Automation là gì? Ứng dụng thực tiễn & xu hướng mới nhất cho lãnh đạo

Automation không còn là “chuyện của tương lai” – mà đã trở thành vũ khí cạnh tranh trong tay những doanh nghiệp nhạy bén. Khi thị trường ngày càng khốc liệt, việc CEO vẫn phải duyệt tay từng báo cáo, ký giấy nghỉ phép hay họp để nhắc việc… là dấu hiệu cho thấy bộ máy đang vận hành lỗi thời. Tự động hoá (Automation) không chỉ giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí, tăng tốc quy trình, mà còn trao quyền kiểm soát cho lãnh đạo – ở cấp độ chiến lược. Trong bài viết của 1Office, bạn sẽ hiểu rõ automation là gì, ứng dụng thực tiễn trong doanh nghiệp, và đặc biệt là xu hướng mới: tự động hoá toàn diện bằng AI và nền tảng Low-code.

1. Automation là gì?

Automation (tự động hoá) là quá trình sử dụng công nghệ để thực hiện các tác vụ, quy trình hoặc hệ thống mà trước đây cần đến sự can thiệp thủ công của con người. Thay vì phải thao tác lặp lại hàng ngày – như nhập liệu, phê duyệt hồ sơ, gửi báo cáo – automation giúp các công việc đó diễn ra tự động, chính xác và liên tục.

Trong ngữ cảnh doanh nghiệp, automation không chỉ đơn thuần là dùng phần mềm để thay thế con người, mà là cách để chuẩn hoá quy trình, giảm thiểu rủi ro vận hành, đồng thời tăng tốc độ ra quyết định và giải phóng nguồn lực cho các hoạt động chiến lược.

Có thể hiểu đơn giản: nếu chuyển đổi số là hành trình số hoá dữ liệu và quy trình, thì automation chính là bước kế tiếp – nơi doanh nghiệp vận hành trơn tru, hiệu quả mà không cần “chạm tay” vào mọi thứ.

2. Phân loại các hình thức Automation

2.1. Business Process Automation (BPA) – Tự động hoá quy trình nghiệp vụ

BPA tập trung vào việc chuẩn hoá và tự động hoá các quy trình kinh doanh có tính lặp lại: như phê duyệt đề xuất, xử lý đơn hàng, tuyển dụng, báo cáo, chăm sóc khách hàng… Đây là hình thức phổ biến nhất trong chuyển đổi số tại các doanh nghiệp vừa và lớn.

Ví dụ: Đơn xin nghỉ phép được gửi, phê duyệt, cập nhật dữ liệu nhân sự – hoàn toàn tự động.

2.2. Robotic Process Automation (RPA) – Robot phần mềm xử lý tác vụ lặp

RPA sử dụng robot phần mềm để mô phỏng thao tác của con người trên hệ thống máy tính: nhập liệu, sao chép dữ liệu, tạo báo cáo, gửi email… Đây là giải pháp tối ưu cho những doanh nghiệp vẫn sử dụng nhiều hệ thống kế thừa, thiếu kết nối dữ liệu.

Ví dụ: Robot tự động tải dữ liệu từ phần mềm A, xử lý và nhập sang hệ thống B hàng ngày.

2.3. IT Process Automation (ITPA) – Tự động hoá hạ tầng CNTT

ITPA phục vụ các hoạt động nội bộ của bộ phận công nghệ thông tin: sao lưu dữ liệu, giám sát hệ thống, xử lý lỗi kỹ thuật, cấp quyền truy cập… Hình thức này giúp đội IT giảm thiểu thời gian xử lý thủ công và tăng tính sẵn sàng của hệ thống.

Ví dụ: Hệ thống tự phát hiện lỗi server, gửi cảnh báo và khởi động lại dịch vụ mà không cần thao tác người.

2.4. Marketing & Sales Automation – Tự động hoá tiếp thị và bán hàng

Đây là hình thức automation gần gũi nhất với đội ngũ kinh doanh và marketing: từ nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng (email, chatbot), đến phân phối lead, chăm sóc sau bán… Hệ thống sẽ hoạt động liên tục 24/7 để đảm bảo không bỏ sót cơ hội.

Ví dụ: Sau khi khách hàng điền form, hệ thống tự gửi email, phân phối lead cho sales, đồng thời cập nhật CRM.

