Phương pháp quản lý công việc nhân viên hiệu quả – 90% Managers đã ứng dụng thành công
Công tác quản lý công việc của nhân viên đóng vai trò quyết định đến sự thành công hoặc thất bại của bất kỳ tổ chức nào. Với vai trò là nhà quản trị, bạn cần tự mình lập ra chiến lược quản lý quá trình làm việc của nhân sự một cách hiệu quả để đảm bảo tiến độ mỗi công việc, dự án. Tuy nhiên không phải quản lý nào cũng có thể làm tốt việc này, nhất là những nhà lãnh đạo mới chưa có nhiều kinh nghiệm. Hiểu được điều này nên trong bài viết dưới đây, 1Office sẽ chia sẻ đến bạn đọc phương pháp quản lý công việc nhân viên hiệu quả đã được 90% nhà quản trị ứng dụng thành công.
Mục lục
I. Quản lý công việc nhân viên là làm gì?
Quản lý công việc nhân viên là một trong những quyền và trách nhiệm của nhà quản trị đối với nhân viên và doanh nghiệp họ đang làm việc. Với vai trò là nhà quản trị (giữ các vị trí như CEO/ trưởng phòng/ trưởng nhóm…), bạn có trách nhiệm theo dõi, giám sát tình hình thực hiện các hạng mục công việc của nhân viên dưới quyền để đảm bảo tiến độ và chất lượng làm việc.
Cụ thể, hoạt động quản lý công việc bao gồm các đầu việc như:
- Phân công nhân sự chịu trách nhiệm cho các công việc hàng ngày và các hạng mục công việc của dự án
- Theo dõi, nắm bắt tình hình thực hiện các hạng mục công việc của nhân viên
- Cập nhật thông tin thường xuyên về công việc nhân viên đang làm, đánh giá hiệu suất của nhân viên và đưa ra những biện pháp nâng cao hiệu quả làm việc
- Tổng hợp hồ sơ, tài liệu liên quan đến công việc
- Lập báo cáo và đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân sự
Như vậy có thể thấy, hoạt động quản lý công việc cho các nhân sự cấp dưới đòi hỏi nhà quản trị phải nắm bắt được vô số thông tin quan trọng liên quan đến công việc mà các nhân viên đang thực hiện hàng ngày hoặc trong một dự án cụ thể. Từ đó đưa ra những đánh giá và hoạch định chiến lược phát triển về sau.
Tuy nhiên thực tế cho thấy, khi phải quản lý công việc của một lượng lớn nhân viên trong doanh nghiệp hoặc đội nhóm, nhà quản trị thường gặp phải những bất cập trong việc lên mục tiêu, ứng dụng phương pháp quản lý,… Cụ thể những bất cập đó là gì, câu trả lời sẽ có trong phần tiếp theo.
Xem thêm:
II. Những bất cập trong công tác quản lý công việc nhân viên hiện nay
Số lượng nhân sự của một tổ chức, doanh nghiệp ngày càng gia tăng theo cấp số nhân đã vô tình gây ra những khó khăn trong công tác quản lý, đặc biệt là quản lý thực hiện công việc của nhân sự. Cụ thể, đa số nhà quản trị hiện nay vẫn đang loay hoay với những bất cập khi theo dõi công việc nhân viên như:
| Khó khăn | Chi tiết | Hậu quả |
|---|---|---|
| Không có mục tiêu quản lý |
Không xác định rõ ràng mục tiêu công việc đang thực hiện để quản lý quá trình thực hiện công việc của nhân viên; Mục tiêu thực hiện công việc mơ hồ, thiếu tính thực tiễn |
Quản lý công việc nhân viên sai hướng, không đúng trọng tâm, khiến nhân viên không biết mình đang làm việc để đạt được gì. Từ đó hiệu suất làm việc giảm. |
| Không có phương pháp quản lý hiệu quả | Không có kế hoạch quản lý rõ ràng, cụ thể cho từng hạng mục công việc, lãnh đạo tùy hứng, việc đến đâu nhắc đến đó;
Phân chia công việc công việc cho các nhân viên, phòng ban không hợp lý |
Lãnh đạo không theo sát được tiến độ làm việc của nhân viên;
Nhân viên trì trệ, làm việc không hiệu quả, chất lượng giảm sút |
| Không đảm bảo được thời gian quản lý | Quản lý ôm quá nhiều việc, mất tập trung khi phải phân chia thời gian cho nhiều vấn đề khác nhau;
Không cân bằng được thời gian quản lý nhân viên các phòng ban |
Lãng phí quá nhiều thời gian, quản lý công việc của nhân viên không hiệu quả. |
| Không có công nghệ hỗ trợ quản lý | Quản lý mọi công việc của nhân viên bằng báo cáo giấy tờ, các cuộc họp liên tục để cập nhật tiến độ gây mất thời gian;
Không có một nền tảng thống nhất để quản lý bao quát toàn bộ hạng mục công việc. |
Công tác quản lý và cập nhật tiến độ công việc của nhân viên rời rạc, không theo một hệ thống nhất định;
Gặp khó khăn khi phải quản lý từ xa mà không có sự hỗ trợ của phần mềm quản trị hiệu quả. |
Để giải quyết những khó khăn còn tồn đọng trong công tác quản lý công việc nhân viên, nhà quản trị cần xây dựng cho bản thân chiến lược quản lý cụ thể, phù hợp với điều kiện làm việc và đặc trưng nhân sự của mình để đạt được hiệu quả tốt nhất.
III. 3 Phương pháp quản lý công việc nhân viên giúp tăng 80% hiệu quả quản trị
1. Quản lý công việc của nhân viên theo mục tiêu
Management by Objective (MBO) là phương pháp quản lý theo mục tiêu được rất nhiều nhà quản trị áp dụng hiện nay. Phương pháp quản lý công việc của nhân viên này hướng đến việc thiết lập mục tiêu một cách rõ ràng để định hướng nhân viên, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc. Cụ thể, nhà quản trị sẽ thực hiện chiến lược quản lý theo mục tiêu này theo 5 bước như sau:
| 1 | Xác định mục tiêu chung | Mục tiêu chung của cả đội nhóm hoặc cả doanh nghiệp có thể thiết lập theo chu kỳ 3, 6 hoặc 12 tháng.
Nhà quản trị sẽ tổ chức các cuộc họp chiến lược cùng cấp lãnh đạo và nhân viên để tìm ra mục tiêu mà công ty hướng đến, từ đó áp dụng cho toàn bộ tổ chức. |
| 2 | Xác định mục tiêu cá nhân (cho nhân viên) | Nhà quản trị cần xác định mục tiêu mà các nhân viên cần đạt được trong thời gian thực hiện dự án hoặc trong quá trình làm việc. Mục tiêu cá nhân có sự liên kết chặt chẽ với mục tiêu chung của công ty, tổ chức. |
| 3 | Theo dõi tiến độ thường xuyên, liên tục | Từ mục tiêu tới hành động cụ thể, nhà quản trị cần theo dõi và cập nhật tiến độ chính xác, khách quan để đảm bảo mọi hạng mục công việc đang được hoàn thành tốt. |
| 4 | Đánh giá hiệu quả công việc | Dựa trên thành quả và hoạt động của nhân viên để đánh giá chất lượng làm việc của họ. |
| 5 | Phản hồi, khen thưởng | Đưa ra đánh giá công bằng, minh bạch, nhận xét khách quan nhất về kết quả làm việc của nhân viên;
Khen thưởng đúng lúc những nhân viên hoàn thành tốt công việc để tạo động lực cố gắng hơn. |
Lưu ý:
- Khi phổ biến mục tiêu công việc đến nhân viên, bạn cần cho họ thấy được bức tranh toàn cảnh một cách rõ ràng để nhân viên hình dung được rõ vai trò của mình trong công việc/ dự án đó.
- Để việc theo dõi và cập nhật tiến độ công việc đạt hiệu quả cao nhất, hãy đầu tư một phần mềm quản lý công việc để mọi hoạt động, thời gian làm việc và hoàn thành của nhân viên được cập nhật liên tục, tự động hóa.
- Xây dựng chế độ lương thưởng hợp lý, có đầu tư, không nên chỉ trao thưởng tùy hứng cho nhân viên.
Tham khảo ngay: [Cập nhật 2023] Top 8 Phần mềm giao việc cho nhân viên, quản lý công việc Online hiệu quả
2. Quản lý công việc của nhân viên theo đầu việc
Đối với phương pháp quản lý task công việc này, thay vì nhìn nhận tổng thể một công việc/ dự án để quản lý nhân viên làm việc thì nhà quản trị có thể chia nhỏ các đầu việc quan trọng và giao cho từng nhóm nhân viên phụ trách.
Cụ thể, 4 bước trong chiến lược quản lý nhân viên theo đầu việc như sau:
| 1 | Chia nhỏ các hạng mục công việc | Nhà quản trị sẽ tiến hành phân chia công việc lớn/ dự án thành những hạng mục công việc nhỏ hơn dựa trên sự bàn bạc kỹ lưỡng với cấp lãnh đạo |
| 2 | Phân loại nhóm nhân viên | Sau đó, tiến hành phân loại nhân viên thành các nhóm dựa theo năng lực cá nhân của họ và sự phù hợp với các hạng mục công việc đã chia |
| 3 | Giao việc | Bàn giao công việc tới từng nhóm và giao trách nhiệm cho họ |
| 4 | Theo dõi, đánh giá | Theo dõi quá trình làm việc của các nhóm theo từng đầu việc cụ thể |
Lưu ý:
- Không nên chia các hạng mục công việc quá lắt nhắt gây rối và khó quản lý
- Khi chia nhóm nhân viên, bạn nên phân công nhóm trưởng (Leader) để thông qua đó theo dõi tiến độ làm việc của nhóm hiệu quả hơn
- Khi đã bàn giao công việc cho từng nhóm, bạn cần để họ bàn bạc và thống nhất phương án làm việc với nhau dựa trên tinh thần chung. Không nên giám sát quá chặt chẽ từng đầu việc của họ.
