To do list là gì? Phần mềm đáng thử với các Tips, File mẫu
Trong môi trường kinh doanh ngày nay, việc tổ chức công việc, quản lý thời gian là một thách thức không nhỏ đối với các nhà lãnh đạo. Khi số lượng công việc, dự án ngày càng tăng đòi hỏi người quản lý phải xử lý cùng lúc nhiều nhiệm vụ, dẫn đến rủi ro bị chậm tiến độ và không thể giám sát là rất cao. Vậy To do list là gì? Làm thế nào để sử dụng To do list hiệu quả để theo dõi công việc và tăng cường tối đa năng suất? Hãy cùng 1Office tìm hiểu cách tạo Todolist chính xác nhất cùng các mẫu và phần mềm đáng dùng thử dưới đây nhé!
Mục lục
- 1. To Do List là gì? Sự khác biệt giữa Todolist và Checklist
- 2. Lợi ích khi sử dụng To do list trong quản lý công việc
- 3. Hướng dẫn cách tạo To do list chuẩn – Kèm mẫu tải xuống
- TẢI XUỐNG 3 file mẫu To do list sử dụng trong doanh nghiệp
- 4. Cách sử dụng To do list chính xác và hiệu quả nhất cho nhà quản trị
- 5. Top 5 phần mềm Quản lý công việc hỗ trợ tạo lập To do list hiệu quả
1. To Do List là gì? Sự khác biệt giữa Todolist và Checklist
1.1 To do list là gì?
Trong Tiếng Anh, “To do” có nghĩa là “làm” và “list” là “danh sách”. Vì vậy “to do list” dịch đơn giản là danh sách các việc cần làm, các nhiệm vụ cần hoàn thành.
Xét trong môi trường doanh nghiệp, To do list được hiểu là danh sách các nhiệm vụ, công việc, dự án cần hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định. Thông thường, danh sách này được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên và dựa trên mức độ quan trọng của từng công việc. Việc xây dựng To do list giúp nhà lãnh đạo tổ chức và quản lý công việc hàng ngày hiệu quả hơn, đảm bảo không bỏ sót hay quên bất cứ điều gì.
Một Todolist mẫu sử dụng trong các tổ chức doanh nghiệp sẽ bao gồm các thông tin cơ bản như mục tiêu, công việc và thời gian hoàn thành. Các yếu tố này giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ, đạt hiệu quả cao hơn trong công việc và trong cả cuộc sống hàng ngày.
1.2 Phân biệt sự khác nhau giữa Todolist và Checklist
Todolist tập trung vào quản lý và theo dõi công việc trong khi Checklist tập trung vào kiểm tra và đảm bảo tuân thủ quy trình. Todolist thường có thứ tự ưu tiên và áp dụng trong nhiều trường hợp trong khi Checklist không nhất thiết cần thứ tự ưu tiên và phù hợp với các quy trình cụ thể. Dưới đây là bảng so sánh Todolist và Checklist:
| Tiêu chí | To Do List | Checklist |
| Mục đích sử dụng | Todolist áp dụng để quản lý và theo dõi công việc, nhiệm vụ hoặc dự án cần hoàn thành. Nó giúp người sử dụng dễ dàng tổ chức, lên kế hoạch đồng thời theo dõi tiến độ và đảm bảo không bỏ sót công việc quan trọng. | Checklist được sử dụng để kiểm tra và đảm bảo rằng tất cả các bước, công việc hoặc yêu cầu đã được hoàn thành. Nó đóng vai trò là một danh sách kiểm tra để đảm bảo tuân thủ quy trình, quy định hoặc yêu cầu cụ thể. |
| Thứ tự và sự ưu tiên | Todolist thường được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, trong đó các công việc quan trọng hoặc cần hoàn thành trước được đặt ở đầu danh sách. | Checklist không nhất thiết cần phải có thứ tự ưu tiên mà nó sử dụng để liệt kê các bước hoặc yêu cầu cần hoàn thành và không đánh giá mức độ ưu tiên của từng mục. |
| Phạm vi sử dụng | Todolist được sử dụng trong nhiều trường hợp và lĩnh vực như cho cá nhân, công việc, dự án, quản lý thời gian… Áp dụng trong các tình huống tổ chức công việc hàng ngày, lập kế hoạch cho sự kiện hoặc quản lý dự án lớn. | Checklist thường được sử dụng trong các quy trình, quy định hoặc công việc có các bước xử lý rõ ràng. Ví dụ trong kiểm tra chất lượng sản phẩm, chuẩn bị cho một sự kiện hoặc đảm bảo tuân thủ quy trình. |
2. Lợi ích khi sử dụng To do list trong quản lý công việc
Lên kế hoạch và tổ chức công việc rõ ràng:
To do list giúp nhà quản trị xác định và ghi lại các công việc, nhiệm vụ cần hoàn thành theo mốc thời gian cụ thể. Từ đó giúp doanh nghiệp lên kế hoạch và tổ chức công việc một cách hiệu quả, biết được những gì cần làm và khi nào cần hoàn thành.
Xác định thứ tự ưu tiên cho công việc:
Nhà lãnh đạo có thể đánh dấu và sắp xếp công việc quan trọng hoặc cần hoàn thành trước để tập trung và nâng cao hiệu suất làm việc.
Quản lý và sắp xếp quỹ thời gian hiệu quả:
Nhờ việc ước lượng thời gian cần thiết cho mỗi công việc và phân bổ thời gian phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp sắp xếp công việc một cách hợp lý và tận dụng tối đa thời gian.
Tạo động lực và tăng năng suất làm việc:
Khi mỗi cá nhân có danh sách rõ ràng về những gì cần làm, họ sẽ cảm thấy có mục tiêu rõ ràng và động lực để hoàn thành công việc.
Hạn chế tình trạng quên việc, sót việc:
Bằng cách ghi lại các nhiệm vụ công việc cần làm, bạn sẽ không bỏ sót hoặc quên bất cứ điều gì quan trọng. Từ đó giúp nhà quản trị duy trì tổ chức và đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn.
3. Hướng dẫn cách tạo To do list chuẩn – Kèm mẫu tải xuống
Tạo To do list chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp tổ chức công việc, tăng năng suất và đạt được mục tiêu đề ra. Hãy tuân thủ các bước dưới đây để tạo ra một danh sách công việc chuẩn và phù hợp nhất nhé.
Bước 1: Xác định mục tiêu và nhiệm vụ chính
Trước khi bắt đầu tạo To do list, hãy xác định rõ mục tiêu chung và các nhiệm vụ chính phải hoàn thành. Điều này giúp nhà quản lý tập trung vào những công việc quan trọng nhất và có mục tiêu rõ ràng để theo đuổi.
Bước 2: Liệt kê toàn bộ các công việc cần làm
Hãy dành thời gian để liệt kê tất cả các công việc cần hoàn thành, ghi chú lại mọi việc ngay cả những công việc nhỏ nhất để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ công việc nào. Bởi việc liệt kê sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về công việc cần làm và tránh quên công việc quan trọng.
Bước 3: Sắp xếp và xác định thứ tự ưu tiên cho công việc
Sau khi liệt kê tất cả công việc, hãy xác định thứ tự ưu tiên cho từng công việc, đánh giá mức độ quan trọng và khẩn cấp của từng công việc để quyết định công việc nào cần hoàn thành trước.
Bước 4: Đặt thời hạn cho mỗi công việc
Gán thời gian cụ thể cho từng công việc trong danh sách và cần phải đặt sao cho hợp lý và khả thi. Việc đặt thời hạn sẽ giúp nhà lãnh đạo tạo được sự cam kết và nhân viên có động lực để hoàn thành công việc đúng hạn.
Bước 5: Theo dõi, đánh giá và điều chỉnh thường xuyên
Theo dõi tiến độ công việc và đánh dấu khi hoàn thành mỗi công việc trên To do list. Đồng thời nhà quản lý cần định kỳ kiểm tra và đánh giá lại danh sách để điều chỉnh, cập nhật và thêm mới công việc nếu cần. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì sự linh hoạt và hướng tới mục tiêu phát triển bền vững.
TẢI XUỐNG 3 file mẫu To do list sử dụng trong doanh nghiệp
Mẫu 1: File To-do list ưu tiên công việc
4. Cách sử dụng To do list chính xác và hiệu quả nhất cho nhà quản trị
Trong quá trình quản lý và thực hiện công việc, sử dụng To do list đóng vai trò quan trọng giúp nâng cao năng suất và hoàn thành nhiệm vụ theo đúng tiến độ. Đối với nhà quản lý, To do list càng trở nên quan trọng hơn để đảm bảo sự tổ chức và quản lý công việc, dự án một cách hiệu quả. Vậy để giúp doanh nghiệp xây dựng và sử dụng To do list hiệu quả nhất, dưới đây là một số lưu ý quan trọng:
4.1 Kiểm tra và cập nhật nhiệm vụ theo định kỳ
Kiểm tra và cập nhật công việc theo một khoảng thời gian cố định sẽ giúp To do list luôn được duy trì và phù hợp với tình hình công việc hiện tại của doanh nghiệp. Nhà quản lý cần xem xét và cập nhật To do list định kỳ có thể hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng. Đồng thời, cần loại bỏ các công việc đã hoàn thành và thêm những công việc mới vào trong danh sách.
