Công thức tính lương theo thời gian cho HR doanh nghiệp

Công thức tính lương chính xác luôn là tiền đề để doanh nghiệp thực hiện tốt nghĩa vụ đối với nhân viên của mình. Tính lương luôn cần sự công bằng, minh bạch để nhân viên cảm thấy nhận được đúng giá trị của mình trong doanh nghiệp, có thêm động lực làm việc. Tính lương theo thời gian là một trong những hình thức phổ biến được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay. Nhưng có những công thức tính lương theo thời gian nào? Công thức nào chuẩn xác và nên áp dụng nhất? Hãy cùng 1Office tìm câu trả lời qua bài viết dưới đây!

I. Lương theo thời gian là gì? Nguyên tắc tính lương theo thời gian hiện nay

1. Khái niệm tính lương theo thời gian

Hiểu một cách đơn giản, lương theo thời gian là khoản lương được trả cho nhân viên/ người lao động dựa vào tỷ lệ tiền công chia cho thời gian làm việc thực tế của họ trên công ty.

Thời gian làm việc có thể tính theo tháng, theo tuần, theo ngày hoặc theo giờ tùy vào đặc điểm và quy định của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên trong các doanh nghiệp hiện nay thì hình thức tính lương theo tháng là phổ biến hơn cả.

2. Nguyên tắc tính lương theo thời gian hiện nay

Theo quy định của pháp luật, nếu các bên thỏa thuận trả lương theo hình thức tính lương theo thời gian thì người lao động phải được thanh toán ít nhất 15 ngày một lần hoặc ít nhất 1 tháng một lần dựa theo thỏa thuận đôi bên.

Về hình thức thanh toán lương theo thời gian được quy định và hướng dẫn đầy đủ tại điều 96 của Bộ luật Lao động 2019, điều 54 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Cụ thể: người sử dụng lao động và người lao động phải có thoả thuận về hình thức trả lương rõ ràng.

Về hình thức trả lương, doanh nghiệp có thể trả theo 2 hình thức:

• Trả lương theo thời gian thực tế làm việc
• Trả lương theo thời gian có thưởng (gồm tiền lương + tiền thưởng)

Một trong những nguyên tắc bắt buộc khi trả lương theo ngày, nhân viên phải được trả lương trực tiếp hoặc gián tiếp nhưng cần đảm bảo đúng hạn và đầy đủ. Trường hợp doanh nghiệp chưa thể trả đúng hạn, ít nhất phải trả trước một phần và gửi lại nhân viên một khoản bằng lãi suất tiền gửi ngân hàng được công bố tại thời điểm trả lương.

Tham khảo ngay: Phần mềm tính lương nhân viên tốt nhất – Giải pháp quản lý công, lương tự động cho doanh nghiệp

II. Tổng hợp các công thức tính lương theo thời gian chuẩn xác nhất

1. Công thức tính lương theo tháng

Cách tính tiền lương tháng được trả cho nhân viên/ người lao động được căn cứ theo hợp đồng (theo Điều 3 Thông tư 23/2015/TT- BLĐTBXH).

Công thức 1:

Trong đó: Số ngày đi làm theo quy định = Số ngày trong tháng –  Số ngày nghỉ

Ví dụ:

Tháng 9/2022 có 30 ngày, trong đó có 5 ngày chủ nhật (người lao động được nghỉ vào chủ nhật)

=> Số làm đi làm theo quy định là: 30 – 5= 25 (ngày)

Lưu ý:

Khi sử dụng hình thức trả lương theo thời gian, đối với công thức này cũng như các công thức tính lương theo tháng khác, doanh nghiệp cần lưu ý đến quy định của pháp luật.

Theo khoản 2, Điều 6 Thông tư 595/QĐ-BHXH các khoản phụ cấp lương để bù đắp yếu tố về điều kiện lao động, tính chất phức tạp công việc, điều kiện sinh hoạt, mức độ thu hút lao động mà mức lương thỏa thuận trong HĐLĐ chưa được tính đến hoặc tính chưa đầy đủ như:

• Khoản phụ cấp chức vụ, chức danh.
• Khoản phụ cấp trách nhiệm.
• Khoản phụ cấp nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.
• Khoản phụ cấp thâm niên.
• Khoản phụ cấp khu vực.
• Khoản phụ cấp lưu động.
• Khoản phụ cấp thu hút và các phụ cấp có tính chất tương tự.

