5+ mẫu Bảng theo dõi công nợ phải Thu – Trả [Có File PDF miễn phí]

Bảng theo dõi công nợ là công cụ giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, nắm rõ các khoản phải thu – phải trả và giảm thiểu rủi ro tài chính. Nếu doanh nghiệp cần một mẫu bảng đơn giản, dễ áp dụng ngay cho kế toán, nội dung sau sẽ đáp ứng đầy đủ. Trong bài viết, 1Office sẽ cung cấp 5+ mẫu bảng theo dõi công nợ phải thu – phải trả kèm file PDF miễn phí để doanh nghiệp tải về và sử dụng ngay.

1. Bảng theo dõi công nợ là gì? Tại sao phải có bảng theo dõi công nợ?

Bảng theo dõi công nợ là tài liệu dùng để ghi nhận và kiểm soát toàn bộ các khoản nợ phải thu từ khách hàng và nợ phải trả cho nhà cung cấp. Bảng này thường bao gồm: tên đối tác, số tiền còn nợ, số tiền đã thanh toán, ngày đến hạn và trạng thái thanh toán. Nhờ đó, doanh nghiệp luôn nắm rõ tình hình công nợ và dòng tiền tại từng thời điểm.

Doanh nghiệp cần có bảng theo dõi công nợ để:

• Kiểm soát dòng tiền ra – vào, tránh thiếu hụt ngân quỹ.
• Phát hiện sớm nợ xấu hoặc nợ quá hạn, từ đó xử lý kịp thời.
• Ra quyết định tài chính chính xác như điều chỉnh chính sách bán hàng, đàm phán thanh toán hay kiểm soát chi phí vay.

Hiện doanh nghiệp thường sử dụng hai hình thức theo dõi chính:

• Bảng Excel: linh hoạt, dễ tùy chỉnh, phù hợp doanh nghiệp nhỏ hoặc số lượng giao dịch chưa nhiều.
• Phần mềm tự động: tự tính toán, tự nhắc hạn thanh toán, hạn chế sai sót và phù hợp doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc cần đồng bộ dữ liệu.

2. Hướng dẫn chi tiết cách tạo File quản lý công nợ bằng Excel

Dưới đây là hướng dẫn từng bước giúp doanh nghiệp tự xây dựng bảng theo dõi công nợ chuẩn, dễ dùng và phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp:

Bước 1: Phân loại công nợ

(1) Công nợ phải thu: Đây là toàn bộ số tiền khách hàng hoặc đối tác còn nợ doanh nghiệp sau khi đã nhận hàng hoặc sử dụng dịch vụ. Việc nắm rõ công nợ phải thu giúp lãnh đạo:

• Biết được doanh thu thực tế đã thu – chưa thu,
• Chủ động lên kế hoạch thu hồi công nợ,
• Giảm rủi ro thất thoát và phát sinh nợ xấu.

(2) Công nợ phải trả: Đây là những khoản doanh nghiệp cần thanh toán cho nhà cung cấp hoặc các bên liên quan. Việc theo dõi chính xác công nợ phải trả giúp doanh nghiệp:

• Giữ uy tín với đối tác thông qua việc thanh toán đúng hạn,
• Lên kế hoạch dòng tiền phù hợp,
• Hạn chế tình trạng thiếu hụt ngân quỹ đột ngột.

Khi hai loại công nợ được tách riêng, file theo dõi trở nên dễ đọc – dễ đối chiếu – dễ báo cáo. CEO hoặc chủ doanh nghiệp chỉ cần vài giây để nhìn vào số liệu và hiểu ngay doanh nghiệp đang thu được bao nhiêu – cần trả bao nhiêu – dòng tiền thực tế đang ở trạng thái nào. Đây là bước quan trọng giúp đảm bảo mọi dữ liệu sau đó được cấu trúc rõ ràng, tránh nhầm lẫn và giúp việc quản trị tài chính trở nên hiệu quả hơn.

Bước 2: Xây dựng cấu trúc file

Khi doanh nghiệp đã phân loại rõ công nợ phải thu và công nợ phải trả, bước tiếp theo là thiết kế cấu trúc file theo dõi. Đây là bước quan trọng giúp toàn bộ dữ liệu được trình bày rõ ràng, dễ nhìn, dễ đối chiếu và thuận tiện khi báo cáo cho lãnh đạo.

Doanh nghiệp có thể chọn một trong 2 cách sau:

• Tách thành 2 bảng riêng
• Đặt trên 2 sheet Excel: Công nợ phải thu và Công nợ phải trả.