Mỗi loại hình automation sẽ phát huy hiệu quả khi được áp dụng đúng vào bài toán cụ thể. Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ một điểm nhỏ (như phê duyệt, báo cáo), sau đó mở rộng thành một hệ sinh thái tự động hoá tổng thể – giúp CEO có thể vận hành doanh nghiệp theo thời gian thực, trên nền tảng dữ liệu chính xác và quy trình nhất quán.

>>> Tìm hiểu thêm: Quy trình tự động hoá với 5 bước cơ bản

3. Ứng dụng của Automation tại doanh nghiệp

Sau khi hiểu automation là gì và các loại hình phổ biến, câu hỏi đặt ra là: Doanh nghiệp có thể ứng dụng tự động hoá vào đâu để mang lại hiệu quả rõ rệt? Dưới đây là những lĩnh vực điển hình mà automation đang tạo ra sự khác biệt lớn trong quản trị và vận hành doanh nghiệp hiện đại.

3.1. Quản trị nhân sự và chấm công tính lương

Tự động hoá trong lĩnh vực HR giúp doanh nghiệp giảm tải công việc thủ công, tăng tính minh bạch và nhất quán:

• Tự động duyệt đơn xin nghỉ phép, làm thêm, điều chuyển nhân sự.
• Tự động tổng hợp dữ liệu chấm công, làm cơ sở tính lương – không cần Excel thủ công.
• Tự gửi thông báo, quyết định nội bộ đến nhân viên đúng thời điểm.

Kết quả: Giảm thời gian xử lý thủ tục hành chính đến 60%, hạn chế sai sót và cải thiện trải nghiệm nhân viên.

3.2. Quản lý công việc và quy trình nội bộ

Automation giúp doanh nghiệp thiết kế, theo dõi và tối ưu các quy trình làm việc xuyên suốt giữa các phòng ban:

• Giao việc, nhắc deadline, phê duyệt kết quả hoàn toàn tự động.
• Tự động chuyển giao nhiệm vụ qua các bước – không cần nhắc nhở thủ công.
• Theo dõi tiến độ theo thời gian thực, cảnh báo khi công việc bị trễ.

Kết quả: Tăng hiệu suất phối hợp liên phòng ban, giảm tỷ lệ công việc chậm tiến độ.

3.3. Kế toán – tài chính

Các thao tác lặp trong nghiệp vụ tài chính – kế toán là “mảnh đất màu mỡ” để tự động hoá phát huy tác dụng:

• Tự động tổng hợp công nợ, xuất báo cáo tài chính định kỳ.
• Gửi nhắc thanh toán, lập phiếu thu chi dựa trên trigger hành vi.
• Tự cảnh báo khi chi vượt ngân sách hoặc dòng tiền gặp rủi ro.

Kết quả: Tiết kiệm thời gian lập báo cáo, hỗ trợ CEO ra quyết định nhanh dựa trên dữ liệu realtime.

3.4. Bán hàng và chăm sóc khách hàng

Automation giúp doanh nghiệp tạo ra một trải nghiệm xuyên suốt, từ tiếp cận khách hàng đến sau bán:

• Tự động gửi email/nhắn tin chăm sóc theo hành vi người dùng.
• Phân phối lead về đúng nhân viên kinh doanh theo điều kiện đặt sẵn.
• Tự đánh giá mức độ hài lòng, phản hồi và gợi ý upsell sau bán hàng.

Kết quả: Tăng tỷ lệ chuyển đổi, cải thiện chăm sóc cá nhân hoá mà không tăng nhân sự.

3.5. Quản trị chiến lược và ra quyết định

Ở cấp độ cao hơn, automation không chỉ xử lý tác vụ mà còn hỗ trợ CEO nhìn rõ “bức tranh toàn cảnh”:

• Tổng hợp dashboard realtime từ nhiều phòng ban.
• Gợi ý cảnh báo dựa trên các chỉ số KPI vượt/ngưỡng.
• Ra quyết định nhanh dựa trên luồng dữ liệu đã được chuẩn hoá và phân tích tự động.

Kết quả: Lãnh đạo có thể điều hành doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi, trên nền tảng dữ liệu chính xác.

4. Lợi ích của Automation trong doanh nghiệp

4.1. Giảm chi phí vận hành và nguồn lực lặp lại

Automation giúp loại bỏ các thao tác thủ công, giảm phụ thuộc vào nhân sự hành chính, tăng hiệu suất sử dụng nguồn lực.

• Giảm chi phí nhân sự cho các công việc không tạo ra giá trị gia tăng.
• Hạn chế sai sót do con người, tiết kiệm chi phí sửa lỗi và xử lý sự cố.
• Tối ưu hoá thời gian xử lý quy trình – từ hàng giờ xuống còn vài phút.

4.2. Tăng tốc độ ra quyết định nhờ dữ liệu thời gian thực

Khi quy trình được tự động hoá, dữ liệu được thu thập và phân tích liên tục – giúp nhà quản trị đưa ra quyết định kịp thời và chính xác.

• Báo cáo tài chính, vận hành, nhân sự… được cập nhật realtime.
• Dễ dàng nhận cảnh báo sớm về rủi ro trong hệ thống.
• Phân tích hiệu suất, dòng tiền, công việc theo từng giai đoạn mà không phải yêu cầu báo cáo thủ công.

4.3. Tăng trải nghiệm nhân viên và khách hàng

Automation giúp loại bỏ sự trì trệ trong quy trình nội bộ và tạo ra hành trình khách hàng mượt mà hơn.

• Nhân viên không còn mất thời gian xử lý giấy tờ, được tập trung vào công việc chuyên môn.
• Khách hàng nhận được phản hồi kịp thời, dịch vụ cá nhân hoá và trải nghiệm liền mạch.
• Tăng độ hài lòng, giảm tỷ lệ nghỉ việc và khiếu nại.

4.4. Kiểm soát và minh bạch hoá quy trình

Tự động hoá cho phép doanh nghiệp chuẩn hoá mọi thao tác, từ đó kiểm soát quy trình và tuân thủ dễ dàng hơn.

• Mọi hành động đều được ghi nhận, kiểm tra và truy vết rõ ràng.
• Giảm rủi ro do quy trình tự phát, phụ thuộc cá nhân.
• Đảm bảo tuân thủ chính sách nội bộ và pháp luật.

4.5. Tạo nền tảng cho chuyển đổi số và phát triển bền vững

Automation không chỉ giải quyết vấn đề hiện tại, mà còn mở đường cho doanh nghiệp thích nghi và phát triển dài hạn.

• Là bước đệm để tích hợp AI, phân tích dữ liệu, low-code… vào vận hành.
• Tăng khả năng thích ứng với thay đổi môi trường kinh doanh.
• Tạo nền tảng mở để doanh nghiệp mở rộng, kết nối hệ sinh thái số.

5. Khi nào doanh nghiệp cần triển khai Automation?

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần tự động hoá ngay lập tức – nhưng cũng không thể trì hoãn quá lâu. Việc chọn đúng thời điểm triển khai automation sẽ giúp tối ưu hiệu quả đầu tư, tránh lãng phí nguồn lực và tạo ra chuyển đổi thực chất trong vận hành.

Dưới đây là những dấu hiệu nhận biết doanh nghiệp của bạn đã đến lúc cần áp dụng tự động hoá:

Quy mô nhân sự ngày càng lớn nhưng năng suất không tăng tương xứng

• Nếu doanh nghiệp liên tục tuyển thêm người để xử lý công việc lặp lại (nhập liệu, phê duyệt, báo cáo…) nhưng hiệu quả không cải thiện rõ rệt, thì đây là thời điểm thích hợp để thay đổi.

Quy trình nội bộ bị ngắt quãng, phụ thuộc con người

• Doanh nghiệp chưa chuẩn hoá quy trình, phải “hỏi người này, chờ người kia”, dẫn đến trễ hạn, sai sót và không thể truy vết.

Dữ liệu phân tán, thiếu tính liên kết giữa các bộ phận

• Phòng kinh doanh dùng Excel, phòng kế toán dùng phần mềm riêng, nhân sự quản lý giấy tờ… khiến CEO không có cái nhìn tổng thể.

Doanh nghiệp tăng trưởng nhanh, nhưng quản trị không theo kịp

• Khi doanh nghiệp mở rộng thị trường, nhân sự, sản phẩm… nhưng vẫn quản lý theo cách cũ, rủi ro vận hành sẽ tăng cao.

CEO không thể kiểm soát hoạt động khi vắng mặt

• Nếu bạn chỉ nắm được tình hình khi có báo cáo từ cấp dưới hoặc phải liên tục can thiệp vào quy trình hàng ngày, đó là dấu hiệu doanh nghiệp cần vận hành bằng hệ thống, không phụ thuộc con người.

6. Những sai lầm thường gặp khi làm Automation

Dù automation mang lại rất nhiều lợi ích, nhưng thực tế cho thấy: không ít doanh nghiệp triển khai tự động hoá rồi… “bỏ xó”, hoặc không đạt được kỳ vọng như ban đầu. Lý do thường không nằm ở công nghệ – mà ở tư duy triển khai và cách tiếp cận sai lầm.

Dưới đây là những “bẫy phổ biến” mà các CEO và nhà quản lý cần tránh khi triển khai tự động hoá trong doanh nghiệp.

6.1. Coi automation là “phần mềm hỗ trợ”, không phải chiến lược vận hành

Nhiều doanh nghiệp mua phần mềm tự động hoá với kỳ vọng xử lý một khâu nào đó, nhưng lại không đồng bộ hoá toàn bộ hệ thống. Kết quả là automation hoạt động đơn lẻ, không kết nối dữ liệu – thậm chí còn làm phát sinh thêm công việc.
Automation cần được nhìn nhận như một phần trong chiến lược tái cấu trúc quy trình và quản trị toàn diện.

6.2. Chọn sai quy trình để tự động hoá trước

Một sai lầm lớn là chọn các quy trình quá phức tạp hoặc chưa ổn định để bắt đầu automation. Khi nền tảng dữ liệu chưa chuẩn, vai trò chưa rõ ràng, thì càng tự động hoá sẽ càng… rối.
Bắt đầu từ các quy trình đơn giản, lặp lại, dễ đo lường hiệu quả – như: phê duyệt, chấm công, chăm sóc khách hàng cơ bản.

6.3. Thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban

Nhiều CEO giao cho 1 bộ phận (thường là CNTT hoặc nhân sự) tự triển khai automation mà không có sự tham gia của các bên liên quan. Điều này dẫn đến hệ thống không phù hợp thực tế, bị phản đối hoặc không được sử dụng.
Automation phải có sự đồng thuận liên phòng ban, và nên triển khai theo mô hình “người dùng làm chủ” thay vì phụ thuộc kỹ thuật.

6.4. Kỳ vọng thay thế hoàn toàn con người

Tự động hoá không có nghĩa là xoá bỏ con người. Nhiều nhà quản lý kỳ vọng “đầu tư 1 lần – thay thế toàn bộ nhân sự”, dẫn đến vỡ mộng khi hệ thống không đủ linh hoạt để xử lý các tình huống thực tế.
Automation là để hỗ trợ – không thay thế hoàn toàn. Cần xác định rõ phần nào giao cho hệ thống, phần nào vẫn cần yếu tố con người.

6.5. Không đo lường hiệu quả sau triển khai

Doanh nghiệp thường triển khai xong rồi… để đấy. Không theo dõi KPI, không cải tiến, không mở rộng phạm vi – dẫn đến lãng phí đầu tư và không phát huy được hết tiềm năng của automation.
Giống như một cỗ máy, automation cần bảo trì, tinh chỉnh và đánh giá thường xuyên để ngày càng tối ưu.

7. Xu hướng mới: Kết hợp AI & Low-code để tự động hoá toàn diện

Tự động hoá (automation) đang bước vào một kỷ nguyên mới – nơi doanh nghiệp không chỉ tự động hoá các quy trình lặp lại, mà còn tạo ra hệ thống tư duy – hành động – tối ưu một cách thông minh, linh hoạt. Cốt lõi của xu hướng này chính là sự kết hợp giữa AI (trí tuệ nhân tạo) và Low-code (nền tảng lập trình không cần code hoặc ít code).

7.1. AI – “trợ lý số” thông minh

Khác với automation truyền thống – vốn vận hành theo logic cố định, AI mang đến khả năng:

• Phân tích dữ liệu thời gian thực để đưa ra quyết định phù hợp.
• Tự học từ hành vi người dùng và kết quả quy trình.
• Dự đoán các tình huống bất thường (ví dụ: cảnh báo sớm về rủi ro tài chính, nhân sự nghỉ việc…).
• Gợi ý hành động tối ưu cho nhà quản lý.

AI biến hệ thống từ “làm theo lệnh” thành “tự hiểu – tự hành động – tự cải tiến”.

7.2. Low-code giúp triển khai nhanh – tùy biến dễ – giảm phụ thuộc IT

Trong khi AI mang lại sự thông minh, thì Low-code trao quyền cho các nhà quản lý:

• Thiết kế quy trình, giao diện, điều kiện xử lý… chỉ bằng thao tác kéo – thả, mà không cần biết lập trình.
• Tùy chỉnh linh hoạt theo đặc thù doanh nghiệp, không phụ thuộc vào nhà cung cấp.
• Rút ngắn thời gian triển khai từ vài tháng xuống còn vài ngày.

Low-code giúp tự động hoá “đi vào vận hành” nhanh hơn, đúng nhu cầu hơn.

7.3. Sự kết hợp AI & Low-code: Tự động hoá không còn giới hạn

Khi kết hợp cả AI và Low-code, doanh nghiệp có thể xây dựng một hệ sinh thái vận hành thông minh:

• Hệ thống CRM tự động gợi ý hành động cho sales, dự báo tỷ lệ chốt deal.
• Trợ lý nội bộ AI hỗ trợ tra cứu quy trình, hướng dẫn nghiệp vụ, trả lời nhân viên.
• Tự động phân tích hiệu quả nhân sự, chi phí vận hành, công việc tồn đọng.
• Toàn bộ đều có thể tuỳ chỉnh và mở rộng mà không cần phụ thuộc vào IT hay bên thứ ba.

Đây chính là cấp độ “tự động hoá toàn diện” – nơi mọi bộ phận trong doanh nghiệp đều có thể vận hành một cách trơn tru, dữ liệu hoá, không rời rạc.

8. Trải nghiệm tự động hoá doanh nghiệp cùng AI & Low-code tại sự kiện 1Office Next

Hơn 10 năm đồng hành cùng doanh nghiệp Việt, 1Office thấu hiểu rằng: mọi CEO đều khao khát một doanh nghiệp vận hành trơn tru – không cần kêu ca, không lệ thuộc con người, không lo rối quy trình. Nhưng phần lớn đều phải dừng lại ở tưởng tượng, vì công nghệ thì phức tạp, hệ thống thì rối rắm, và nguồn lực thì hạn chế.

Sự kiện 1Office Next – AI Brain | Lowcode Heart | Automation Goal chính là cột mốc để biến khát vọng ấy thành hiện thực.

Trải nghiệm trực tiếp nền tảng AI & Low-code đột phá:

• AI Agent Platform – trợ lý ảo thông minh giúp trả lời quy trình, gợi ý hành động, dự báo vận hành.
• Nền tảng Low-code – cho phép bạn xây quy trình – thiết lập phần mềm – tạo báo cáo chỉ bằng thao tác kéo – thả, mà không cần kỹ thuật.
• Trình diễn kịch bản automation thực tế – từ tuyển dụng, nhân sự, bán hàng, kế toán cho đến ban giám đốc – tất cả vận hành liền mạch, thông minh và hoàn toàn theo “cách bạn tưởng tượng”.
• Tư vấn 1:1 cùng chuyên gia – phân tích vận hành, bóc tách điểm nghẽn và lên lộ trình tự động hoá phù hợp riêng cho từng doanh nghiệp.

Không chỉ xem – bạn sẽ được trải nghiệm, và tự tay chạm vào tương lai của vận hành doanh nghiệp

Sự kiện 1Office Next không phải hội thảo lý thuyết. Đây là một sân chơi công nghệ thực tế, nơi bạn:

• Đặt bài toán thật – nhận lời giải thật từ nền tảng mới.
• Tự tay xây dựng quy trình doanh nghiệp theo “trí tưởng tượng” của mình.
• So sánh trực tiếp giữa cách làm truyền thống và cách vận hành bằng AI + Low-code.

*Lưu ý: Số lượng vé tham dự giới hạn. Đăng ký sơm để giữ chỗ!