Công thức 2:

Công thức thứ 2 trong hình thức tính lương theo tháng này được áp dụng khi kế toán không muốn tốn thời gian tính số ngày trong tháng hay số ngày chủ nhật. Theo cách tính này, doanh nghiệp sẽ chọn một số ngày công tiêu chuẩn cố định để chia ra và tính dựa theo đó. Các doanh nghiệp ngày nay thường lấy 26 ngày.

Công thức:

Ví dụ:

Lương cứng cho Quản lý nhân sự được thỏa thuận là 15 triệu/ tháng, phụ cấp ăn uống và xe cộ 1 triệu. Trong tháng 9/2022 người này đã đi làm 20 ngày.

=> Lương tháng = (15+1)/26 * 20 và tương đương với 12tr300 nghìn đồng.

Lưu ý:

Cách tính này có vẻ dễ dàng hơn nhưng doanh nghiệp cũng cần lưu ý và cập nhật tình hình. Tùy theo điều kiện và tính đặc thù công ty mà doanh nghiệp có thể chọn một trong 2 công thức tính.

2. Công thức tính lương theo tuần

Công thức:

Ví dụ:

Lương tháng cố định là 15 triệu, khi đó lương theo tuần = (15*12)/52, tương đương với 3 triệu đồng.

3. Công thức tính lương ngày

Cách tính tiền lương ngày được sửa đổi, bổ sung tại Điều 14 Thông tư 47/2015/TT – BLĐTBXH. Cụ thể như sau:

Công thức:

Lưu ý:

Số ngày làm việc bình thường trong tháng do doanh nghiệp lựa chọn, nhưng không được quá 26 ngày

4. Công thức tính lương theo giờ

Lương giờ là tiền lương trả cho một giờ làm việc của người lao động; hoàn cảnh hợp đồng lao động deal tiền lương theo tháng hoặc theo tuần hoặc theo ngày thì tiền lương giờ được xác định bằng tiền lương ngày chia cho số giờ làm việc thông thường trong ngày theo quy định tại điều 105 Bộ luật lao động 2019.

Công thức:

Lưu ý:

Đối với công thức tính lương theo thời gian này, doanh nghiệp cần lưu ý đảm bảo thực hiện đúng quy định được đặt ra tại Điều 104 Bộ Luật lao động, cụ thể là:

• Không làm quá 8 tiếng trong 1 ngày, 48 giờ trong 1 tuần.

Tuy nhiên, các công ty, doanh nghiệp được quy định làm việc theo giờ hoặc ngày hoặc tuần. Nếu giờ làm việc quy định theo tuần thì không quá 10 giờ trong 01 ngày, nhưng không quá 48 giờ trong 01 tuần.

• Giờ làm việc không quá 06 tiếng trong 01 ngày đối với những người làm các công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.

III. So sánh lương theo thời gian và lương theo sản phẩm

1. Sự khác biệt trong cách tính

• Lương theo thời gian: được tính dựa trên số giờ, ngày hoặc tháng người lao động làm việc, không phụ thuộc trực tiếp vào số lượng sản phẩm hoàn thành. Công thức cơ bản thường là:
  Lương = Mức lương thời gian × Số thời gian làm việc thực tế.

• Lương theo sản phẩm: phụ thuộc trực tiếp vào khối lượng và chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ mà người lao động tạo ra. Công thức thường là:
  Lương = Đơn giá sản phẩm × Số sản phẩm hoàn thành.

2. Ảnh hưởng đến năng suất lao động

• Lương theo thời gian: đảm bảo thu nhập ổn định cho người lao động, nhưng có thể làm giảm động lực nâng cao năng suất nếu doanh nghiệp không kết hợp thêm cơ chế thưởng.

• Lương theo sản phẩm: khuyến khích người lao động làm việc nhanh và nhiều hơn, trực tiếp gắn thu nhập với kết quả. Tuy nhiên, nếu không kiểm soát tốt chất lượng, có thể dẫn đến tình trạng chạy theo số lượng, bỏ qua yếu tố an toàn hay chất lượng sản phẩm.

3. Khi nào nên áp dụng từng hình thức

• Lương theo thời gian phù hợp với các vị trí yêu cầu chất lượng, tính ổn định và khó đo lường bằng sản phẩm cụ thể, ví dụ: quản lý, hành chính, nhân sự, kỹ thuật viên bảo trì.

• Lương theo sản phẩm thích hợp với các công việc sản xuất trực tiếp, dễ đo lường bằng số lượng đầu ra, như may mặc, gia công, lắp ráp.

IV. Yếu tố ảnh hưởng đến lương theo thời gian

Lương theo thời gian không chỉ phụ thuộc vào số giờ, ngày hay tháng làm việc mà còn chịu tác động từ nhiều yếu tố khác nhau. Doanh nghiệp cần nắm rõ để xây dựng chính sách trả lương hợp lý và tuân thủ quy định pháp luật.

1. Quy định pháp luật

Theo Bộ luật Lao động Việt Nam, tiền lương là thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động, nhưng phải đảm bảo không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ ban hành. Đây là cơ sở pháp lý nhằm bảo vệ quyền lợi tối thiểu của người lao động, đặc biệt với các vị trí phổ thông hoặc công việc có tính chất lặp lại.

Ngoài ra, pháp luật cũng quy định rõ:

• Tiền lương làm thêm giờ phải cao hơn mức lương làm việc bình thường (tối thiểu bằng 150% vào ngày thường, 200% vào ngày nghỉ hàng tuần và 300% vào ngày lễ, Tết).

• Tiền lương làm việc ban đêm được cộng thêm ít nhất 30% so với mức lương của công việc ban ngày.

• Doanh nghiệp phải trả lương đúng hạn, không được chậm quá 30 ngày trong trường hợp đặc biệt.

Tuân thủ các quy định này không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng uy tín, tránh rủi ro tranh chấp lao động và xử phạt hành chính.

2. Chính sách nội bộ của doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp có quyền xây dựng hệ thống trả lương theo thời gian phù hợp với đặc thù ngành nghề và chiến lược nhân sự. Ví dụ:

• Doanh nghiệp sản xuất có thể áp dụng mức lương cơ bản cộng phụ cấp chuyên cần, phụ cấp ca kíp.

• Doanh nghiệp dịch vụ thường kết hợp lương theo thời gian với thưởng doanh số, KPI để gắn thu nhập với hiệu quả công việc.

• Doanh nghiệp quy mô lớn có xu hướng thiết kế khung bậc lương theo vị trí, cấp bậc và thâm niên, nhằm đảm bảo công bằng và minh bạch.

Ngoài lương cơ bản, nhiều đơn vị còn bổ sung phụ cấp ăn trưa, xăng xe, điện thoại, cũng như các chế độ thưởng lễ, thưởng Tết, bảo hiểm sức khỏe để tạo động lực làm việc và giữ chân nhân tài. Chính sách nội bộ càng rõ ràng, minh bạch thì càng hạn chế được mâu thuẫn và tăng sự gắn bó của nhân viên.

3. Thỏa thuận trong hợp đồng lao động

Hợp đồng lao động là văn bản ràng buộc pháp lý giữa người lao động và doanh nghiệp, trong đó tiền lương theo thời gian phải được quy định rõ ràng. Những yếu tố cần ghi cụ thể bao gồm:

• Mức lương cơ bản.

• Hình thức trả lương (theo tháng, theo ngày hoặc theo giờ).

• Kỳ hạn trả lương (tháng, nửa tháng).

• Các khoản phụ cấp, thưởng nếu có.

• Điều kiện xét tăng lương định kỳ hoặc đột xuất.