(1) Công nợ phải thu: bảng theo dõi công nợ phải thu giúp doanh nghiệp theo dõi số tiền khách hàng còn nợ, biết ai thanh toán chậm, ai đã trả, từ đó quản lý dòng tiền hiệu quả. Một bảng cơ bản nên bao gồm các cột:

Giải thích các cột:

• STT: Sắp xếp dữ liệu theo thứ tự, giúp tra cứu nhanh.
• Mã KH: Mã nội bộ khách hàng, phân biệt các khách hàng có tên giống nhau.
• Tên khách hàng: Ghi đầy đủ tên khách hàng hoặc đối tác.
• Ngày phát sinh: Ngày ghi nhận công nợ, thường là ngày hóa đơn hoặc ngày giao hàng.
• Số hóa đơn: Số hóa đơn GTGT hoặc chứng từ liên quan.
• Diễn giải: Mô tả ngắn gọn giao dịch, ví dụ “Bán lô hàng tháng 8” hay “Dịch vụ thiết kế”.
• Số tiền phát sinh: Tổng giá trị công nợ theo giao dịch.
• Đã thu: Số tiền khách hàng đã thanh toán tính đến thời điểm hiện tại.
• Còn lại: Phần công nợ chưa thanh toán, thường dùng công thức tự động =Phát sinh – Đã thu.
• Hạn thanh toán: Ngày khách hàng cần thanh toán theo hợp đồng hoặc hóa đơn.
• Ghi chú: Thông tin bổ sung như “khách hàng cần nhắc nhở”, “thanh toán chậm”…

Ví dụ công nợ phải thu:

(2) Công nợ phải trả: Bảng này giúp doanh nghiệp theo dõi nghĩa vụ thanh toán với nhà cung cấp, đảm bảo không trễ hạn, tránh phí phạt và duy trì uy tín. Bảng cơ bản gồm:

Giải thích các cột:

• STT: Giúp sắp xếp và kiểm soát dữ liệu.
• Mã NCC: Mã nhà cung cấp, thuận tiện lọc hoặc tổng hợp.
• Tên nhà cung cấp: Ghi đầy đủ tên đơn vị cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ.
• Ngày phát sinh: Ngày ghi nhận nghĩa vụ thanh toán (ngày mua hàng hoặc nhận hóa đơn).
• Số chứng từ: Số hóa đơn đầu vào, phiếu nhập kho hoặc hợp đồng.
• Diễn giải: Nội dung giao dịch, ví dụ “Mua nguyên vật liệu tháng 9” hay “Chi phí sửa chữa máy móc”.
• Số tiền phát sinh: Giá trị phải thanh toán theo chứng từ.
• Đã trả: Số tiền đã thanh toán cho nhà cung cấp.
• Còn lại: Số dư công nợ chưa thanh toán, công thức =Phát sinh – Đã trả.
• Hạn thanh toán: Ngày đến hạn theo hợp đồng hoặc thỏa thuận.
• Ghi chú: Các thông tin khác như “thanh toán theo đợt”, “đã đối chiếu”, “chờ chứng từ”…

Ví dụ: Công nợ phải trả

Bước 3: Đặt hàm để file tự động tính toán

Sau khi đã xây dựng xong bảng theo dõi công nợ, việc ứng dụng các hàm Excel cơ bản sẽ giúp tự động hóa các phép tính, tổng hợp và phân tích dữ liệu. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát dòng tiền chặt chẽ hơn, phát hiện sớm nợ quá hạn và đưa ra quyết định kịp thời.

Các hàm Excel thông dụng trong quản lý công nợ bao gồm:

• Hàm SUM: Tính tổng số dư, số phát sinh, số đã thu/trả, số dư cuối kỳ.
• Hàm IF: Xác định nợ quá hạn hoặc phân loại tuổi nợ.
• Hàm SUMIF: Tính tổng theo điều kiện cụ thể, ví dụ tổng công nợ của từng khách hàng hoặc nhà cung cấp.
• Hàm VLOOKUP: Tra cứu và lấy thông tin từ bảng dữ liệu khác, giảm sai sót khi nhập liệu thủ công.
• Hàm AVERAGE: Tính giá trị trung bình của các khoản nợ trong kỳ, giúp đánh giá mức nợ trung bình.
• Hàm COUNTIF: Đếm số khoản nợ theo điều kiện cụ thể, ví dụ số khoản nợ quá hạn.
• Hàm DATEDIF: Tính tuổi nợ dựa trên ngày phát sinh và ngày hiện tại.

4. Mẫu bảng tổng hợp công nợ chi tiết Excel

Dưới đây là các mẫu file công nợ phổ biến để doanh nghiệp tham khảo và áp dụng ngay vào hoạt động theo dõi công nợ thực tế:

4.1. File excel quản lý công nợ phải thu (bảng theo dõi công nợ khách hàng)

Đây là bảng theo dõi các khoản tiền khách hàng còn nợ doanh nghiệp. Bảng giúp tổng hợp công nợ theo từng khách hàng, theo hóa đơn, hạn thanh toán và trạng thái thu, từ đó đảm bảo doanh nghiệp biết rõ dòng tiền sẽ về và kế hoạch thu hồi kịp thời.

>>> Tải xuống mẫu file excel quản lý công nợ phải thu TẠI ĐÂY.

4.2. File excel quản lý công nợ phải trả (bảng theo dõi công nợ nhà cung cấp)

Bảng này ghi nhận các khoản doanh nghiệp phải thanh toán cho nhà cung cấp hoặc đối tác. Việc theo dõi chi tiết công nợ phải trả giúp tránh trễ hạn, giảm rủi ro phạt chậm và đảm bảo uy tín với đối tác.

>>> Tải xuống mẫu file excel quản lý công nợ phải trả TẠI ĐÂY.

4.3. Bảng công nợ tổng hợp

Đây là công cụ giúp doanh nghiệp nắm tổng quan tất cả các khoản nợ, bao gồm phải thu và phải trả. Bảng tổng hợp cho phép xem nhanh tình hình công nợ hiện tại, phân loại theo thời gian hoặc theo khách hàng/nhà cung cấp để hỗ trợ ra quyết định quản lý dòng tiền.

>>> Tải xuống mẫu file excel bảng công nợ tổng hợp TẠI ĐÂY

4.4. Bảng công nợ chi tiết

Bảng chi tiết liệt kê từng giao dịch phát sinh, ngày lập, số hóa đơn, số tiền và trạng thái thanh toán. Việc có bảng này giúp kiểm tra, đối chiếu công nợ và dễ dàng phát hiện các khoản quá hạn hoặc sai sót trong quá trình nhập liệu.

>>> Tải xuống mẫu file excel bảng công nợ chi tiết TẠI ĐÂY.

4.5. Bảng danh mục khách hàng

Đây là bảng cơ bản lưu trữ thông tin khách hàng hoặc nhà cung cấp như mã, tên, liên hệ và phân loại nhóm. Bảng danh mục giúp tra cứu nhanh, hỗ trợ các bảng công nợ chi tiết và tổng hợp, đồng thời thuận tiện cho việc gửi nhắc nhở thanh toán hay báo cáo định kỳ.

>>> Tải xuống mẫu file excel bảng danh mục khách hàng TẠI ĐÂY.

5. Ưu nhược điểm khi quản lý công nợ bằng excel

Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ hoặc siêu nhỏ, vẫn sử dụng Excel làm công cụ chính để theo dõi công nợ. Phương pháp này có một số ưu điểm, nhưng cũng tồn tại nhiều hạn chế đáng lưu ý.

6. Quản lý công nợ tự động với phần mềm 1CRM 1Office

1CRM là giải pháp quản lý bán hàng và công nợ toàn diện, được hơn 6.000 doanh nghiệp và 500.000 người dùng tin tưởng sử dụng. Phần mềm giúp doanh nghiệp gom toàn bộ hoạt động bán hàng – thu chi – theo dõi công nợ về một nền tảng duy nhất, hạn chế sai sót thủ công và nâng cao hiệu quả vận hành.

Các tính năng nổi bật của 1CRM

• Quản lý bán hàng: Hỗ trợ lập báo giá, hợp đồng, hóa đơn, phiếu thu – chi; theo dõi đơn hàng và kho hàng; kiểm soát toàn bộ quá trình bán hàng theo thời gian thực.
• Quản lý công nợ: Tự động cập nhật công nợ phải thu/phải trả, cảnh báo nợ quá hạn, hỗ trợ nhắc thanh toán và giảm rủi ro phát sinh nợ xấu. Nhà quản lý dễ dàng nắm được tình trạng dòng tiền ở mọi thời điểm.
• Quản lý khách hàng: Lưu trữ dữ liệu khách hàng tập trung, ghi nhận toàn bộ lịch sử tương tác, phân loại nhóm khách hàng và phân quyền chặt chẽ cho từng nhân sự/phòng ban.
• Theo dõi doanh số: Hệ thống tự động thống kê giá trị hàng hóa – dịch vụ bán ra theo từng thời kỳ, đồng thời tính toán doanh số và hoa hồng nhân viên mà không cần nhập liệu thủ công.
• Báo cáo – phân tích số liệu: Dashboard trực quan hiển thị đầy đủ các chỉ số quan trọng như: tỷ lệ thu hồi công nợ, hiệu suất nhân viên, doanh số theo khu vực, tồn kho, dòng tiền… Tất cả được cập nhật tự động từ các module, giúp nhà quản lý có cái nhìn toàn cảnh và đưa ra quyết định chính xác, kịp thời.

Không chỉ dừng lại ở việc quản lý dữ liệu, 1CRM đóng vai trò như một hệ thống phân tích thông minh, giúp doanh nghiệp nhận diện vấn đề, tối ưu chiến lược bán hàng và cải thiện hiệu quả vận hành. Giao diện dễ dùng, phù hợp với mọi quy mô, giúp doanh nghiệp nhanh chóng triển khai mà không cần đào tạo phức tạp.

>>> Tham khảo thêm: 7 phần mềm quản lý công nợ chính xác và hiệu quả nhất 2026

Những bảng theo dõi công nợ trên sẽ giúp bạn kiểm soát khoản thu – trả rõ ràng và hạn chế rủi ro sai sót khi làm việc thủ công. Tuy nhiên, khi dữ liệu lớn dần, Excel dễ quá tải và thiếu tính năng cảnh báo, đối chiếu tự động. Nếu Quý Doanh nghiệp cần một giải pháp quản lý công nợ chính xác hơn, theo thời gian thực, có thể cân nhắc 1Office. Hệ thống hỗ trợ quản lý bán hàng – hợp đồng – thu chi – công nợ trên một nền tảng duy nhất. Liên hệ để được tư vấn và trải nghiệm demo miễn phí.