3. Quản lý giờ làm việc của nhân viên hiệu quả
Mỗi tổ chức, doanh nghiệp đều có những quy định riêng về thời gian làm việc của nhân viên. Tuy nhiên không phải lãnh đạo doanh nghiệp nào cũng quản lý được giờ làm việc của nhân viên một cách hiệu quả. Bởi ngoài việc theo dõi giờ làm việc của nhân viên đó có đúng quy định hay không, nhà quản trị cần nắm bắt được công việc mà nhân viên đang làm có tiến hành đúng thời gian quy định hay không.
Do đó, nếu đã chọn phương pháp quản lý công việc của nhân viên theo thời gian, bạn cần thực hiện quản lý giờ làm việc của nhân viên theo các bước dưới đây:
- Bước 1: Liệt kê và xếp hạng những hạng mục công việc quan trọng cần ưu tiên.
- Bước 2: Sắp xếp các công việc trên theo trình tự thời gian: ngày, tuần, tháng dựa theo mục tiêu và định hướng chung.
- Bước 3: Đo lường quỹ thời gian cần thiết để nhân viên bắt đầu và hoàn thành công việc đã được giao.
- Bước 4: Theo dõi tiến độ thực hiện công việc của nhân viên, bám sát kế hoạch đã lập và tiến hành đánh giá.
Như vậy, cả 3 chiến lược quản lý công việc của nhân viên trên đều có một điểm chung là nhà quản trị cần theo dõi sát sao tiến độ công việc để vừa kịp thời xử lý những phát sinh xảy ra, vừa thuận tiện đánh giá được chất lượng làm việc của nhân viên. Tuy nhiên, nếu quy trình theo dõi tiến độ công việc chỉ được tiến hành qua các cuộc họp nội bộ liên tục, qua báo cáo dưới dạng giấy tờ thì không thể tránh khỏi khả năng sai sót và thiếu minh bạch.
Để công tác quản lý công việc nhân viên trở nên khoa học, thuận tiện hơn, nhà quản trị cần có sự trợ giúp của Top các phần mềm quản lý công việc hiệu quả để mọi tác vụ quản lý và theo dõi tiến độ làm việc đều đảm bảo nhanh gọn, chính xác và minh bạch nhất.
IV. Tối ưu hóa hiệu quả quản trị công việc nhân viên với phần mềm 1Office
1Office là một trong những giải pháp phần mềm giúp tối ưu công tác quản lý công việc của nhân viên được hơn 5000 doanh nghiệp lựa chọn. 1Office sở hữu nhiều tính năng hiện đại hỗ trợ lãnh đạo doanh nghiệp phân công nhiệm vụ cho nhân viên hiệu quả, đơn giản, nhanh chóng. Đồng thời giúp nhà quản trị kiểm soát và theo dõi tiến độ làm việc của nhân viên mọi lúc mọi nơi.
Tính năng chính của giải pháp quản trị công việc của nhân viên 1Office:
| Tính năng chính | Chi tiết |
| Hỗ trợ nhà quản trị lên kế hoạch làm việc | Lập kế hoạch công việc cụ thể, thực tế dựa trên những dữ liệu được cập nhật;
Hỗ trợ giao việc và phân bổ cho từng nhóm nhân viên, phù hợp với vị trí làm việc và phòng ban; Tự động cập nhật các đầu việc được giao vào lịch biểu cá nhân của từng nhân viên. |
| Theo dõi tiến độ công việc sát sao | Tiến độ công việc được cập nhật tự động liên tục, khách quan, minh bạch;
Cảnh báo tự động thông minh giúp cả lãnh đạo và nhân viên chủ động thực hiện công việc để hoàn thành đúng deadline. |
| Hỗ trợ thảo luận trực tiếp | Nhà quản trị và lãnh đạo có thể cùng trao đổi về công việc ngay dưới phần bình luận của từng hạng mục công việc được cập nhật trên phần mềm;
Dễ dàng tạo cuộc họp, sự kiện với tính năng nhắc nhở trước để không thành viên nào bỏ lỡ. |
| Báo cáo thông minh giúp đánh giá chất lượng làm việc minh bạch | Phần mềm tự động cập nhật báo cáo theo tiến độ thường xuyên, minh bạch;
Báo cáo trực quan dưới dạng Dashboard, báo cáo động, giúp nhà quản trị đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên một cách hiệu quả. |
Với những thông tin trên, 1Office hy vọng đã cung cấp đến bạn đọc đầy đủ những kiến thức hữu ích về các phương pháp quản lý công việc của nhân viên hiệu quả cũng như việc ứng dụng quản lý công việc để nâng cao hiệu quả quản trị. Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:
- Hotline: 083 483 8888
- Fanpage 1Office: https://www.facebook.com/1officevn
- Kênh Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp
