinh nghiệm đồng hành chuyển đổi số thành công cho những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực xây dựng như Phú Cường Group, Hồng Hà Beton, Mekong,… Là một giải pháp quản trị tổng thể, 1Office có thể giải quyết hầu hết các “bài toán khó” của các doanh nghiệp xây dựng hiện nay với những tính năng mạnh mẽ như:

Quản lý công việc/ quy trình dự án

• Lập kế hoạch chi tiết các hạng mục thực hiện dự án
• Số hóa và vận hành 100% mọi loại quy trình dự án
• Theo dõi và kiểm soát chặt chẽ tiến độ thi công với hệ thống báo cáo trực quan

Quản lý vật tư, ngân sách dự án

• Cập nhật chuẩn xác và kịp thời tình trạng dòng tiền của dự án
• Quản lý tình hình tài chính dự án chi tiết đến từng phiếu thu/chi, mua hàng
• Quản lý chặt chẽ quy trình xuất/nhập vật tư, tránh gây thất thoát

Nhận tư vấn & dùng thử phần mềm miễn phí

Qua bài viết trên 1Office mang đến góc nhìn toàn diện về những kỹ năng quản lý dự án xây dựng cần có để điều hành dự án thành công. Đồng thời giới thiệu giải pháp công nghệ giúp doanh nghiệp quản lý và triển khai thi công dự án hiệu quả, tối ưu năng suất. Để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm dùng thử phần mềm quản lý doanh nghiệp hàng đầu hiện nay, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA