Bậc lương là gì? Cập nhật quy định và cách tính đúng chuẩn 2026

Bậc lương là căn cứ quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng chính sách trả lương minh bạch, tạo động lực phát triển cho người lao động và kiểm soát hiệu quả quỹ lương. Tuy nhiên, nhiều người vẫn nhầm lẫn giữa bậc lương, ngạch lương và hệ số lương, dẫn đến áp dụng chưa đúng trong thực tế. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ bậc lương là gì, quy định pháp luật mới nhất năm 2026, cách xây dựng bậc lương cho doanh nghiệp, phương pháp tính lương theo từng bậc và những lưu ý quan trọng để triển khai hiệu quả.

Bậc lương là gì? Tại sao cần phải chia bậc lương?

Bậc lương là các mức lương được sắp xếp theo từng cấp độ trong cùng một vị trí hoặc chức danh. Mỗi bậc thể hiện sự khác nhau về kinh nghiệm, năng lực và mức độ đóng góp của người lao động. Khi đáp ứng các tiêu chí theo quy định, người lao động sẽ được nâng bậc lương và tăng thu nhập.

Việc xây dựng bậc lương giúp doanh nghiệp:

• Trả lương công bằng theo năng lực và kinh nghiệm của từng nhân viên.
• Tạo lộ trình tăng lương rõ ràng, giúp nhân viên có động lực phát triển.
• Quản lý quỹ lương hiệu quả, tránh trả lương thiếu nhất quán.
• Thu hút và giữ chân nhân tài nhờ chính sách lương minh bạch.

Đối với người lao động, bậc lương cũng giúp họ biết mình đang ở đâu và cần đạt những tiêu chí nào để được tăng lương hoặc thăng tiến.

Quy định của pháp luật về bậc lương năm 2026

Đối với doanh nghiệp 

Theo Điều 93 và Điều 94 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp được quyền tự xây dựng thang lương, bảng lương và bậc lương phù hợp với mô hình hoạt động và chính sách trả lương của mình. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải đảm bảo:

• Mức lương của bậc thấp nhất không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định.
• Tiêu chí nâng bậc lương, tăng lương phải được xây dựng rõ ràng, minh bạch.
• Công khai thang lương, bảng lương và quy chế trả lương để người lao động biết và thực hiện.

Theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP, mức lương tối thiểu vùng dành cho người lao động làm việc theo hợp đồng lao động được quy định như sau:

Doanh nghiệp được chủ động tự xây dựng thang, bảng lương

Doanh nghiệp có quyền quy định số bậc lương, khoảng cách giữa các bậc và tiêu chí nâng bậc phù hợp với mô hình hoạt động. Tuy nhiên, chính sách nâng lương cần được quy định rõ trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế của doanh nghiệp theo quy định của Bộ luật Lao động.

Công việc độc hại, nặng nhọc phải được trả lương cao hơn

Đối với các công việc có yếu tố nặng nhọc, độc hại hoặc nguy hiểm, mức lương phải cao hơn ít nhất 5% hoặc 7% so với công việc có độ phức tạp tương đương trong điều kiện làm việc bình thường.

Điều này giúp đảm bảo tiền lương phản ánh không chỉ trình độ và kỹ năng của người lao động mà còn cả tính chất, mức độ rủi ro của công việc.

Để đáp ứng đầy đủ các quy định pháp lý phức tạp này, 1Office mang đến phân hệ 1HRM – giải pháp bản địa am hiểu sâu sắc thực tế vận hành và đặc thù quản trị của doanh nghiệp Việt Nam. Hệ thống luôn chủ động cập nhật tức thì các nghị định, thông tư mới nhất về chính sách tiền lương, phụ cấp và bảo hiểm, giúp doanh nghiệp vận hành chuẩn xác.

Đăng ký nhận Demo miễn phí tính năng!

Đối với Nhà nước

Theo nghị định số 204/2004/NĐ-CP, Nhà nước áp dụng 7 bảng lương chính dành cho cán bộ, công chức, viên chức, lực lượng vũ trang. Ngoài ra, khi bổ nhiệm ngạch/chức danh nào thì xếp lương theo bậc của ngạch/chức danh đó.

• Thời hạn nâng bậc thường xuyên: 2 năm (ngạch B, C), 3 năm (ngạch A0-A3) hoặc 5 năm (chuyên gia cao cấp)
• Nâng bậc trước hạn: Tối đa 12 tháng nếu lập thành tích xuất sắc (tỷ lệ ≤ 5%) hoặc chuẩn bị nghỉ hưu.
• Phụ cấp thâm niên vượt khung: Khi đã ở bậc cuối, sau 2-3 năm được hưởng thêm 5%, mỗi năm sau đó cộng thêm 1%.

Bên cạnh đó, theo Nghị định 07/2026/NĐ-CP, từ ngày 01/01/2026, điều chỉnh hệ số phụ cấp chức vụ lãnh đạo cho một số chức danh. Hệ số này được cộng trực tiếp vào mức lương hiện hưởng để tính tổng thu nhập

Sự khác nhau giữa thang lương, bảng lương và bậc lương là gì?

Dưới đây là bảng so sánh giữa thang lương, bảng lương và bậc lương

Cách tính bậc lương đúng chuẩn (Kèm ví dụ)

Để xây dựng hệ thống bậc lương minh bạch và dễ quản lý, doanh nghiệp có thể thực hiện theo 3 bước sau:

Bước 1. Xác định vị trí và nhóm chức danh

Phân loại nhân sự theo từng nhóm công việc như Nhân viên, Chuyên viên, Trưởng nhóm, Trưởng phòng… Mỗi nhóm sẽ có một thang bậc lương riêng.

[Xem thêm] Cách tính lương theo thời gian, công thức chi tiết

Bước 2. Xây dựng các bậc lương

Mỗi vị trí nên có từ 3–7 bậc lương, phản ánh sự khác biệt về kinh nghiệm, năng lực và hiệu quả làm việc. Mức lương giữa các bậc thường tăng từ 5–15% để tạo động lực phát triển.

Bước 3. Quy định tiêu chí nâng bậc

Doanh nghiệp cần quy định rõ điều kiện để nhân viên được nâng bậc lương, chẳng hạn:

• Hoàn thành KPI hoặc hiệu quả công việc.
• Đủ thời gian giữ bậc (ví dụ 12–24 tháng).
• Không vi phạm kỷ luật và đáp ứng yêu cầu về năng lực.

Ví dụ : Doanh nghiệp xây dựng bậc lương cho vị trí Kế toán như sau:

Một nhân viên đạt KPI trong 12 tháng liên tiếp và hoàn thành tốt công việc sẽ được xét nâng từ Bậc 1 lên Bậc 2, với mức lương tăng từ 10 triệu lên 11,5 triệu đồng/tháng.

Hướng dẫn doanh nghiệp xây dựng hệ thống bậc lương chuyên nghiệp

Bước 1. Phân nhóm vị trí công việc

Xác định các nhóm chức danh có tính chất công việc tương đồng như Nhân viên, Chuyên viên, Trưởng nhóm, Trưởng phòng…. Mỗi nhóm sẽ có một thang bậc lương riêng.

Ví dụ: Chuyên viên Kế toán, Chuyên viên Nhân sự và Chuyên viên Marketing có thể thuộc cùng một ngạch lương.

Bước 2. Xây dựng dải lương

Quy định mức lương tối thiểu (Min) và mức lương tối đa (Max) cho từng ngạch dựa trên:

• Mức lương tối thiểu vùng.
• Mặt bằng lương thị trường.
• Khả năng chi trả của doanh nghiệp.

[Xem thêm] Range Lương là gì?

Bước 3. Thiết lập các bậc lương

Chia dải lương thành 3–7 bậc (hoặc nhiều hơn tùy quy mô doanh nghiệp). Khoảng cách giữa các bậc thường từ 5–10% để tạo động lực tăng lương.

Ví dụ:

Bước 4. Xây dựng tiêu chí nâng bậc

Quy định rõ điều kiện nâng bậc lương như:

• Hoàn thành KPI hoặc hiệu suất công việc.
• Đủ thời gian giữ bậc (12–24 tháng).
• Đạt yêu cầu về năng lực, kỹ năng hoặc chứng chỉ.

Bước 5. Ban hành và áp dụng

Công bố thang, bảng lương và quy chế nâng bậc đến người lao động, đồng thời lưu trữ làm căn cứ ký hợp đồng, điều chỉnh lương và thực hiện các nghĩa vụ về bảo hiểm, thuế theo quy định.

Những sai lầm doanh nghiệp thường gặp khi xây dựng bậc lương

• Chỉ dựa vào thâm niên: Nâng bậc theo số năm làm việc mà không đánh giá năng lực hoặc hiệu quả công việc.
• Không gắn với KPI: Thiếu tiêu chí đánh giá rõ ràng khiến việc nâng bậc mang tính cảm tính, thiếu công bằng.
• Khoảng cách giữa các bậc quá thấp: Mức tăng lương không đủ hấp dẫn, làm giảm động lực phấn đấu của nhân viên.
• Không cập nhật theo thị trường: Thang lương lỗi thời khiến doanh nghiệp khó thu hút và giữ chân nhân sự chất lượng.
• Thiếu tiêu chí nâng bậc minh bạch: Người lao động không biết điều kiện để được tăng lương hoặc thăng tiến.
• Xây dựng quá nhiều bậc lương: Hệ thống trở nên phức tạp, gây khó khăn trong quản lý và xét nâng bậc.
• Quản lý bằng Excel: Dễ sai công thức, thất lạc dữ liệu và mất nhiều thời gian khi theo dõi lịch sử tăng lương.
• Không rà soát định kỳ: Bậc lương không còn phù hợp với quy mô doanh nghiệp, vị trí công việc hoặc biến động của thị trường lao động.

Tránh được những sai lầm trên là nền tảng để bậc lương thực sự phát huy vai trò: giữ chân người tài, kiểm soát quỹ lương và tạo lộ trình phát triển rõ ràng cho toàn bộ tổ chức. Tuy nhiên, thiết kế đúng mới chỉ là một nửa – vận hành hệ thống bậc lương nhất quán, chính xác mỗi tháng mới là thách thức dài hạn mà hầu hết bộ phận HR đang đối mặt.

Đó là lý do 1HRM của 1Office ra đời. 

Giải pháp quản lý tiền lương thông minh với 1HRM

Thay vì theo dõi thủ công trên Excel, phần mềm quản lý tiền lương – 1HRM hỗ trợ tự động hóa toàn bộ quy trình quản lý thang bảng lương và xét nâng bậc dựa trên dữ liệu thực tế:

Căn cứ nâng bậc từ dữ liệu hiệu suất 

• Kết nối dữ liệu từ module Quản lý hiệu suất KPI và Quản trị mục tiêu OKR để làm căn cứ nâng bậc lương dựa trên kết quả thực tế.
• Cập nhật tiến độ hoàn thành công việc theo thời gian thực, tạo bộ minh chứng xác thực giúp quá trình xét duyệt minh bạch và loại bỏ cảm tính.

Đánh giá năng lực tự động

• Thiết lập khung năng lực chi tiết cho từng vị trí công việc và tự động chấm điểm dựa trên dữ liệu đánh giá đa chiều.
• Hệ thống tự động đưa ra gợi ý hoặc kích hoạt quy trình xét nâng bậc ngay khi nhân viên đạt đủ điểm số năng lực theo quy định.

Công thức tính lương linh hoạt theo bậc

• 1HRM cho phép thiết lập các hàm tính toán biến thiên theo từng bậc lương, ngạch lương và các loại phụ cấp đi kèm.
•  Khi có quyết định nâng bậc, mức lương mới sẽ tự động áp dụng vào bảng lương tháng mà không cần nhập liệu lại.

Tự động hóa phiếu lương và lịch sử

• Lưu trữ tập trung toàn bộ lịch sử biến động lương trong hồ sơ nhân sự, phục vụ việc tra cứu và đối soát dữ liệu nhanh chóng.
• Nhân viên chủ động theo dõi phiếu lương và lộ trình tăng bậc cá nhân trực tiếp trên ứng dụng di động.

Số hóa quy trình phê duyệt

Các đề xuất tăng bậc lương được luân chuyển và phê duyệt online ngay trên hệ thống, giúp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ và đảm bảo tính chính xác cho bộ phận C&B khi chốt bảng lương cuối tháng.

Đăng ký nhận Demo miễn phí tính năng!

Sohaco Group chuẩn hóa quy trình tính lương cho hơn 1.000 nhân sự với 1HRM Tính Lương

Bài toán

Trải qua hơn 30 năm phát triển, Sohaco Group đã trở thành một trong những tập đoàn dược phẩm hàng đầu Việt Nam với hơn 1.000 nhân sự, 10 công ty thành viên và mạng lưới hoạt động trên toàn quốc. Trong quá trình chuyển đổi số, Sohaco đã triển khai nhiều hệ thống quản trị như ERP, CRM, DMS và phần mềm kế toán nhằm tối ưu hoạt động kinh doanh.

Tuy nhiên, quản trị nhân sự và tính lương vẫn là một trong những nghiệp vụ chưa được số hóa đồng bộ.

Mỗi kỳ trả lương, bộ phận HR phải tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn như chấm công, ca làm việc, tăng ca, nghỉ phép, phụ cấp và các chính sách lương khác nhau giữa các đơn vị thành viên. Việc xử lý trên nhiều file Excel khiến quá trình đối soát mất nhiều thời gian, tiềm ẩn nguy cơ sai sót và gây áp lực lớn cho đội ngũ nhân sự, đặc biệt khi phải xử lý bảng lương cho hơn 1.000 nhân viên.

Không chỉ ảnh hưởng đến tốc độ chốt lương, dữ liệu phân tán còn khiến ban lãnh đạo gặp khó khăn trong việc theo dõi chi phí nhân sự và đưa ra các quyết định quản trị.

Giải pháp

Để giải quyết bài toán này, Sohaco Group lựa chọn 1HRM Tiền lương nhằm số hóa toàn bộ quy trình chấm công/ tính lương trên một nền tảng thống nhất.

Hệ thống tự động đồng bộ dữ liệu từ các phân hệ chấm công, ca làm việc, nghỉ phép, tăng ca, phụ cấp và khấu trừ, đồng thời cho phép thiết lập linh hoạt các công thức tính lương theo chính sách của từng công ty thành viên. Nhờ đó, HR không còn phải nhập liệu và đối soát thủ công trên Excel như trước.

Bên cạnh đó, AI được tích hợp trên 1HRM giúp tự động kiểm tra dữ liệu đầu vào, phát hiện các bất thường như thiếu công, sai hệ số lương, chênh lệch thu nhập hoặc các khoản chi trả chưa hợp lý trước khi bảng lương nhân viên được phê duyệt. 

Kết quả

Sau khi triển khai 1HRM, Sohaco Group đã từng bước chuẩn hóa quy trình quản trị tiền lương trên toàn hệ thống:

• Đồng bộ dữ liệu nhân sự của 10 công ty thành viên trên một nền tảng duy nhất.
• Tự động hóa quy trình chấm công/ tính lương, giảm đáng kể thao tác thủ công.
• Rút ngắn thời gian tổng hợp và đối soát bảng lương cho hơn 1.000 nhân sự.
• Hạn chế sai sót trong quá trình tính lương, đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
• Cung cấp dữ liệu tiền lương theo thời gian thực, hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Các câu hỏi thường gặp về bậc lương (FAQ)

Ngạch lương là gì?

Ngạch lương là nhóm các vị trí công việc có yêu cầu tương đồng về trình độ chuyên môn, kỹ năng và trách nhiệm. Mỗi ngạch sẽ bao gồm nhiều bậc lương, giúp doanh nghiệp xây dựng lộ trình tăng lương và thăng tiến rõ ràng.

Lương bậc 1 là gì?

Lương bậc 1 là mức lương thấp nhất trong một ngạch lương, thường áp dụng cho nhân viên mới tuyển dụng hoặc người vừa đáp ứng yêu cầu của vị trí. Đối với doanh nghiệp, mức lương này không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng theo quy định của Chính phủ.

Lương bậc 2 là gì?

Lương bậc 2 là mức lương cao hơn bậc 1 trong cùng một ngạch. Người lao động thường được nâng lên bậc 2 khi đáp ứng các điều kiện về thời gian làm việc, năng lực và kết quả đánh giá/KPI theo quy chế của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có bắt buộc tăng bậc lương hằng năm không?

Không. Pháp luật hiện hành không bắt buộc doanh nghiệp phải nâng bậc lương hằng năm. Việc tăng bậc lương sẽ căn cứ vào quy chế tiền lương, hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc chính sách nội bộ của từng doanh nghiệp.

Một ngạch lương có tối đa bao nhiêu bậc?

Đối với doanh nghiệp tư nhân, pháp luật không quy định số lượng bậc lương tối đa. Doanh nghiệp có thể chủ động xây dựng hệ thống từ 3–10 bậc hoặc nhiều hơn, tùy quy mô và chính sách nhân sự.

Đối với khu vực Nhà nước, số bậc lương được quy định cụ thể theo từng ngạch và chức danh.

Bậc lương có ảnh hưởng đến mức đóng BHXH không?

Có. Khi người lao động được nâng bậc và mức lương trong hợp đồng tăng, mức đóng BHXH, BHYT và BHTN cũng sẽ tăng tương ứng theo quy định.

Việc đóng bảo hiểm trên mức lương cao hơn giúp người lao động được hưởng mức trợ cấp ốm đau, thai sản, thất nghiệp và lương hưu cao hơn trong tương lai.