Ví dụ: Trước khi bắt đầu công việc, hãy kiểm tra to do list của bạn bằng cách xem xét những nhiệm vụ đã hoàn thành hôm trước và thêm những nhiệm vụ mới cần hoàn thành trong ngày hôm nay.
4.2 Chia nhỏ công việc và trình bày chúng cụ thể
Todolist trong doanh nghiệp hoàn toàn có thể ghi chú chi tiết về mục tiêu, các bước triển khai và tiến độ dự kiến của mỗi công việc. Thay vì gom nhóm nhiều công việc thành một, hãy chia nhỏ chúng thành các nhiệm vụ cụ thể và rõ ràng. Điều này không những giúp nhà quản lý có cái nhìn chi tiết hơn về công việc mà còn dễ dàng đưa ra các hành động cụ thể để hoàn thành.
Ví dụ: Thay vì ghi “Hoàn thành báo cáo” có thể chia nhỏ công việc thành các bước cụ thể như Nghiên cứu dữ liệu, Thu thập dữ liệu, Phân tích dữ liệu và Tổng kết báo cáo.
4.3 Đặt thời hạn cho mỗi công việc và không để thời gian trống
Nhà quản lý cần xác định thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi đầu việc và đặt thời hạn cụ thể về ngày giờ hoàn thành cho mỗi nhiệm vụ giúp tạo ra một lịch trình làm việc rõ ràng. Đồng thời, tuân thủ quy định không để thời gian trống bằng cách khi hoàn thành một công việc hoặc hết nhiệm vụ phải làm ở hiện tại cần tranh thủ hoàn thành công việc trong danh sách “To do list” nhằm tiết kiệm tối đa thời gian và nâng cao hiệu suất công việc.
Ví dụ: Đặt thời hạn cho mỗi công việc trong To do list, chú thích trạng thái cụ thể “Hoàn thành báo cáo trước 17h ngày 16/6/2023” thay vì chỉ ghi “Hoàn thành báo cáo trong hôm nay”.
4.4 Tìm giải pháp cho mọi công việc chưa hoàn thành
Nếu có những nhiệm vụ quá thời hạn mà vẫn chưa hoàn thành, hãy tìm hiểu nguyên nhân và tìm kiếm giải pháp để hoàn thành chúng. Một số giải pháp cho vấn đề này là tìm kiếm sự trợ giúp từ đồng nghiệp, thay đổi phương pháp làm việc hoặc đưa ra một kế hoạch chi tiết hơn.
Ví dụ: Nếu có một công việc chưa hoàn thành vì thiếu thông tin từ bộ phận Marketing, bạn có thể liên hệ bộ phận Marketing để đảm bảo có đủ thông tin cần thiết để hoàn thành công việc.
4.5 Sử dụng phần mềm hoặc ứng dụng hỗ trợ
Hiện nay, có nhiều phần mềm và ứng dụng hỗ trợ lập kế hoạch, quản lý công việc một cách hiệu quả như: 1Office, Trello, Any.do, Microsoft To Do. Chúng cung cấp nhiều tính năng thông minh như giám sát và theo dõi tiến độ, thiết lập cảnh báo, chia sẻ dự án công việc…. Tuy nhiên, tùy theo yêu cầu và quy mô của mỗi doanh nghiệp để lựa chọn phần mềm phù hợp nhất.
Ví dụ: Sử dụng phần mềm quản lý công việc 1Office giúp người quản lý có thể dễ dàng giao việc, tương tác trực tiếp, hỗ trợ báo cáo và đánh giá chất lượng, hiệu quả công việc được giao. Từ đó tiết kiệm tối ưu hóa vận hành doanh nghiệp, tiết kiệm tối đa thời gian và giúp nhân viên có thể làm việc hiệu quả hơn.
5. Top 5 phần mềm Quản lý công việc hỗ trợ tạo lập To do list hiệu quả
Như vậy, việc sử dụng phần mềm hỗ trợ tạo lập kế hoạch, quản lý công việc là một giải pháp hoàn hảo cho mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên tùy thuộc vào mỗi ngành nghề, loại hình doanh nghiệp và quy mô nhân sự mà nhà lãnh đạo sẽ có những tiêu chí để lựa chọn phần mềm Quản lý công việc khác nhau.
5.1 1Office: Phần mềm Quản trị công việc, tạo lập kế hoạch
Một trong số các phần mềm hỗ trợ tạo lập To do list hiệu quả trên thị trường hiện nay, không thể không kể đến phần mềm Quản lý công việc 1Office. Đây là một giải pháp mạnh mẽ giúp doanh nghiệp lập kế hoạch, sắp xếp tổ chức công việc và quản lý thời gian một cách hiệu quả và chuyên nghiệp nhất so với các phần mềm khác. Với nhiều ưu điểm như:
- Tạo lập kế hoạch ngay trên phần mềm, hỗ trợ người dùng gán thời hạn, người theo dõi, người thực hiện và các tài liệu, hình ảnh liên quan đến công việc.
- Sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên, tạo công việc con ràng buộc tiến độ và phân quyền chặt chẽ với công việc cha.
- Tạo sự kiện lịch biểu theo cá nhân, phòng ban giúp người dùng đồng bộ thời gian làm việc và biết được công việc đang diễn ra.
- Dễ dàng theo dõi tiến độ và quản lý đội nhóm, thảo luận trực tiếp ngay dưới mỗi công việc, dự án.
Nhân bản demo tính năng miễn phí
Đồng thời, phần mềm còn tích hợp nhiều tính năng nổi bật như quản lý toàn bộ tài liệu, hợp đồng, vật tư và các đối tượng liên quan. Tính năng cảnh báo thông minh, tự động báo cáo, đánh giá tiến độ thực hiện giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về nhiệm vụ và sắp xếp ưu tiên công việc dễ dàng để đạt được hiệu quả công việc cao nhất.
5.2 Evernote: Phần mềm hỗ trợ tạo lập danh sách công việc
Evernote được biết đến là một ứng dụng ghi chú và quản lý công việc mạnh mẽ. Nhà quản lý có thể tạo To-Do List, ghi chú, lưu trữ tài liệu và thậm chí gắn kết các hình ảnh và tệp tin vào công việc của mình. Evernote cũng cho phép người dùng chia sẻ và làm việc theo đội nhóm trên điện thoại di động, máy tính bảng và máy tính để bàn.
5.3 Trello: Công cụ quản lý công việc hiệu quả
Đây là một công cụ quản lý công việc trực quan, dễ sử dụng cho phép bạn tạo danh sách công việc và tạo các thẻ công việc bên trong. Người dùng có thể dễ dàng di chuyển và sắp xếp thẻ công việc trên bảng giúp quản lý công việc linh hoạt và theo dõi tiến độ công việc dễ dàng hơn. Ngoài ra, Trello cung cấp các tính năng như thẻ gắn kết tệp tin, bình luận và nhắc nhở để nhân viên có thể theo dõi và cập nhật tiến độ công việc một cách hiệu quả.
5.4 Any.do: App tạo todolist thông minh
Any.do là một ứng dụng quản lý công việc đa nền tảng với giao diện đẹp và dễ sử dụng. Nhà quản lý có thể tạo danh sách công việc, đặt nhắc nhở, lập kế hoạch hàng ngày và quản lý công việc cá nhân và nhóm ngay trên phần mềm. Any.do cũng tích hợp với các ứng dụng khác như Gmail và Outlook giúp bạn kết hợp công việc từ nhiều nguồn khác nhau.
5.5 Todoist: Ứng dụng tạo lập danh sách công việc
Được biết đến là một ứng dụng quản lý công việc đơn giản nhưng mạnh mẽ, Todoist hỗ trợ nhà quản trị có thể tạo lập kế hoạch, đặt thời hạn, ưu tiên công việc và nhận nhắc nhở nhanh chóng. Todoist cũng tích hợp với nhiều nền tảng và thiết bị khác nhau giúp người dùng truy cập và quản lý công việc từ mọi nơi.
Trên đây là toàn bộ thông tin về cách xây dựng và sử dụng To do list hiệu quả và chính xác nhất mà 1Office muốn chia sẻ tới Quý doanh nghiệp. Nếu bạn đang có nhu cầu tìm hiểu phần mềm và nhận bản dùng thử tính năng Quản trị công việc 1Office miễn phí, hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo:
- Hotline: 083 483 8888
- Facebook: https://www.facebook.com/1officevn/
- Youtube: https://www.youtube.com/@1office-chuyendoisodn