Việc quy định minh bạch trong hợp đồng giúp đảm bảo quyền lợi hai bên, tránh tình trạng tranh chấp về lương, đồng thời tạo sự an tâm cho người lao động.

Như vậy, tiền lương theo thời gian chịu ảnh hưởng đồng thời từ khung pháp luật, chính sách nội bộ của doanh nghiệp và thỏa thuận trong hợp đồng lao động. Doanh nghiệp cần kết hợp cả ba yếu tố này để vừa tuân thủ luật, vừa linh hoạt trong quản trị nhân sự, đảm bảo hài hòa lợi ích giữa tổ chức và người lao động.

V. Áp dụng công thức tính lương theo thời gian cho những doanh nghiệp nào?

Cách tính lương theo thời gian thường được áp dụng bởi các doanh nghiệp có đặc thù về lĩnh vực kinh doanh và sản xuất như:

• Doanh nghiệp với nhiều dây chuyền sản xuất công nghiệp.
• Áp dụng để trả lương cho các công việc quản lý điều hành công ty.
• Ứng dụng cho công việc mà khối lượng khó lựa chọn chính xác và không hề có định mức khoán sản phẩm…

VI. Ưu nhược điểm của hình thức tính lương theo thời gian

Tuy tính lương theo thời gian là hình thức phổ biến đối với các doanh nghiệp ngày nay, nhưng không thể phủ nhận việc áp dụng các công thức tính lương theo thời gian này cũng có điểm tốt và những điểm hạn chế riêng.

1. Ưu điểm khi áp dụng công thức tính lương theo thời gian

• Tính lương theo thời gian dễ hiểu, dễ tính toán và áp dụng
• Giúp  nhân viên/ người lao động không bị tạo sức ép về khối lượng công việc như cách tính lương theo KPI
• Giúp nhân viên có thời gian đầu tư công sức nhiều hơn vào cải tiến cách làm việc, sự sáng tạo không bị vùi lấp bởi sức ép KPI
• Hỗ trợ nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên
• Về phía doanh nghiệp, công thức tính lương theo thời gian giúp bộ phận kế toán tạo dựng hệ thống quản lý tiền lương đồng bộ, hạn chế tối đa các sai lệch trong lúc kiểm kê.

2. Nhược điểm khi áp dụng công thức tính lương theo thời gian

Cho dù mang lại những ưu điểm cho cả nhân viên và doanh nghiệp nhưng hình thức tính lương theo thời gian cũng tạo ra những điểm bất cập. Cụ thể là không đủ bình đẳng và chính xác trong việc nhận xét, đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên.

Rõ ràng, với một mức lương cố định như vậy, nhân viên có thể làm việc với năng suất cao hơn hoặc thấp hơn so với những gì họ được nhận. Đây là một điểm hạn chế của tính lương theo thời gian so với hình thức tính lương theo KPI.

Để khắc phục tình trạng này, nhiều doanh nghiệp ngày nay kết hợp giữa việc tính lương theo thời gian và phúc lợi. Đây chính là biện pháp tối ưu nhất để thúc đẩy hiệu quả lao động cùng trách nhiệm của nhân viên khi làm việc.

Ngày nay, để đảm bảo áp dụng công thức tính lương theo thời gian được chính xác và đạt hiệu quả cao, nhiều doanh nghiệp đã tìm đến giải pháp công nghệ giúp nâng cao hiệu quả quản lý chấm công tính lương cho công ty, giúp bộ phận HR và kế toán bớt vất vả và giảm thiểu sai sót.

Phần mềm quản lý tiền lương của 1Office – Giải pháp quản trị tổng thể hàng đầu hiện nay – đã giúp hơn 5000 doanh nghiệp tháo gỡ nút thắt trong việc chấm công tính lương hàng tháng với những tính năng hiện đại. Khi sử dụng tính năng này, doanh nghiệp sẽ dễ dàng đồng bộ dữ liệu, tự động tính lương và chuyển lương tiện lợi với liên kết tài khoản ngân hàng.

 Nhận tư vấn và dùng thử miễn phí

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage 1Office: https://www.facebook.com/1officevn
• Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp